¿Qué es la Gestión del Flujo de Trabajo Empresarial y Cómo Implementarla?

La gestión del flujo de trabajo empresarial es un aspecto crítico de las operaciones comerciales modernas. Sin embargo, muchas organizaciones luchan por comprenderla y aplicarla de manera efectiva. En el entorno corporativo actual, que es rápido y está en constante evolución, los flujos de trabajo eficientes y optimizados son esenciales para el éxito.

No obstante, con la creciente complejidad de los procesos comerciales, la gestión manual de los flujos de trabajo ya no es suficiente. Aquí es donde entra en juego la gestión del flujo de trabajo empresarial. Pero, ¿qué es exactamente la gestión del flujo de trabajo empresarial? ¿Cómo puede implementarse dentro de una organización? ¿Y qué soluciones están disponibles para facilitar su uso efectivo?

En este artículo, profundizamos en los conceptos clave, exploramos estrategias de implementación sin interrupciones y presentamos soluciones de vanguardia para optimizar las prácticas de gestión de procesos empresariales.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es una secuencia sistemática y repetible de acciones diseñadas para lograr un objetivo comercial específico. Es un proceso estructurado donde las tareas se organizan y ejecutan de manera procedural para cumplir con un objetivo específico de manera eficiente.

Los flujos de trabajo se caracterizan por su confiabilidad y consistencia, ya que proporcionan un camino claro para completar tareas o actividades dentro de un contexto determinado. Los flujos de trabajo tienen una naturaleza cíclica, donde el conjunto de acciones definidas se puede ejecutar una y otra vez para lograr el resultado deseado.

¿Qué es la Gestión de Flujos de Trabajo Empresariales?

La gestión de flujos de trabajo empresariales (enterprise workflow management, EWM, por sus siglas en inglés) se refiere a la supervisión y optimización integral de los numerosos procesos que son fundamentales para el funcionamiento de grandes organizaciones. Implica un examen sistemático de las diversas tareas y operaciones que diferentes departamentos y equipos dentro de una empresa realizan para asegurar un funcionamiento fluido y eficiente.

El objetivo de la gestión de flujos de trabajo empresariales es mejorar la eficiencia general de la organización, identificando, simplificando y mejorando los diversos flujos de trabajo que contribuyen al éxito de la empresa.

¿Cuáles son los Diferentes Tipos de Flujos de Trabajo Empresariales?

Vamos a explicar los tres tipos diferentes de flujos de trabajo empresariales que una organización puede tener.
Además, puedes leer más sobre la diferencia entre flujo de trabajo y proceso.

Flujos de Trabajo de Proceso

• Definición: Los flujos de trabajo de proceso se caracterizan por su repetibilidad, donde los pasos y tareas que constituyen el flujo de trabajo son predecibles.
• Naturaleza Repetible: Un flujo de trabajo se considera repetible si produce consistentemente el mismo resultado, con mínimas variaciones, cuando se le da la misma entrada.
• Tareas Predecibles: Las tareas dentro de un flujo de trabajo de proceso son predecibles, y el proceso implica definir claramente cuándo se debe realizar una tarea específica, qué tareas deben realizarse a continuación y qué persona o equipo/departamento esresponsable de cada tarea.

Flujos de Trabajo de Proyecto

• Definición: Los flujos de trabajo de proyecto no son repetibles, lo que significa que exhiben variaciones en los resultados, incluso cuando se les da la misma entrada.
• Tareas Predecibles: Al igual que los flujos de trabajo de proceso, y según la naturaleza del trabajo, los flujos de trabajo de proyecto también pueden implicar tareas o pasos predecibles.
• Elementos Reutilizables: Aunque los proyectos individuales no son exactamente iguales, los elementos o el flujo de trabajo completo de un proyecto pueden reutilizarse al iniciar nuevos proyectos.

Flujos de Trabajo de Caso

• Definición: Los flujos de trabajo de caso son tanto no repetibles como impredecibles. Las tareas o pasos requeridos no se conocen inicialmente y solo se hacen evidentes después de obtener más información sobre el flujo de trabajo.
• Pasos No Predecibles: En el caso de un flujo de trabajo, los pasos iniciales necesarios para cumplir con el flujo de trabajo no se conocen hasta que se recopila más información, lo que lo hace impredecible.
• Naturaleza de Resolución de Problemas: Los flujos de trabajo de caso suelen implicar la gestión de problemas que requieren soluciones específicas y únicas.

