Flujo de trabajo vs. Proceso: ¿Cómo diferenciar entre ambos?

"Flujo de trabajo" y "proceso" son términos que se utilizan con frecuencia, y es fácil ver por qué a menudo se intercambian como sinónimos: ambos trazan el camino para lograr nuestros objetivos empresariales. Sin embargo, este uso intercambiable puede a veces difuminar el valor distinto que cada término posee.

Al comprender las diferencias y la interacción entre ambos, estarás en una mejor posición para perfeccionar el enfoque de tu equipo y agilizar tus operaciones para lograr un rendimiento óptimo. Vamos a profundizar en los detalles y explorar por qué perfeccionar tus flujos de trabajo es un paso clave para mejorar tus procesos.

Flujos de trabajo vs. Procesos

Los flujos de trabajo y los procesos desempeñan roles únicos en la mejora de la eficiencia en las operaciones comerciales y la gestión del trabajo.

¿Qué es un proceso?

Un proceso es el concepto más amplio de los dos, abarcando un conjunto de pasos repetibles destinados a lograr un objetivo específico. Ya sea desarrollando un nuevo producto, incorporando a un empleado o completando una auditoría financiera, un proceso define qué se está haciendo y por qué se realiza cada una de las actividades en tu negocio.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Por otro lado, un flujo de trabajo se refiere al cómo. Es la secuencia detallada de actividades que deben realizarse para completar un solo proceso. Por ejemplo, si tu objetivo es mejorar el servicio al cliente, tu proceso podría involucrar varios flujos de trabajo, como responder a consultas de clientes o gestionar devoluciones. Cada flujo de trabajo consta de pasos que se orquestan meticulosamente para garantizar la eficiencia y efectividad en la consecución del objetivo final.

¿Por qué son importantes los flujos de trabajo eficientes?

Los flujos de trabajo eficientes son cruciales para las operaciones diarias. Aseguran que los elementos de trabajo individuales se completen correctamente y de manera oportuna, enfocándose en la serie de pasos necesarios para entregar valor. Para mejorar el rendimiento de tu empresa, dominar la gestión de flujos de trabajo es esencial, ya que se enfoca en optimizar el flujo de las actividades laborales. Al desglosar y analizar cada paso, puedes mejorar la forma en que se completan las tareas, minimizar el tiempo muerto y garantizar que tu equipo colabore de manera fluida.

¿Por qué son importantes los flujos de procesos optimizados?

Por otro lado, los flujos de procesos cubren objetivos más amplios. Están diseñados para alcanzar metas organizacionales mayores, abarcando múltiples flujos de trabajo y la forma en que se conectan. Los procesos que consisten en flujos de trabajo reflejan metas estratégicas y enfatizan la mejora del rendimiento general.

Visualizando múltiples flujos de trabajo y objetivos de alto nivel utilizando el flujo de trabajo de Iniciativas en Businessmap

En una era donde la agilidad organizacional es crucial, un flujo de procesos bien definido te permite adaptarte y reaccionar rápidamente a los cambios. A su vez, los flujos de trabajo sólidos son los cimientos que aseguran la estabilidad necesaria para perseguir y lograr transformaciones ágiles reales.

Digitalizar flujos de trabajo y procesos es un paso hacia la transformación digital, reinventando cómo entregas valor y alcanzas metas a través de la adopción de nuevas tecnologías. Esta adaptación no solo apoya los esfuerzos estratégicos, sino que también impulsa el enfoque en las experiencias del cliente y abre nuevas avenidas para la innovación.

Principales Diferencias entre Flujos de Trabajo y Procesos

Entender las distinciones entre flujos de trabajo y procesos puede ser beneficioso para la eficiencia organizacional y puede influir significativamente en cómo gestionas el trabajo y los recursos.

Automatización de Flujos de Trabajo vs. Automatización de Procesos de Negocio

La automatización de flujos de trabajo implica digitalizar las actividades de trabajo para facilitar una ejecución más rápida y consistente. Un ejemplo de esto podría ser el uso de notificaciones automáticas para señalar que algo está bloqueando el flujo de trabajo. Por otro lado, la automatización de procesos de negocio es una parte de la disciplina de gestión de procesos de negocio (BPM) que se extiende a un nivel superior de planificación, como la automatización de todo un proceso de incorporación de clientes que involucra múltiples flujos de trabajo.

• Automatización de Flujos de Trabajo: centrada en tareas, mejora pasos individuales
• Automatización de Procesos de Negocio: centrada en el sistema, integra y optimiza varios flujos de trabajo para objetivos más amplios

Optimización de Flujos de Trabajo vs. Optimización de Procesos

La optimización de flujos de trabajo significa refinar actividades específicas para eliminar redundancias y mejorar la efectividad. Esto podría implicar simplificar procesos de aprobación o la gestión de documentos. Por otro lado, la optimización de procesos evalúa y mejora toda la secuencia de actividades empresariales para maximizar el rendimiento y obtener mejores resultados. La agilidad de tu negocio se beneficia de ambos, aunque cada uno se enfoca en diferentes aspectos de la mejora.

