Guía de 8 Pasos para Dominar la Planificación Estratégica

La planificación estratégica es el proceso de establecer la dirección de una empresa para impulsarla hacia el crecimiento. Este proceso implica definir la estrategia de la organización, convertirla en objetivos concretos y trazar pasos y acciones específicas para alcanzarlos.

La planificación estratégica facilita la coordinación entre el desarrollo y la implementación de la estrategia organizacional. El resultado es un plan bien definido y estructurado que guía y asegura que tus equipos trabajen en proyectos que generen resultados, no solo entregables.

En este artículo aprenderás cómo crear un plan exitoso siguiendo una guía paso a paso, qué herramientas utilizar y por qué los planes de portafolio estratégico son fundamentales para el éxito de una organización.

¿Qué es un Plan Estratégico?

Un plan estratégico es un documento que describe la estrategia de una organización y las directrices para implementarla. Suele incluir un análisis del entorno empresarial y pasos concretos sobre cómo alcanzar los objetivos establecidos por la empresa. Los planes estratégicos se desarrollan con varios años de antelación y se actualizan periódicamente.

Estos planes son trazados por la alta dirección con la ayuda de estrategas, quienes colaboran proporcionando análisis profundos sobre la industria o los competidores.

¿Cuál es el Propósito de la Planificación Estratégica?

La función principal de la planificación estratégica es ayudar a establecer objetivos realistas para la empresa, basados en un análisis profundo del entorno empresarial. Un plan estratégico permite a los gestores delimitar atributos clave de la organización, como la misión, visión y valores, así como los objetivos a largo plazo, planes de acción y métricas de referencia.

El proceso de definir metas y objetivos comunes requiere un pensamiento estratégico, en el cual la información no solo se utiliza para acumular acciones, sino también para anticipar su impacto futuro en la empresa.

Además, un plan eficaz ofrece visibilidad sobre áreas de mejora, lo que ayuda a las personas a mantenerse enfocadas y en el camino correcto.

¿Cuáles Son los Beneficios de la Planificación Estratégica?

La planificación estratégica beneficia a las organizaciones al aclarar su rumbo de desarrollo y establecer objetivos medibles hacia los cuales todos pueden trabajar. A continuación, se presentan las principales ventajas de la planificación estratégica:

• Permite una alineación organizacional transversal en torno a un propósito compartido.
• Fomenta la comunicación a nivel empresarial.
• Crea un mayor sentido de responsabilidad al establecer metas comunes.
• Mejora el compromiso de los equipos al promover el intercambio de ideas y retroalimentación.
• Resalta las fortalezas y debilidades organizacionales.
• Ayuda a identificar desafíos y oportunidades potenciales.
• Mejora la comprensión y asignación efectiva de la capacidad y los recursos.

¿Cuáles Son los 8 Pasos de la Planificación Estratégica?

El ciclo de vida de la planificación estratégica pasa por varias etapas, en las que se utilizan ideas, retroalimentación, información del sector y análisis de mercado como base para definir la dirección de una organización.

El proceso de creación de un plan estratégico puede resumirse en los siguientes pasos.

Paso 1. Realiza un Análisis de la Situación

El análisis de la situación se refiere al proceso de definir el estado actual de la organización, incluyendo sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (strengths, weaknesses, opportunities, and threats). En esta etapa, debes recopilar y evaluar toda la información existente y utilizarla para determinar tu posición. Métodos como el análisis FODA (SWOT) o el análisis PEST son comúnmente utilizados para esclarecer el estado actual de la empresa.

Paso 2. Define una Visión del Estado Futuro

Imaginar el estado futuro de tu organización debe incorporarse en tu declaración de visión. Esta visión futura debe incluir el estado de tus procesos, comunicación, valores, alianzas, reputación, crecimiento, entre otros aspectos.

Paso 3. Establece Objetivos Estratégicos

Una vez que tu organización ha definido su estrategia empresarial, el siguiente paso es redactar los objetivos estratégicos: metas de alto nivel que reflejan la intención de la empresa sobre lo que desea lograr en los próximos años (generalmente de 3 a 5 años). Estos objetivos deben ser amplios, medibles y concretos.

Paso 4. Desarrolla Objetivos de Ejecución

Una vez identificados los objetivos estratégicos, puedes traducirlos en objetivos a largo y mediano plazo más manejables y específicos. Esto asegura la alineación entre la estrategia y la ejecución, y permite planificar su cumplimiento con mayor precisión.

