Was ist agiles Projektmanagement

Die Entwicklung eines neuen Produkts, Service, Berichts (oder praktisch aller anderen Dinge) und dessen erfolgreiche Markteinführung ist nicht einfach. Sie müssen ein Konzept erarbeiten, planen, die Ausführung überwachen und letztendlich den Abschluss meistern.

Auf den ersten Blick haben Sie für alles gesorgt, also sollte Ihr Projekt reibungslos laufen. Aber irgendetwas kommt immer dazwischen, nicht wahr? Jederzeit können Änderungen auftreten, auf die Sie reagieren müssen, damit das Projekt weiter voranschreitet.

Hier kann Ihnen agiles Projektmanagement helfen.

Warum agiles Projektmanagement?

Heute leben wir in einer dynamischen Welt, wo sich alles viel schneller bewegt als noch vor 40 oder 50 Jahren. Somit agieren Unternehmen in einer viel ungewisseren Umgebung und müssen Projekte managen, deren Kundenerwartungen sich rasant ändern können.

Wenn Ihr Unternehmen nicht agil ist und auf diese Änderungen reagieren kann, riskieren Sie Verzögerungen bei Ihren Projekten und den Verlust Ihrer Wettbewerbsfähigkeit.

Eine Lösung für dieses Problem liegt in der Umsetzung des Agile-Ansatzes für das Projektmanagement. Damit erlangt Ihr Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: es wird flexibler, produktiver, transparenter und ist in der Lage, höherwertige Produkte und Dienstleistungen zu produzieren und diese erfolgreich auf den Markt zu bringen.

Zudem unterstützt agiles Projektmanagement Teams dabei, Probleme schneller zu finden und zu beheben und legt Kapazitäten frei, die eine schnellere Implementierung von Lösungen ermöglichen.

Eine kurze Geschichte von Agile

Alles begann mit der „Softwareentwicklungskrise“ Anfang der 1990er Jahre. Es lag eine gewaltige Zeitspanne von knapp 3 Jahren zwischen einem Geschäftsbedürfnis für eine Anwendung und der Bereitstellung der Software.

Die gewaltigen Vorlaufzeiten frustrierten die Vordenker in der Softwareentwicklung. Sie begannen, ungezwungene Treffen miteinander zu organisieren – entschlossen, eine Möglichkeit zur einfacheren und effektiveren Entwicklung von Softwarelösungen zu finden.

So kam es zum berühmten Treffen von 17 führenden Köpfen in der Softwareentwicklung im Skigebiet Snowbird in den Wasatch-Bergen von Utah vom 11. bis 13. Februar 2001. Die Gruppe wollte sich eigentlich über das Skifahren unterhalten, etwas trinken, gemeinsam essen und sich entspannen. Was dabei herauskam, war jedoch das „Manifest der agilen Softwareentwicklung“ das unser heutiges Projektmanagement völlig verändert hat.

Was ist agiles Projektmanagement?

Klären wir zunächst einmal den Begriff „Agilität“. Das Wort an sich bedeutet „Mobilität, Wendigkeit“ und lässt sich vom lateinischen agere: „in Bewegung halten“ ableiten. Es ist praktisch die Fähigkeit, etwas schnell voranzubringen und dabei leicht Richtungsänderungen vorzunehmen.

Agile hat seine Wurzeln in der Softwareentwicklung und stellt eine Reihe von Überzeugungen zur besseren Entwicklung von Softwareprodukten dar. Viele verwechseln es mit einer Methode, wogegen es eigentlich eine Denkweise für gemeinsame Problemlösung ist. Der wirkliche Nutzen liegt in einer gemeinsamen Grundlage zur Umsetzung eines bestimmten Ansatzes bei der Entwicklung von Software und anderen Lösungen im Bereich der Wissensarbeit. Im Projektmanagement weist „Agilität“ vier wichtige Attribute auf:

• Kundenorientierung
• Anpassungsfähigkeit
• Verantwortung (effektive Führung)
• Stetige Verbesserung

Im Folgenden sehen wir uns alle vier Punkte genauer an:

Kundenorientierung

Dem erfolgreichen Unternehmer Dave McClure wird folgendes Zitat zugeschrieben: „Kunden kümmern sich nicht um Ihre Lösung. Sie kümmern sich nur um ihre eigenen Probleme.“ Mit anderen Worten: Sie können die beste Lösung der Welt haben. Wenn Ihre Kunden nicht erkennen, wie sie ihnen in der Praxis bei der Lösung ihres Problems hilft, werden sie diese nicht nutzen.

