24 Esempi Pratici della Kanban Board

Non c'è dubbio che la Kanban board sia un enorme strumento per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro, poiché consente di visualizzare tutte le attività incluse in un processo di lavoro e ne fornisce la trasparenza complessiva. 

Consente ai team di avere una chiara panoramica di tutti gli elementi di lavoro e di controllarli attraverso le diverse fasi del loro flusso. 

Naturalmente, quando si deve creare una Kanban board, è necessario tenere in mente le esigenze del tuo team. Pertanto, l'applicazione di Kanban può differire tra i vari team. 

Nei paragrafi seguenti, abbiamo cercato di raccogliere e mostrare alcune delle migliori pratiche Kanban. 

Diamo un'occhiata più da vicino.

Esempi Base della Kanban Board

La Kanban board di base è un ottimo inizio per i team che si approcciano per la prima volta al concetto Kanban. Di solito consiste di 3 o 4 colonne senza ulteriori complicazioni. 

Questa Kanban board semplificata è un ottimo modo per i principianti di visualizzare il loro lavoro e stabilire le basi di un flusso altamente efficiente. Qui, Kanban troverà un’applicazione più organica.

Esempio Operazioni Informatiche Kanban Board

I team informatici operativi spesso hanno problemi a dare priorità al proprio lavoro nel modo migliore. Ciò è dovuto dall'enorme quantità di compiti che i dipartimenti informatici devono affrontare. Pertanto, l'utilizzo di una Kanban board per visualizzare i flussi di lavoro può dare un vantaggio significativo ai team operativi informatici. 

Oltre a utilizzare le colonne per differenziare le fasi del flusso, il team può utilizzare le swimlane per evitare conflitti di priorità e acquisire una migliore comprensione dell'importanza dei compiti. Dopo tutto, una Kanban board può aiutare i team informatici a pianificare meglio, concentrarsi e accelerare il processo di consegna. 

Ma cerchiamo di scoprire i vari disegni di board appropriati per i team informatici. 

• Board per Principianti con Operazioni Informatiche

Se il tuo team è nuovo su Kanban, puoi iniziare con questo semplice approccio. Mappa il tuo flusso di lavoro sulla board senza complicazioni. 

Inizia con una colonna Ready to Start e poi visualizza solo i passaggi significativi del processo che un task deve passare per arrivare a Fatto. È inoltre un’ottima idea usare le swimlane per dare priorità al lavoro e affrontare prima i problemi urgenti. 

• Master Board per Operazioni Informatiche 

A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, il tuo team informatico può avere un ampio spettro di task da elaborare. In questi casi potrebbero esserci sotto-team più piccoli come sysadmin, NETENG, DBA e altri. 

Questo è il momento giusto per utilizzare le swimlane separate per i tuoi sotto-team. In questo modo, è possibile tenere facilmente d'occhio tutto ciò che sta accadendo nel tuo reparto informatico. 

D'altra parte, potrebbe essere pesante mantenere tutto il lavoro in un unico luogo se la tua unità informatica si espande. Pertanto, è meglio realizzare delle board separate per ciascuno dei tuoi team informatici.

• Master Board di Elaborazione Informatica

I reparti informatici di solito cercano di elaborare più lavoro di quanto la loro capacità consenta. La maggior parte di questo lavoro rimane invisibile e, come sappiamo, il lavoro invisibile causa un prolungamento dei tempi di consegna e dei tempi di ciclo. Ciò può creare un processo di lavoro caotico, rendere i clienti insoddisfatti e i manager infelici. 

Pertanto, è possibile utilizzare quest'ultimo esempio che mostra come strutturare la scheda operativa informatica in modo da acquisire una migliore panoramica dei diversi flussi di lavoro nell'unità informatica. 

Dalle attività regolari come la risoluzione dei problemi e la manutenzione ai progetti interni e commerciali che sono di maggiore importanza dal punto di vista strategico, è possibile vedere tutto in un colpo d'occhio. 

In questo caso, le colonne rappresentano le fasi del flusso di lavoro comunemente accettate da un team informatico. Tuttavia, con Kanban, avrai la possibilità di configurare la tua board in qualsiasi modo che si adatti alle esigenze del tuo team.

