5 Vorteile von Agilem Projektmanagement

Seit der Veröffentlichung des Agile-Manifests haben immer mehr Unternehmen aus anderen Branchen angefangen, die Vorteile von einem agilen Projektmanagement gegenüber dem traditionellen Ansatz zu erkennen.

In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen 5 grundlegende Vorteile von Agile. Legen wir los.

Vorteil #1 Weniger Risiko

Seien wir einmal ehrlich. Heutzutage verändert sich alles sehr schnell, vor allem, wenn es um die Wissensarbeit geht. Sehen wir uns beispielsweise die technologischen Innovationen an, die fast jedes Jahr am Markt erscheinen.

Dasselbe gilt für Kundenanforderungen, die sich ständig verändern können. Es sei denn, Sie können auf sie reagieren, gehen Sie das Risiko ein, erhebliche Projektverspätungen anzuhäufen und schlussendlich dem Endkunden nicht das liefern zu können, was Sie versprochen haben. Das ist oft das, was bei dem traditionellen (Wasserfall-)Modell für Projektmanagement passiert.

Darum ist einer der wichtigsten Vorteile von Agile die Anpassungsfähigkeit. Agile Teams können besser auf aufkommende Veränderungen reagieren, was wiederum das Risiko des Scheiterns eines Projekts verringert. Dies geschieht mithilfe des Konzepts von kontinuierlicher Lieferung und Kundenfeedback früh im Prozess, nämlich so bald wie möglich.

Wenn man mit Agile Initiativen oder Projekte verwaltet, arbeitet man nicht mit großen Arbeitseinheiten, sondern bricht diese in kleinere Teile herunter, was in Folge auch dem Kunden Nutzen bringt. Diese kleinen, aber effektiven „Lieferergebnisse“ werden kontinuierlich vermarktet, ohne darauf warten zu müssen, dass alles im Voraus fertiggestellt ist.

Dieser Prozess hilft Ihnen, das Risiko zu verringern, Ihre Projekte nicht liefern zu können. Wann immer ein Kunde seine Anforderungen ändert, werden Sie flexibler sein und sofort auf die jeweilige Situation reagieren können, anstatt Ihr Projekt erheblich nach hinten zu verschieben.

Außerdem werden Sie das Risiko verringern, hohe Projektkosten zu verursachen. Mit der Verkleinerung der Arbeitsgrößen und einem höheren Engagement des Kunden mit jedem Schritt des Prozesses, macht Agile es möglich, lediglich kleinere Änderungen vorzunehmen, wo sie nötig sein sollten.

Dadurch ersparen Sie sich zusätzliche Mühen, Ressourcen und Kosten, die sich andernfalls angehäuft hätten, wenn Sie das Projekt wieder von vorne beginnen hätten müssen. Auf diese Weise können Sie an einem kostengünstigeren Projekt arbeiten, das Ihnen die Möglichkeit bietet, das Endprodukt bzw. den Service günstiger für den Kunden anbieten zu können.

Vorteil #2 Bessere Chancen, die Kundenerwartungen zu Erfüllen

Einer der wichtigsten Vorteile von agilem Projektmanagement ist, dass es die Chance verbessert, die Kundenerwartungen zu erfüllen. Dies geschieht durch ständige Zusammenarbeit mit dem Kunden mithilfe von häufigen Feedbackschleifen in einem agilen Prozess.

Die Arbeit wird kontinuierlich an den Endkunden geliefert, sodass er die umsetzbaren Lieferergebnisse einsehen und entsprechend kommentieren kann. Dadurch wird gewährleistet, dass Teams die Kundenanforderungen besser verstehen, um die richtigen Produkte und Dienste anbieten zu können.

Das ist allerdings nur ein Teil des Puzzles. Der andere ist seltener, aber dafür nicht weniger wichtig. Er ist bekannt als Lean/Agile für „eingebaute Qualität“, die gewährleistet, dass jede Arbeitsaufgabe in jedem Workflow-Schritt bestimmten Qualitätsstandards entspricht.

Schauen wir uns kurz an, wie Sie Qualität in Ihren Prozess einbauen können.

Identifizieren Sie Qualitätsanforderungen und bereiten Sie Ihr Team vor

Um Qualität praktisch einzubauen, müssen Sie zunächst ein gutes Verständnis für die Qualitätsanforderungen Ihrer Kunden besitzen. In einem agilen Umfeld geschieht dies durch ständige Zusammenarbeit mit dem Kunden, und zwar während des gesamten Projekts.

Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Teammitglieder wissen, was von ihnen hinsichtlich Qualität bei jedem Schritt des Arbeitsprozesses erwartet wird. Sie müssen mit dem richtigen Werkzeug und Training ausgestattet werden, um den Betrieb so fehlerfrei wie möglich ausführen zu können.