Deshalb konzentriert sich der Agile-Ansatz für Projektmanagement stark auf die Kundenzufriedenheit, und zwar durch ständige Zusammenarbeit. Das Ziel besteht nicht nur darin, Kunden das zu liefern, was sie möchten, sondern was sie wirklich brauchen.

Die schnellen Feedbackschleifen bei Agile zeigen Kunden, wie das, was sie vermeintlich wollten, in der Praxis aussieht. Das trägt zur Entwicklung neuen Wissens und der Erkundung möglicher innovativer Lösungen bei.

Zudem unterstützt Agile durch Zusammenarbeit mit Kunden Projekte dabei, effizienter zu werden. Durch die Reduzierung umfassender Nacharbeiten am Projekt wird die Verschwendung von Zeit und Ressourcen verringert. So können Sie von niedrigeren Produktions- und Verzögerungskosten profitieren, die das endgültige Produkt bzw. die Dienstleistung günstiger für den Endkunden machen.

Anpassungsfähigkeit

Die Grundidee hinter dem agilen Projektmanagement ist die Befähigung von Teams zur Reaktion auf Veränderungen des Umfelds wann immer nötig und zur häufigeren Wertschöpfung für den Endkunden. Darum konzentriert sich Agile statt großer Arbeitsbrocken auf einen iterativen Ansatz, bei dem Teams ihre Projekte zerlegen und stetig kleine Stücke liefern, während sie sich die Flexibilität für die verbleibende Arbeit bewahren.

Damit soll sichergestellt werden, dass der aktuelle Arbeitsauftrag im Produktionsprozess immer mit dem Endbenutzer synchronisiert ist. Dadurch sind Sie bei jeder Veränderung der Kundenanforderungen flexibler und können sich ohne Verzögerungen für den Projektabschluss an die Situation anpassen.

Agile-Phasen

Allgemein lässt sich der agile Projektmanagement-Prozess in folgende Phasen zusammenfassen:

• Vision – die Produktvision und den Umfang für die Kunden erarbeiten und bestimmen, wer am Projekt beteiligt sein wird
• Spekulation – das ist die Fortsetzung der „Vision“-Phase, wo Teams die ersten groben Anforderungen für ein Produkt/eine Dienstleistung sammeln und einen Iterationsplan anhand der Vision erarbeiten
• Erkundung – Fließende Arbeit an den Projektelementen, schnellstmöglich Feedback vom Kunden sammeln
• Anpassung – gelieferte Ergebnisse prüfen und gegebenenfalls an aktuelle Bedingungen anpassen
• Abschluss – das Projekt fertigstellen, wichtigste Erkenntnisse weitergeben

Hier liegt im Gegensatz zum traditionellen Projekt ein wesentlicher Unterschied in der Anpassungsphase.

Nachdem Sie die Vision für das Produkt und einen Iterationsplan erarbeitet haben, gehen Sie zur „Erkundung“ über. Dort möchten stetig kleine Elemente auf den Markt bringen, anstatt darauf zu warten, bis alle abgeschlossen sind.

In der anschließenden „Anpassung“ werden die Ergebnisse von den Endkunden geprüft, die ihr Feedback geben. Sinn dahinter ist die Anpassung an die aktuelle Situation und gegebenenfalls die Umsetzung kleiner Modifikationen anstelle umfassender Nacharbeiten.

