Gestione dei Flussi di Lavoro 101: Come Aumentare l'Efficienza Operativa

La vera arma segreta per prosperare in un mercato frenetico e altamente competitivo è l’efficienza del tuo sistema di erogazione del valore.Ma come si costruisce un sistema di erogazione del valore realmente efficiente?

È qui che entra in gioco la gestione dei flussi di lavoro.Iniziamo a costruire un flusso di lavoro che non solo resista alla prova del tempo, ma ti porti anche ai vertici dell’eccellenza nel tuo settore!

Cos’è la Gestione dei Flussi di Lavoro (Workflow Management)?

La gestione dei flussi di lavoro è la pratica che consente di strutturare, definire e automatizzare i processi aziendali.
Consiste nell’orchestrare le attività lavorative e indirizzare i dati da una fase all’altra fino al completamento del processo.
Questo approccio assicura che il lavoro si svolga in modo organizzato, dall’inizio alla fine, favorendo una maggiore efficienza e la possibilità di monitorare e migliorare i processi nel tempo.

Comprendere e ottimizzare i flussi di lavoro permette di allineare meglio le risorse, gestire il tempo in modo efficace e aumentare la produttività complessiva dei team.

Nelle operazioni quotidiane, la gestione dei flussi di lavoro può assumere diverse forme: può essere utilizzata per semplificare le funzioni amministrative, gestire lo sviluppo dei prodotti o gestire le richieste di assistenza clienti.

Perché la Gestione dei Flussi di Lavoro è Importante?

La gestione dei flussi di lavoro è una pietra miliare per garantire che la tua azienda operi in modo efficiente.Implementare una gestione efficace dei flussi di lavoro consente di mappare e semplificare i processi, portando con sé numerosi vantaggi:

• Maggiore Snellimento: Offre una visibilità chiara su ogni fase di un processo e aiuta a ridurre le ridondanze operative.
  Chiarezza nei Ruoli e nelle Responsabilità: Definisce in modo preciso i ruoli e le responsabilità individuali.
• Maggiore Responsabilizzazione: Rende più facile il monitoraggio dell’avanzamento del lavoro, assicurando responsabilità in ogni fase. Ciò migliora il senso di ownership e riduce sovrapposizioni e ambiguità all’interno del team.
• Efficienza Operativa Migliorata: Permette di individuare ed eliminare colli di bottiglia nei processi e di ridurre le attività manuali, accelerando l’esecuzione.
• Coerenza nella Qualità: Flussi di lavoro ben definiti garantiscono output coerenti. La standardizzazione riduce la probabilità di errori e mantiene elevata la qualità dei deliverable.
• Migliore Pianificazione ed Erogazione del Servizio: Ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro favorisce l’allineamento tra le priorità strategiche del portafoglio e le attività operative.
• Adattabilità: Offre la flessibilità necessaria per modificare i flussi in base all’evoluzione delle esigenze aziendali.

Integrare un sistema di gestione dei flussi di lavoro significa investire in una soluzione che ottimizza le operazioni quotidiane, assicurando che i team contribuiscano in modo efficace al raggiungimento degli obiettivi strategici della tua organizzazione.

Componenti Chiave di un Sistema di Gestione dei Flussi di Lavoro

Ogni componente di un sistema di gestione dei flussi di lavoro svolge un ruolo fondamentale per garantire operazioni fluide e ben coordinate. Comprendere questi elementi essenziali aiuta a organizzare e migliorare efficacemente le pratiche di gestione dei processi aziendali.

Persone

Gli individui responsabili dell’esecuzione dei compiti e del processo decisionale costituiscono il nucleo del flusso di lavoro. È fondamentale che ogni partecipante conosca chiaramente il proprio ruolo e le proprie responsabilità, per evitare colli di bottiglia e inefficienze.

Input

Gli input sono le risorse necessarie per avviare il flusso di lavoro. Possono includere dati grezzi, informazioni, materiali o richieste. È importante che questi input siano chiari e facilmente accessibili per facilitare il regolare svolgimento delle attività.

Output

Gli output rappresentano i risultati finali del flusso di lavoro. Possono essere report, servizi o prodotti. Devono rispettare gli standard di qualità previsti e contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Visualizzazione

Strumenti di visualizzazione efficaci, come Kanban board o i diagrammi di flusso, possono migliorare sensibilmente la gestione dei flussi di lavoro. Questi strumenti aiutano a mappare il processo e a individuare aree di miglioramento. La visualizzazione consente inoltre di mantenere tutti gli stakeholder allineati e costantemente aggiornati sull’avanzamento del workflow.

