Demistificare la Matrice X Hoshin Kanri

Il metodo Hoshin Kanri è uno degli strumenti più potenti dell'arsenale Lean per una gestione strategica efficace.

Se implementato correttamente, colma il divario tra strategia ed esecuzione creando allineamento e concentrazione.

Il modo più popolare di implementare Hoshin Kanri è applicando la Matrice X. Nei paragrafi seguenti, imparerai cos'è la Matrice X Hoshin Kanri, come leggerla e come trarne il massimo.

Cos’è la Matice X Hoshin Kanri?

Il modello Matrice X Hoshin Kanri è un documento di una pagina che include obiettivi, strategie, progetti strategici (iniziative) e proprietari.

Nella gestione Lean, l'obiettivo di applicare la Matrice X è quello di allineare le esigenze a lungo termine con le iniziative strategiche, identificare le attività più importanti ed elencare le metriche che bisogna migliorare.

Una tipica matrice X normalmente apparirebbe così:

Per gentile concessione Lean Methods Group

Il nome deriva dalla X che divide la matrice in 4 quadranti chiave:

• Obiettivi a lungo termine (sud)
• Obiettivi annuali (ovest)
• Priorità di primo livello (nord)
• Metriche da migliorare (est)

Agli angoli della matrice appaiono le dipendenze tra le attività in ogni sezione.

All'estrema destra del diagramma sono collocati i nomi delle persone responsabili dell'esecuzione del piano.

Come Applicare il Modello della Matrice X?

In genere, la responsabilità è del leader della tua organizzazione che si occupa della configurazione della matrice (se applicata su larga scala) o di qualsiasi manager che la stia implementando a livello del team.

Compilando il modello della matrice X, è necessario elencare le parti più importanti del diagramma più vicino al centro.

Step 1: Impostare la Visione e gli Obiettivi Strategici

È necessario iniziare con gli obiettivi a lungo termine del tuo team. Nell’Hoshin Kanri, sono normalmente compresi in un periodo tra 3 e 5 anni.

Elencali nel quadrante inferiore del modello della matrice X e tieni a mente che ogni iniziativa avrà diversi task più piccoli che il tuo team dovrà elaborare prima di raggiungere l'obiettivo.

Valuta la capacità del tuo team prima di affrettarti a inserire 10 obiettivi a lungo termine.

Un modo semplice per calcolare il numero complessivo di compiti che il tuo team dovrà completare è suddividendo ogni iniziativa in un piano effettivo per l'esecuzione al più piccolo compito possibile prima di inserire il prossimo piano a lungo termine nella matrice.

Step 2: Definire Obiettivi Chiave a Medio Termine

Una volta impostati tutti gli obiettivi a lungo termine, prepara gli obiettivi più importanti che punti a raggiungere in un periodo di tempo più breve (ad esempio, 1 anno) e inseriscili nel quadrante sinistro della matrice Hoshin.

Per crearli, ti consigliamo di prendere in considerazione ciò che devi realizzare per restare in pista e quindi costruire da lì.

Step 3: Impostare Azioni e Metriche a Breve Termine

Successivamente, devi compilare il quadrante superiore con le attività più importanti che il tuo team deve completare per raggiungere gli obiettivi a breve termine. In qualità di manager Lean, è fondamentalmente la tua ‘to-do list’ per i prossimi mesi.

Il quadrante giusto è dedicato alle metriche che ti terranno in pista durante l'esecuzione degli obiettivi della società.

Considerando che tutti i tuoi team Lean hanno i propri indicatori chiave di performance, devi stare molto attento quando inserisci le metriche chiave nella Matrice X Hoshin Kanri.

Step 4: Concordare gli Indicatori Chiave di Prestazione

Questo è il momento perfetto per applicare la Hoshin Kanri Catchball e condividere i tuoi piani con il resto delle parti interessate.

Insieme potete concordare le metriche cruciali che hai bisogno di migliorare ed elencarle nel diagramma senza rischiare crolli di umore dai membri il cui lavoro non è considerato vitale per la riuscita del progetto.

