Scalabilità Agile in Modo Evolutivo e Guidato dai Dati

Al giorno d’oggi, scegliere il metodo Agile è praticamente diventata la norma. Essendo passati quasi 20 anni dal rilascio del manifesto Agile, molti team hanno già adottato i suoi valori e principi. Tuttavia, questo è solo un lato della medaglia: ovvero, il lato Team. Quando si parla del più ampio lato organizzativo, le cose sono un po' diverse. 

L'applicazione di Agile a livello di team offre risultati, ma spesso si limitano al miglioramento delle prestazioni di un singolo team. Soprattutto nelle grandi imprese, questo potrebbe rivelarsi inefficace se tutte le altre strutture organizzative mantengono il loro modo tradizionale di operare. Dopo tutto, le aziende sono dei veri e propri sistemi e non si occupano solo della raccolta di team. A tal proposito, citando le parole del Dr. Russel Ackoff: 

“Un sistema non è mai la somma delle sue parti. È il prodotto dell'interazione delle sue parti.”

Ecco perché la scalabilità Agile è il percorso verso una reale efficienza aziendale per raggiungere il pieno potenziale della tua azienda. Infatti, dato l’ambiente di business attuale altamente volatile, le organizzazioni stanno cominciando a vederlo come un passo necessario per la propria sopravvivenza a lungo termine. 

Cos’è Agile su Larga Scala? 

La scalabilità Agile è portare la mentalità Agile con i suoi principi e le sue pratiche oltre il livello team e applicarlo in tutta l'organizzazione. Ciò comporterà un cambiamento culturale e una trasformazione globale di un'azienda verso un ambiente di business più incentrato sul valore. L'obiettivo è quello di creare una simbiosi tra tutte le strutture organizzative e rispondere efficacemente ai cambiamenti o ai rischi emergenti sul mercato. 

Raggiungere l'agilità su larga scala è molto più facile a dirsi che a farsi. Le aziende hanno bisogno di avere un sistema ben oliato sempre attivo per portare le pratiche Agile tra più team e al più alto portfolio e strati strategici. Per metterlo in pratica, molti di essi in genere si rivolgono a uno strumento di scalabilità specifico, attenendosi alle sue regole. 

Sebbene non ci sia nulla di sbagliato in questo approccio, potrebbe rivelarsi molto ingombrante e costoso nel lungo periodo. Ecco perché vorremmo presentarti un metodo di scalabilità Agile alternativo per tutta l'organizzazione: il metodo Kanban. 

L'approccio Umano e Guidato dai Dati della Scalabilità Agile 

Quando si applica uno strumento di scalabilità Agile, di solito si pone grande attenzione nel seguire le rigorose linee guida e rivoluzionare i processi per migliorarli. Questo spesso contribuisce alla generazione di resistenza e caos che molte organizzazioni potrebbero non riuscire ad affrontare. Di conseguenza, ritornano al loro vecchio modo di operare, abbandonando l'idea di portare agilità a livello globale. 

Al contrario, Kanban offre un percorso evolutivo verso l'agilità, in cui non si interrompono i processi e i ruoli attuali. Soddisfa le necessità umane incentrate sul rispetto delle linee guida concentrandosi però sul processo decisionale basato sui dati. 

Ecco perché, per avere un punto di partenza stabile, mantieni il tuo lavoro per poi evolvere da lì gradualmente attraverso il miglioramento continuo. Questo viene effettuato con l'aiuto delle pratiche Kanban quali la visualizzazione, la limitazione dei lavori in corso, l'implementazione dei cicli di feedback, l'esplicitazione delle politiche e la gestione del flusso. 

Infatti, quando si inizia con Kanban, i manager pensano che queste pratiche siano prevalentemente applicabili al livello di team per aumentarne l'efficienza. In realtà possono essere implementate con lo stesso (se non più alto) tasso di successo in tutta l'organizzazione. Con l'introduzione di più Kanban board, ad esempio, i manager possono costruire flussi di valore collegati e concentrarsi sull'ottimizzazione dell’insieme, piuttosto che solo sui flussi locali separati. 

Ma la domanda da porsi è: come si fa a portare tutto ciò alla vita quotidiana? Lascia che ti mostri come si può applicare Kanban per ottenere la scalabilità Agile. 

Scalabilità Agile con Kanban nella Pratica 

Utilizzando Kanban per la scalabilità Agile, l'obiettivo principale dovrebbe essere capire come si crea il valore del cliente dall'inizio alla fine. Dopodiché, si dovrebbe collegare e visualizzare l'intero processo per mostrare interdipendenze e il potenziale di ottimizzazione nel tuo sistema. 

È inoltre necessario stabilire sistemi Kanban a tutti i livelli per garantire la stabilità del flusso di lavoro e migliorare la prevedibilità. Un altro passo critico è l'introduzione di cadenze regolari per pianificare e coordinare il rilascio di valore all'interno dell'intera struttura. 

