Desmistificando a Matriz X do Hoshin Kanri

O método Hoshin Kanri está entre uma das ferramentas mais poderosas no arsenal Lean, para a gestão estratégica efetiva.

Quando implementado corretamente, ele cria uma ponte entre a estratégia e a execução, ao criar alinhamento e foco.

A maneira mais popular de implementar o Hoshin Kanri é a aplicação da matriz X. Nos parágrafos a seguir, você aprender o que é a matriz X do Hoshin Kanri, como analisá-la e tirar máximo proveito dela.

O que é a Matriz X do Hoshin Kanri?

A matriz X do Hoshin Kanri é um documento de uma página que inclui objetivos, estratégias, projetos estratégicos (iniciativas) e proprietários.

Na gestão Lean, o objetivo da aplicação da matriz X é alinhar as necessidades de longo prazo com as iniciativas estratégicas, identificar as atividades mais importantes nesse processo e listar as métricas que você precisa melhorar.

Uma matriz X comum se pareceria assim:

Courtesia do Lean Methods Group

O nome vem do X que divide a matriz em 4 quadrantes-chave:

• Objetivos de longo prazo (sul)
• Objetivos anuais (oeste)
• Principais prioridades (norte)
• Métricas a serem melhoradas (leste)

Nos cantos da matriz, estão exibidas as dependências entre as atividades em cada seção.

No lado direito do diagrama, estão os nomes das pessoas responsáveis pela execução do plano incluído.

Como Aplicar a Matriz X?

Tipicamente, o líder da sua organização é responsável pela configuração da matriz (se aplicada em grande escala) ou qualquer gerente que seja responsável por sua implementação no nível do time.

Ao preencher o modelo, você precisa listar as partes mais importantes do diagrama próximas ao centro.

Passo 1: Defina a Visão Estratégica & Objetivos

Você deve começar com os objetivos de longo prazo do seu time. No Hoshin Kanri, eles estão normalmente em um prazo de 3 a 5 anos.

Liste-os na parte inferior do quadrante da matriz e lembre-se de que cada iniciativa terá um grande número de tarefa menores que seu time terá que processar antes de atingir o objetivo.

Considere a capacidade do seu time antes de preencher, apressadamente, 10 objetivos de longo prazo.

Uma maneira simples de calcular o número geral de tarefas que seu time terá que completar, é dividir cada iniciativa em um plano real para a execução das menores tarefas possíveis, antes de listar os planos de longo prazo na matriz.

Passo 2: Defina os Objetivos-Chave de Médio Prazo

Depois que os seus objetivos de longo prazo forem definidos, prepare os objetivos mais importantes que você busca atingir em um prazo menor (por exemplo, 1 ano) e coloque-os no quadrante esquerdo da Matriz Hoshin.

Para criá-los, você terá que considerar o que precisa ser alcançado primeiro para mantê-lo no caminho certo e, então, continuar a partir daí.

Passo 3: Defina Ações de Curto Prazo e Métricas

A seguir, você precisa preencher o quadrante superior com as atividades mais importantes que seu time deve completar para atingir os objetivos de curto prazo. Como um gerente Lean, esta é basicamente, sua lista de afazeres para os próximos meses.

O quadrante direito é para as métricas que o manterão no caminho certo durante a execução dos objetivos da empresa.

Considerando que todos os times Lean possuem seus indicadores-chave de desempenho, você precisa tomar cuidado ao definir as métricas-chave na matriz X do Hoshin Kanri.

Passo 4: Chegue a um Acordo sobre os Indicadores-Chave de Desempenho

Este é o momento perfeito para aplicar o Catchball Hoshin Kanri e compartilhar seus planos com o resto das partes interessadas.

Juntos, vocês podem chegar a um acordo sobre quais são as métricas mais cruciais que precisam ser melhoradas e listá-las no diagrama, sem o risco da queda de moral das pessoas do qual o trabalho não é considerado vital para a execução bem-sucedida do projeto.

