La agilidad empresarial parece ser la respuesta predominante y la promesa detrás de muchas iniciativas de transformación digital. Sin embargo, según el State of Agile Report, las empresas enfrentan importantes desafíos para alcanzar la agilidad, a pesar de reconocer su relevancia. El vínculo crucial que a menudo falta es la alineación efectiva entre la estrategia y la ejecución, un aspecto que suele resultar problemático.
Ahí es donde entra en juego la gestión estratégica de cartera (strategic portfolio management). Al seleccionar, priorizar y gestionar cuidadosamente un conjunto de iniciativas, las empresas están orientando sus esfuerzos hacia la alineación del trabajo con la entrega de valor al cliente.
En este artículo, exploraremos la importancia, los beneficios y el enfoque práctico de la gestión estratégica de cartera.
¿Qué Es la Gestión Estratégica de Cartera?
La gestión estratégica de cartera (strategic portfolio management) es el proceso de seleccionar, priorizar y gestionar un conjunto de proyectos con el fin de alinearlos con las iniciativas estratégicas de una organización y maximizar su valor.
Implica tomar decisiones fundamentadas sobre la asignación de recursos, la gestión de riesgos y la priorización de proyectos para alcanzar los objetivos empresariales generales.
¿Por qué Es Importante la Gestión Estratégica de Cartera?
La preocupante proyección de Gartner estima que, para 2025, el 70% de las inversiones en transformación digital fracasarán debido a la ausencia de una gestión estratégica de cartera, lo que resalta la importancia crítica de esta disciplina.
La gestión estratégica de cartera proporciona a las organizaciones las herramientas necesarias para alcanzar los resultados empresariales al armonizar su estrategia con sus operaciones. Les permite planificar, ejecutar y supervisar sin fricciones la entrega de valor.
Además, unas prácticas eficaces de gestión estratégica de cartera fortalecen la capacidad de las organizaciones para tomar decisiones informadas, mejorar su agilidad organizacional y aumentar la probabilidad de alcanzar sus objetivos a largo plazo.
¿Cuáles son los 3 Pasos del Proceso de Gestión Estratégica de Cartera?
La gestión estratégica de cartera comprende tres pasos fundamentales: formular una estrategia, asegurar la alineación entre los objetivos y la ejecución, y entregar el máximo valor al cliente. A continuación, exploramos cada paso en detalle.
Paso 1: Definir la Estrategia a Nivel Superior
El primer paso para implementar con éxito un enfoque de gestión estratégica de cartera es definir las iniciativas estratégicas hacia las cuales se desea avanzar. Estas iniciativas de alto nivel están directamente vinculadas y contribuyen al logro de la estrategia y los objetivos de la empresa.
A continuación, se debe crear una hoja de ruta estratégica integral que guíe todos los esfuerzos operativos en una misma dirección.
Visualización de la hoja de ruta de la gestión estratégica de cartera
Paso 2: Alinear Proyectos de Alto Nivel con Iniciativas Estratégicas
Crear un vínculo sólido entre los objetivos estratégicos de la empresa y los proyectos de alto nivel es fundamental. La gestión estratégica de cartera permite establecer esta conexión significativa entre la estrategia empresarial y la estrategia de proyectos. La gestión estratégica de cartera (SPM) se enfoca en fortalecer este vínculo para garantizar que los proyectos adecuados contribuyan al cumplimiento de la estrategia establecida.
Las empresas pueden lograr una mejor alineación entre la estrategia y la ejecución al consolidar la visualización de las iniciativas estratégicas empresariales y de proyectos en un único lugar centralizado. Esto les permite identificar y definir las iniciativas necesarias para alcanzar esos objetivos, promoviendo una conexión fluida entre la visión estratégica y la ejecución práctica.
Visualizando la conexión entre los proyectos de alto nivel y las iniciativas estratégicas
Paso 3: Entregar Valor
Una vez que se ha establecido una estructura de gestión estratégica de cartera, el siguiente paso es comprender cómo se alinea la estrategia con los procesos de entrega de servicios en curso o cómo los equipos gestionan el trabajo para generar valor. Una forma de lograrlo es adoptando diferentes métodos y marcos de trabajo, como Kanban o Scrum. Estas metodologías Ágiles ofrecen a los equipos enfoques estructurados para gestionar y hacer seguimiento de su trabajo, fomentando la eficiencia y la colaboración.
Kanban, por ejemplo, visualiza el trabajo en un tablero Kanban, lo que permite a los equipos priorizar tareas, identificar cuellos de botella y optimizar los flujos de trabajo. Scrum, por otro lado, organiza el trabajo en iteraciones con plazos definidos, llamadas sprints, e incorpora reuniones regulares y roles claros para facilitar el progreso iterativo. Al aprovechar estos enfoques, los equipos pueden aumentar su productividad, transparencia y capacidad de adaptación, lo que se traduce en una mejor entrega de valor.
Conectando los objetivos estratégicos con la entrega
Beneficios de la Gestión Estratégica de Cartera
La gestión estratégica de cartera aporta numerosos beneficios a las organizaciones, todos orientados a mejorar la agilidad en la toma de decisiones a nivel empresarial y en la ejecución estratégica a lo largo de toda la organización. Según una encuesta reciente de McKinsey, las organizaciones que priorizan tanto la velocidad como la calidad en su toma de decisiones tienen más probabilidades de superar a sus competidores. Sin embargo, solo uno de cada tres participantes informó que su organización logra de manera constante decisiones rápidas y de alta calidad.