Collegamento della Strategia alle Operazioni con Kanban Board Interconnesse 

Sapevi che si stima che il 67% di tutte le iniziative strategiche ben rifinite fallisce a causa della loro scarsa attuazione? Alcuni motivi più comuni per l'alto tasso di fallimento includono grosse lacune tra strategia e operazioni e la mancanza di trasparenza organizzativa. 

Ecco perché il primo passo per scalare l'agilità a livello globale è avere una struttura altamente rifinita, legando insieme tutti i tuoi flussi di valore. In pratica, questo può accadere con l'introduzione di Kanban board interconnesse. È possibile utilizzarle per visualizzare tutti i segmenti dell'organizzazione, passando dal livello strategico più alto fino al livello di team o viceversa. 

Ad esempio, puoi creare una Master Kanban Board o un flusso di lavoro dedicato al suo interno che rappresenti gli obiettivi di business della tua azienda. Lì, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di visualizzare le iniziative strategiche di alto livello della tua organizzazione e rivederle regolarmente per assicurarti di muoverti nella giusta direzione.

I senior manager possono quindi impegnarsi in discussioni collaborative, perfezionare e suddividere tali iniziative in un portfolio di progetti separati che supportano la visione di alto livello. A loro volta, tali progetti possono essere ulteriormente suddivisi in parti consegnabili più piccole (a seconda delle loro dimensioni) o direttamente collegati ai team specifici responsabili della loro esecuzione. Per rendere possibile tutta questa struttura, è possibile utilizzare le relative Kanban board interconnesse in base alla loro gerarchia (es. Strategia-Portfolio/Programma-Progetto-Team). 

Elaborazione Progressiva a Livello del Team 

Una volta stilati i piani iniziali "a grana grossa" a livello di portfolio/progetto, si dovrebbe passare progressivamente alla rifinitura. In altre parole, bisognerebbe cercare di aggiungere ulteriori dettagli nel corso del progetto piuttosto che cercare di prepianificare tutto fin dall'inizio. Nella nostra piattaforma, lo facciamo all'interno di Kanban board separate a livello di team in cui i membri visualizzano i propri flussi di lavoro specifici. 

Qui, l'idea è quella di scomporre il progetto o i suoi molteplici risultati finali in misure più piccole, i task, e quindi monitorare il loro flusso durante tutto il processo. In questo modo il team individua in modo collaborativo che cosa eseguire dopo e sposta progressivamente il nuovo lavoro completato non appena termina ciascun task. Di conseguenza, i team leader o i manager di Kanban trascorrono il loro tempo individuando i rallentamenti e ottimizzando l'efficienza del processo piuttosto che massimizzando l'utilizzo della capacità.

L'utilizzo di tutta questa struttura di Kanban board interconnesse può aiutarti a tradurre la tua visione sul piano pratico e a collegare obiettivi di alto livello alla loro esecuzione quotidiana. Di conseguenza, costruirai trasparenza in tutta l'organizzazione e sarai un passo più vicino alla scalabilità Agile. 

Scalabilità Agile con i Sistemi Kanban su Tutti i Livelli 

La trasparenza porta parecchi miglioramenti alle operazioni quotidiane. Tuttavia, non è il punto finale per la scalabilità Agile. Questo perché lo scopo principale di Agile su scala è quello di creare la sincronizzazione tra tutti i livelli organizzativi in modo che tutti lavorino sulla cosa giusta al momento giusto. Ecco perché, oltre a visualizzare semplicemente tutti i task assegnati, è anche necessario assicurarsi che ci sia un sistema Kanban in atto, non solo a livello di team, ma anche in tutta l'azienda. 

Limitare WIP a Livello Globale 

La costruzione di un sistema Kanban a tutti i livelli organizzativi richiede un approccio sistemico. Per raggiungere questo obiettivo, uno dei primi passi è quello di limitare il WIP (Work In Progress) a livello globale. Ciò significa limitare il numero di iniziative e progetti strategici (potrebbe trattarsi di un portfolio di prodotti) che sono in corso nel tuo sistema organizzativo. 

Ciò consente ai senior manager di garantire che ciò che proviene da una posizione globale come priorità assoluta sarà sempre elaborato dai team e terminato il prima possibile. 

Inoltre, è anche necessario gestire il flusso dell'intera organizzazione per trasformare le operazioni in un sistema completo di consegna del valore. Oltre a limitare il WIP, ciò comporta l'introduzione di punti di impegno, di blocco del lavoro a livello globale (nel caso in cui compaiano problemi più grandi) e la misurazione di metriche come il tempo di ciclo e dei lead. 

