Wie Können Agile und OKRs Zusammenarbeiten?

Was Sind OKRs?

Vereinfacht gesagt sind Objectives and Key Results (OKRs, dt. Ziele und Hauptergebnisse) ein Rahmen für die Zielsetzung, der dazu dient, Ziele effizienter zu definieren und zu verfolgen. Die wichtigsten Vorteile von OKRs, die für die Abbildung von hochwertigen Unternehmenszielen verwendet werden, sind:

• Fokussierung durch die Festlegung von klaren, starken und inspirierenden Zielen
• Angleichung auf jeder Arbeitsebene durch Transparenz und Einfachheit der Arbeitsprioritäten
• Steigerung des Engagements durch die Kommunikation strategischer Unternehmensziele und die Befähigung der Mitarbeiter, umsetzbare Schritte zur Verwirklichung der Vision zu bestimmen

Eine Kurze Geschichte der OKR und Ihre Wichtigsten Merkmale

Der in den 80er Jahren von Andrew Grove, dem „Vater der OKR“, eingeführte Ansatz, messbare Ziele zu setzen, wurde zu Beginn des neuen Jahrhunderts dominant, als Google mit OKRs zu arbeiten begann. Das OKR-Konzept wird für seine Effizienz bei der Verfolgung kühner Missionen gelobt, da es den Fokus und das Bewusstsein aller Beteiligten auf die gleiche Wellenlänge bringt und auf die wichtigsten Themen lenkt. Das OKR-Konzept wird heute von Tech-Giganten wie LinkedIn, Twitter, Microsoft und vielen anderen angewendet.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung des OKR-Konzepts ist das Wissen, wie man die Ergebnisse der gesetzten Ziele messen, verfolgen und bewerten kann.

Um den Zweck von OKRs zu begreifen, muss man zunächst ihre Hauptkomponenten verstehen – „Objectives“ (Ziele) und „Key Results“ (Hauptergebnisse).

Ein Objective ist eine kurze und ansprechende Beschreibung Ihres Ziels. Es sollte Ihr Team dazu motivieren, dieses Ziel zu erreichen. Objectives stellen eine Vereinbarung darüber dar, was die obersten Prioritäten des Unternehmens sind. Nach Ansicht des Venture-Capitalist und führenden Vertreters der OKR-Bewegung John Doerr sollten Objectives wie folgt sein:

• Signifikant
• Konkret
• Handlungsorientiert
• Inspirierend

Auf der anderen Seite stellen Key Results eine Reihe von Messwerten für die von Ihnen erzielten Ergebnisse dar. Ihr Zweck ist es, den Fortschritt in Richtung des festgelegten Ziels zu anzuzeigen. Daher ist es zwingend erforderlich, bei ihrer Beschreibung quantitative Metriken zu verwenden.

Mit anderen Worten sollten Key Results folgendermaßen sein:

• Spezifisch und zeitgebunden
• Realistisch
• Messbar und überprüfbar

Wie Arbeiten Agile und OKRs Zusammen?

Zahlen belegen, dass 60%-90% an der Strategieumsetzung scheitern. Die Kluft zwischen einer Unternehmensvision und ihrer Verwirklichung erfordert einen komplementären Ansatz, um Teams und Einzelpersonen auf das gleiche Ziel auszurichten.

Ein agiler Ansatz für Projektmanagement steht für die Mechanismen und Methoden, die ein Team anwendet, um zusammenzuarbeiten. OKRs wiederum stehen für Geschäftsziele und geben die Richtung der Unternehmensentwicklung vor. Die Kombination beider Ansätze kann dazu beitragen, die Arbeit an der Unternehmensmission auszurichten, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und die Produktivität zu steigern.

Schauen wir uns genauer an, wie OKRs und Agile nebeneinander bestehen und sich gegenseitig ergänzen können.

Ausrichtung an Strategischen Zielen

Die Übernahme des agilen Ansatzes für Arbeitsmanagement ist eine hervorragende Grundlage, um bedeutungsvolle Prozesse, Praktiken und Prinzipien in unsere Arbeit einzuführen. Mit der Einführung von Iteration, Zusammenarbeit, Proaktivität und Veränderungen auf der Abteilungsebene und auf individueller Ebene können wir uns die agile Denkweise zu eigen machen. Obwohl Agile unsere Arbeitsprozesse erfolgreich aufeinander abstimmt, müssen unsere Ziele auch von allen geteilt und angenommen werden.

