Ceremonie Agile: Costruire il Flusso di Informazioni per una Vera Adattabilità

Indipendentemente da ciò che si potrebbe leggere su Internet, l’obiettivo di Agile non è quello di fornire prodotti più velocemente o di creare prodotti migliori. Piuttosto, si tratta di ottenere un feedback tempestivo in modo da poter "imparare più velocemente". Se sei in grado di imparare o anche "fallire più velocemente", questo ti aiuterebbe a prendere le decisioni giuste per ottimizzare i processi di lavoro e fornire esattamente ciò che i clienti vogliono.

Quindi, invece di chiedere "come costruire prodotti più velocemente?", la domanda dovrebbe essere "come ottenere un feedback più veloce?". In Agile, questo avviene attraverso cerimonie regolari, note anche come "cadenze" o "eventi". Scopriamo qualcosa in più in merito e le diverse tipologie.

Quali sono le Cerimonie Agile?

Le cerimonie Agile sono riunioni tenute regolarmente con l'obiettivo di costruire un flusso di feedback interno o esterno all'interno di un team o dell'intera organizzazione. Facendo parte integrante della gestione dei progetti Agile, possono aiutarti a creare simbiosi all'interno delle operazioni di un singolo team o tra più livelli organizzativi.

Creazione di simbiosi tra tutti i livelli organizzativi

Lo svolgimento di cerimonie o cadenze regolari consente a tutte le parti di un sistema di gestione del lavoro di scambiare costantemente informazioni. A sua volta, questo mantiene l'intero sistema continuamente aggiornato rendendolo sempre più agile. In altre parole, adattabile ai cambiamenti.

Falsi Miti sulle Cerimonie Agile

Prima di procedere, è importante sfatare alcuni miti sulle cerimonie in Agile a cui spesso si crede.

Innanzitutto, le ceremonie Agine non sono uguali alle cerimonie Scrum.

Mentre gli eventi in Scrum sono una parte fondamentale del quadro, l'idea più generale che sta dietro alle "cerimonie Agile" si riferisce a cadenze/cicli di feedback che non sono stati esplicitamente stabiliti. In altre parole, le cerimonie che si applicano nella tua organizzazione dovrebbero essere su misura per il tuo scenario unico, il metodo scelto o quadro Agile.

Dopodiché, le ceremonie in Agile non sono applicabili solo a livello di team.

Per creare un flusso di informazioni olistico all'interno della tua azienda, è necessario integrare cicli di feedback regolari tra i livelli di gestione centrale e strategica. L'idea è quella di creare uno scambio ciclico di feedback tra tutti i livelli organizzativi, in modo da poter spostare rapidamente le operazioni in base alle priorità aziendali, alle esigenze dei clienti emergenti, ecc.

Detto ciò, diamo uno sguardo più da vicino alle cerimonie Agile che è possibile integrare all'interno della tua azienda.

Tipi di Ceremonie Agile

In base al metodo o quadro Agile specifico che hai deciso di applicare nella tua organizzazione, è possibile utilizzare diversi tipi di cerimonie Agile. Per offrirti una panoramica delle più importanti, prenderemo gli approcci Lean/Agile più largamente implementati per la gestione dei progetti: Kanban e Scrum.

Cerimonie Agile basate su Kanban

Kanban è un approccio di gestione del flusso di lavoro che si basa sul flusso continuo e nel corso degli anni è diventato una pietra miliare del mindset Lean/Agile. Questo metodo mira ad adattarsi all'ambiente attuale nelle organizzazioni, il che significa che non prescrive ruoli specifici o eventi/cerimonie che i team devono applicare. Invece, il loro utilizzo è una decisione che i manager devono prendere in base al loro scenario unico.

Processo di lavoro in Kanban

Tuttavia, ci sono alcune cadenze di Kanban che è bene esplorare per via del loro potenziale di creare cicli di feedback coerenti e consentire una vera adattabilità organizzativa.

Diamo un'occhiata a quelle chiave.

Cicli di feedback in Kanban

Daily Kanban

La riunione del Daily Kanban o del Team Kanban è una cadenza di team che si tiene giornalmente. Tutti i membri del team stanno di fronte a una Kanban board e la “percorrono” da destra (la parte in cui gli elementi di lavoro sono più vicini al completamento) a sinistra (la parte in cui gli elementi di lavoro sono ancora all'inizio del processo o non sono ancora stati avviati).

L’obiettivo del Daily Kanban è quello di avere una rapida panoramica del work in progress e mantenere tutti i membri aggiornati e allineati con quello che sta succedendo nel processo. I team di Kanban discutono anche dei potenziali impedimenti nel processo o dei problemi emergenti (come il sovraccarico) e cercano dei metodi per alleviarli. La riunione del Team Kanban dovrebbe essere breve (non più di 15-20 minuti) e concentrarsi sul completamento degli elementi di lavoro e scoprire e risolvere i problemi che potrebbero rallentare il processo di lavoro.