• Optimización de Flujos de Trabajo: se enfoca en la ejecución eficiente del trabajo
• Optimización de Procesos: se concentra en la efectividad general de las secuencias interconectadas de actividades

Ejemplo de un Flujo de Trabajo

Imaginemos un flujo de trabajo típico que describe los primeros pasos en el proceso de solicitud de un préstamo hipotecario:

1. Recepción de la solicitud hipotecaria: El proceso comienza cuando un prestatario potencial presenta una solicitud de préstamo hipotecario junto con los documentos necesarios (prueba de ingresos, informe de crédito, etc.).

2. Revisión de la solicitud e ingreso de datos: El equipo revisa la solicitud para verificar que esté completa. Se ingresan los datos clave de la solicitud en el sistema de procesamiento de préstamos del banco.

3. Evaluación inicial de crédito y riesgo: El equipo realiza una verificación preliminar de crédito para evaluar la solvencia del solicitante. Esto incluye revisar puntajes de crédito, ratios de deuda-ingresos y otros datos financieros relevantes.

4. Verificación de documentos: Se verifica la información proporcionada por el solicitante sobre empleo, ingresos y activos. Esto podría implicar contactar a los empleadores, revisar los talones de pago y verificar los extractos bancarios.

5. Tasación de la propiedad: El equipo solicita una tasación de la propiedad para determinar el valor de la propiedad que se hipotecará. Una vez recibida, se revisa la tasación para asegurar que cumpla con los requisitos del préstamo.

Este flujo de trabajo puede variar según los procedimientos específicos del banco, las regulaciones y el tipo de hipoteca. El software de gestión de flujos de trabajo puede agilizar significativamente este proceso, proporcionando herramientas para rastrear cada etapa, automatizar tareas repetitivas y garantizar el cumplimiento en todo momento.

Consejo: Reduce el Desperdicio Identificando Tempranamente los Bloqueos en el Flujo de Trabajo

Independientemente de los detalles específicos de tus flujos de trabajo, mapear el flujo de entrega de valor de principio a fin puede ayudarte a elevar la transparencia de las formas en que entregas el trabajo. Además, esta visualización de alto nivel facilita la identificación de impedimentos y dependencias en tu flujo de trabajo que pueden estar causando retrasos.

Identificación de la fase de cuello de botella en un flujo de trabajo usando Businessmap

En Businessmap, puedes personalizar tus propias señales visuales y usarlas como bloqueadores para indicar los cuellos de botella exactos que están causando problemas. Esto también te permitirá comprender mejor la relevancia de las diferentes actividades de trabajo en tu flujo de trabajo.

¿Cuál es un Ejemplo de un Flujo de Proceso?

Un proceso común en la industria bancaria, por ejemplo, es el proceso de aprobación de un préstamo personal. A continuación, te mostramos un resumen general de los pasos involucrados en este proceso:

1. Presentación de la solicitud de préstamo: El proceso comienza cuando un cliente presenta una solicitud de préstamo.

2. Revisión de la solicitud: Una vez que se recibe la solicitud, el personal del banco o un sistema automatizado la revisa.

3. Evaluación crediticia y análisis de riesgos: El banco utiliza un modelo de puntuación crediticia para evaluar el riesgo de otorgar el préstamo al solicitante. El resultado de este paso determina la probabilidad de que el prestatario devuelva el préstamo.

4. Suscripción del préstamo: Si la revisión inicial y la puntuación crediticia son satisfactorias, la solicitud pasa a la etapa de suscripción.

5. Decisión de aprobación o rechazo: Basado en la revisión de la suscripción, el banco decide si aprueba o rechaza el préstamo.

6. Firma del acuerdo de préstamo y desembolso: Para los préstamos aprobados, se presenta al cliente un acuerdo de préstamo con los términos y condiciones.

7. Reembolso y monitoreo: El cliente comienza a devolver el préstamo según el calendario acordado. El banco monitorea el préstamo para asegurar que los pagos se realicen puntualmente y maneja cualquier problema como pagos tardíos o incumplimientos.

8. Cierre del préstamo: Una vez que el préstamo ha sido completamente reembolsado, el banco cierra la cuenta del préstamo. El cliente puede recibir una notificación confirmando la finalización del reembolso del préstamo.

Como se puede ver, el proceso involucra varios departamentos dentro de un banco. Cada paso y equipo involucrado en este flujo de proceso está conectado y contribuye a las operaciones bancarias eficientes. Es evidente lo vital que es contar con un enfoque estructurado de gestión de proyectos desde la iniciación hasta la aprobación de una solicitud de préstamo personal.

Consejo: Monitorea la Eficiencia de tu Flujo de Proceso Usando Datos Reales

Para obtener los mejores resultados, es fundamental monitorear este flujo de proceso regularmente, afinándolo para aumentar la eficiencia y efectividad en la respuesta a las necesidades del cliente.

Para hacerlo en la práctica, considera adoptar sistemas de gestión de procesos que te permitan monitorear y analizar el rendimiento a lo largo del tiempo. En Businessmap, puedes ver la eficiencia de los procesos de tus flujos de trabajo directamente en tu Panel de Control usando el widget de Eficiencia de Proceso. Esto te permite estar al tanto de la eficiencia de tus procesos, los cuales pueden consistir en múltiples flujos de trabajo. El porcentaje resultante indica la relación entre el tiempo que los equipos estuvieron trabajando activamente en los entregables y el tiempo total necesario para completar la solicitud.

Ejemplo de análisis de un flujo de proceso utilizando el widget de Eficiencia de Proceso en Businessmap