Cosa Sono le Epiche in Agile? Definizione, Esempi e Monitoraggio

Le Epiche Agili sono grandi pezzi di lavoro che possono essere suddivisi in oggetti più piccoli e più gestibili, attività o user story. Questi elementi di lavoro condividono lo stesso obiettivo descritto dall’epica. Le Epiche sono un elemento intrinseco del progetto Agile e di gestione del prodotto, nonché una pietra miliare per la gestione Agile del team e delle organizzazioni.

Le Epiche dovrebbero essere specifiche e misurabili in modo che i manager possano tracciarle e garantire che contribuiscano ai maggiori obiettivi strategici. Aiutano inoltre a creare una struttura gerarchica nel lavoro e facilitano la prioritizzazione in modo che il valore venga consegnato con una qualità ottimale e nel modo più veloce possibile.

Quali Sono i Componenti delle Epiche?

Gli elementi delle epiche in Agile includono una dichiarazione a sostegno di un obiettivo di business e più piccole user story o attività che rappresentano i singoli elementi di lavoro da compiere. Le user story possono essere distribuite a più team, dipartimenti e gerarchie. La loro esecuzione avrà un impatto diretto sull’epica, che a sua volta influenza i piani strategici. Nelle organizzazioni più grandi, una serie di epiche contribuisce ai maggiori obiettivi strategici.

Schema di epiche Agile, iniziative e ripartizione dei compiti

Il principale vantaggio delle epiche nel project management di Agile è la struttura che forniscono per il lavoro. Inoltre, i team Agile utilizzano le epiche per:

• migliorare l'organizzazione del loro flusso di lavoro;
• creare priorità chiare in linea con le esigenze dei clienti;
• introdurre la trasparenza negli obiettivi strategici;
• creare una gerarchia di idee nel backlog del prodotto (quando si utilizza Scrum).

Come Creare Epiche in Agile?

La creazione di Epiche Agile è un processo che coinvolge idealmente tutto il team. Alcuni team Agile utilizzano il modello di user story per formulare le loro epiche, mentre altri usano frasi brevi per descriverle. Indipendentemente da ciò, ci sono alcuni passaggi importanti per la creazione di epiche.

Definire l’Utente Finale dell’Epica.

Chiarire l’User Persona, ovvero, se l'obiettivo dell'epica è affrontare il feedback dei clienti esistenti o attrarre un nuovo pubblico, il che ti aiuterà a comprendere meglio le specifiche critiche del progetto.

Strutturare i Singoli Elementi di Lavoro e Mapparli in un Unico Luogo.

Questo ti aiuterà a prevedere meglio il completamento di ogni epica. Nel framework Scrum, ad esempio, le user story vengono assegnate a uno sprint (iterazione), creando una roadmap del progetto. D'altra parte, Kanban si basa sul metodo pull dove il flusso di lavoro viene "irradiato" dalle Kanban board e i membri del team Agile dovranno “tirare” un nuovo lavoro dopo aver completato il precedente.

Incorporare Opportunità di Feedback.

Incoraggiare i membri del team a fornire i loro suggerimenti o commenti ti aiuterà a scendere nel dettaglio o sistemare le voci di lavoro seguendo requisiti e specifiche. Effettuare queste correzioni ti aiuterà a completare ogni epica in modo più efficiente e con una qualità maggiore.

Buone Pratiche per Creare Epiche

• Scrivere le tue epiche prima di specificare le user story o gli elementi di lavoro ti aiuterà a ottenere una panoramica di alto livello del lavoro, permettendoti anche di avere una panoramica maggiore e più chiara, mentre le azioni specifiche per completare ciascuna delle tue epiche consistono nell’ottenere elementi dettagliati durante l'esecuzione.

• Coinvolgere tutti i membri del team per scrivere epiche assicura che tutti comprendano l'obiettivo del progetto. La collaborazione ti aiuterà a evitare qualsiasi malinteso sui dettagli degli elementi di lavoro o sulle esigenze degli utenti.

