Os 5 Princípios Centrais para a Implementação Lean

O Lean provou ser um modelo efetivo para a gestão de times em algumas das indústrias mais exigentes como a de desenvolvimento de software, produção, construção e muitas outras.

Em grande parte pelo fato de que a metodologia é simples de entender e possui um impacto rápido quando implementada corretamente.

Assim como tudo na vida, os primeiros passos na gestão Lean são os mais difíceis e uma grande porção dos times que falham na sua implementação, desistem já no começo.

Prepare Seu Time para a Mudança

Embora a gestão Lean seja baseada nos 5 princípios de Lean, antes de aplicá-los, você precisa preparar seu time, departamento e até mesmo toda a organização, para a mudança.

Um grande desafio é lidar com o fator humano e ter todo mundo na mesma página. Para começar, você precisa explicar ao seu time o que é Lean e se certificar de que eles entenderam os benefícios de sua implementação.

Você precisa ter o objetivo muito claro, compartilhar o caminho para atingi-lo, motivar as pessoas a se juntarem a você nesta jornada e ajudá-los ao remover quaisquer obstáculos que aparecem no seu caminho em direção à perfeição de processos.

É importante que você lidere a mudança, em vez de gerenciá-la.

Comece Pequeno

Uma boa prática é começar com um único time e depois espalhar o Lean pelos departamentos, eventualmente transformando toda a organização.

Se você trabalha em uma grande empresa, você deve formar um grupo piloto temporário com membros de diferentes times para que eles sirvam como agentes de mudança quando retornarem a seus colegas de time originais.

Por exemplo, se você possui um grande departamento de P&D, que consiste de vários times trabalhando independentemente, você deve pedir por voluntários de cada time.

Uma boa maneira de assegurar que eles serão bons agentes de mudança é selecionar somente as pessoas que não só são entusiásticas, mas também influentes em seus times (p. ex., membros mais velhos, líderes informais, etc.). Após criar uma forte fundação, introduza os 5 princípios do Lean.

Introduza os Princípios da Gestão Lean

Depois de preparar seu time para a mudança, você precisa tomar ações específicas para aplicar cada um dos 5 princípios do Lean.

Não obstante, você tem a responsabilidade de informar seu time e ajudá-los a entender por que cada princípio é importante, com o objetivo de aceitar o Lean como a cultura, eventualmente.

1. Identifique Valor

Depois de preparar seu time para a mudança, como gerente Lean, você precisa identificar o valor do trabalho do time. Você precisa distinguir as atividades de agregam valor das que geram desperdício.

É crucial que todos estejam alinhados, por isso, esta deve ser uma atividade coletiva.

Para entender o que é valor, considere o produto final dos seus esforços e o que o seu consumidor recebe. Por definição, valor é tudo pelo qual seu consumidor está pagando.

Há times, no entanto, que não produzem valor direto para o consumidor da empresa, mas melhoram o valor geral que a empresa entrega (p. ex., times de QA).

Neste caso, o cliente é a sua empresa. Por exemplo, o valos do time de garantia de qualidade é o número de bugs que eles encontram e, portanto, asseguram que toda a empresa entregará um produto de valor ao usuário final.

O Lean identifica 7 tipos de desperdício. Atividades de desperdício podem ser categorizadas como puras e necessárias.

A principal diferença entre elas é que algumas atividades de desperdício são necessárias para apoiar as que agregam valor. Já as atividades de desperdício puras só trazem prejuízo ao seu processo.

Voltando ao exemplo do desenvolvimento de software, a garantia de qualidade é o melhor exemplo de um desperdício necessário. Ele não gera um valor direto para o consumidor final, mas assegura que o valor do processo de desenvolvimento não seja perdido.

2. Mapeie a Cadeia de Valor

Depois de identificar o valor que seu time produz, é importante visualizar seu caminho ao consumidor. Na gestão Lean, isto é geralmente feito com a ajuda de quadros Kanban.

O quadro Kanban é uma ferramenta que mapeia cada passo do seu processo e, portanto, visualiza a cadeia de valor do seu time.

Desenvolvido como parte do sistema Toyota de produção, que construiu as fundações da gestão Lean, o quadro Kanban básico é uma superfície vertical plana dividida por colunas para três estágios primários de qualquer tarefa:

• Pedido
• Em progresso
• Concluído

Embora visualizar seu fluxo de trabalho desta maneira seja um bom começo, você deve considerar mapear seu processo mais precisamente ao incluir passos que compõem cada estágio.

Por exemplo, um estágio de Pedido pode possui dois passos – pedido recebido e pronto para começar. Geralmente, Em progresso consiste de um grande número de passos.

No contexto de desenvolvimento de software, você normalmente teria passos como design técnico, desenvolvimento, teste e pelo menos alguns estágios de revisão.

Quando mapear sua cadeia de valor pela primeira vez, você deve focar nos passos que agregam valor. Certifique-se de corrigi-lo ocasionalmente conforme seu processo evolui.

3. Crie um Fluxo

Na gestão Lean, fluxo é um conceito-chave. Já que qualquer tipo de espera é um desperdício, quando criar um fluxo de valor, seu objetivo é assegurar a entrega suave do momento que você recebe um pedido até o momento que o entrega ao consumidor.