Cómo Construir Tus Flujos de Trabajo Empresariales: Nuestro Enfoque Paso a Paso

Vamos a detallar las diferentes fases o elementos de la Gestión del Flujo de Trabajo Empresarial:

Paso 1: Identificar los Flujos de Trabajo

• Qué Hacer: Esta fase inicial implica reconocer y listar todos los flujos de trabajo dentro de la empresa. Se reconoce que en entornos organizacionales complejos, los flujos de trabajo no siempre son fácilmente identificables y pueden requerir un análisis exhaustivo.
• Consideración de Complejidad: Se reconoce la potencial complejidad, ya que una empresa puede tener decenas o incluso cientos de flujos de trabajo.
• Desafío de Priorización: Destaca el desafío de priorizar qué flujos de trabajo deben analizarse y optimizarse en las fases siguientes.

Paso 2: Mapear los Flujos de Trabajo

• Qué Hacer: Después de la identificación, la siguiente fase consiste en mapear los flujos de trabajo visualmente utilizando técnicas como los diagramas de flujo.
• Formatos de Visualización: Los diagramas de flujo pueden visualizarse en un formato "as-is" (tal como está), reflejando la ejecución actual, o en un formato "to-be" (ideal), representando la forma ideal y optimizada del flujo de trabajo.
• Objetivos: El objetivo es estandarizar la comprensión de los flujos de trabajo entre los diferentes interesados y proporcionar una base para el análisis y la optimización subsecuentes.

Paso 3: Analizar el Flujo de Trabajo Empresarial

• Qué Hacer: Una vez mapeados, la organización analiza el rendimiento de los flujos de trabajo para identificar ineficiencias y áreas de mejora.
• Análisis Cuantitativo y Cualitativo: Implica medir métricas cuantitativas y analizar datos cualitativos obtenidos a través de observación, entrevistas con partes interesadas y otros métodos.
• Alineación con los Objetivos: Se enfatiza la importancia de medir el rendimiento del flujo de trabajo en relación con los objetivos más amplios de la empresa.

Paso 4: Optimizar los Flujos de Trabajo

• Qué Hacer: Esta fase implica implementar cambios basados en el análisis realizado en la fase anterior. El objetivo es eliminar ineficiencias, abordar cuellos de botella y mejorar la eficiencia general de tareas específicas o de todo el flujo de trabajo.
• Consideración sobre la Automatización: Se reconoce que, si es viable, se puede implementar la automatización para mejorar la eficiencia, la precisión y la consistencia.

Paso 5: Evaluar el Flujo de Trabajo

• Qué Hacer: La fase final enfatiza la naturaleza continua de la Gestión del Flujo de Trabajo Empresarial (EWM). Implica monitorear y evaluar los flujos de trabajo optimizados a lo largo del tiempo.
• Dinámicas Cambiantes: Se reconoce que la eficiencia de un flujo de trabajo puede cambiar con el tiempo debido a factores como la introducción de nuevas herramientas, equipos, avances competitivos, etc.
• Involucramiento de las Partes Interesadas: Se destaca la importancia de involucrar regularmente a las partes interesadas para obtener retroalimentación y garantizar la mejora continua.

¿Por qué necesita soluciones de Gestión del Flujo de Trabajo Empresarial?

La Gestión del Flujo de Trabajo Empresarial es crucial por varias razones:

• Reducción de Errores: La EWM, especialmente el mapeo de flujos de trabajo, permite la estandarización, lo que conlleva a consistencia y precisión. Esto resulta en una reducción significativa de los errores durante la ejecución de los flujos de trabajo.

• Flexibilidad y Agilidad Empresarial: Los flujos de trabajo bien mapeados y documentados proporcionan flexibilidad para implementar cambios en la empresa. La EWM mejora la agilidad de la organización, haciéndola más competitiva, flexible y escalable en el dinámico mercado actual.

• Mejora en Eficiencia y Productividad: A través de análisis y monitoreo continuos, la EWM identifica ineficiencias y cuellos de botella, lo que lleva a flujos de trabajo optimizados y un aumento en la eficiencia y productividad.

• Precisión de los Datos: La EWM garantiza la precisión de la gestión de los datos al proporcionar una visión más precisa de cómo deben ejecutarse los flujos de trabajo.

• Mantenimiento de Cumplimiento: La EWM permite a las empresas agilizar y estandarizar los flujos de trabajo, asegurando el cumplimiento de las regulaciones y políticas internas y externas. Las pautas pueden implementarse y documentarse rápidamente dentro del flujo de trabajo.