Ritmo di Ricostituzione/Impegno

La ricostituzione Kanban è una riunione che può essere tenuta sia all'interno di un singolo team che tra più team (quando si dispone di più team dipendenti responsabili della consegna di un singolo prodotto/servizio). L'obiettivo principale della cadenza è quello di selezionare gli elementi di lavoro dal backlog e ricostituire una coda di consegna fino alla prossima riunione di ricostituzione o ogni volta che sorge domanda di nuovo lavoro. Immagina alla coda di consegna come un punto d’impegno (es. colonna "Impegnato" su una Kanban board) nel processo, contenente elementi di lavoro con dettagli chiari che sono pronti per essere eseguiti.

Punto d’impegno per la consegna del lavoro su una Kanban board

Non esiste una sola regola per quando dovrebbe avvenire l'incontro. Può tenersi a cadenza settimanale, bisettimanale, mensile, o ad-hoc in base all'arrivo di nuove richieste di lavoro. Tutto il team (o più team) partecipa alle riunioni di ricostutizione Kanban e di solito sono facilitati da manager o team/service leader.

Revisione della Consegna del Servizio

La Revisione della Consegna del Servizio è una delle principali cerimonie di Kanban. Proprio come la riunione di ricostitizione, può essere applicato in un unico team o più team interconnessi. L'idea è quella di esaminare il flusso di lavoro end-to-end dall'inizio alla consegna del cliente. Si tratta di rivedere l'efficacia dell'intero processo confrontando le attuali capacità di erogazione del servizio alle aspettative dei clienti e analizzando le metriche di flusso in Kanban come il tempo di ciclo e il throughput con l'aiuto di diversi grafici.

Diagramma di flusso cumulativo in Kanban

Si consiglia di tenere la Revisione della Consegna del Servizio due volte al mese o ogni volta che noti che il tuo processo non soddisfa le aspettative di consegna del cliente. Tuttavia, analizzare regolarmente i tuoi flussi di lavoro ti aiuterà a scoprire le inefficienze e allineare la domanda di lavoro con le funzionalità effettive. L'incontro può essere facilitato da un Service Delivery Manager dedicato (ruolo opzionale in Kanban) o da altri line manager e coinvolge tutto/i il/i delivery team inclusi altri stakeholder rilevanti.

Revisione delle Operazioni

La Revisione delle Operazioni è una cadenza Kanban che si svolge a un livello di gestione superiore rispetto alla revisione della fornitura del servizio. Essa utilizza informazioni provenienti da diversi flussi di lavoro (di solito raccolte tramite le Revisioni di Consegna del Servizio) e mira a ottimizzare le prestazioni di più sistemi Kanban. In genere, l'ambito delle riunioni di revisione delle operazioni copre un'intera area aziendale, una linea di prodotti o un grande reparto funzionale all'interno di un'impresa.

È buona pratica che l'incontro si svolga mensilmente, in modo che i manager di alto livello possano esplorare le capacità di consegna raccolte da cadenze di livello inferiore come le revisioni di consegna del servizio. Alcuni dei partecipanti possono includere Manager di Consegna del Servizio per più sistemi o team Kanban, manager funzionali, direttori, capi di PMO, rappresentanti dei clienti, ecc.

Revisione di Strategia

La Revisione di Strategia viene applicata al più alto livello strategico/gestionale e si occupa della direzione dell'azienda in generale. Il suo intento principale è quello di analizzare le attuali condizioni di mercato e fissare obiettivi di alto livello.

La revisione strategica raccoglie e discute le informazioni provenienti da cadenze di livello inferiore, come le Revisioni di Operazioni e di Consegna del Servizio. Di conseguenza, i manager di alto livello rimangono informati sulle attuali capacità organizzative in modo da poterle allineare con iniziative strategiche. Questo tipo di cadenza è di solito tenuta a cadenza trimestrale e coinvolge solo dirigenti di alto livello.

Cerimonie Agile basate su Scrum

Proprio come Kanban, Scrum ha le sue cerimonie Agile. Esse si basano su iterazioni (sprint) e sono più chiaramente definite per via della natura prescrittiva di Scrum.

Processo di lavoro in Scrum

Le cerimonie Scrum sono per lo più applicate a livello di team. Tuttavia, è possibile elevarle oltre rispetto che con l'aiuto di quadri di ridimensionamento come LeSS (Large-Scale Scrum) o Scrum@Scale.

Qui di seguito diamo un'occhiata alle cerimonie Agile basate su Scrum.

Daily Stand-Up

Il daily stand-up è forse la pratica Agile più famosa e ampiamente applicata. Rappresenta un incontro di 15 minuti che si tiene in piedi di fronte a una "bacheca informativa" come una Kanban board. In pratica, è praticamente uguale alle riunioni Daily Kanban. L'unica differenza è che l'ordine del giorno della riunione è più rigoroso in Scrum poiché ogni membro del team deve rispondere alle seguenti domande:

“Cosa ho fatto ieri?”
“Cosa farò oggi?”
“C’è qualcosa che blocca i miei progressi?”