Kanban aiuta i team informatici a: 

• Evitare il sovraccarico di alcune parti del team 
• Differenziare i tipi di lavoro e stabilire le priorità 
• Identificare le aree/risorse all'interno del team informatico che causano il blocco dei task in corso 
• Definire il tempo complessivo necessario affinché ciascun flusso di lavoro attraversi il sistema 

Esempi Kanban Board Team Sviluppo Software

I team di sviluppo di solito hanno un flusso di lavoro che consiste in molti passaggi funzionali. Ecco perché una Kanban board agile progettata per i team di sviluppo può avere un certo livello di complessità. 

Un modello di Kanban board per i team di sviluppo avrà naturalmente molte colonne come Requisiti aziendali, Sviluppo, Verifiche, ecc. Tuttavia, molto spesso, l'essenza del lavoro è diversa. 

Ad esempio, alcuni task possono richiedere lavoro su difetti/bug, mentre altri possono richiedere lavoro su nuove funzionalità del prodotto. Questa è una grande opportunità per implementare swimlane, in modo da poter distinguere visivamente le varie classi di lavoro. 

Ora, vediamo alcuni esempi di Kanban board che possono essere adatte per diversi team di sviluppo software.

• Board per Piccoli Team di Sviluppo

Questa board è appropriata per i piccoli team o per quelli relativamente nuovi al metodo Kanban. 

Come puoi vedere, il flusso di lavoro consiste in fasi di processo di base per un tipico team di sviluppo software come progettazione, sviluppo, revisione del codice, test e distribuzione. 

È comunemente accettato che tali gruppi debbano avere una colonna Revisione al fine di stabilire gli standard di alta qualità. 

Inoltre, è pratica comune implementare uno Swimlane Sollecitato per differenziare i compiti urgenti dal lavoro pianificato. 

• Board per Team di Sviluppo Software con QA incluso

Naturalmente, i team di sviluppo software possono lavorare sulla stessa board dei loro pari QA. In questi casi, è possibile strutturare una board congiunta, come mostrato nell'immagine sopra. 

Potresti implementare due o più colonne per il team QA, a seconda della complessità dei processi dei tuoi team. 

In genere dovresti metterli subito dopo la fase "in corso" del team di sviluppo software, e serviranno come filtro che assicura standard di alta qualità prima che gli elementi di lavoro entrino in produzione. 

Per tali scenari, è tipico utilizzare le swimlane per separare diverse classi di lavoro, come difetti/bug, funzionalità, ecc. 

• Kanban Board per Team di Sviluppo Software Avanzati

Le Kanban board offrono infinite opportunità di strutturare e organizzare il flusso di lavoro del tuo team. A seconda della complessità del processo di lavoro, è possibile aprire una Kanban board a un sistema di flusso di lavoro complesso come quello mostrato sopra. 

In tal caso, è possibile vedere che vi sono varie fasi del flusso di lavoro che possono includere la progettazione tecnica, la codifica, il test, ecc. Allo stesso tempo, le swimlane vengono utilizzate per differenziare i tipi di lavoro. 

Tuttavia, in scenari più complicati, le swimlane possono essere utilizzate per visualizzare il lavoro di altri team il cui lavoro è strettamente correlato alle attività del team di sviluppo software; in questo caso, assistenza clienti e QA. 

Se sei relativamente nuovo al mondo di Kanban, ti suggeriamo di iniziare in modo semplice ed evolvere naturalmente la tua board mentre tu e il tuo team acquisite maggiore familiarità con il metodo. 

Kanban aiuta i Team di Sviluppo Software a: 

• Organizzare diversi tipi di lavoro e segnare priorità 
• Identificare le strozzature nel processo di lavoro 
• Rilevare gli elementi di blocco e rafforzare la collaborazione 
• Ridurre gli sprechi e accelerare la consegna 

*Il Flusso di Lavoro Timeline è una funzionalità eslcusiva di Kanbanize

Esempi di Board per Progettazione e Produzione

C’è una forte convinzione che Kanban si applichi principalmente alle aziende informatiche e software. Tuttavia, ultimamente, sempre più aziende utilizzano le Kanban board per gestire i propri processi di ingegneria e sviluppo prodotto.