Seguendo questa linea di pensiero, proprio accanto alle metriche chiave, è necessario elencare le principali parti interessate responsabili nel guidare il completamento delle attività nel quadrante superiore della matrice.

Sebbene Lean incoraggi la proprietà condivisa del flusso di lavoro, per maggiore chiarezza, si consiglia di elencare solo le persone responsabili per una consegna di successo del lavoro del team, o semplicemente detto team leader, manager, e proprietari del processo.

Step 5: Unire i Puntini – Evidenziare le Dipendenze

Infine, dovresti completare il quadro specificando le varie dipendenze nella tua matrice.

Si consiglia di iniziare con la creazione di una legenda con le correlazioni che uniranno ogni quadrante al successivo.

Anche se puoi personalizzarli a tuo piacimento, ti consigliamo di mantenere le cose più semplici possibile e non aggiungere più di 3 correlazioni diverse.

Ad esempio, è possibile elencare un metodo primario e secondario di correlazione. Per distinguerli l'uno dall'altro, utilizzare figure diverse per distinguerli (cerchi, triangoli, quadrati, ecc.).

Inoltre, è possibile applicare tutti i tipi di figure geometriche, ma ricorda che la matrice deve rimanere trasparente, e ogni membro dovrebbe comprendere le informazioni fornite in una sola occhiata.

Per contrassegnare le dipendenze tra i quadranti nella Matrice X Hoshin Kanri, è necessario posizionare una figura appropriata nei quadrati lungo le intersezioni tra ogni quadrante negli angoli del diagramma.

Passare dalla Strategia all’Esecuzione

Il miglioramento continuo è una parte fondamentale della gestione Lean, e devi trovare un modo per scalare il valore Hoshin Kanri.

La Matrice X è un ottimo modo per preparare un piano attuabile al fine di raggiungere gli obiettivi della tua azienda e monitorare facilmente i progressi su larga scala. Tuttavia, se desideri suddividere le grandi iniziative in task quotidiani e monitorare i loro progressi, questa matrice non sarà molto utile.

Una volta chiarita la visione strategica e le dipendenze, è il momento di trasformare la strategia in task e progetti. Puoi farlo facilmente implementando il metodo del Portfolio Kanban, un altro potente metodo Lean che integra Hoshin Kanri.

Il Portfolio Kanban ti consente di suddividere i grandi progetti in iniziative più piccole a più livelli e collegarli tra loro in modo da poter avere la trasparenza assoluta di ciò che deve essere fatto e di come stanno progredendo i tuoi affari.

Ad esempio, hai deciso di concentrarti su 2 iniziative strategiche nei prossimi 4 anni. Quindi, crei una Kanban board Portfolio per ciascuna di esse.

Dopodiché, noti che ci sono 3 strategie focalizzate per ciascuna delle iniziative e le suddividi in un secondo livello di 3 board Portfolio per iniziativa.

Successivamente, suddividi le iniziative più brevi in 2 progetti chiave per ciascun progetto da completare. Per visualizzare il quadrante superiore della matrice, si crea un terzo livello di Kanban board Portfolio che contengono ciascuno dei 18 progetti chiave.

Il terzo livello è quello in cui si inseriscono i task piccoli, che i membri del team possono iniziare ad elaborare e iniziare così il lungo viaggio verso il completamento dei tuoi obiettivi a lungo termine.

È necessario assegnare a ciascuna board Portfolio il proprietario del processo che sarà responsabile dell'esecuzione del progetto.

Mentre gli elementi di lavoro si muovono verso la sezione Fatto di ogni Kanban board, potrai monitorare costantemente i progressi su piccola scala e raggiungere una trasparenza del processo senza precedenti su larga scala.

In Summary

La Matrice X Hoshin Kanri è un ottimo strumento del metodo Hoshin Kanri che ti permette di:

• Visualizzare la tua strategia a lungo termine e scomporla per allineare gli obiettivi con le azioni.
• Porre una chiara enfasi sulle iniziative più importanti che bisogna completare.
• Rendere trasparenti le dipendenze nel tuo processo.
• Collegare il metodo Hoshin Kanri ad altri metodi Lean come Kanban per massimizzarne l'effetto.