Le persone che partecipano alla riunione includono il team di sviluppo e il Master Agile o Scrum. Il proprietario del prodotto può anche partecipare, ma non è un requisito.

Pianificazione Sprint

La cerimonia di sprint planning in Agile è una riunione di 1-2 ore che si verifica all'inizio di ogni iterazione/sprint Scrum. Il suo intento principale è quello di compilare un backlog Sprint e preparare un obiettivo Sprint impegnandosi a eseguire un gruppo di user story dal backlog del Prodotto.

Durante l'incontro, i team scelgono i punti prioritari successivi da eseguire nello sprint. Questo avviene analizzando la loro velocità Agile (quanti punti storia possono eseguire in una singola iterazione). Come parte della cerimonia, il team di sviluppo, il Proprietario del Prodotto e Scrum Master scrivono anche i criteri di accettazione per le user story e preparano i compiti tecnici per la loro esecuzione.

Revisione Sprint

Ogni iterazione in Scrum termina con la Revisione Sprint. Durante la cerimonia, i team Scrum presentano il loro incremento terminato (funzionalità) al cliente o al proprietario del prodotto. L'intento della cerimonia è quello di ottenere un feedback esterno per le loro storie di lavoro/utente, aggiungere nuovi requisiti al Prodotto arretrato o riclassificarlo, se necessario.

Ogni Revisione Sprint coinvolge il team di sviluppo, lo Scrum Master (coach Agile) e il Proprietari del Prodotto. È buona pratica per il cliente partecipare anche alla riunione.

Retrospettiva Sprint

Per riflettere su ciò che è successo durante lo sprint, i team Scrum si impegnano nelle Retrospettive Sprint subito dopo la Revisione Sprint. La retrospettiva è una cerimonia Agile ampiamente applicata che i team di Kanban usano spesso ad-hoc.

Durante l'evento, i team analizzano tutti i problemi o gli impedimenti che si sono verificati durante lo sprint e cercano modi per evitare che si ripetano. L'obiettivo della retrospettiva è quello di impegnarsi continuamente in sessioni "lezioni apprese" nel corso del progetto.

Ciclo PDCA per il miglioramento continuo

Rifinitura del Backlog (non ufficiale)

Pur essendo una cerimonia Agile non ufficiale basata su Scrum, è bene menzionare brevemente la cadenza di rifinitura del backlog. Questo incontro può avvenire verso la fine di uno sprint. Il suo obiettivo principale è quello di stimare, aggiungere ulteriori dettagli o abbattere le prossime user story ad alta priorità, in modo che sia preparato per l'impegno durante la cerimonia di pianificazione Sprint.

Vantaggi e Buone Partiche delle Cerimonie in Agile

Tenere cerimonie regolari è l’obiettivo principale di Agile. Le cadenze Agile creano uno scambio di informazioni senza soluzione di continuità che offre alle aziende un vantaggio competitivo e aiuta a fornire un valore superiore al cliente.

Sebbene non ci siano modi migliori per condurre le cerimonie in Agile, poiché dovresti adattarli al tuo scenario unico, ci sono sicuramente alcune raccomandazioni da tenere a mente.

• Rendi ogni incontro attuabile e coinvolgente – È importante avere una lista di elementi ad azione chiara, soprattutto quando si parla di retrospettive. Inoltre, crea un ambiente accogliente per tutti durante la riunione e chiedi il parere di tutti i membri del team, dei manager o di altri soggetti interessati.
• Non trasformare gli stand-up in resoconti di stato – La riunione stand-up è quella di scoprire impedimenti di processo e garantire che tutti si trovano sullo stesso piano con il lavoro a portata di mano. Cerca di mantenere la riunione "dritta al punto" e non trasformarla in un lungo resoconto di stato.
• Usa i facilitatori e i time-keeper – Le riunioni possono facilmente passare di mano o di tempo se non c'è nessuno che tenga sotto controllo i partecipanti.
• Fai attenzione alla trappola “troppe riunioni” - Quando si applicano molte cadenze nell'organizzazione, c'è sempre la possibilità che possano trasformarsi in rifiuti. Cerca di definire il valore di ogni riunione e mappare a quelle che si stanno già svolgendo nella tua organizzazione, se possibile.
• Miglioramenti continui – Proprio come i processi, assicurati di migliorare continuamente il modo in cui conduci le cerimonie o le cadenze nella tua organizzazione. Durante ogni riunione, chiedi ai partecipanti se ritengono che si possa ottimizzare qualcosa e prendi in considerazione le loro opinioni.

In Summary

Le cerimonie Agile aiutano le aziende a ricevere un feedback tempestivo e adattarsi ai cambiamenti. Alcune delle cerimonie più popolari in Agile sono divise in 2 parti.

Cadenze/cerimonie basate su Kanban:

• Daily Kanban
• Ricostituzione
• Revisione di consegna del servizio
• Revisione delle operazioni
• Revisione di strategia

Cerimonie basate su Scrum:

• Daily Stand-Up
• Pianificazione Sprint
• Revisione Sprint
• Retrospettiva Sprint