El arma secreta en tu arsenal para prosperar en un mercado acelerado y competitivo es la eficiencia de tu sistema de entrega de valor. Entonces, ¿cómo lograr un sistema de entrega de valor eficiente? Aquí es donde entra en juego la gestión del flujo de trabajo.
¡Vamos a empezar a construir un flujo de trabajo que no solo resista la prueba del tiempo, sino que también te impulse a la vanguardia de la excelencia en la industria!
¿Qué es la gestión de flujo de trabajo?
La gestión del flujo de trabajo es la práctica que utilizas para estructurar, definir y automatizar tus procesos de negocio. Implica orquestar actividades laborales y encaminar los datos de un paso a otro hasta que se complete un proceso.
Garantiza que tu trabajo pase de la iniciación a la finalización de manera organizada, facilitando una mayor eficiencia y la capacidad de monitorear y mejorar los procesos. Al entender y optimizar los flujos de trabajo, puedes alinear mejor tus recursos, gestionar el tiempo de manera efectiva y mejorar la productividad general de tus equipos.
En tus operaciones diarias, la gestión del flujo de trabajo puede tomar varias formas. Puedes utilizarla para agilizar funciones administrativas, gestionar el desarrollo de productos o manejar solicitudes de servicio al cliente.
¿Por qué es importante la gestión del flujo de trabajo?
La gestión del flujo de trabajo es una piedra angular para garantizar que tu negocio opere de manera eficiente. Cuando implementas una gestión efectiva del flujo de trabajo, te permite mapear y agilizar tus procesos, lo que conlleva una serie de beneficios:
- Mayor agilización: Proporciona visibilidad clara en cada etapa del proceso y ayuda a reducir redundancias en los procesos.
- Claridad en roles y responsabilidades: Explica claramente los roles y responsabilidades individuales.
- Mayor responsabilidad: Es más fácil realizar un seguimiento del progreso del trabajo, por lo que puedes asegurar la responsabilidad en cada etapa. Mejora la responsabilidad y la propiedad, minimizando la confusión y la superposición de esfuerzos dentro de tu equipo.
- Mejora de la eficiencia: Con la gestión del flujo de trabajo, puedes identificar y eliminar los cuellos de botella en tus procesos y reducir las tareas manuales, lo que lleva a una ejecución más rápida.
- Consistencia en la calidad: Los flujos de trabajo bien definidos conducen a una salida consistente. La estandarización de un flujo de trabajo reduce la probabilidad de errores y mantiene la calidad de los entregables.
- Mejor planificación y entrega de servicios: Optimizar la gestión del flujo de trabajo apoya la alineación general entre las prioridades estratégicas del portafolio y las actividades de ejecución.
- Adaptabilidad: Flexibilidad para cambiar los flujos de trabajo a medida que las empresas necesitan evolucionar.
Al integrar un sistema de gestión del flujo de trabajo, estás invirtiendo en un sistema que optimiza tus operaciones diarias, asegurando que los equipos contribuyan de manera efectiva a los objetivos estratégicos de tu organización.
Componentes clave de un sistema de gestión del flujo de trabajo
Cada componente en un sistema de gestión del flujo de trabajo juega un papel crucial para garantizar operaciones ágiles. Comprender estos elementos esenciales puede ayudarte a organizar y mejorar eficientemente tus prácticas de gestión de procesos empresariales.
Personas
Las personas responsables de la ejecución de tareas y la toma de decisiones forman el núcleo de tu flujo de trabajo. Es esencial que cada participante conozca sus roles y responsabilidades para evitar cuellos de botella.
Entradas
Las entradas son los recursos que necesitas para iniciar tu flujo de trabajo. Pueden ser datos e información crudos, materiales o solicitudes. Asegúrate de que tus entradas sean claras y accesibles para facilitar un funcionamiento fluido del flujo de trabajo.
Salidas
Las salidas son los productos finales o resultados de tu flujo de trabajo. Pueden ser informes, servicios o productos. Las salidas deben cumplir con los estándares de calidad designados y contribuir a los objetivos empresariales.
Visualización
Herramientas de visualización efectivas, como tableros Kanban o diagramas de flujo, pueden mejorar tu gestión del flujo de trabajo. Ayudan a mapear el proceso e identificar áreas del proceso que pueden mejorarse. Usa la visualización para mantener a todos los stakeholders alineados e informados sobre el progreso del flujo de trabajo.
Tipos de sistemas de gestión del flujo de trabajo
El uso de herramientas y estrategias para la gestión del flujo de trabajo puede ahorrar tiempo y garantizar la consistencia en los resultados de tu trabajo. Aquí te presentamos cuatro de los tipos de flujo de trabajo más comunes.
- Flujos de trabajo secuenciales: En este tipo, las tareas siguen un orden predefinido, donde una tarea comienza solo después de que la anterior se haya completado. Se utiliza comúnmente en procesos lineales donde las tareas tienen una secuencia estricta.
