Cómo Implementar un Sistema Pull a Nivel de Portfolio

El concepto pull revolucionó el mundo de la manufactura hace medio siglo. Desde entonces, ha logrado llegar a las industrias del trabajo del conocimiento, como el desarrollo de software y marketing.

En teoría, los sistemas pull son fáciles de incorporar y gestionar.

En los siguientes párrafos conocerás los problemas más comunes que se interponen en el camino de los managers que intentan mantener un sistema pull y aprenderás a cómo lidiar con estos aplicando el método Portfolio Kanban.

El Sistema Pull a Nivel de Equipo No Escala Automáticamente al Portfolio

En realidad, solo a pequeña escala es fácil aplicar el sistema pull de manera efectiva. Las cosas se ponen difíciles cuando intentas mantener un sistema pull en un proyecto o incluso a nivel de empresa.

Empiezas dividiendo grandes proyectos y delegando las distintas tareas entre los departamentos. Tu equipo comienza a trabajar de manera más eficiente y las tareas comienzan a moverse más rápido. Todos comienzan a trabajar y eventualmente tu sistema se convierte en un caos.

Esto es causado generalmente por una falta de enfoque debido a la baja visibilidad y la ausencia de límites WIP a nivel de portfolio. Incluso si has mapeado tu proceso utilizando un software de gestión de proyectos y está aplicando activamente Kanban, visualizar y limitar tu flujo de trabajo a nivel global sigue siendo un desafío.

Tus departamentos trabajan en sus tableros Kanban y “jalan” tarea tras tarea sin ver el panorama general o incluso sin considerar la capacidad de sus colegas.

Como resultado, puede ser que te enfrentes a un fenómeno no deseable: flujos de trabajo eficientes a nivel de equipo y procesos ineficientes causados por cuellos de botella generados por una capacidad desigual entre los equipos.

Afortunadamente, hay una manera de evitar todos estos problemas. Esta se encuentra en la aplicación del método Portfolio Kanban. Este es un método menos conocido para gestionar tu sistema pull a nivel global al visualizar y ordenar las dependencias en tu proceso.

Implementación de un Sistema Pull a Nivel Global

La implementación de un sistema pull a nivel de portfolio no difiere mucho de la aplicación estándar con Kanban. Simplemente debes llevar las prácticas básicas a un nivel global.

Visualiza la división de tus proyectos

Cuando aplicas pull a nivel de portfolio, debes visualizar las diferentes capas del desglose de trabajo. Con Portfolio Kanban, puedes crear múltiples capas de tableros Kanban que alojen tus grandes iniciativas así como también las tareas pequeñas que las componen.

Ejemplo de desglose de Portfolio Kanban

Cada nivel que creas hacia abajo debe estar vinculado a su iniciativa madre para que todo el tiempo esté explícitamente claro cómo progresan tus proyectos.

Las relaciones usuales de tarjetas en el Portfolio Kanban son principal y secundaria. Cuando el estado de todas las tarjetas secundarias es Hecho, el estado de la tarjeta principal asociada también será Hecho.

Al implementar el concepto pull con Portfolio Kanban puedes alinear tus departamentos. Cada persona sabrá cómo progresan los proyectos, pudiendo enfocar sus esfuerzos hacia donde vale la pena.

Limita el trabajo en proceso a nivel de portfolio

El error común que cometen los managers es aplicar los límites WIP a nivel de equipo, pero no a nivel de portfolio. Esto puede dar lugar a enormes cuellos de botella si hay una diferencia en la capacidad de los equipos.

Al implementar un sistema pull a nivel de portfolio es importante establecer límites WIP. Esto puede ser bastante difícil si no puedes ver el plano general primero y las conexiones entre tus equipos y su capacidad.

Limitando el trabajo a nivel de portfolio

Al aplicar límites al trabajo en proceso a nivel de portfolio, podrás asegurarte de que el trabajo fluya sin problemas.

Con el fin garantizar la máxima eficiencia de flujo y tiempos de ciclo cortos, es mejor tener a un equipo o a dos inactivos de vez en cuando en lugar de mantener a todos ocupados sin que haya un progreso significativo y más bien obstruyendo tu proceso.