Um grande impedimento na criação de um fluxo suave são os gargalos no seu processo. Como um gerente, você deve observar como as tarefas progridem pelo fluxo. Preste atenção especialmente onde as tarefa ficam emperradas e entenda por que isso acontece.

Gargalos podem ser causados por uma falta de capacidade em um certo estágio, espera por externos, etc.

Dentre os gargalos mais comuns em qualquer processo estão os estágios de revisão, porque, na maioria das vezes, o número de pessoas revendo os itens de trabalho é menos do que aqueles que os estão enviando e, frequentemente, os revisores ficam sobrecarregados.

Aliviar os gargalos no seu processo é crucial para a criação de um fluxo suave. Se você não pode aliviá-los, pelo menos, certifique-se de proteger qualquer gargalo existente de possíveis obstruções.

Uma maneira simples de fazer isso é limitar a quantia de trabalho que o seu time pode ter simultaneamente. Com isso em mente, você deve ter uma discussão com seu time sobre o tópico e concordar em um limite de WIP aceitável que os ajudará a atingir a eficiência máxima.

Certifique-se de que eles entendam quão prejudicial a multitarefa pode ser para sua produtividade e experimentem com limites diferentes até que você atinja um fluxo suave de tarefas.

4. Estabeleça o Puxamento

Depois de criar um fluxo de trabalho, você deve estabelecer um sistema de puxar. A ideia é simples, comece um novo trabalho somente quando há uma demanda para isso e seu time possui a devida capacidade. Seu objetivo dever ser produzir valor que é, na verdade, necessário pelo consumidor e evitar excesso de produção.

Para visualizá-lo claramente, vamos olhar para a maneira com que as tarefas são processadas em um sistema puxar versus o modelo de empurrar típico.

No sistema de empurrar, uma tarefa é criada e então designada a um desenvolvedor. Alguém, geralmente algum tipo de gerente ou líder do time, toma as unidades de trabalho que precisam ser feitas e as alocam para os membros do time. Em poucas palavras, o trabalho é empurrado para a pessoa que irá realizá-lo.

Em um Sistema de puxar, as tarefas devem ser processadas e armazenadas em uma fila. Um desenvolvedor que não está trabalhando atualmente irá para a fila e pegará o item com a maior prioridade que são capazes de desenvolver. A pessoa que faz o trabalho puxa as tarefas e começa a processá-las.

Como um time Lean, seu objetivo é entregar valor aos consumidores da maneira mais eficiente. Uma boa maneira de assegurar isso é focar nas duas métricas principais de cada tarefa:

• Tempo de ciclo
• Taxa de transferência

O tempo de ciclo das suas tarefas é o tempo que seu time está ativamente trabalhando em direção à sua conclusão e a taxa de transferência é o número de tarefas finalizadas em um período de tempo predefinido.

Como um líder que pratica a gestão Lean, você deve buscar por tempos de ciclo menores que resultam em uma taxa de transferência maior para o seu time.

5. Busque Melhoria Contínuas

Este princípio Lean está relacionado ao conceito da melhoria contínua, que é uma parte integral da gestão Lean.

Seu objetivo é a melhoria constante de cada processo no seu time ao focar na melhoria das atividades que geram mais valor para o seu consumidor enquanto remove o maior número possível de atividades de desperdício.

A melhoria continua pode ser alcançada com a ajuda de métodos como o Plan-Do-Check-Act, conhecido como PDCA, mas é mais uma mentalidade que você deve inspirar no seu time.

Para ajudar seu time a atingir a melhoria contínua, você deve considerar a maneira com que os lidera.

Se você está entre os gerentes tradicionais que preferem estar em controle de cada atividade no seu time microgerenciar até mesmo a execução de pequenas tarefas, talvez você precise de uma mudança no seu estilo e implementar um modelo de liderança compartilhada.

A melhoria continua podem florescer somente se cada pessoa do time assumir a responsabilidade por suas tarefas. Isto pode ser um tanto quanto difícil quando eles não puderem nem lidar com os menores problemas sozinhos.

Confie mais na sua especialidade e aumente sua independência com o tempo, de acordo com seu desempenho.

Claramente, isto não significa que você deve deixar seu time solto, há várias maneiras de mantê-los responsáveis como a implementação de reuniões diárias.

Ali, todos explicam o que fizeram no dia anterior, o que pretendem fazer hoje e se há qualquer obstáculo em seu caminho.

In Summary

A implementação da gestão Lean exige uma compreensão profunda da teoria que a embasa. Use o tempo que for necessário para encontrar a melhor maneira de integrá-la no seu contexto organizacional. Quando der os primeiros passos na implementação, você deve:

• Apresentar a ideia do Lean para a sua organização e certificar-se de que eles entendam a mudança que é esperada e como irá beneficiar toda a organização.
• Começar a separar atividades que agregam valor das que geram desperdício.
• Visualizar a cadeia de valor que você entrega ao consumidor em um quadro Kanban.
• Criar um fluxo suave de entrega de valor para o seu consumidor ao aliviar ou proteger os gargalos do seu processo.