Cos’è un Limite WIP su Kanban e Perché è Importante?

In breve, limitare il work in progress con Kanban incoraggia una maggiore qualità e migliori prestazioni di consegna. L'atto di limitare il WIP aiuta a ottimizzare la capacità di lavoro, consentendo di spostare nuovo lavoro solo se vi è la capacità disponibile. 

Scaviamo più a fondo e definiamo qual è il limite WIP, quali benefici apporta e come limitare il work in progress nel tuo processo.

Definizione di WIP

WIP sta per Work In Progress. WIP è il numero di task su cui un team sta lavorando. Evidenzia la capacità del flusso di lavoro del tuo team in qualsiasi momento. 

Limitare il Work in Progress su una Kanban board

Limitare il work in progress è una delle proprietà principali di Kanban. Consente di gestire il processo in modo da creare un flusso di lavoro fluido e prevenire i sovraccarichi.

Perché i Team Agile Utilizzano i Limiti WIP? (e Perché Anche Tu Dovresti)

I limiti Work in Progress (WIP) riducono il numero massimo di elementi di lavoro nelle diverse fasi del flusso (colonne della Kanban board). Possono essere definiti per persona, per fase/tipo di lavoro o per l'intero sistema di lavoro. L'implementazione dei limiti WIP consente di completare i singoli task più velocemente assicurando che il team si concentri sul completamento dei task attuali prima di iniziarne di nuovi.  

Soprattutto, applicando i limiti WIP, il tuo team avrà l'opportunità di individuare i rallentamenti nei loro processi di lavoro prima che diventino dei blocchi. 

I limiti WIP sono considerati un prerequisito importante per fornire valore ai clienti il più velocemente possibile. Questo li rende un bene prezioso nel metodo Kanban.

Come Impostare i Limiti WIP su Kanban?

Secondo il primo rapporto di State of Kanban, limitare il lavoro in corso è una delle pratiche Kanban più utilizzate. 

Credito immagine: State of Kanban

Ma come si impostano esattamente? In Kanban, i limiti di work in progress devono essere regolati se necessario. Non c'è una formula predeterminata che ti dirà come calcolare i limiti WIP per impostare un numero ottimale. Ecco 3 cose per aiutarti a iniziare. 

Un buon inizio sarebbe rivedere come consegnare i tuoi servizi a livello di team e come gli elementi di lavoro stanno "invecchiando" sulla tua board. 

Prima di applicare i limiti WIP alla tua Kanban board, sia essa fisica che basata su software, dovresti ricordare che il tuo flusso di lavoro cambierà dinamicamente poiché non è un sistema isolato. 

Pertanto, è necessario monitorare regolarmente il flusso di lavoro del tuo team e controllare come si limita il WIP a seconda dei fattori in continua evoluzione come nuove esigenze aziendali, richieste dei clienti, dimensioni del team e capacità, problemi tecnici imprevisti, ecc. 

Per tali motivi, le piattaforme Kanban online più moderne sono dotate di potenti strumenti di metriche Kanban, dove è possibile controllare e analizzare le informazioni essenziali riguardanti il flusso di lavoro del team. 

Per assicurarti che il sistema Kanban funzioni per il tuo team, cerca di rispettare i limiti che hai configurato. È bene non superare i limiti WIP a meno che non vi sia una buona ragione per farlo (es. un task urgente che viene fornito con una priorità più alta). È anche consigliabile fornire un'indicazione (es. la parte superiore della colonna di una Kanban board diventa rossa) e un motivo ogni volta che ciò accade, in modo che il tuo team possa vedere immediatamente cosa sta accadendo con il flusso di lavoro.

Visualizzazione del supermaneto del limite WIP su una Kanban board 

In caso contrario, si perderà il punto del creare un flusso di lavoro fluido e dell’aumentare l'efficienza del tuo team. Questo è il motivo per cui è importante assicurarsi che il tuo team comprenda le regole e le pratiche principali di Kanban. 

Naturalmente, imposterai i limiti WIP in base alla capacità di lavoro attuale del tuo team. Tuttavia, una volta impostati, è necessario osservare il processo di lavoro e regolare i limiti, se necessario. Dopo tutto, ogni flusso di lavoro cambia in modo dinamico e necessita di un miglioramento continuo.