Kanban rende facile per le aziende raggiungere la piena trasparenza, gestire più progetti, iniziative o altri grandi lavori e collegare la strategia all’esecuzione. 

• Board di Progettazione Semplice

Si tratta di una semplice Kanban applicata all’industria automobilistica che puoi facilmente implementare in altri settori. È possibile visualizzare le fasi di processo chiaramente definite che consentono ai diversi membri del team di collaborare in modo efficiente e aumentare la produttività. Vi è una chiara definizione della sezione ‘Fatto’ e di ciò che ne segue.

• Board Progettazione + Assemblaggio + Progetto

Con flusso di lavoro Iniziative è possibile visualizzare tutti i progetti, suddividerli in elementi di lavoro consegnabili e tenere traccia di ciascuno di essi a colpo d'occhio.  

Quindi, per continuare con le diverse innovazioni del settore, passiamo alla prossima Kanban board applicata al settore aerospaziale.

• Procurement Board

L’appalto è un'attività specifica per ogni azienda manifatturiera. Questo è il motivo per cui si può iniziare semplicemente a mappare il processo di appalto su una Kanban board come mostrato nell'esempio precedente. Come si può notare, grazie al flusso di lavoro Iniziative (menzionato in precedenza), è possibile suddividere tutti i progetti di reparto e rintracciarli facilmente. Per aumentare la visibilità, è anche possibile separare i diversi tipi di prodotto in diverse swimlane, come si vede nell'esempio "Hardware" e "Servizio."

• Board Produzione + Appalto

Quando la tua azienda raggiunge un certo livello di maturità, creare questa board estesa. Non preoccuparti, con Kanbanize potrai mappare diversi flussi di lavoro su una singola board (come mostrato di seguito).  

Questa board è una combinazione dei due esempi precedenti. Mostra come è possibile collegare i passaggi logici di processi lunghi e complicati come nell'industria aerospaziale e visualizzarli insieme. In questo modo, non è necessario passare da una board all'altra. Quando un task dal flusso superiore raggiunge la sezione Fatto, l'altro team può trascinarla nel suo flusso di lavoro e assicurarsi che fluisca attraverso il processo. 

Kanban aiuta le società di produzione e progettazione ad:

• Acquisire trasparenza in tutti i progetti e le divisioni 
• Acquisire rapporti di stato accurati in tempo reale 
• Organizzare e tenere traccia di tutti gli elementi e progetti di lavoro

* l Flusso di Lavoro Iniziative/Progetti e Flussi di Lavoro Multipli sono una funzionalità esclusiva di Kanbanize

Esempio Team Board di Assistenza

I team di assistenza di solito hanno flussi di lavoro molto dinamici. I task vanno e vengono più velocemente rispetto ad altri team. Inoltre, se si dispone di una discreta quantità di clienti, prima o poi diventa fondamentale avere una soluzione centralizzata in modo da poter tenere traccia di tutte le richieste dei clienti o interne. È qui che entra in gioco Kanban. 

Una Kanban board per i team di assistenza può divergere a seconda della natura della tua attività. Qui, l'uso di swimlane è inevitabile. Il team può applicarle per dividere il lavoro in base alle priorità, al tempo necessario per risolvere un problema, ecc. 

Inoltre, i membri del team possono allegare tutti i dettagli relativi a un determinato problema e seguire lo stato di qualsiasi ticket. Questi vantaggi rendono la comunicazione e il processo di tracciamento molto più efficiente e affidabile. 

Esploriamo alcuni esempi utili che possono aiutarti quando prendi in considerazione la creazione di una Kanban board per il tuo team di assistenza. 

• Board di Assistenza di Primo Livello

È comune che i team di assistenza vengano divisi in un primo e secondo livello. Il primo livello di assistenza è responsabile dei problemi di base dei clienti. Di solito, i membri del team raccolgono quante più informazioni possibili dal cliente al fine di risolvere un problema. 

Tuttavia, i clienti possono essere anche utenti interni, quindi potrebbe essere una buona idea usare le swimlane per dividere i ticket di assistenza esterni da quelli interni (come mostrato nell'immagine sopra). 