Para priorizar estos objetivos y desglosarlos en tareas accionables, puedes utilizar técnicas como los OKR o los objetivos SMART. El resultado de esta etapa debe describir los pasos reales hacia el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Paso 5. Incorpora Revisiones Periódicas

Busca un acuerdo común y una comprensión compartida de los objetivos estratégicos en toda la organización. Las reuniones de revisión son una excelente herramienta para recoger retroalimentación y llegar a un consenso sobre los objetivos que deben perseguirse a nivel empresarial y los pasos accionables a nivel de equipo.

Recuerda que esta fase es aplicable durante toda la ejecución de la estrategia. Los equipos deben participar en discusiones regulares para hacer seguimiento del progreso de su trabajo y realizar los ajustes necesarios para garantizar que los resultados estén alineados con sus intereses y los de la organización.

Paso 6. Define Métricas, Plazos y Responsabilidades

Establecer objetivos de referencia específicos, definir un cronograma y asignar claramente las responsabilidades son pasos cruciales en la planificación estratégica. El éxito en la ejecución del plan dependerá de seguir el progreso de las iniciativas y proyectos.

Una estrategia eficaz consiste en medir y analizar tus objetivos y desempeño trimestralmente, asegurando que los esfuerzos estén avanzando de forma constante hacia los resultados previstos.

Para poner esto en práctica, puedes utilizar métodos de establecimiento de objetivos como el marco de trabajo OKR (Objetivos y Resultados Clave), donde cada objetivo está vinculado a al menos 3 criterios de rendimiento (resultados clave), lo que facilita la medición del progreso.

Paso 7. Crea un Mapa Estratégico

Esta etapa se refiere a la redacción final del plan estratégico. Al resumir tus objetivos, planes de acción, responsables asignados y cronograma, podrás integrar toda la información y el análisis recopilado hasta ahora.

Utilizar un diagrama de mapa estratégico es una forma ideal de documentar los objetivos estratégicos y las iniciativas operativas, así como de identificar oportunidades de mejora.

Paso 8. Implementa el Plan Estratégico

La fase de implementación de la planificación estratégica implica comunicar y poner en marcha el plan documentado. Puedes utilizar tableros Kanban interconectados para mapear tus procesos empresariales de manera que reflejen los objetivos y metas estratégicas, asignar responsabilidades y establecer un cronograma.

Es fundamental monitorear y medir el desempeño de forma trimestral o anual. Para ello, revisa periódicamente los KPI clave e inspecciona en tiempo real el avance de los proyectos accionables. También puedes apoyarte en marcos de desempeño estratégico como el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) para hacer seguimiento y evaluación de la ejecución de tu estrategia.

¿Qué Es un Mapa Estratégico?

Un mapa estratégico es una representación visual de la estrategia de una organización. Este gráfico muestra todos los planes estratégicos junto con los pasos accionables de forma significativa, donde los elementos están interconectados. El propósito de un mapa estratégico es demostrar cómo se crea valor.

También mejora la alineación estratégica con los objetivos organizacionales, permitiendo que todos vean cómo sus acciones contribuyen a los objetivos de alto nivel. Un buen mapa estratégico fomenta la retroalimentación, de modo que todos estén alineados y de acuerdo sobre los pasos concretos del plan estratégico.

¿Qué Hace Exitosa a la Planificación Estratégica?

El éxito en la planificación estratégica requiere una estructura clara de los objetivos y los planes de acción.
Algunos factores clave deben estar presentes al crear tu plan estratégico, ya que pueden aumentar la tasa de éxito en la ejecución de la estrategia empresarial en general.

Con base en estas características, un plan estratégico exitoso debe ser:

• Respaldado por la alta dirección: La alta dirección es responsable de reconocer el estado actual de la organización y su visión futura, y por lo tanto, de formar el plan estratégico.
• Realista: La planificación estratégica debe basarse en un análisis profundo de los factores internos y del entorno empresarial externo.
• Transparente: Los planes estratégicos deben ser compartidos y comunicados abiertamente entre los miembros del equipo, ya que son ellos los verdaderos impulsores de la ejecución de la estrategia.
• Conectado a acciones específicas: Crea un vínculo saludable entre la estrategia y las actividades diarias, tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. Cuando hay una alineación entre la estrategia y la ejecución, los equipos participan directamente y contribuyen a la entrega de la visión general, generando un sentido de responsabilidad.
• Cuantificable: Identifica medidas observables para monitorear y controlar la ejecución y evaluar su eficacia.