Wir brauchen eine Möglichkeit, um die Aufmerksamkeit der einzelnen Teammitglieder auf unsere Ziele zu lenken und eine vollständige Anpassung auf jeder Unternehmensebene zu erreichen. Das OKR-Konzept bietet eine einfache, aber sehr effektive Möglichkeit, das zu tun – nämlich Transparenz im ganzen Unternehmen. Gemeinsame Hauptziele sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter über den Wert ihrer Arbeit im Klaren sind, besser zusammenarbeiten können und sich für ihre Arbeit verantwortlich und rechenschaftspflichtig fühlen.

Zielbewertung durch OKR-Kadenzen

Ein großer Vorteil und ein wesentlicher Bestandteil des OKR-Konzepts ist die Regelmäßigkeit ihrer Bewertungen durch häufige Kadenzen. Zwar können Unternehmen diese nach ihren eigenen Bedürfnissen anpassen, doch ist es gängige Praxis, die übergeordneten Ziele jährlich und die OKRs der Teams vierteljährlich zu evaluieren. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen und Teams, angemessener auf Änderungen zu reagieren und bei der nächsten Iteration Verbesserungen einzuführen.

Während eines der Kernprinzipien des agilen Projektmanagements dazu aufruft, häufiger eine funktionierende Software abzuliefern, Veränderungen anzunehmen und sich für mehr Effektivität anzupassen, tun OKRs dasselbe für Ziele. OKRs können durchaus in einem agilen Umfeld gedeihen und erlauben es, Ziele schneller zu setzen, zeitnah zu bewerten und für Verbesserungen offen zu sein.

Ergebnisse Verfolgen mit OKRs

Darüber hinaus dient die Einrichtung von OKRs als Kompass, um zu verfolgen, ob wir uns in die richtige Richtung bewegen. Sie halten uns über den Stand unserer Fortschritte auf dem Laufenden und messen unsere Geschäftsergebnisse.

OKRs helfen agilen Teams dabei, den Fortschritt zu verfolgen, notwendige Änderungen vorzunehmen und den Fokus und die Bemühungen des Teams auf ein bestimmtes Ziel einzugrenzen. Die Vermeidung einer möglichen Ausweitung Ihres Zielumfangs ist für die Verfolgung des festgelegten Unternehmenspfads von wesentlicher Bedeutung.

Warum Können OKRs eine Agile Transformation Unterstützen?

Die mangelnde Abstimmung zwischen Unternehmen und Teams ist einer der Hauptgründe für jede agile Transformation, wie der jüngste State of Agile Report zeigt. Durch seine verbesserte Sichtbarkeit und Transparenz zielt das OKR-Konzept darauf ab, dieses Problem zu lösen.

Die Einführung des agilen Projektmanagements und seine unternehmensweite Skalierung stellen ähnliche Herausforderungen dar: die Ausrichtung an den Unternehmenszielen, die Bildung agiler Teams, die sich an Veränderungen und wechselnde Prioritäten anpassen können, und die Synchronisierung von Strategie und Ausführung.

Schauen wir uns an, wie die Festlegung und Verfolgung von Zielen und Hauptergebnissen Ihnen helfen kann, eine erfolgreiche agile Transformation zu durchlaufen.

Klare & Anpassungsfähige Ziele

Agiles Denken verlangt nach Einfachheit und einem nachhaltigen Arbeitstempo. Wird dieser Ansatz auf strategischer Ebene angewendet, fördert er handlungsorientierte und konkrete Unternehmensziele.

Einerseits ergibt sich die unternehmensweite Agilität aus der Einführung vollständiger Transparenz in den strategischen Zielen, damit diese für alle Beteiligten klarer und leichter zugänglich werden. Andererseits ermöglicht die ständige Zusammenarbeit zwischen Kunden und internen Teams bei der Definition Ihrer Unternehmensvision die Fähigkeit, unbeschwert und stressfrei auf Veränderungen zu reagieren.

Stärkere Fokussierung & Priorisierung der Arbeit

Agile erfordert, dass Sie die Planung im Vorfeld vermeiden, um mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten zu haben. Die Anwendung von Objectives and Key Results auf strategischer Ebene und deren regelmäßige Überprüfung hilft bei der rechtzeitigen Synchronisierung mit sich abzeichnenden Markttrends und wechselnden Geschäftsprioritäten.

Die Kombination der beiden Ansätze bei der Festlegung Ihrer übergeordneten Ziele schafft ein klares Verständnis der aktuellen Priorität und ermöglicht eine stärkere Konzentration auf die Produktion eines tatsächlichen Kundennutzens.