• La visualizzazione dei progressi delle epiche e delle loro rispettive user story consente una maggiore visibilità su come scorre il lavoro attraverso il sistema, i blocchi dei progetti e le opportunità di miglioramento. Un buon metodo per ottenere tale trasparenza è mappare tutte le epiche e gli elementi di lavoro su una o più Kanban board interconnesse.

Esempi di Epiche Agile

Le Epiche in Agile project management possono rappresentare lo sviluppo di una nuova funzionalità del prodotto, affrontare una richiesta del cliente, risolvere i problemi segnalati o l'attuazione di un requisito aziendale.

Per vedere questo elemento in prospettiva, discutiamo il seguente scenario.

Epiche per il dominio delle Operazioni Informatiche

Azienda A offre servizi di web hosting. Per garantire un metodo affidabile e veloce di affrontare le richieste di supporto dei propri clienti, l'azienda cerca di integrare una soluzione CRM di terze parti. Il team dedicato alla realizzazione dell'obiettivo strategico di alto livello lo suddividerà in diverse epiche e più elementi di lavoro individuali.

Ecco come si può abbattere questo particolare scenario.

• L'iniziativa più grande può essere "Incorporare un sistema CRM per soddisfare le richieste dei clienti".
• Ci potrebbe essere una serie di epiche a sostegno dell'iniziativa, come "Selezionare una piattaforma CRM" e "Implementare il sistema CRM".
• Le user story per completare l'epica "Selezionare una piattaforma CRM" possono essere formattate utilizzando il modello di user story.

Epiche per il dominio di Sviluppo Agile

La Società B sta sviluppando una piattaforma SaaS per la gestione delle risorse. L'organizzazione ha fissato l'obiettivo di penetrare il mercato del software per la gestione dei progetti (iniziativa). Il team di sviluppo dovrà sviluppare quindi nuove funzionalità di gestione del progetto (epica). L'epica o epiche dovrebbero quindi essere suddivise in piccoli elementi di lavoro (user story).

Come Gestire le Epiche Agile?

Un modo di gestione del progetto Agile per gestire progetti ed epiche è attraverso le Kanban board. Una Kanban board ben strutturata offre maggiore trasparenza, collega la pianificazione con l'esecuzione e consente all'agilità di attraversare i diversi livelli organizzativi. Ecco i passaggi ampiamente applicati per mappare un'epica a una Kanban board.

1. Visualizza le tue epiche su una Kanban board in cui il tuo team ha già definito tutte le fasi del processo.
2. Lascia che i vari team scompongano le epiche in più elementi di lavoro individuali (user story) che guideranno ogni epica.

Con le Kanban board, i team possono ottenere un elevato livello di trasparenza visualizzando le loro epiche e le rispettive user story in un unico punto. La creazione di questa connessione garantisce l'interruzione del lavoro senza perdere di vista gli obiettivi prefissati.

Epiche e user story mappate su una Kanban board in Kanbanize

Nell'immagine qui sopra osserviamo un esempio di struttura di una Kanban board di un team di approvvigionamento. Il metodo Kanban si basa profondamente sulla visualizzazione per costruire un sistema coeso per gestire il lavoro con successo.

Misurare e Monitorare le Epiche

Il successo di ogni epica in un ambiente Agile si basa sul monitoraggio, sulla misurazione e sul padroneggiare la capacità di prevedere la sua durata. A seconda della metodologia Agile che è stata seguita dal team, vi sono due approcci ampiamente popolari per misurare le epiche.

I team Agile che utilizzano il framework Scrum normalmente seguono il grafico Burndown per monitorare l'esecuzione delle loro epiche e user story. Gli utenti di Kanban, invece, usano la metrica throughput per identificare il ritmo medio di consegna del team di user story, attività o epiche basate su dati storici. Il metodo Kanban offre strumenti preziosi come il diagramma di flusso cumulativo e le simulazioni di Monte Carlo che forniscono informazioni su come il team esegue e quanto è stabile il processo di lavoro, in modo da poter effettuare previsioni basate sui dati.