¿Cuándo Se Debe Realizar la Planificación Estratégica?

El mejor momento para desarrollar tu plan estratégico es cuando ya has definido tu dirección estratégica y has establecido algunos objetivos de alto nivel. Recuerda que la planificación es un proceso más detallado que define objetivos específicos para alcanzar.

En el caso de que una empresa esté operando sin un plan estratégico, nunca es tarde para desarrollarlo. Una vez que hayas definido tu estrategia, todos tus planes de acción y actividades diarias estarán sincronizados con los objetivos establecidos.

Si tu empresa ya tiene algunos años de trayectoria y has desarrollado un plan estratégico en el pasado, es importante revisarlo anualmente. Información clave, como entender qué ha funcionado o no durante el último año o cómo ha cambiado el entorno empresarial, te ayudará a mantener un crecimiento sostenible y a preservar tu relevancia en el mercado.

¿Dónde Debe Aplicarse la Planificación Estratégica?

La planificación estratégica depende en gran medida de la colaboración de toda la organización. La alta dirección es responsable de formular la estrategia, basándose en la retroalimentación recopilada de todos los equipos, y luego comunicar el plan estratégico a los distintos departamentos de la organización. A partir de ahí, cada departamento debe crear proyectos e iniciativas específicos que respalden los objetivos estratégicos.

Por ejemplo:

• El departamento financiero proporciona datos financieros clave e informes anuales.
• Los equipos técnicos aportan información relevante sobre el estado técnico y asesoran sobre nuevas tendencias en el sector.
• Los equipos de marketing recopilan datos sobre la cantidad de clientes durante un período determinado, entre otros indicadores clave.

¿Cuáles Son los Errores Más Comunes en la Planificación Estratégica?

La planificación estratégica puede ser la clave para el crecimiento y éxito de una organización, pero si no se desarrolla adecuadamente, puede convertirse en una pérdida de tiempo y recursos. A continuación, se muestra una lista de los errores más comunes en la planificación estratégica:

• Tener demasiados objetivos estratégicos.
• Establecer objetivos estratégicos poco realistas.
• Falta de métricas para medir el éxito.
• Falta de compromiso y enfoque.
• Comunicación deficiente.

Plantillas y Ejemplos de Planificación Estratégica

Existen diversas plantillas de planificación estratégica que puedes aplicar para identificar tus objetivos. Los factores clave para determinar el enfoque más conveniente incluyen los plazos que deseas establecer para la implementación del plan, la complejidad de tu estructura organizativa, el nivel de comunicación, entre otros.

A continuación, encontrarás tres ejemplos de planificación estratégica.

Ejemplo 1

Para implementar la planificación estratégica mediante OKR, debes establecer un conjunto de objetivos y definir hasta 5 resultados clave o tácticas que indiquen cómo se alcanzarán esos objetivos. Los objetivos deben ser concretos y orientados a la acción, mientras que los resultados clave deben ser realistas y medibles.

Para asegurarte de establecer y alcanzar objetivos orientados a resultados, puedes seguir el ejemplo de muchas empresas y utilizar plantillas OKR. Este centro de visualización de la alineación entre los objetivos estratégicos de tu organización y la entrega del trabajo te ayuda a mantener el foco en el progreso de cada meta.

Visualization de objetivos y resultados clave a nivel de portafolio

Ejemplo 2

La planificación estratégica utilizando el enfoque Hoshin Planning es un proceso de 7 pasos que conecta la planificación estratégica con la ejecución. Los pasos son los siguientes:

1. Desarrollar una visión organizacional.
2. Definir los objetivos clave o la misión.
3. Desglosar los objetivos en metas anuales.
4. Distribuir las metas anuales en toda la organización.
5. Implementar los objetivos.
6. Realizar revisiones mensuales para asegurar la correcta ejecución del plan.
7. Realizar revisiones anuales para verificar los resultados finales.

Ejemplo 3

Además del uso de OKR, el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) es otro marco de gestión estratégica que puede ayudarte en el proceso de planificación estratégica. Este enfoque requiere la definición de objetivos organizacionales, métricas que ayuden a alcanzarlos e iniciativas, es decir, los pasos accionables para lograr tus metas.

¿Qué es la Planificación Estratégica de Cartera?