Kontinuierliches Feedback & Verbesserungen

Das Herzstück von Agile ist der Grundsatz, Veränderungen während des Projektverlaufs zu begrüßen. Die Offenheit für Veränderungen gibt Ihnen die Möglichkeit, sich anzupassen und die neuesten Anforderungen zu erfüllen.

Da sich Marktbedingungen und Kundenanforderungen jederzeit ändern können, ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich eine plötzliche Verschiebung der Prioritäten nicht chaotisch auf den Workflow auswirkt. So wichtig die synchrone Kommunikation für agile Teams ist, so wichtig ist es auch, dass die Synchronisierung Ihrer strategischen Ziele und deren Umsetzung stets aktiv verfolgt wird.

Der Einsatz von regelmäßigen Feedbackschleifen zur Reflexion und Bewertung Ihrer strategischen OKRs schafft eine weitere Ebene der Agilität in Ihrem Unternehmen auf Managementebene. So lassen sich auch Verbesserungsmöglichkeiten einfacher erkennen.

Agilität Gewinnen mit Agile und OKRs durch Kanban

Wie bereits besprochen, schafft die agile Denkweise ein perfektes Umfeld für die Festlegung fokussierter und verlässlicher OKRs.

Agile Praktiken wie die Visualisierung von Arbeit bringt zum einen Transparenz in das Unternehmen. Die Einführung von Feedbackschleifen und die Fokussierung auf die Kundenbedürfnisse helfen den Teams andererseits, ihre Aufmerksamkeit von der Maximierung des Outputs auf die Schaffung von Kundennutzen und die Anpassung an sich ändernde Anforderungen zu verlagern. Auf diese Weise fördert die Koexistenz von Agile und OKRs die Abstimmung zwischen Strategie und Ausführung.

Um dies zu erreichen, bietet eine Methode wie Kanban das richtige Mittel, um diese Abstimmung zu unterstreichen. Sie zielt darauf ab, Transparenz, Effizienz und kontinuierliche Verbesserungen unter ein Dach zu bringen.

Schauen wir uns genauer an, wie dies in der Praxis geschieht und wie Kanban eine OKR-Implementierung ergänzen kann.

Verbesserte Sichtbarkeit auf Höchster Ebene

Durch die Anwendung der Kanban-Methode liegt der Schwerpunkt auf die Verbesserung der Sichtbarkeit und des Workflows. Das bedeutet, sie bietet eine einfache Möglichkeit, die Arbeit nicht nur auf Teamebene, sondern auch auf der Führungsebene des Unternehmens zu visualisieren. Die Kanban-Methode zielt darauf ab, voneinander abhängige Wertströme in Organisationen zu visualisieren, um sie besser verstehen und optimieren zu können.

In der Praxis kann dies mit Hilfe eines Netzwerks von zusammenhängenden Kanban-Boards geschehen. Aus der OKR-Perspektive kann man sich die höchste Ebene dieses Netzwerks als Management-Hub vorstellen, in dem die Ziele und Hauptergebnisse des Unternehmens sowie des Teams visualisiert werden. Weiter unten können die Teams ihre eigenen OKRs verwalten, indem sie sie mit umsetzbaren Projekten oder Aufgaben auf den Team-Kanban-Boards verbinden.

So werden die Ziele abgebildet und mit den Hauptergebnissen und deren Ausführung verbunden. Dies ermöglicht eine hohe Transparenz, die es allen Beteiligten erlaubt, sowohl die Unternehmensstrategie als auch deren Umsetzung im Blick zu behalten. Die Festlegung von OKRs in einem agilen Umfeld hilft Ihnen, eine unternehmensweite Ausrichtung auf Ihre Vision zu erreichen. Außerdem wird das Engagement der Mitarbeiter gestärkt, da sie ihren Arbeitsfortschritt und ihren Beitrag zum Team oder zu den strategischen Zielen verfolgen können.

Begrenzung der Laufenden Arbeiten

Entscheidend bei der OKR-Methode ist die Fokussierung der Arbeit. Das OKR-Konzept verlangt, dass man sich Gedanken darüber macht, was am wichtigsten ist und was jetzt Priorität hat. Das wiederum zwingt uns dazu, nur eine begrenzte Anzahl an Zielen auf einmal zu setzen – die, die am wichtigsten sind. Die Kanban-Praxis, Limits für Work-in-Progress zu setzen, verhindert außerdem, dass Sie sich mit zu vielen Zielen überlasten, den Fokus verlieren und Ihren Arbeitsrhythmus unterbrechen.