Verantwortung

Ein weiteres Attribut, das Agilität in das Projektmanagement einbringt, ist die Schaffung eines Verantwortungsbewusstseins innerhalb der Teams, das zu einer effektiveren Führung beiträgt.

Im traditionellen Projektmanagement laufen alle Informationen über einen festen Projektmanager, der Aufgaben an verschiedene Teammitglieder verteilt. Das ist unter Umständen sehr ineffektiv, da mit größerer Wahrscheinlichkeit Informationen verloren gehen.

Darum werden in agilen Projekten die Teammitglieder teilweise an der Entscheidungsfindung beteiligt, denn schlussendlich sind sie es, die direkt mit dem Kunden zusammenarbeiten. Anstatt alle Informationen über einen Projektmanager verteilen zu lassen, gehen diese direkt an die Teammitglieder. Sie werden so ermutigt, zusammenzuarbeiten und eine Lösung für das Problem aus ihrer eigenen Perspektive zu finden, statt auf Arbeitsanweisungen vom „Boss“ zu warten.

So entsteht ein Umfeld der gemeinsamen Verantwortung, das Teams motiviert und befähigt, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Dadurch tragen sie auf bestmögliche Weise zum erfolgreichen Abschluss des Projekts bei.

Die Führung wird effektiver, denn der Schwerpunkt liegt auf der Arbeit (und nicht auf den Arbeitenden) – und nur dort entsteht Gewinn für das Unternehmen. Zudem stecken sich erfolgreiche Führungskräfte in agilen Projekten gemeinsame Ziele mit ihren Teammitgliedern, helfen ihnen bei der Hindernisbeseitigung durch Optimierung des Arbeitsflusses, liefern ihnen die nötigen Ressourcen und befürworten das gemeinschaftliche Lernen.

Stetige Verbesserung

Eine der wichtigsten Eigenschaften des agilen Projektmanagements ist die Schaffung einer Umgebung für stetige Verbesserung.

Wenn die Arbeit in kleine Elemente aufgeschlüsselt wird, gelangen diese kontinuierlich zu den Kunden und erhalten Feedback.

Das trägt zur stetigen Veredelung eines Produkts bzw. einer Dienstleistung bei. Das Ziel: perfektes Zuschneiden auf den Zielkunden. Zusätzlich gewinnen die Teams so wertvolles Wissen, das sie in den nächsten Projekten einsetzen können, um zukünftige Auslieferungen schneller und erfolgreicher zu gestalten.

Werte und Prinzipien von Agile

Um agil zu werden, müssen Sie anders denken und bei der Arbeit bestimmte Werte und Prinzipien berücksichtigen.

Die 4 Schlüsselwerte von Agile finden Sie im Folgenden:

1. Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge.
2. Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation.
3. Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung.
4. Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans.

Dabei möchten wir betonen, dass diese Werte mit folgender Erklärung versehen wurden: „Obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.“ Das bedeutet, dass Prozesse und Tools, Dokumentation, Verträge und Pläne immer noch sehr wichtig sind. Wir müssen sie nur weise einsetzen.

Zusätzlich zu den Werten gibt es noch die 12 Prinzipien agiler Softwareentwicklung:

• Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.
• Heiße Anforderungsänderungen selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
• Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.
• Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten.
• Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.
• Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
• Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.
• Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.
• Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.
• Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.
• Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.
• In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Erfahren Sie mehr über die 12 Prinzipien des agilen Projektmanagement.

Obwohl agiles Projektmanagement aus der Softwareentwicklung stammt, wurde es erfolgreich in anderen Bereichen wie Produktentwicklung, Architektur, Marketing, Finanzdienstleistungen etc. umgesetzt.

Das Wichtigste

Wenn Sie den Agile-Ansatz für Projektmanagement umsetzen, helfen Sie Ihrem Team dabei:

• Sich auf die Kunden zu konzentrieren
• Sich leicht an Veränderungen anzupassen
• Ein gemeinsames Führungsbewusstsein aufzubauen
• Sich stetig zu verbessern