Guia de Transformação Lean

Introdução

A transformação Lean é o processo de introdução de mudanças em uma organização com o objetivo de maximizar o fluxo de valor para o consumidor. Como resultado deste processo, as atividades de desperdício são identificadas, removidas ou otimizadas. Isso vai de contramão com a crença popular de que o Lean se trata somente sobre a eliminação de desperdício.

O Lean se trata da produção de mais valor para seu consumidor e a remoção de desperdício é somente uma consequência. Isto pode parecer só como uma nuance para alguns, mas a sua distinção é muito importante.

Se pensamos sobre o Lean somente da perspectiva de redução de desperdício, então é fácil confundir uma iniciativa Lean com um corte de gastos ou uma redução do orçamento. É uma pena, mas muitas empresas usam este significado, quando afirmam estar se tornando Lean. Isto é errado e está longe daquelas que deveriam ser as reais intenções.

Nos parágrafos abaixo, você aprenderá sobre os elementos mais importantes do modelo de transformação Lean. Veja até o final para descobrir como construir um roadmap para a transformação e aprender os estágios que o acompanha.

O Modelo de Transformação Lean

Antes de se comprometer a transformar sua organização em uma máquina Lean, você precisa entender o que acontecerá com você, seu time e toda a sua empresa. Há 5 elementos que estarão em foco durante a transformação:

1. Abordagem situacional
2. Melhoria de Processos
3. Desenvolvimento de Capacidade
4. Liderança Responsável
5. Pensamento, Mentalidade, Suposições Básicas

Deve ser óbvio para a gerência e estar claro para os funcionários as razões pelas quais você está começando a transformação Lean. Como o iniciador, você precisa ter um apoio sólido em todos os níveis da sua organização ou você arriscará ter uma reversão rápida para os “velhos tempos”. Esclareça quais problemas você está tentando resolver com o Lean e valide seu plano com a alta gerência para se cerificar de que eles o apoiam.

Como alguns dos métodos e técnicas do Lean vão na contramão das práticas ocidentais convencionais de trabalho, eles podem parecer ilógicos para a maioria das pessoas na sua empresa. A comunicação clara do que é esperado durante e depois da transformação Lean é crucial para evitar grandes resistências.

Você precisa dar atenção especial tanto ao treinamento dos gerentes, quanto ao dos membros regulares dos times, nas práticas do Lean. Você não pode esperar qualquer mudança, a menos que as pessoas adotem uma nova mentalidade e transformem a maneira com que trabalham.

Não obstante, você terá que adotar mudanças na liderança em toda a empresa. Com isso, nós não queremos dizer que você deve demitir parte do seu time de gestão, mas sim adotar uma cultura de liderança compartilhada. No Lean, todos são líderes. Permitir que cada membro abrace seu potencial de liderança e dar a liberdade para que eles tomem decisões até um certo ponto, sem precisar pedir permissão de seus supervisores, é uma parte crucial para uma transformação bem-sucedida.

Por último, a transformação Lean exigirá que você evolua a cultura da sua empresa para que ela esteja alinhada com o pensamento Lean.

Leia o guia do modelo de transformação Lean completo

Roadmap de Implementação

Entender o modelo de transformação Lean é só o primeiro passo para transformar a sua organização. Como o processo leva tempo, você deve preparar um roadmap para a sua jornada.

Há 8 estágios típicos da transformação Lean:

1. Avaliação
2. Iniciação
3. Treinamento & Ferramentas
4. Fluxo de um único serviço
5. Análise & Otimização
6. Fluxo de vários serviços conectados
7. Estabelecimento de métodos de governança
8. Melhoria contínua de processos & serviços

Avaliação

O primeiro passo no roadmap da transformação Lean é avaliar os problemas subjacentes e identificar as soluções em potencial. Neste estágio, você precisa escolher sabiamente se começará com pequenas mudanças e espalhará o Lean pouco a pouco ou se prefere iniciar sua transformação com mudanças de grande escala.

Iniciação

Na fase de iniciação, você precisa do apoio do quadro executivo para a transformação e para garantir o financiamento necessário de treinamentos e ferramentas. Você precisa conquistar uma pessoa com autoridade inquestionável que estaria disposta a apoiar a transformação, mesmo se as coisas não acontecerem de acordo com o planejado.

Treinamento & Ferramentas

Depois de obter o orçamento, invista uma quanta substancial desses fundos no treinamento dos gerentes. Encontre um consultante para trabalhar com você e aconselhá-lo na maneira de transformar sua empresa. Essa pessoa será capaz de fornecer conhecimento prático sobre as ferramentas que você precisa e o guiará na implementação do Lean.

Fluxo de um único serviço

Um serviço no contexto de uma organização de negócios é uma função que recebe algum tipo de entrada, a manipula e produza um resultado final. A visualização dos passos necessários para produzir o resultado final é vital para tirar o proveito máximo do Lean. Durante este estágio do seu roadmap, você deverá introduzir o conceito de fluxo e mapear o processo dos seus times para iniciar a melhoria contínua.

Análise & Otimização

Depois de alguns meses, você deve ter dados suficientes para analisar seu fluxo de trabalho e ver onde há espaço para mais melhoria. Nesta etapa da transformação Lean, você deve estabelecer indicadores-chave de desempenho unificados para o seu processo e conseguir o apoio de toda a empresa.

Fluxo de vários serviços conectados

Ao atingir o 6º estágio da sua transformação Lean, sua empresa estará pronta para expandir o mapeamento da cadeia de valor em toda a organização, desde a gestão de produtos até a entrega de valor direta ao consumidor.

Estabelecimento de modelos de governança

Após obter a cadeia de valor completa, você precisará de uma maneira unificada de gerenciá-la. Métodos como o Portfólio Kanban podem ser inestimáveis nesta etapa, já que tornarão cada processo na empresa transparente, em toda a hierarquia. Para gerenciar a cadeia de valor da sua empresa com eficiência, você precisa selecionar uma série de métricas unificadas para acompanhar o número de tarefas em progresso, o número de itens de trabalho concluídos em um período de tempo predefinido, etc.

Melhoria continua de processos & serviços

Ao final, para completar sua transformação Lean, você precisa adotar melhorias contínuas como parte da cultura da empresa. Cada pessoa precisa levá-las a sério e buscar constantemente por maneiras de melhorar o processo e suas competências.

Leia o guia do roadmap da transformação Lean completo