Regelmäßige Feedbackschleifen Einrichten

Ziele sind handlungsorientiert; sie erfordern die Kreativität der Mitarbeiter und setzen daher einen regelmäßigen Feedbackaustausch voraus. Die Umsetzung sowohl strategischer als auch teambezogener OKRs hängt in hohem Maße von den Beiträgen der Mitarbeiter ab. Die Kanban-Kadenzen helfen Ihnen bei der Einrichtung regelmäßiger Feedbackschleifen und bieten sowohl dem Management als auch den Teams eine Lösung.

Die Service Delivery Reviews (Dienstleistungsbesprechungen) beispielsweise ermöglichen es den Teams, die gewonnenen Erkenntnisse regelmäßig in ihre Workflows einfließen zu lassen und über weitere Maßnahmen zur Erfüllung ihrer Hauptergebnisse zu entscheiden. Die Operations Review (Betriebsbesprechung) hingegen ist für die Synchronisierung der Teams und für die Entscheidungsfindung über Verbesserungen gedacht.

Die Ergebnisse der Meetings auf Teamebene dienen als Grundlage für Versammlungen auf Unternehmensebene, z.B. für strategische OKR-Besprechungen. Diese enge Abstimmung zwischen Teams und Management sorgt für Agilität und gibt einem Unternehmen die Fähigkeit, umgehend auf notwendige Veränderungen reagieren zu können.

Vorteile von OKRs

Warum gedeihen OKRs in einem agilen Umfeld? Die Einführung von Zielen und Hauptergebnissen (Objectives and Key Results, OKR) wirkt sich sowohl auf die Unternehmensleistung als auch auf die Verbreitung einer neuen Organisationskultur aus.

Geschäftsausrichtung auf allen Ebenen

Die Festlegung von hochrangigen Zielen vermittelt jedem Teammitglied eine klare Botschaft über die Bestrebungen und die Richtung des Unternehmens. Das schafft Transparenz und dient als Grundlage für eine konstruktive Diskussion über die Geschäftsergebnisse. Das Bewusstsein aller Teams für die OKRs des Unternehmens ermöglicht proaktives Denken und Engagement, wenn es um die Ausführung und die Ergebnisse geht.

Gezielte Priorisierung

Abgesehen von der Ausrichtung an den strategischen Plänen des Unternehmens ermöglichen OKRs auf der Ebene der einzelnen Teams eine Fokussierung auf kurzfristige, umsetzbare Ziele. Diese machbare Planung mit einem Zielzyklus von 1-2 Monaten ermöglicht die Bewertung von Leistung, die Festlegung von Meilensteinen und die Verbesserung des nächsten Iterationszyklus.

Gesteigerte Leistung

Durch die Förderung von Autonomie und Transparenz im ganzen Unternehmen, schaffen OKRs ein Umfeld des Engagements und der Verantwortung. Die Beteiligung der Mitarbeiter wirkt sich dabei nicht nur auf die Leistung aus, sondern gibt auch den Ton für einen dauerhaften Mentalitätswandel an.

Wie Erstellt Man OKRs?

Der Schlüssel zur richtigen Erstellung von OKRs ist ein tiefes Verständnis ihres Zwecks. Während eine gute Reihe von OKRs stark vom Geschäftsfeld und anderen branchenspezifischen Faktoren abhängt, kann die Erstellung effektiver OKRs durch die Beantwortung ein paar einfacher Fragen erfolgen.

→ Der Zweck von Zielen (Objectives) ist es, die Prioritäten eines Unternehmens zu kommunizieren. Sie sollten die Vision eines Unternehmens darstellen. Ihre Zielsetzung sollte also die Frage „Was“ beantworten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Ziele sinnvoll, klar und inspirierend sind.

→ Hauptergebnisse (Key Results) sind das Mittel zur Bewertung und Verfolgung der Umsetzung Ihres Ziels. Daher sollten Ihre Hauptergebnisse die Frage „Wie“ beantworten. Sie müssen spezifisch und realistisch sein und Sie sollten sie messen können.

In Summary

Ein Verständnis davon, was OKRs sind, und wie das Konzept intelligent in ein agiles Umfeld eingesetzt werden kann, ist der schnelle Weg zum Abbilden, Verfolgen und Messen der Geschäftsergebnisse.

Die Anwendung der agilen Denkweise mit dem OKR-Konzept ermöglicht es, geschäftliche Agilität zu erreichen, und zwar durch:

• Mitarbeiterengagement durch die Möglichkeit der Selbstorganisation
• Erhöhte Transparenz durch den Einsatz von Visualisierungstechniken
• Zielausrichtung durch regelmäßige Bewertung der Ergebnisse