- Flujos de trabajo de máquina de estados: Estos flujos de trabajo incluyen una serie de pasos que deben completarse, pero no necesariamente en un orden secuencial. Son impulsados por eventos y cambian de estado según condiciones o desencadenantes específicos. Se utilizan a menudo en procesos complejos con múltiples puntos de decisión.
- Flujos de trabajo paralelos: En los flujos de trabajo paralelos, varias tareas pueden ejecutarse simultáneamente o de manera independiente sin una secuencia estricta. Esto puede acelerar los procesos y mejorar la eficiencia.
- Flujos de trabajo ad hoc: Los flujos de trabajo ad hoc o ágiles son flexibles y permiten que los participantes definan y ejecuten tareas según sea necesario. Son adecuados para situaciones en las que los procesos podrían ser más estructurados y predecibles.
3 Prácticas de Gestión del Flujo de Trabajo que Impulsan la Excelencia
En su núcleo, la gestión del flujo de trabajo implica la identificación de patrones repetitivos de actividad, la optimización de procesos e implementación de las mejores estrategias para la ejecución del trabajo.
Aquí hay una muestra de las capacidades integradas en Businessmap (anteriormente Kanbanize) que trascienden las posibilidades de los sistemas comunes de gestión del flujo de trabajo.
Capacidades de Visualización Rediseñadas
¿Sabías que 3 de cada 5 encuestados en una de las encuestas más respetadas en el ámbito ágil creen que mejorar la visibilidad de extremo a extremo y la trazabilidad sería lo más valioso para aumentar su agilidad?
Es necesario visualizar procesos complejos y establecer una comprensión clara de las diversas conexiones para mejorar la coordinación y la colaboración interfuncional. Esto apenas raspa la superficie de lo que una solución de software como Businessmap ofrece en términos de su potencial de visualización del flujo de trabajo.
En Businessmap, puedes visualizar los flujos de trabajo no solo de un equipo, sino de todos los equipos relacionados con múltiples proyectos y vincularlos a resultados de nivel superior. Esta estructura integral permite monitorear la ejecución de los objetivos de tu empresa en tiempo real.
Una completa transparencia de proyectos y portafolios te ayudará a comprender las dependencias complejas entre proyectos, equipos y socios externos, identificar rápidamente los impedimentos en el proceso, mejorar la granularidad de la ejecución del trabajo, comenzar a analizar el rendimiento de los procesos y acelerar la entrega.
Ejemplo de capacidades de visualización y gestión del flujo de trabajo en Businessmap
Automatización de Próximo Nivel
La automatización poderosa de flujos de trabajo puede ser extremadamente beneficiosa para estandarizar procesos y políticas de ejecución de trabajo, lo que lleva a una entrega de servicios más rápida. Recibir notificaciones cuando ciertos eventos ocurren dentro de un proceso de trabajo puede reducir dramáticamente los niveles de estrés entre los miembros del equipo y ayudar a mitigar el riesgo asociado con los problemas a medida que surgen.
Implementar la automatización de procesos con el módulo de Reglas de Negocio en Businessmap puede agilizar significativamente tu flujo de trabajo. Permite la creación y asignación automática de tareas, así como la capacidad de configurar alertas personalizadas, lo que facilita las actualizaciones y modificaciones. Considera una situación en la que un elemento de trabajo se convierte en un bloqueo, potencialmente interrumpiendo todo un proyecto. Con la configuración inteligente del sistema, puede notificar instantáneamente al gerente de proyecto sobre tales interrupciones, asegurando una acción rápida y un tiempo de inactividad mínimo.
Capacidades de automatización de reglas de negocio "if this, than that" en Businessmap
Medir Meticulosamente la Eficiencia del Flujo de Trabajo
Gestionar tus flujos de trabajo no estaría completo sin medir si estás siendo más o menos eficiente con el tiempo. Utilizando el módulo de análisis de flujo de trabajo integrado en Businessmap, puedes hacer uso de los datos históricos para no solo analizar el rendimiento de tus flujos de trabajo, sino también optimizar la eficiencia de los procesos y abrazar la mejora continua.
Identificar los pasos que agregan valor y los que no lo agregan en un proceso indica claramente la eficiencia de tu flujo de trabajo. En Businessmap, hacemos esto mapeándolos en tableros kanban y luego utilizando gráficos como la Eficiencia del Flujo para calcular cuánto tiempo pasa nuestro trabajo en las etapas activas frente a las de espera. La información obtenida guía nuestros esfuerzos para mejorar continuamente nuestros flujos de trabajo.
Monitoreo de la eficiencia del flujo de trabajo mediante el gráfico de eficiencia del flujo en Businessmap
Businessmap es el software más flexible
para alinear el trabajo con los objetivos de la empresa.