Seguindo este pensamento, junto às métricas-chave, você precisa listar as principais partes interessadas, que serão responsáveis por liderar a conclusão das atividades no quadrante superior da matriz.

Embora o Lean encoraje a responsabilidade compartilhada do fluxo de trabalho, para mais claridade, nós recomendamos que você liste somente as pessoas responsáveis pela entrega de sucesso do trabalho do time, ou simplesmente os líderes de time, gerentes e donos do processo.

Passo 5: Conecte os Pontos – Marque as Dependências

Por último, você deve completar a figura ao especificar as dependências entre cada lista da sua matriz.

Nós recomendamos que você comece com a criação de uma legenda para diferentes marcadores de correlação que conectarão cada quadrante ao próximo.

Embora você tenha ampla flexibilidade para personalizá-los, nós o aconselhamos a manter a simplicidade e não adicionar mais do que 3 maneiras diferentes de correlação.

Por exemplo, você pode listar uma maneira primária e secundária de correlação. Para distingui-las entre si, use figuras diferentes para visualizá-las (círculos, triângulos, quadrados, etc.).

Você pode aplicar todos os tipos de figuras geométricas, mas lembre-se de que a matriz precisa permanecer transparente e cada pessoa deve entender a informação contida nela com uma simples olhada.

Para marcar as dependências entre os quadrantes na sua Matriz X Hoshin Kanri, você precisa colocar uma figura adequada nos quadrados das interseções entre cada quadrante nos cantos do diagrama.

Indo da Estratégia para a Execução

A melhoria contínua é uma parte vital da gestão Lean e você precisa descobrir uma maneira de escalar o valor da Hoshin Kanri.

A matriz X é uma ótima maneira de preparar um plano prático para alcançar os objetivos da empresa e facilmente monitorar o progresso em um nível macro. No entanto, se você deseja detalhar grandes iniciativas em tarefas diárias e monitorar seu progresso, esta matriz não será útil.

Após ter a visão estratégica e as dependências clarificadas, está na hora de transformar a estratégia em tarefas e projetos. Você pode facilmente fazer isso ao implementar o método de Portfólio Kanban, que é outro método Lean poderoso que complementa o Hoshin Kanri.

O Portfólio Kanban permite que você detalhe grandes projetos em iniciativas menores nos vários níveis e conectá-los entre si para que você possa ter uma transparência absoluta do que precisa ser feito e como seus negócios estão progredindo.

Por exemplo, você precisa decidir se focar em 2 iniciativas estratégicas nos próximos 4 anos. Você cria um quadro Portfólio Kanban para cada uma delas.

A seguir, você determina que há 3 estratégias focadas para cada iniciativa e as divide em 3 quadros de Portfólio por iniciativa no segundo nível.

Depois disso, você as divide em iniciativa menores com 2 projetos-chave para cada uma que precisam ser concluídos para atingi-las. Para visualizar o quadrante superior da matriz, você cria um terceiro nível de quadros do Portfólio Kanban que incluem cada um dos 18 projetos.

O terceiro nível é aquele onde você possui as menores tarefas, que os membros regulares dos times podem começar a processar e, assim, iniciar sua longa jornada em direção à realização dos seus objetivos de longo prazo.

Você deve designar a cada quadro Portfólio, o dono do processo que será responsável pela execução do projeto.

Conforme os itens de trabalho caminham em direção à seção Concluído de cada quadro Kanban, você será capaz de monitorar constantemente o progresso no nível micro e atingir uma transparência inigualável do seu processo no nível macro.

In Summary

A matriz X do Hoshin Kanri é uma ótima ferramenta do método Hoshin Kanri que permite que você:

• Visualize a estratégia de longo prazo e a divida em objetivos com ações.
• Coloque ênfase nas iniciativas mais importantes que você precisa completar.
• Torne as dependências do seu processo transparentes.
• Conecte o Hoshin Kanri a outros métodos Lean, como o Kanban, para efeito máximo.