Benefici dell’utilizzo dei Limiti WIP 

Andiamo oltre il motivo per cui limitare il lavoro in corso sia una delle principali pratiche del metodo Kanban che lo rendono così efficiente per una corretta consegna del lavoro. 

Mantenere un Ritmo di Lavoro Ottimale 

I limiti WIP di Kanban aiutano il tuo team a mantenere un ritmo di lavoro ottimale senza superare la sua capacità di lavoro. 
Per quanto riguarda le Kanban board, il limite WIP di Kanban è il gatekeeper che assicura di iniziare solo il lavoro che termini nell'organizzazione. Questo impedirà l'accumulo di lavoro incompiuto, che altrimenti potrebbe inondare i processi.

Limiti WIP configurati su una Kanban board

Individuare gli Elementi che Bloccano il Processo 

Inoltre, l'applicazione dei limiti WIP sulla tua Kanban Board ti aiuterà a rivelare gli elementi che bloccano il processo di lavoro e impedirà ai membri del team di cambiare regolarmente contesto tra i task. Questi passaggi avranno un impatto positivo sull'efficienza e miglioreranno la produttività del tuo team.

Esporre i rallentamenti di processo attraverso un limite WIP su una colonna Kanban

Prevenire il Multitasking 

In un team di due persone, l’applicazione di un limite di work in progress di una task per persona impedirebbe il cambio di contesto e rivelerebbe immediatamente la differenza nei tassi di produttività. 

In tal caso, il superamento dei limiti indicherebbe la necessità di rivedere il processo e cercare potenzialmente dei modi per aumentare la capacità nella fase di lavoro più pesante. 

Consegnare Valore Più Velocemente

Introdurre questi limiti nel tuo sistema e sperimentarli sulla base di osservazioni è un indicatore del fatto che stai migliorando costantemente. L'aggiunta di limiti WIP ti aiuterà a completare il numero di work in progress attivi più velocemente, il che è considerata una perdita di tempo su Lean. Questo perché più lavoro attivo hai nel tuo sistema, più lento sarà il valore reale che consegnerai al cliente. Inoltre, limitare il WIP migliora il tasso di consegna (throughput), in modo da poter soddisfare o superare continuamente le aspettative dei clienti. 

Il Paradosso dei Limiti WIP

Avere limiti WIP troppo elevati significa che il tuo team probabilmente lavorerà su più task, cambiando contesto di continuo e non rispettando le scadenze. Avere limiti più bassi invece significa che quando un elemento è in attesa, i membri devono aspettare, quindi, sono inattivi. 

Ciò che questi due scenari hanno in comune è che il tuo team è improduttivo e inefficiente. Per sfuggire a questo paradosso, devi monitorare attentamente i tuoi KPI quando aumenti o diminuisci i tuoi limiti. Se cambi i limiti WIP del tuo team e i tuoi KPI vanno nella direzione opposta rispetto a ciò che ti aspetteresti, allora probabilmente sei vittima del paradosso, e dovrai riesaminare le operazioni del tuo team più da vicino per garantire un flusso più fluido.

Limitare il WIP in Breve 

I limiti WIP consentono di costruire un sistema ‘pull’ e probabilmente rappresentano il più grande elemento di differenziazione delle migliori applicazioni Kanban dal resto delle applicazioni di gestione di progetto. 

Non esiste un metodo rigoroso per impostare i propri limiti. È una strada che devi percorrere per raggiungere l'eccellenza. Impostare i giusti limiti WIP fa parte del processo di miglioramento continuo. Esso cambierà nel tempo quando i membri si uniscono o lasciano il team, oltre ad altri fattori variabili come l'efficienza. Sii consapevole dei tuoi limiti quando devi cambiarli. 

Inizia il tuo viaggio oggi impostando i limiti delle tue board e/o dei tuoi membri e migliorando il tuo processo. Ricorda, 3 card a persona è il numero perfetto quando si è iniziato da poco, dopodiché lo si può modificare e migliorare nel tempo. 

In Summary

Applicare i limiti WIP consente di creare un flusso di lavoro fluido e utilizzare la capacità di lavoro del team a livelli ottimali: 

• Prevenendo il sovraccarico dei tuoi processi di lavoro
• Aiutando a individuare gli elementi di blocco e alleviare i rallentamenti del flusso 
• Offrendo l’opportunità di consegnare valore al cliente il più velocemente possibile 
• Prevenendo un continuo cambio di contesto tra gli elementi di lavoro