• Seguridad de los Datos y Autorización: La EWM mejora la precisión y seguridad de la gestión de datos. Al proporcionar una visión precisa de la ejecución del flujo de trabajo, permite un control exacto sobre el acceso a los datos, la autenticación y la autorización, garantizando la confidencialidad y el cumplimiento.

¿Cómo puede Businessmap mejorar la gestión del flujo de trabajo empresarial?

El software de gestión del flujo de trabajo empresarial de Businessmap ofrece una solución integral para mejorar la gestión del flujo de trabajo empresarial. Aquí hay algunas formas en que nuestro software empresarial puede beneficiar a su organización:

Alineación Estratégica

• Conectar la estrategia con la ejecución: El software le permite alinear su estrategia empresarial con la ejecución diaria. Esto garantiza que sus flujos de trabajo estén en sincronía con sus objetivos a largo plazo. Visualice y conecte objetivos y resultados clave (OKRs) a través de toda la empresa, desde los ejecutivos hasta la gestión de equipos.

• Monitoreo centralizado de objetivos: Los paneles ejecutivos proporcionan una vista centralizada de todos los objetivos empresariales que respaldan diferentes flujos de trabajo, lo que permite monitoreo en tiempo real, detección de riesgos y agregación de datos a nivel departamental.

Gestión del Trabajo

• Gestión optimizada del portafolio de proyectos: El software optimiza la gestión del portafolio de proyectos al hacer que los flujos de trabajo de los proyectos sean transparentes. Esto permite a los gerentes ver sus iniciativas de trabajo de un vistazo y concentrarse en lo más crítico. La visualización funciona tanto a nivel de proyectos como de gestión diaria del trabajo, conectando todos los procesos de trabajo a lo largo de la empresa.

• Gestión basada en datos: Adopte la toma de decisiones basada en datos al obtener información instantánea sobre métricas de rendimiento. Los datos históricos y las previsiones de entrega de proyectos contribuyen a una toma de decisiones informada.

Seguridad

• Seguridad de nivel empresarial: El software ofrece características de seguridad robustas, que incluyen inicio de sesión único (SSO), autenticación de dos factores (2FA), cifrado de datos en reposo, centros de datos multirregionales, listas blancas de IP y políticas de contraseñas fuertes. Esto garantiza la seguridad de los datos de su empresa.

Controles

• Gestión de cuentas con controles y permisos: El software facilita la gestión de cuentas con controles y permisos personalizados.

• Privilegios de administrador: Conceda privilegios específicos a los administradores y defina roles y permisos personalizados para diferentes usuarios.

• Controles de seguridad: Implemente diversos controles de seguridad, incluyendo controles de tarjetas, equipos personalizados y registros de auditoría, para mejorar la seguridad en general.

• Gestión de espacios de trabajo: Administre eficazmente los espacios de trabajo dentro del entorno del software.

Soporte y Onboarding

• Onboarding a nivel empresarial: Se proporcionan gerentes de éxito del cliente dedicados como parte del onboarding a nivel empresarial. Ellos lo guiarán durante la implementación, las sesiones de formación y la migración de datos, asegurando una configuración sin problemas.

• Flexibilidad en la implementación: El software ofrece opciones de implementación flexibles, que incluyen autoservicio, guiado o servicios profesionales, adaptándose a diversas necesidades organizacionales.

En general, el software empresarial de Businessmap tiene como objetivo optimizar los procesos, eliminar cuellos de botella y facilitar la toma de decisiones efectiva proporcionando una plataforma centralizada para la alineación estratégica y un entorno de gestión de trabajo seguro.

En resumen

Dominar la Gestión del Flujo de Trabajo Empresarial (EWM) es fundamental para las organizaciones que buscan aumentar la eficiencia y agilizar las operaciones. Este resumen conciso encapsula la esencia de EWM y proporciona conclusiones clave para una implementación exitosa. 

• Al establecer flujos de trabajo claros y utilizar herramientas de automatización y seguimiento, las organizaciones pueden aumentar la eficiencia, productividad y, en última instancia, la rentabilidad. 

• Para implementar con éxito la gestión del flujo de trabajo empresarial, es importante involucrar a todos los interesados, analizar y mapear a fondo los procesos existentes, y monitorear y adaptarse continuamente a cualquier cambio. 

• Con una estrategia de gestión de flujos de trabajo bien ejecutada, las empresas pueden mantenerse competitivas y lograr el éxito a largo plazo en el mercado actual, que es rápido y está en constante cambio.