Nutzen Sie visuelle Zeichen, sobald ein Problem auftaucht

Ein großer Vorteil von agilem Projektmanagement für Wissensarbeit ist der Umstand, dass der Arbeitsprozess visuell ist (darauf kommen wir später noch zu sprechen). Eine übliche Art, um Qualität einzubauen, ist es, Probleme mit dem Arbeitsprozess visuell zu bezeichnen.

In einem Kanban-System, zum Beispiel, setzen Teams visuelle Zeichen, sobald es ein Problem mit einer Arbeitsaufgabe gibt. In der Praxis sieht es so aus, dass man die Aufgabe blockieren und so signalisieren kann, dass es ein Problem damit gibt. Dadurch können Teammitglieder erkennen, wo das Problem im Workflow liegt, und gemeinsam daran arbeiten, es zu beheben.

Eine hervorragende Methode aus dem Lean Manufacturing (Schlanke Produktion) ist es, wenn alle mit der Arbeit aufhören und zu einem „Schwarm“ zusammenkommen, um zu versuchen, das Problem so schnell wie möglich zu lösen. Wenn es um Wissensarbeit geht, geschieht dies für gewöhnlich nur dann, wenn das gefundene Problem von hoher Relevanz ist und den Workflow am Fortschreiten hindert.

Schaffen Sie ein Umfeld für Fehlervermeidung

Die dritte Methode, um „eingebaute Qualität“ zu gewährleisten, liegt in der Fehlervermeidung, die darauf abzielt, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Ansammlung von Fehlern so gering wie möglich gehalten wird. Um dies zu ermöglichen, können Sie bestimmte Strategien in den Arbeitsprozess Ihrer Teammitglieder einführen, die sie befolgen und respektieren müssen, bevor sie sich der Ausführung einer bestimmten Aktion verschreiben.

Auch sollten Sie mit 100-prozentiger Kontrolle für eingebaute Qualität sorgen. Auch wenn es als Verschwendung angesehen wird, eine große „Qualitätssicherung“ am Ende des Prozesses zu haben, bedeutet nicht, dass Sie diese nicht in kleinere Teile herunterbrechen und über den ganzen Workflow hinweg verteilen können.

Das können Sie erreichen, indem Sie schnelle Qualitätsprüfungen innerhalb der Entwicklungslebenszyklen einbauen (nach jeder folgenden Arbeitshandlung), um jegliche potenzielle Fehler auszumachen, die beseitigt werden müssen. Das Bild unten stellt ein einfaches Beispiel dieses Vorgangs in einem Wissensarbeitsumfeld dar.

Durch die Gewährleistung, dass Qualität kontinuierlich in ein Produkt bzw. in einem Service eingebaut ist und dass es zu einer ständigen Zusammenarbeit mit dem Kunden kommt, können agile Teams den Erwartungen ihrer Kunden entsprechen und ihre Bedürfnisse mit höherer Erfolgsrate erfüllen.

Vorteil #3 Metriken für Effizienz und Datengestützter Entscheidungsfindung

Ein weiterer Vorteil von agilem Projektmanagement ist die Erzeugung von relevanteren und genaueren Metriken, wenn es darum geht, schwankungsanfällige Projekte zu planen und Leistung zu messen.

In traditionellem Projektmanagement werden Metriken meist dafür genutzt, um zu zeigen, wie nah das Projekt die Kosten und den Zeitplan verfolgt. Dabei handelt es sich allerdings meist um Schätzungen, die nicht gerade der Realität entsprechen, und das, was wir vermissen, ist ein Maß für Effizienz. Darum liegt in Agile der Fokus darauf, Ergebnisse zu produzieren, die Leistung zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie zum Beispiel Ihren Arbeitsprozess optimieren und die Leistung Ihres Teams messen wollen, bietet Agile Ihnen Metriken wie Vorlaufzeit, Zyklusdauer, alternden Work-in-Progress, Durchsatz usw.

Schauen wir uns diese Beispiele kurz genauer an:

• Vorlaufzeit – damit können Sie besser messen, wie lange es dauert, eine Aufgabe von der Kundenanfrage bis zur tatsächlichen Lieferung zu bearbeiten.
• Zyklusdauer – diese Metrik zeigt Ihnen, wie viel Zeit Sie mit einer bestimmten Arbeitsaufgabe verbringen.
• Alternder Work-In-Progress – mithilfe dieser agilen Metrik können Sie verfolgen, wie Ihre laufenden Arbeiten mit der Zeit reifen, wo sie sich schneller bewegen und ebenso wo sie Ihren Prozess verlangsamen.
• Durchsatz – diese Metrik zeigt Ihnen die Produktivität Ihres Teams. Er misst die Menge erledigter Arbeit im Vergleich zur dafür aufgewendeten Zeit.

Einer der großen Vorteile von Agile im Vergleich zur traditionellen Herangehensweise ist die Tatsache, dass sie sich auf datengestützte Prognosen konzentrieren anstatt sich auf ein Bauchgefühl zu verlassen.

