N’est-il pas grand temps de remiser votre tableau physique pour adopter le tableau Kanban numérique ? Il se peut que vos équipes utilisent les tableaux type Kanban en dur, avec succès, et ce depuis un certain temps. Vous vous en félicitez, néanmoins le charme du beau tableau blanc noirci de marqueur et pelé de post-it(s) s’est quelque peu estompé avec le temps et l’usure. Ne devriez-vous pas vous tourner vers un tableau numérique ? Quels sont ses atouts par rapport aux tableaux physiques? Trouvez toutes les réponses ci-après.
Pourquoi Vous Devriez Adopter un Tableau Kanban Numérique ?
Lorsque l’on parle de Kanban, les tableaux en dur sont parfaits pour les petites équipes qui travaillent dans un même bureau. Ce système peut néanmoins occasionner quelques problèmes.
Les tableaux physiques sont peu lisibles, désordonnés et difficiles à conserver clairs et propres.
Une des premières choses que vous pouvez remarquer, c’est que lorsque de nombreuses cartes s’accumulent, le tableau peut vite devenir un bazar notoire très difficile à tenir à jour et à interpréter.
Lorsque la colonne ‘Terminé(e)’ doit être nettoyée, les cartes sont purement et simplement jetées et il n’y a aucun moyen de les tracer dans le temps. Ce serait problématique au sein de plus vastes projets avec de multiples cartes connectées entre elles nécessitant plusieurs mois de traitement.
Les tableaux Kanban en ligne sont accessibles partout via Internet.
Un autre inconvénient émerge lorsque vous devez gérer ou diriger vos employés à distance, ou des collaborateurs externes type freelancers ou consultants, qui seraient parties prenantes au projet.
S’ils ne peuvent pas accéder au tableau, deux personnes peuvent se retrouver à travailler sur la même tâche sans le savoir. Le temps requis pour communiquer en externe ainsi que l’impossibilité de fixer des limites TEC impacteraient nécessairement tout le processus Kanban. Par ailleurs, utiliser un tableau Kanban en ligne vous permet de fixer des limites TEC pour chaque colonne, swimlane et même pour chaque utilisateur.
Les tableaux physiques ne fournissent pas d’historique de données de performances.
Analyser les indicateurs du workflow sur un tableau en dur n’est pas chose facile. Les temps de cycle ne peuvent pas être facilement comparés à ceux des périodes précédentes et par la force des choses, cela affecte l’amélioration continue. Si vous ne conservez pas systématiquement les résultats à l’écrit, il va vite devenir impossible de surveiller les temps de cycle de chaque collaborateur.
Tôt ou tard, toutes les équipes se tournent vers le tableau Kanban numérique. Certains en fabriquent sous forme de fichier Excel afin de jongler avec les données plus facilement. Même si c’est une méthode sensiblement plus pratique qu’un tableau physique, il existe une meilleure solution.
Les Atouts du Tableau Kanban Numérique
Reconnaître que l'on nécessite plus qu'un tableau physique ce ne suffit pas à décrire les atouts du logiciel Kanban. Il va véritablement vous aider à appliquer la méthode d’une manière tout à fait nouvelle et même de la développer. Kanban est comme un poisson dans l’eau dans le monde digital.
Toute l’information est stockée en un endroit central
Le plus grand avantage offert par le tableau Kanban est de mettre à disposition toute l’information dans un même tableau. Cela est tout simplement impensable avec un tableau physique. Chaque description de carte et/ou chaque fichier joint sera stocké et accessible à n’importe quel moment sans prendre une place folle.
Les changements sont en temps réel pour tout le monde
Lorsqu’une carte est créée, déplacée ou complétée, chaque action est actée en Direct sur les tableaux de tout le monde, sans dé&lai ni qui que ce soit pour synchroniser l'ensemble. Toutes les informations relatives aux différentes tâches ne sont qu’à un petit clic de souris sans avoir besoin de vérification ou autre, ce qui réduit considérablement les déperditions d’énergie et de temps lors de réunions futiles.
Un accès facile pour les collaborateurs à distance
Les tableaux Kanban en ligne sont accessibles facilement depuis n’importe quel appareil, avec des identifiants de connexion. Cela peut être très utile pour traiter des situations urgentes, même en dehors du bureau ainsi que pour la synchronisation de l’équipe.
Niveau de sécurité accru
Sur un tableau physique, les cartes peuvent se perdre. De plus, pour peu qu’une équipe travaille sur un projet contenant des données sensibles ou confidentielles, un tableau en dur n’est pas vraiment tout désigné pour assurer un niveau de discrétion approprié.A l’inverse, le tableau Kanban en ligne possède une option pour donner l’accès en fonction du rôle tenu. Chaque utilisateur a donc des droits et des restrictions spécifiques sur le tableau. La plupart des solutions en ligne proposent aussi des authentifications à un ou à deux facteurs afin de garantir la sécurité, même au niveau interne.
Analyses de flow
Les tableaux Kanban en ligne proposent des analyses très sophistiquées s’agissant des opérations et du travail. Il y a certaines données et mesures clefs à surveiller, qui ne sont pas visibles sur un tableau physique. L’une d’entre elles est le diagramme de flow cumulatif, qui permet de vérifier la stabilité de vos opérations.
Un diagramme de dispersion et des histogrammes vous aideront à efficacement mesurer les cycles de temps. Si vous souhaitez creuser plus profond encore dans les analyses, les simulations prédictives Monte-Carlo vont même jusqu’à vous donner une estimation du nombre d’éléments de travail que votre équipe sera en capacité de traiter.
Intégration avec d’autres outils
Un autre avantage notable de la plate-forme Kanban en ligne c’est qu’elle est très facilement intégrable avec d’autres systèmes existants et utilisés. Elle peut être intégrée via e-mail afin que les tâches apparaissent directement sur le tableau plutôt que de les créer manuellement. Une fusion avec CRMs et d’autres logiciels-outils pourrait également vous faire gagner énormément de temps.
Automatisation des règles stratégiques
Nous vous conseillons vivement d’explorer la possibilité d’automatiser les opérations, cela en vaut la peine. Une règle configurée à la manière de ‘Si ceci, ...alors cela...’ vous permet de configurer les combinaisons les plus utiles de votre point de vue.
Vous pouvez déclencher des rappels, déplacer les cartes de colonne lorsque une date limite approche ou à la réception de tel ou tel e-mail, bloquer une carte si une sous-tâche n’est pas terminée et encore tant de choses. Explorez les combinaisons possibles dans l’automatisation Kanbanize et jugez vous-même de ce qui vous est utile à transmettre pour optimiser les opérations.
Si vos équipes ont bel et bien déjà rencontré des difficultés avec les tableaux Kanban physiques, vous avez désormais une bonne raison de changer pour essayer le tableau Kanban numérique. Vous ne le regretterez pas.
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