Vediamo come gli approcci Scrum e Kanban funzionano nella pratica.

I Grafici Burndown informano il team di quanto lavoro relativo a un'epica è stato completato e quante user story rimangono incompiute. Il grafico aiuta i project manager Agile a stimare e monitorare la quantità di lavoro che il team Scrum può completare in un unico sprint. Può anche essere usato per prevedere quanti sprint ci vorrebbero per completare un'epica. Anche se il grafico è molto diffuso tra i team Agile, manca la capacità di fornire approfondimenti sulle ragioni dietro le barriere di progetto, come i cambiamenti nei requisiti, il blocco dei processi, ecc.

Grafico Burndown

Il Diagramma di Flusso Cumulativo in Kanban mostra i dati storici accumulati della velocità di trasmissione del team, il tempo di ciclo e il work in progress. Questo diagramma aiuta i team Agile a monitorare la stabilità dei loro flussi di lavoro visualizzando le metriche di flusso di lavoro più critiche. Il DFC sblocca le informazioni sui problemi in un processo e aiuta a renderlo più prevedibile. Il diagramma di flusso cumulativo è uno degli strumenti di analisi più importanti per la gestione Agile del progetto.

Diagramma di flusso cumulativo

Per fare previsioni basate sui dati su quanto lavoro può essere consegnato in futuro, Kanban si basa anche su strumenti preziosi come le simulazioni di Monte Carlo. La Simulazione di Monte Carlo sono grafici probabilistici che descrivono una varietà di dati storici di throughput sul lavoro completato per simulare i potenziali risultati di epiche future. Dal momento che le simulazione di Monte Carlo utilizzano una tecnica matematica per arrivare al risultato, sono uno strumento affidabile che tiene conto delle incertezze.

I manager e i team Agili utilizzano la tecnica di Monte Carlo per rispondere a domande critiche come:

• Quanti elementi di lavoro possono essere completati in un periodo di tempo specifico?
• Quando può essere completato X numero di elementi di lavoro?

Simulazione di Monte Carlo: Quante

La previsione dei progetti è cruciale per il successo dei progetti. Tuttavia, in tempi di rapidi cambiamenti e di frenetico sviluppo del mercato, le incertezze sono inevitabili. Per rendere conto di tali eventi, le organizzazioni Agile e Lean adottano un approccio probabilistico alla previsione dei progetti.

In Businessmap, ad esempio, lo facciamo integrando le probabilità derivate dalle simulazioni di Monte Carlo con le nostre epiche o iniziative più grandi. Cercando user story simili o altri elementi di lavoro che sono stati completati in passato, il nostro sistema consente di ottenere diversi scenari di completamento per epiche, progetti, iniziative o qualsiasi altro grande pezzo di lavoro mappato sulla Kanban board.

Caratteristica di Previsione del Progetto in Kanbanize

Inoltre, uno dei primi 10 motivi per l’adozione di Kanban per la gestione del progetto è quello di migliorare la prevedibilità e ridurre il rischio. L'approccio sostiene la stabilizzazione dei processi e l'ottimizzazione del flusso di lavoro per renderlo più prevedibile attraverso la valutazione continua e gli sforzi di miglioramento.

In Summary

Le epiche Agili sono un modo intelligente per suddividere il lavoro, visualizzare gli elementi costitutivi di un progetto e inoltre sono ideali per monitorare l'esecuzione del lavoro in linea con gli obiettivi organizzativi. Le epiche consentono ai manager di creare una progressione significativa del lavoro che sia incline a obiettivi specifici, il che li rende un elemento importante dell'agilità organizzativa. Le epiche sono quindi un metodo ideale per:

• Migliorare l’organizzazione del lavoro
• Stabilire chiare priorità
• Ottimizzare l'organizzazione di un backlog del prodotto