Dies kann so erreicht werden, indem man sich auf historische Daten beruht, die durch viele Zufallssimulationen laufen, um ein wahrscheinliches, zukünftiges Ergebnis zu prognostizieren. Diese Methode wird Monte-Carlo-Simulation genannt.

Hier ist es wichtig, anzumerken, dass der Schlüsselbegriff „Prognose“ lautet, was bedeutet, dass die Methode nicht 100% genau ist. Allerdings wird sie mit Sicherheit präziser sein, als sich auf ein Bauchgefühl zu verlassen, wenn es um Schätzungen geht. Dadurch werden Sie die Möglichkeit haben, Ihre Kunden mit realistischeren Erwartungen hinsichtlich der Lieferung Ihres Projekts zu versorgen.

Vorteil #4 Verbesserte Leistungssichtbarkeit & Transparenz

Stellen Sie sich einen Moment lang vor, Sie fahren ein Auto und können die Straße nicht deutlich vor sich sehen. Wie einfach wäre es für Sie, abzubiegen und die Richtung zu ändern? Nicht so einfach, oder?

Genauso ist es auch im Projektmanagement. Ohne einen sichtbaren Prozess, wird es Ihnen schwerfallen, sich an aufkommende Veränderungen anzupassen und Leistungsindikatoren zu messen.

Darum besteht einer der wichtigsten Vorteile von Agile darin, für Transparenz im Arbeitsprozess zu sorgen. Dies erlaubt Ihnen, Probleme innerhalb Ihres Workflows zu erkennen, alle Teammitglieder darüber in Kenntnis zu setzen und effektiver auf die Veränderungen zu reagieren.

Praktisch gesprochen können Sie den Entwicklungszyklus Ihres Projekts mithilfe von Kanban-Boards transparenter machen. Dort können Sie größere Initiativen in kleinere Aufgaben (Karten) herunterbrechen, Ihren Arbeitsprozess in verschiedene Phase unterteilen, individuelle Workflows erstellen, Ihre Strategien deutlich kommunizieren und den Flow der Aufgaben Ihrer Teammitglieder visualisieren.

Sobald dies geschieht, werden Sie die Möglichkeit haben, die Zusammenarbeit zwischen Ihren Kollegen zu verbessern, da sie nun alle jederzeit wissen werden, woran die anderen gerade arbeiten. Sie werden auch eine bessere Darstellung der Leistung Ihres Arbeitsprozesses erhalten – welche Aufgaben brauchen am längsten, um abgeschlossen zu werden; wird ein stetiger Prozessfluss gewährleistet; in welchen Phasen wird die Arbeit langsamer usw.

Vorteil #5 Bessere Zusammenarbeit im Team und Ständige Verbesserungen

Zu guter Letzt besteht ein weiterer Vorteil von Agile in der Schaffung eines Umfelds, das für bessere Zusammenarbeit im Team und letztlich kontinuierliche Verbesserungen sorgt.

In Agile ist eine offene Kommunikation wesentlich, um eine erfolgreiche Projektlieferung zu gewährleisten. Mit agilen Praktiken wie dem „Daily Standup Meeting“ versammeln sich Teams um ein Kanban-Board und besprechen kurz, was sie seit dem Vortag erreicht haben.

In Verbindung mit Visualisierungen und der aktiven Kommunikation darüber, was für eine bestimmte Arbeitsaufgabe oder für das ganze Projekt als „Erledigt“ gilt, können Sie mit einem stärkeren Engagement und einer besseren Stimmung im Team rechnen. Schließlich erkennt die Agile-Methode, dass Menschen der wichtigste Aspekt im Projektmanagement sind und nicht die Prozesse und Hilfsmittel.

Abgesehen davon liegt ein großer Fokus in Agile darauf, sich ständig zu verbessern und dies quasi „religiös“ zu betreiben. Während größere Mengen von Arbeit in kleinere Teile heruntergebrochen und dem Kunden laufend zur Überprüfung zugespielt werden, können agile Teams über ihr Feedback nachdenken und ein Produkt oder einen Service immer weiter verfeinern, um ihn mit der Zeit immer besser zu machen.

Schließlich werden die Endkunden das erhalten, was sie verlangen und was sie wirklich brauchen. Auf der anderen Seite wird das gemeinsame Wissen, das Ihre Teammitglieder durch den Prozess gesammelt haben, sie besser darauf vorbereiten, zukünftige Projekte erfolgreich auszuführen.

In Summary

Ursprünglich war Agile als Ansatz gedacht, um Softwarelösungen effektiver zu liefern. Allerdings haben immer mehr Unternehmen abseits der IT-Branche angefangen, die Vorteile von agilem Projektmanagement anzunehmen und zu erkennen, und die lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

• Weniger Risiko
• Bessere Chancen, die Kundenerwartungen zu Erfüllen
• Metriken für Effizienz und Datengestützter Entscheidungsfindung
• Verbesserte Leistungssichtbarkeit & Transparenz
• Bessere Zusammenarbeit im Team und Ständige Verbesserungen