¿Qué es un Cuello de botella y Cómo lidiar con este?

¿Cuándo fue la última vez que tu equipo entregó un producto a tiempo? Esto sin demora u horas extra de alguno o algunos miembros del equipo.

Los cuellos de botella en el proceso son una de las causas del retraso de proyectos, los presupuestos se rompen debido al costo adicional de los retrasos y todo el proceso se vuelve impredecible.

En lugar de combatir los síntomas, lo que un manager necesita es un simple análisis de cuellos de botella y un conjunto de medidas de prevención para salvar el día.

En este artículo, aprenderás a cómo usar Kanban y Lean para identificar y analizar los cuellos de botella del proceso y así establecer un flujo predecible que puedas tener bajo control.

¿Qué es un Cuello de Botella?

En su definición más simple, un cuello de botella de proceso es una etapa de trabajo que recibe más solicitudes de las que puede procesar a su máxima capacidad. Eso provoca una interrupción en el flujo de trabajo y demoras en el proceso de producción.

En otras palabras, aún cuando la etapa de trabajo funciona a su máxima capacidad, esta no puede procesar todos los elementos de trabajo lo suficientemente rápido como para llevarlos a las siguientes etapas sin causar un retraso.

El cuello de botella puede ser una computadora, una persona, un departamento o una etapa de trabajo completa. Ejemplos típicos de cuellos de botella en el trabajo del conocimiento son las pruebas de software y los procesos de revisión de calidad.

Desafortunadamente, suele suceder que un cuello de botella se reconoce solo después de que ha causado un bloqueo en el flujo de trabajo.

En Lean Management y Kanban hay herramientas de análisis simples pero efectivas que pueden ayudarte a prevenir la congestión en el trabajo y a detectar un cuello de botella existente.

¿Cómo Detectar un Cuello de Botella en el Flujo de Trabajo?

Si ves que tu flujo de trabajo no es suave ni predecible, entonces tienes un cuello de botella en alguna parte.

El verdadero problema radica en identificarlo y establecer una contramedida adecuada. En Lean Management puedes usar varias herramientas de análisis de cuello de botella Kanban para su detección.

Cómo identificar un cuello de botella en 3 pasos:

1. Visualización. Realizar un seguimiento de tu trabajo usando tarjetas de tareas en un tablero Kanban, hace que sea muy fácil ver dónde se acumulan las tareas, lo cual es una fuerte señal de un problema, posiblemente un cuello de botella.
2. Mapeo de Queues y Actividades. Cuando separamos queues (colas) y actividades y las mapeamos en el tablero Kanban, podemos ver cuánto tiempo nuestro trabajo permanece en una queue antes de una determinada actividad. Si esta queue crece significativamente más rápido de lo que la etapa de la actividad procesa el trabajo, entonces has encontrado tu cuello de botella.
3. Medición del Tiempo de Ciclo por Etapa. Medir el tiempo de ciclo en cada etapa te permite construir un diagrama de mapa de calor de tiempo de ciclo. Solo un vistazo a este diagrama revelará las etapas donde las tarjetas pasan la mayor parte del tiempo. Si estas etapas del flujo de trabajo también son queues, probablemente estas sean tus cuellos de botella.

¿Qué hacer después? ¿Cómo lidiar con un cuello de botella?

A veces, puedes resolver fácilmente el cuello de botella asignando más recursos o personas a esa etapa o proceso de trabajo. Eso podría significar contratar a otra persona en control de calidad en aras de un flujo de producción más eficiente.

Sin embargo, ¿qué pasa si el cuello de botella requiere de un recurso particularmente escaso o alguien con experiencia difícil de encontrar? En algunos casos, el costo de la solución al cuello de botella puede ser demasiado alto. 

Dejar un cuello de botella sin tratar siempre te costará más que resolverlo. 

¿Qué deberías hacer luego?

Estas son algunas cosas que debes hacer para contener un cuello de botella:

• Nunca lo dejes detenido. Debido al efecto dominó que tiene en el resto del flujo, el proceso con el cuello de botella siempre debe estar a su máxima capacidad.
• Reduce la tensión en el cuello de botella. Asegúrate de que el trabajo llegue a este punto en su mejor forma. Si tu proceso de revisión es un cuello de botella, asegúrate de que la calidad se garantice desde el principio. El trabajo a revisar tiene que estar perfecto, cada error que el revisor encuentre te costará más tiempo y dinero.
• Gestiona los límites WIP. Si los límites de trabajo en proceso son muy holgados en el cuello de botella y hay mucho cambio de contexto, considera reducir el límite WIP. Si no tienes un límite WIP, considera establecer uno.
• Procesa el trabajo en lotes. Algunas operaciones pueden tomar menos tiempo si organizas tareas similares en lotes. Sin embargo, ten cuidado, entre más grande sea el lote, mayor será el riesgo. La regla general es que un lote más pequeño siempre es mejor, pero en el mundo real, a veces tenemos que comprometer algo.
• Agrega más personas y recursos. Si puedes, aumenta la capacidad de trabajo en el cuello de botella para así acelerar todo el proceso. Sin embargo, mantén los ojos bien abiertos, tan pronto como los recursos en el sistema son redistribuidos es probable que aparezca otro cuello de botella en otras partes del mismo.

Análisis Continúo de Cuellos de Botella con Kanban

La clave para un Flujo saludable y productivo es la interrupción mínima del proceso, el trabajo tiene que fluir libremente accionado por el poder de Pull.

Siguiendo con el concepto de mejora continua de Lean Management, el análisis de cuellos de botella también debe ser un proceso continuo.

Después de todo, en los mercados modernos que están en constante cambio cada vez que se altera el equilibrio relativo en el sistema de producción, deberás revisar el flujo de trabajo para determinar si ocurrió alguna congestión y qué se debe hacer para reducir su efecto.

Controla tu trabajo con los flujos Kanban y las herramientas de análisis de cuellos de botella Lean para alcanzar un nivel de previsibilidad de flujo sin precedentes.