La planificación estratégica a nivel de cartera se refiere a la coordinación y alineación de múltiples programas y proyectos dentro de portafolios para apoyar la ejecución de los objetivos de alto nivel de la organización.

El propósito de la planificación de cartera es mejorar la eficiencia, dedicando tiempo y esfuerzo a los proyectos más importantes.

Enfoques de Planificación de Cartera

Para las empresas grandes con múltiples unidades de negocio, puede resultar difícil seleccionar los objetivos adecuados, priorizar los proyectos dentro de las carteras y asignar los recursos de forma eficiente. Para gestionar esta tarea, los responsables suelen utilizar distintos enfoques de planificación de cartera.

Los métodos de planificación de cartera se centran en analizar las carteras de la empresa con el objetivo de ejecutar, en cada momento, aquellas con mayor prioridad.

Los dos enfoques más populares en la planificación de cartera son la matriz del Boston Consulting Group (BCG) y el modelo de General Electric (GE). A continuación, veamos cada uno con más detalle.

La Matriz del Boston Consulting Group (BCG)

La matriz del Boston Consulting Group (BCG), también conocida como matriz de crecimiento-participación (Growth Share Matrix), es un marco de gestión de carteras que ayuda a las empresas a evaluar y decidir cómo priorizar sus distintas iniciativas de portafolio.

Los dos factores principales que las empresas deben considerar antes de decidir dónde invertir son el crecimiento del mercado y la cuota de mercado. Al evaluar sus carteras con base en estos dos factores clave, los ejecutivos pueden determinar dónde enfocar los recursos para generar mayor valor y reducir costos.

Como se muestra en la imagen a continuación, la matriz se presenta en una tabla dividida en cuatro cuadrantes:

• Interrogantes (Question Marks)
• Estrellas (Stars)
• Perros (Dogs)
• Vacas lecheras (Cash Cows)

Créditos de la imagen:The University of Minnesota Libraries

• Interrogantes (Question Marks): Baja cuota de mercado y alto crecimiento del mercado. Son productos que requieren mayores inversiones para prosperar o que, eventualmente, deben ser vendidos.
• Estrellas (Stars): Alta cuota de mercado y alto crecimiento del mercado. Son productos con alto potencial. Para mantener esta tendencia, las empresas deben seguir invirtiendo fuertemente y mantener una alta distribución en el mercado.
• Perros (Dogs): Baja cuota de mercado y bajo crecimiento del mercado. Son productos sin potencial de éxito. Se consideran una pérdida de dinero y recursos, y lo más recomendable es eliminarlos o reposicionarlos.
• Vacas lecheras (Cash Cows): Alta cuota de mercado y bajo crecimiento del mercado. Son productos que ya no tienen un futuro a largo plazo, pero que pueden seguir generando ingresos en el corto plazo con mínima inversión.

El Enfoque de General Electric (GE)

El enfoque de General Electric (GE) es otra técnica utilizada para la planificación de carteras. Ayuda a las empresas a decidir cómo asignar sus recursos e inversiones entre sus distintas unidades de negocio. Este enfoque se visualiza como una matriz con dos dimensiones: la atractividad de la industria y la fortaleza de la empresa dentro de dicha industria.

Créditos de la imagen:FourWeekMBA

Existen tres posibles escenarios de salida para una empresa:

• Invertir (y crecer): aumentar las inversiones y ampliar la cuota de mercado.
• Proteger (y mantener): mantener la inversión o invertir en una cartera selectiva.
• Cosechar (y desinvertir): reducir o detener las inversiones y abandonar progresivamente el negocio.

En resumen

La planificación estratégica proporciona una hoja de ruta que guía las decisiones, la asignación de recursos y las acciones de una organización para alcanzar sus objetivos a largo plazo y mantenerse adaptable en un entorno dinámico. Alinear las carteras de proyectos e iniciativas con los objetivos estratégicos de la organización, realizar un seguimiento regular y fomentar la mejora continua son claves para mantener una estrategia que impulse el crecimiento sostenible y genere valor a largo plazo para la organización.

Los pasos fundamentales de todo proceso de planificación estratégica incluyen:

• Analizar el entorno actual del negocio.
• Determinar la visión futura de la empresa.
• Definir los objetivos estratégicos.
• Desglosar los objetivos estratégicos en carteras de proyectos e iniciativas.
• Realizar reuniones de revisión periódicas.
• Definir metas de referencia para hacer seguimiento del progreso.
• Redactar el plan estratégico.
• Poner el plan en acción.