Tipi di Sistemi di Gestione dei Flussi di Lavoro

L’utilizzo di strumenti e strategie per la gestione dei flussi di lavoro può far risparmiare tempo e garantire coerenza nei risultati operativi.Di seguito sono riportati quattro dei tipi di flusso di lavoro più comunemente adottati:

• Flussi di Lavoro Sequenziali: In questo tipo di flusso, le attività seguono un ordine predefinito: un’attività inizia solo dopo che quella precedente è stata completata.È particolarmente adatto a processi lineari in cui le attività devono seguire una sequenza rigorosa.
• Flussi di Lavoro a Macchina a Stati (State Machine): Questi flussi comprendono una serie di passaggi che devono essere completati, ma non necessariamente in ordine sequenziale.Sono guidati da eventi e cambiano stato in base a condizioni o trigger specifici.Sono ideali per processi complessi con molti punti decisionali.
• Flussi di Lavoro Paralleli: Nei flussi paralleli, più attività possono essere eseguite contemporaneamente o in modo indipendente, senza una sequenza rigida.Questo approccio può velocizzare i processi e aumentare l’efficienza complessiva.
• Flussi di Lavoro Ad Hoc: I flussi ad hoc, o agili, sono flessibili e consentono ai partecipanti di definire ed eseguire le attività secondo necessità.Sono indicati in contesti in cui i processi non sono completamente strutturati o prevedibili.

3 Pratiche di Gestione dei Flussi di Lavoro che Promuovono l’Eccellenza

Alla base, la gestione dei flussi di lavoro consiste nell’identificazione di schemi di attività ripetibili, nella semplificazione dei processi e nell’implementazione delle strategie migliori per l’esecuzione del lavoro.

Ecco un esempio delle funzionalità offerte da Businessmap (precedentemente Kanbanize) che vanno oltre le possibilità dei tradizionali sistemi di gestione dei flussi di lavoro:

Funzionalità di Visualizzazione Reinventate

Sapevi che 3 intervistati su 5, in uno dei sondaggi più autorevoli nel campo dell’Agile, ritengono che migliorare la visibilità e la tracciabilità end-to-end sia l’aspetto più prezioso per aumentare la propria agilità?

Per migliorare la coordinazione e la collaborazione interfunzionale, è fondamentale visualizzare processi complessi e comprendere chiaramente le diverse connessioni tra attività.Ma questo è solo l’inizio di ciò che una soluzione come Businessmap è in grado di offrire in termini di potenziale di visualizzazione dei flussi di lavoro.

Con Businessmap, puoi visualizzare i flussi di lavoro non di un solo team, ma di tutti i team coinvolti in più progetti, collegandoli agli obiettivi di più alto livello.Questa struttura completa consente di monitorare in tempo reale l’esecuzione degli obiettivi strategici della tua azienda.

Una trasparenza totale a livello di progetto e portafoglio ti permette di:

• comprendere le dipendenze complesse tra progetti, team e partner esterni,
• individuare rapidamente gli ostacoli nei processi,
• migliorare la granularità nell’esecuzione del lavoro per analizzare le performance dei processi,
• e accelerare la delivery.

Esempio di funzionalità di visualizzazione e gestione del flusso di lavoro in Businessmap

Automazione di Prossimo Livello

Una potente automazione dei flussi di lavoro può essere estremamente vantaggiosa per standardizzare i processi e le politiche di esecuzione, contribuendo a una delivery più rapida dei servizi.Ricevere notifiche quando si verificano determinati eventi nel processo di lavoro può ridurre notevolmente lo stress tra i membri del team e aiutare a mitigare i rischi legati a potenziali problemi.

L’implementazione dell’automazione attraverso il modulo Business Rules di Businessmap consente di semplificare in modo significativo i flussi di lavoro.Questa funzione permette:

• la creazione automatica e l’assegnazione delle attività,
• la possibilità di impostare avvisi personalizzati,
• e di gestire aggiornamenti e modifiche con estrema facilità.

Immagina, ad esempio, che un elemento di lavoro diventi un collo di bottiglia, mettendo a rischio l’intero progetto.Grazie alla configurazione intelligente del sistema, Businessmap può notificare istantaneamente il project manager, assicurando un’azione tempestiva e riducendo al minimo i tempi di inattività.

Funzionalità di automazione delle regole aziendali "if this, then that" di Businessmap

Misurare con Precisione l’Efficienza dei Flussi di Lavoro

La gestione dei flussi di lavoro non è completa senza una valutazione continua dell’efficienza nel tempo. Grazie al modulo integrato di analisi dei flussi di lavoro in Businessmap, è possibile sfruttare i dati storici non solo per analizzare le performance dei flussi, ma anche per ottimizzare l’efficienza dei processi e promuovere una logica di miglioramento continuo.

Individuare le fasi che aggiungono valore e quelle che non ne aggiungono fornisce un’indicazione chiara del livello di efficienza del workflow.In Businessmap, questo viene fatto mappando i processi sulle bacheche Kanban, per poi analizzarli tramite grafici come la Flow Efficiency, che misura quanto tempo il lavoro trascorre in attività attive rispetto alle fasi di attesa.

Queste informazioni orientano i nostri sforzi nel migliorare costantemente i flussi di lavoro, riducendo gli sprechi e massimizzando il valore generato.

Monitoraggio dell'efficienza del flusso di lavoro tramite il grafico Efficienza del flusso di Businessmap