Introduzione dei Punti di Impegno 

L'applicazione dei punti di impegno a livello di progetto/portfolio è una pratica eccellente per la gestione del flusso globale. Sulla Master Kanban board, è possibile visualizzare il processo di convalida di un progetto e il punto nel sistema quando è pronto per l'esecuzione da parte dei team. Questo crea una comprensione condivisa del processo di un progetto, dal suo concepimento alla sua fruizione e ti aiuta a organizzare la sua consegna finale al cliente. 

Monitoraggio e Misurazione delle Metriche 

Il monitoraggio delle metriche è un'altra parte fondamentale della costruzione di un sistema Kanban. 
La misurazione dei lead, del tempo di ciclo e del throughput a livello strategico o di progetto (a parte elementi di lavoro separati a livello di team) offre gli strumenti per analizzare il sistema nel suo complesso e cercare modi per migliorarlo. 

Con l’introduzione delle simulazioni Monte Carlo, ad esempio, è possibile adottare un approccio di pianificazione probabilistico a progetti o iniziative strategiche di alto livello. Invece di stimarli seguendo l’istinto, potrai prevedere le date di consegna con maggiore certezza. 

Costruire sistemi Kanban connessi contribuirà alla creazione di Flusso attraverso l'intera struttura organizzativa. Ciò comporterà la consegna di prodotti o servizi di qualità superiore al mercato e offrirà la flessibilità per soddisfare le esigenze dei clienti in continua evoluzione. 

Coordinazione e Pianificazione del Lavoro 

Un altro punto importante dell’applicazione della scalabilità Agile in tutta l'organizzazione è il coordinamento e la pianificazione del lavoro a livello globale. Con Kanban lo si può fare attraverso l'applicazione di regolari cadenze Kanban. 

In generale, si tratta di riunioni per allineare la comunicazione aziendale che possono aiutarti a pianificare, rivedere e sincronizzare regolarmente i progressi dei lavori per mantenere l'agilità e adattarti ai cambiamenti quando necessario. Le cadenze di Kanban, proprio come le pratiche di Kanban, sono applicabili sia al team che ai livelli strategici dell'organizzazione. 

Meeting di Supporto al Progetto 

Ad esempio, la riunione giornaliera è molto popolare a livello di team, dove i membri prendono di mira una board e sincronizzano i loro progressi. Questa cadenza può essere aumentata in modo che ogni team invii un delegato a una riunione di supporto più ampia del progetto (che coinvolge più team) in cui viene discusso l'intero avanzamento del progetto. L'idea è quella di sincronizzare i progressi a un livello superiore e discutere le dipendenze tra team e visualizzarli sulle Kanban board per più team. 

Revisione delle Operazioni 

La Revisione delle Operazioni, invece, è la cadenza che assume una visione olistica delle prestazioni di tutti i team interni all'organizzazione. Questo è il momento in cui i team leader, manager funzionali o di medio livello si riuniscono per cercare di apportare miglioramenti nelle operazioni organizzative nel loro complesso e discutere le ottimizzazioni in tutto il flusso di valore all’interno del sistema. 

Cadenza di Revisione di Strategia 

Inoltre, è possibile impegnarsi in regolari cadenze di revisione strategica al livello superiore dell'organizzazione. L'obiettivo è allineare i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi strategici e pianificarne di nuovi. Il nostro staff manageriale di Businessmap, ad esempio, si riunisce ogni settimana intorno al consiglio di amministrazione/strategico di Kanban per discutere i progressi delle iniziative strategiche finora definite. Questi hanno lo scopo di assicurarsi di star facendo le cose giuste, e, se necessario, adattarsi ai cambiamenti e spostare rapidamente la direzione di tutta l'azienda. 

Le cadenze Kanban possono guidarti verso il lavoro più critico da svolgere o offrirti una panoramica più ampia della tua azienda. Di conseguenza, migliorerai la collaborazione tra tutti i livelli organizzativi e fornirai più frequentemente valore ai tuoi clienti. 

La Necessità della Scalabilità Agile 

Mentre l'applicazione delle pratiche Agile a livello locale è stata riconosciuta come rivoluzionaria solo pochi anni fa, l’ambiente di business volatile del giorno d’oggi richiede un approccio scalabile per l'agilità. Le aziende devono creare trasparenza nei loro processi costruendo sistemi connessi e ottimizzandoli per raggiungere l’efficienza.  

In questo modo, colmeranno il divario tra strategia ed esecuzione, miglioreranno la collaborazione, cambieranno rapidamente direzione quando necessario e aumenteranno la prevedibilità della consegna del progetto. Il risultato sarà la continua creazione di valore superiore ai clienti. 

In caso contrario, le organizzazioni rischiano di non essere in grado di rispondere prontamente alle condizioni di mercato in rapida evoluzione, il che mette a repentaglio la loro sopravvivenza a lungo termine. Ecco perché la scalabilità Agile dovrebbe essere vista come una necessità al giorno d’oggi, piuttosto che un semplice lusso.