Cos’è Mura e Perché Devi Rimuoverlo?

L’obiettivo di Lean è quello di fornire più valore al cliente. Per mantenere i clienti soddisfatti, è necessario stabilire un ritmo stabile di fornitura di tale valore. 

Un errore comune che i manager lean alle prime armi fanno è concentrarsi solo e semplicemente di come sbarazzarsi del Muda (ovvero, i 7 sprechi di Lean). 

Tuttavia, hanno difficoltà a capire che non riuscendo a mantenere un ritmo di lavoro costante si causano molti altri sprechi di processo. 

L'irregolarità è uno spreco importante in Lean. Conosciuto come Mura, può interrompere il flusso di lavoro di un'azienda anche a livello globale se trascurato. 

Cos’è Mura? 

Mura è lo spreco di irregolarità o inconsistenza. A seconda del contesto, può manifestarsi in più modi. 

Mura è l’unione del sovraccarico di alcune risorse, mentre altri aspettano o alternano nel tempo tra il sovraccarico e il sottoutilizzo delle stesse risorse. 

Un prerequisito tipico per l'irregolarità è l'incapacità di appianare il processo e creare un Takt equilibrato. Di conseguenza, il tuo team cerca di elaborare il più velocemente possibile un grande lotto dopo l'altro senza riflettere su come il processo gestirà il carico di lavoro. 

Di conseguenza, il tuo processo diventerà meno prevedibile e farai fatica a consegnare valore ad un ritmo costante.

L’effetto Mazza da Hockey 

Un chiaro esempio di irregolarità nel processo di lavoro è l'effetto ‘Hockey Stick’. 

Attività completate a settimana

Si tratta di una situazione comune all'interno di team di qualsiasi tipo (ad esempio, marketing, sviluppo, QA, ecc) che cercano di colpire una sorta di obiettivo. 

Ad esempio, un team di sviluppo software che pratica Scrum prevede di rilasciare 10 nuove funzionalità entro il loro prossimo sprint, che è, diciamo, lungo 4 settimane. Riempiono quindi il backlog e iniziano a elaborare task dopo task. 

Sapendo che hanno parecchio tempo davanti a loro, in un primo momento, iniziano a lavorare con disinvoltura, aumentando il ritmo con il passare dei giorni. All'inizio dell'ultima settimana, il team si rende conto di essere in ritardo. 

Di conseguenza, nei giorni seguenti, ogni membro fa uno sforzo supplementare con ore di straordinario e parecchio stress in più, riuscendo a terminare lo sprint con successo (nel migliore dei casi). 

A causa della fatica accumulata durante la quarta settimana, affrontano più lentamente l'inizio dello sprint successivo, ripetendo il ciclo. 

L'effetto mazza da hockey può causare Mura in ogni contesto senza limiti basati sulla quantità di lavoro che può svolgersi contemporaneamente. 

Individuare Mura 

Esistono due modi principali per individuare l’irregolarità nel tuo processo se applichi il modello Lean: 

• Visualizzando il flusso di lavoro su una Kanban board. 
• Misurando a stabilità del processo con un diagramma di flusso cumulativo. 

Illuminare il Flusso di Lavoro con Kanban 

Visualizzare il flusso di lavoro è il primo passo logico per individuare le irregolarità nel processo. Lo strumento principale in Lean per questo scopo è il metodo Kanban. 

Esso consente di mappare il flusso di lavoro su una scheda divisa per colonne che rappresentano ogni fase del processo. Più precisi sono i dettagli, più completa sarà la comprensione della quantità di Mura che hai nel processo. 

Poiché ogni task su cui lavora il tuo team è ospitato su una Kanban board, puoi vedere chiaramente quanto lavoro è in corso e dove si blocca. Di conseguenza, riuscirai a identificare le aree problematiche e agire di conseguenza per affrontare le irregolarità. 

L'arma più potente nell'arsenale di Kanban per affrontare il Mura è la capacità di imporre dei limiti alla quantità di lavoro in corso sia a livello globale che per qualsiasi particolare fase del flusso di lavoro. In questo modo, è possibile garantire un flusso costante di assegnazioni e prevenire irregolarità. 

Tuttavia, la corretta immissione dei limiti WIP è un compito difficile, e guardare semplicemente la tua Kanban board potrebbe non offrire una risposta. 

Diagramma di Flusso Cumulativo per una Stabilità di Processo Ottimale 

Il modo migliore per ottenere una comprensione completa in merito alla stabilità del processo è disegnare un diagramma di flusso cumulativo. 

Diagramma di flusso cumulativo 

Ogni banda sul diagramma rappresenta uno stadio nel tuo flusso di lavoro. Man mano che le bande progrediscono nel tempo, devi monitorarne la larghezza. Se tutte le bande del diagramma di flusso cumulativo (ad eccezione di quella inferiore) procedono in parallelo, i tuoi progressi sono stabili e non avrai particolari problemi con Mura. 

Tuttavia, se la distanza tra le fasi varia, allora hai del lavoro da fare. Le bande più larghe rappresentano le fasi in cui il lavoro arriva più velocemente di quanto il tuo team possa elaborarlo, e quindi questi passaggi del tuo processo si trasformano in rallentamenti chiamati colli di bottiglia. 

Avendo queste informazioni a portata di mano, arriverai alla conclusione che ti suggerirà che è necessario inserire ulteriori limiti WIP per mantenere il processo in esecuzione per tutto il tempo o aumentare la capacità di alleviare un collo di bottiglia. 

Gestire Mura a livello di team è la parte più semplice. Tuttavia, quando l'intera organizzazione ha un problema di irregolarità, le cose si complicano.

Portfolio Kanban per Affrontare Mura a Livello della Società 

Per molti leader, affrontare le irregolarità a livello di team è sufficiente per sbarazzarsi di Mura. 

Tuttavia, la creazione di takt stabili nei tuoi reparti non garantisce che il processo aziendale diventerà più stabile. Anche se i team lavoreranno in modo più efficiente, il processo potrebbe facilmente presentare dei colli di bottiglia. 

Ad esempio, supponiamo che il tuo team di sviluppo ha capacità X e un flusso di lavoro costante. Il team QA ha una capacità Y < X e non ha problemi di Mura. Gli sviluppatori spingeranno più lavoro di quanto i responsabili della qualità possano elaborare, e anche se entrambi i team sono efficienti da soli, il processo di sviluppo complessivo rimarrà irregolare. 

La soluzione? Impostare limiti WIP al livello Portfolio. 

Ciò può rappresentare una vera e propria sfida se non riesci a collegare insieme i livelli differenti del tuo processo aziendale in un'unica immagine. La risposta sta nel metodo di Portfolio Kanban, un approccio meno noto di Kanban sviluppato appositamente per l'implementazione a livello globale. 

Suddivisione del lavoro nel Portfolio Kanban 

Con il suo aiuto, è possibile creare più livelli di Kanban board collegati tra di loro. Di conseguenza, suddividendo le iniziative a livello aziendale (o, per la precisione, qualcosa che superi i task del team), è possibile avere una chiara panoramica sull’irregolarità del processo. 

In Summary

Mura è uno spreco importante nella gestione Lean che può seriamente danneggiare la tua azienda se tralasciato. Mantenendo un flusso di lavoro stabile è possibile ottenere: 

• Un ritmo più costante di consegna dei prodotti ai tuoi clienti. 
• Un miglior utilizzo della capacità del tuo dipendente. 
• Una collaborazione più efficace tra i vari team.