Kanban et Scrum : Comparaison dans le Détail

Présentation Rapide de Kanban et de Scrum

Kanban est une méthode permettant d’optimiser et de gérer les workflows, qui vous donne un visuel sur les opérations via un tableau Kanban et qui traite les éléments de travail en continu. Les limites de travaux en cours fixées à chaque étape du workflow permettent à votre équipe d’utiliser ses capacité de manière optimale. En d’autres termes, Kanban aide à optimiser le processus existant via quelques principes.

Principes de Kanban

1. Commencer par ce que vous faites
2. Accepter de poursuivre des changements évolutifs
3. Encourager les initiatives à tous les niveaux
4. Se concentrer sur les besoins et les attentes du client
5. Gérer le travail
6. Évaluer régulièrement le réseau de services

De son côté, Scrum est un cadre hautement normatif comparé à Kanban. Il nécessite une planification détaillée et restrictive, il fixe des rôles et des opérations prédéfinis. Dans Scrum, le travail est divisé en un ensemble de plus petites tâches qui devront être complétées en une période de temps prédéfinie (sprint). Il est vivement déconseillé d’ajouter des nouveaux éléments de travail en période de ‘sprint’, car cela risque de mettre en attente toutes les nouvelles tâches et donc de réduire la capacité de réaction de l’équipe.

Principes de Scrum

1. Empirisme
2. Transparence
3. Inspection
4. Adaptation

Maintenant que nous connaissons les différences fondamentales entre ces deux concepts, creusons un peu plus profond et voyons quelles sont les similarités et les différences plus fines entre les solutions logicielles Kanban et Scrum.

Ou bien, devrions-nous peut-être dire entre Kanban et Sprint ?

Tableau Scrum vs. Tableau Kanban

A l’instar de la méthode Kanban elle-même, le logiciel Kanban repose essentiellement sur les tableaux Kanban sur lesquels votre équipe va modéliser l’ensemble de ses opérations ainsi que tous les éléments de travail. Cela permet une transparence inédite dans le travail et l'ensemble des opérations.

Chaque unité de travail devient une carte dans un tableau possédant plusieurs colonnes. Ces dernières permettent d’informer sur les phases de travail et les swimlanes, et de visualiser la priorité et/ou le type de travail sur chaque ligne.

Tableau Scrum

Le logiciel Scrum se concentre davantage sur des interfaces centrées texte et transpose les fonctionnalités principales liées au travail, en quelque chose comme des dossiers avec des éléments dedans. Récemment, des outils Scrum à succès se sont mis à intégrer des tableaux similaires à ceux du logiciel Kanban afin de mieux visualiser les étapes de travail et les éléments de travail.

Cela dit, sur un tableau Scrum, votre équipe doit ajouter elle-même toutes les unités de travail au début de chaque sprint, puis conserver la liste intacte jusqu’à la fin.

Exemple de Tableau Scrum Basique

Ce n’est qu’une fois avoir tout traité et complété que le sprint est considéré comme un succès et que de nouvelles tâches peuvent être révisées et/ou commencée. Au terme de chaque sprint, une réunion de rétrospective est tenue et le tableau doit être initialisé et préparé pour un nouveau sprint. De plus, le tableau Scrum est généralement tenu par une équipe transversale qui possède toutes les compétences pour compléter les sprints.

Enfin et surtout, dans Scrum, les limites de travaux en cours sont prédéfinies pour chaque sprint. Cela est dû au fait que l’équipe s’engage à compléter un nombre exact de tâches au cours du sprint.Le nombre total de tâches prédéfinies est donc la limite TEC.

Tableau Kanban

De son côté, un tableau Kanban ne nécessite pas d’être tenu par une équipe transversale. Kanban est davantage axé sur sur l’efficacité du workflow. Dans Kanban, les limites TEC sont fixées pour chaque étape du workflow. Grâce à cela, vous éviterez l’apparition de goulots d’étranglement dans les opérations, et si cela doit arriver, il vous sera facile de les localiser et d’agir.

Dans un bon outil Kanban les colonnes du tableaux ne doivent pas seulement informer sur l’état du workflow, la limite TEC pour chacune d’entre-elle va permettre de restreindre la quantité globale de travail pouvant être ajoutée à chaque étape.

Exemple de Tableau Kanban Basique

De plus, sur un tableau Kanban, il n’existe pas de contrainte de temps (comme le sprint pour les outils Scrum), et les nouvelles cartes (éléments de travail) peuvent être ajoutées n’importe quand, pour peu que les limites TEC (représentant la capacité optimale de l’équipe) le permettent. C’est la raison pour laquelle le tableau Kanban ne doit pas être ré-initialisé régulièrement.

En d’autres termes, les outils logiciels Kanban sont basés sur un flux de travail continu. Les tableaux Kanban avancés vous permettent aussi de collecter des données pour chaque élément de travail apparaissant sur votre tableau et de les utiliser afin de localiser les goulots d’étranglement et ainsi d’améliorer les temps de cycle etc.