Poiché gli elementi di lavoro passano naturalmente attraverso il flusso di lavoro, alcune fasi di processo tipiche possono essere implementate come colonna di feedback del cliente, colonna di attesa su RND o qualsiasi altra fase applicabile a esigenze specifiche del team. 

• Board di Assistenza di Secondo Livello

La seconda linea è un livello più approfondito di assistenza in cui i membri del team sono più esperti e hanno una vasta conoscenza di un particolare prodotto o servizio. Per la stessa ragione, i loro task possono essere di maggiore importanza commerciale. 

Pertanto, le swimlane possono essere utilizzate per differenziare le task di alto valore commerciale dai normali ticket di assistenza. Come al solito, Incidenti/Sollecito può essere utilizzato sulla parte superiore della board, come avviso per i task più urgenti.

• Board di Assistenza Combinata

Come puoi vedere, questa board è una combinazione dei due esempi precedenti. Qui le swimlane possono essere utilizzate per una precisa priorità di lavoro e gestione del tempo. 

In generale, questa board potrebbe aiutare le diverse linee di assistenza a collaborare in modo efficiente e mantenere il controllo dei diversi problemi dei clienti, indipendentemente dalla loro complessità. 

Kanban aiuta i team di assistenza a:

• Organizzare una grande quantità di lavoro 
• Tenere traccia di ogni ticket di assistenza
• Avere un miglior controllo sul processo
• Mantenere un breve tempo di ciclo in cui risolvere i problemi del cliente

Esempio Kanban Board Team QA

I team QA sono strettamente legati ai team di sviluppo. In tal senso, entrambi sono apparentemente importanti per il successo di qualsiasi processo di sviluppo del prodotto. Si tratta di elementi inter-affidabili e questo è il motivo per cui le loro board spesso sono simili. Inoltre, è una pratica diffusa per i team di sviluppo e i team QA lavorare sulla stessa board. 

Qui, anche le swimlane trovano la loro applicazione. Ad esempio, possono essere utilizzate come strumenti prioritari. Con il loro aiuto, i problemi critici possono essere facilmente individuati e monitorati quando necessario. 

Pertanto, la Kanban board di un team QA può avere swimlane a "Priorità bassa", a "Priorità normale" e a "Priorità sollecita". Inoltre, i team QA possono fare affidamento a diversi tipi di card in modo da poter specificare su quale problema stanno lavorando (bug, nuova funzionalità, ecc.). 

Ecco due progetti di Kanban board che possono essere appropriati per i team QA. 

• Board Team QA e Tipi di Lavoro

Poiché gli ingegneri di qualità sono responsabili degli elevati standard di ogni caratteristica/prodotto, devono garantire una consegna di qualità in ogni versione. 

Al fine di separare diversi tipi di team QA di lavoro, è possibile utilizzare swimlane come bug, caratteristiche, sollecito, ecc. In questo modo, il team può acquisire una chiara panoramica del lavoro in corso. 

Le colonne potrebbero essere etichettate come mostrato nell'immagine sopra, oppure possono essere ancora più specifiche del processo, come nell'esempio qui sotto. 

• Board QA di Processo Specifico 

In questo caso, sporsi le card che rappresentano le caratteristiche da testare. Qui le swimlane vengono utilizzate per separare gli elementi di lavoro relativi a prodotti diversi. 

Se l’esecuzione di un test di regressione è la tua rassicurazione finale sul fatto che una funzione è pronta per la distribuzione, assicurati di fare il passo finale nel tuo processo. 

In caso contrario, è possibile aggiungere una colonna chiamata Regressione Finale, poco prima della colonna Fatto, per chiarire la differenza tra il lavoro di test e il lavoro che ha superato il test, ma che ha ancora bisogno della regressione finale. 

Kanban aiuta i team QA a: 

• Eliminare le aspettative irrealistiche 
• Tenere traccia dei task
• Definire la reale capacità del team
• Dare priorità al lavoro 

Esempi Kanban Board Portfolio

Spesso, i team si concentrano sui task operativi quotidiani e quando il flusso di lavoro inizia a scorrere più velocemente, diventa difficile vedere il quadro più ampio a livello strategico. Questo è il momento esatto in cui entra in gioco il Portfolio Kanban. 