Planification et Travail Restant

Dans un outil logiciel Kanban, il existe un backlog à l’intérieur duquel vous trouvez toutes les activités futures liées au sprint. Afin de conserver un bon rythme de travail, les outils logiciels Scrum possèdent un Graphique d’Avancement. C’est un indicateur de performance fondamental dans un système Scrum, car il montre la quantité de travail restant pour boucler le projet.

Généralement, il sert à se donner une idée rapide et précise de l’avancée des opérations par rapport au plan, mais il sera difficile de localiser un souci précis. Pour faire simple, il permet de donner à l’équipe une sorte de sommaire détaillé et si quelque chose ne tourne pas rond, vous vous en rendrez compte en regardant le nombre total de tâches effectuées. Parvenir à déduire la raison d’une éventuelle chute dans l’efficacité sera de votre ressort, la plupart des outils Scrum seront inutiles pour mettre le doigt précisément sur le nœud du problème.

De son côté, Kanban ne propose pas de Graphique d’Avancement du tout puisqu’il n’y a pas de temps prédéfini durant lequel un backlog devrait être bouclé. En lieu et place, les tableaux numériques Kanban proposent généralement un Diagramme de Flow Cumulatif (DFC), qui collecte automatiquement les données s’agissant de chaque tâche pénétrant le workflow.Ces données sont ensuite utilisées afin d’analyser les temps de cycle de toutes les tâches.

Le DFC permet donc de visualiser à la fois les éléments de travail et le temps qu’ils ont passé dans telle ou telle phase du projet. L’équipe pourra donc immédiatement voir à quel moment telle ou telle phase du projet commence à bloquer des cartes. Plus longtemps une carte reste dans une phase spécifique, plus grande sera la section/surface représentant cette phase sur le diagramme.

Cela veut dire que vous pouvez directement localiser les endroits problématiques de votre workflow et agir, plutôt que de recevoir des notifications affirmant que le plan ne se déroule pas comme prévu.

Estimation du Travail

Dans les solutions logicielles Scrum, l’estimation est essentielle dans le processus et elle est réalisée par l’équipe entière au cours de la réunion de planification du sprint.Au cours de la phase de planification, votre équipe doit confirmer les niveaux de difficulté pour chaque story d’utilisateur. Après coup les stories utilisateurs doivent être priorisées.

Le but principal du processus d’estimation doit déterminer combien d’éléments de travail peuvent être exécutés au cours de la période de sprint. Le logiciel basé sur Scrum vous laissera assigner des points de story à chacune d’entre elle et de garder une historique.

Les opérations d’estimation sont des activités très chronophages dont la valeur ajoutée est souvent contestable. Cela est dû au fait que les équipes peuvent rarement prévoir la masse exacte de travail pouvant être traitée durant un sprint, or l’estimation initiale est souvent erronée.

Dans une solution logicielle Kanban, il n’y a pas d’estimation prédéterminée des éléments de travail, seulement une taille de champ d’application des tâches. La valeur que vous entrez correspond aux efforts relatifs nécessaires pour accomplir telle ou telle tâche. Au demeurant, c’est à l’équipe de décider s’il faut ou non estimer la taille/le volume de travail global lui incombant.

Dans Kanban, on recommande de fragmenter les grandes tâches en plus petites. L’idée est d’avoir des tâches aussi petites que possibles sans faire décroître la valeur du produit final. Cela est d’une grande aide lors de l’exécution des tâches et permet un flow bien plus fluide et plus fiable que des velléités de travail.

En lieu et place de l’estimation, les bonnes solutions logicielles Kanban proposent des prévisions de workflow. En utilisant les historiques de données des éléments de travail actuels, un tableau d’analyse avancé Kanban peut prédire quelle masse de travail peut être complétée en un temps donné dans le futur.

Par exemple, le module analyse de Kanban propose la simulation Monte Carlo. Cet outil fournit un nombre approximatif correct de tâches que votre équipe devrait traiter en une période de temps donnée. Tout ceci est calculé mathématiquement sur la base de l’historique de travail d’une équipe spécifique.

Au contraire des outils Scrum, le logiciel Kanban vous donne des prédictions basées sur des données historiques et non sur des suppositions floues de l’équipe.

Alors, Kanban ou Scrum...Qui l’Emporte ?

Il n’y a pas de réel vainqueur dans la mesure où tous deux ont été créés pour aider les équipes à améliorer leur efficacité et leur productivité. Choisir un vainqueur est l’affaire de chaque équipe, car chacun de ces outils vient avec sa méthode et/ou son cadre.

Le logiciel Scrum est précieux pour les équipes qui ont décidé de se mettre entièrement à Scrum, avec les rôles, les usages et les cadres de travail qui vont de pair. Le souci est que Scrum ne vous aidera pas à vous améliorer en matière d’estimation de travail, il ne pourra que vous aider à documenter ces dernières pour les étayer.

Le logiciel Kanban, à l’image de la méthode est sensiblement plus facile à adopter puis à manipuler. Aucun changement de procédure, aucun changement d’équipe, vous démarrerez avec exactement la même configuration que par le passé, mais vous allez désormais construire par-dessus.

Le logiciel Kanban est beaucoup plus flexible et adaptable aux différents environnements. Il est d’une aide précieuse pour visualiser et optimiser n’importe quel workflow sans avoir à se soucier du contexte.