Il modello di Kanban Board Portfolio è adatto per la pianificazione delle tue attività a lungo termine e delle strategie generali. Ad esempio, è un ottimo modo per visualizzare l'evoluzione strategica di un'azienda, di un dipartimento o di un team. 

A seconda delle dimensioni di una società/dipartimento, del focus del lavoro, le board portfolio possono variare. Ecco alcuni esempi che si possono utilizzare in diverse situazioni. 

• Board Portfolio per lo Sviluppo del Prodotto

Come puoi vedere, questa board può aiutarti a visualizzare, gestire e tenere traccia di tutti gli aspetti importanti del processo di sviluppo del prodotto. 

Si può semplicemente dare la priorità a tutte le iniziative utilizzando due swimlane, come mostrato nell'immagine sopra, e seguire il processo.  

Quella in alto è per il lavoro che deve essere consegnato, il che significa che è fondamentale per il successo del prodotto finale. Quello inferiore è per il lavoro opzionale che è buono da consegnare, ma non porta valore aggiunto al prodotto.

• Board Portfolio Strategica

Kanban board è un ottimo modo per vedere la direzione che sta seguendo la tua azienda per quanto riguarda lo sviluppo strategico.

Puoi semplicemente visualizzare gli obiettivi della tua azienda, collegare tutti i progetti correlati, scomporli in elementi utilizzabili tramite le swimlane Kanban come mostrato nell'immagine sopra e seguire il processo. 

Come si può vedere, la swimlane superiore segue gli obiettivi, il che significa che questa è la direzione in cui vuole andare la nostra azienda/dipartimento. La seconda swimlane è per tutti i progetti/esperimenti che ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi. Qui è dove bisognerà concettualizzare progetti/esperimenti, mentre l'ultima swimlane è per gli elementi di azione di importanza cruciale per i progetti.

• Gestione Portfolio di Progetto con Kanbanize

Con Kanbanize puoi visualizzare le iniziative sotto forma di card, dopodiché suddividerle in progetti utilizzabili. Questi elementi vengono visualizzati come piccoli quadrati colorati all'interno dell'iniziativa principale. In questo modo, è possibile tenere traccia di tutti i progetti o task relative all'obiettivo strategico. Da lì, è possibile suddividere il lavoro ai diversi team di board e vedere in che modo il task più piccolo contribuisce al principale obiettivo strategico. Questo è uno scenario che è possibile vedere nell'immagine di cui sopra. 

Kanban aiuta le aziende a livello portfolio a: 

• Raggiungere un elevato livello di trasparenza
• Organizzare e tenere traccia di tutte le iniziative e progetti
• Acquisire uno stato di reporting accurato con consegna in tempo reale
• Adottare una capacità di previsione basata sui dati 

Dei Consigli da Parte Nostra 

È possibile strutturare le Kanban board in molti modi diversi a seconda della concentrazione del lavoro, delle funzionalità del team, dei fattori esterni, ecc. La costruzione della versione ottimale della board è un processo continuo e dovrebbe riflettere tutte le dinamiche nell'ambiente di lavoro. 

1. Inizia con ciò che devi fare prima. Mappa il flusso di lavoro così com'è. Non essere tentato di eseguire fondamentali ricostruzioni di processo. Sono dispendiose in termini di tempo e denaro. Il tuo processo di lavoro può necessitare di alcuni piccoli miglioramenti. 
2. Presta attenzione quando utilizzi modelli pronti. Tutti gli esempi di Kanban board sono costruite per soddisfare le esigenze di team specifici. Scopri quali sono le esigenze del tuo team e costruisci la board su questa base. 
3. Persegui il cambiamento evolutivo. Dovresti migliorare costantemente le tue Kanban board per trovare la migliore struttura adatta ai processi di lavoro del tuo team. Ma anche quando lo trovi, non devi fermarti perché c'è sempre possibilità di apportare miglioramenti. 

In Summary

• Partire da un modello di base della Kanban board va bene, ma poi assicurati di personalizzarlo. 
• Le Kanban board differiscono a seconda della dimensione e del processo del loro team. 
• Le Kanban board migliorano enormemente la trasparenza all'interno dei team e delle organizzazioni.