A continuación, se presentan algunas ventajas comunes de una gestión estratégica de cartera bien implementada, que pueden impulsar el éxito empresarial y proporcionar una ventaja competitiva.
- Mejor Alineación Estratégica: Al priorizar iniciativas que contribuyen a la misión y los objetivos generales, las organizaciones pueden enfocar sus esfuerzos en las áreas que generan mayor valor y evitar desalineaciones como proyectos retrasados, oportunidades perdidas o presupuestos mal utilizados.
- Mayor Eficiencia Operativa: Al evaluar el portafolio en su conjunto, los responsables de la toma de decisiones pueden reasignar recursos a iniciativas de alto valor y eliminar proyectos que ya no se alinean con los objetivos de la organización.
- Gestión Proactiva del Riesgo: Al diversificar la cartera y distribuir los riesgos entre varios proyectos e inversiones, las organizaciones pueden minimizar los impactos negativos potenciales de los fracasos de proyectos. Este enfoque ayuda a proteger las inversiones de la organización y mejora su capacidad para adaptarse a condiciones de mercado cambiantes.
- Mayor Agilidad Operativa y Organizacional: Al evaluar y reordenar continuamente los proyectos según las condiciones cambiantes del mercado y los objetivos estratégicos, las organizaciones mejoran gradualmente su capacidad para reasignar recursos rápidamente, cambiar de estrategia y aprovechar oportunidades emergentes. De esta manera, la gestión estratégica de cartera (SPM) ayuda a las empresas a optimizar su portafolio para entregar el máximo valor, mantenerse por delante de la competencia y fomentar su agilidad empresarial.
Desafíos Comunes al Implementar la Gestión Estratégica de Cartera (Strategic Portfolio Management)
Implementar un enfoque de gestión estratégica de cartera puede conllevar una serie de desafíos, como la resistencia al cambio, la falta de alineación o una priorización inadecuada de los proyectos.
- Falta de Alineación Organizacional: La falta de alineación entre los objetivos estratégicos y las actividades operativas es otro desafío frecuente. Puede deberse a una comunicación poco clara o a prioridades que compiten entre sí. Para abordar este reto, las organizaciones deben establecer mecanismos sólidos de alineación, fomentar la colaboración entre departamentos y crear objetivos y métricas compartidos.
- Asignación Insuficiente de Recursos: Los recursos limitados, los proyectos en competencia y las prioridades cambiantes pueden generar restricciones en la disponibilidad de recursos. Las organizaciones necesitan establecer procesos sólidos de gestión de recursos que incluyan la evaluación de la disponibilidad, la identificación de cuellos de botella y la toma de decisiones informadas sobre su asignación.
- Priorización Inadecuada de Proyectos: Priorizar proyectos dentro del portafolio puede ser un reto, especialmente cuando se manejan numerosas iniciativas. Una priorización inadecuada puede llevar a la sobreasignación de recursos, retrasos o a no alcanzar el valor esperado. Para abordar este desafío, las organizaciones deben establecer criterios y marcos claros para la priorización, considerando factores como la alineación estratégica, el potencial de valor, el riesgo y los requerimientos de recursos.
- Falta de Transparencia del Portafolio: La falta de transparencia en el portafolio puede obstaculizar tanto la toma de decisiones efectiva como el seguimiento del progreso. Sin una visibilidad clara del estado, avance e interdependencias de los proyectos, las organizaciones tienen dificultades para tomar decisiones informadas a nivel de portafolio. Establecer mecanismos adecuados de reporte del portafolio, implementar herramientas de gestión de proyectos y fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad son aspectos clave para superar este desafío.
La Gestión Estratégica de Cartera en la Práctica
Como se ha mencionado, la gestión estratégica de cartera (SPM) se centra en alinear el portafolio de proyectos, programas e inversiones de una organización con sus objetivos estratégicos. A continuación, se muestra cómo puede desarrollarse este proceso en la práctica.
Gestión de Cartera con Flight Levels para Mejorar la Agilidad Empresarial
Visualizar el vínculo entre la gestión estratégica de cartera, la coordinación entre equipos y las operaciones diarias puede lograrse mediante la aplicación del concepto de Flight Levels de agilidad empresarial, desarrollado por Klaus Leopold.
La idea central es que, para gestionar eficazmente el trabajo desde la estrategia hasta la ejecución, es fundamental representar visualmente estos tres niveles dentro de una organización: estrategia organizacional, coordinación entre equipos y operaciones del día a día.
Para establecer esta alineación jerárquica entre los objetivos estratégicos y las operaciones, los gestores de portafolio pueden utilizar tableros interconectados que implementen los Flight Levels.
Para visualizar las iniciativas estratégicas y hacer seguimiento de los proyectos dentro de un portafolio, los gestores de portafolio pueden utilizar tableros dedicados de Portafolio. Pueden considerarse como una colección centralizada de objetivos e iniciativas estratégicas. La idea es priorizar los proyectos de alto nivel en función de la estrategia empresarial y luego descomponerlos en niveles inferiores.
Al descender al nivel de coordinación, el concepto de Flight Levels destaca la importancia de definir proyectos basados en las iniciativas estratégicas y visualizar su flujo entre los distintos equipos. En el nivel más bajo, el nivel operativo, los equipos pueden utilizar diferentes herramientas, como los tableros Kanban, para descomponer los proyectos en entregables propios del equipo y visualizar el flujo de los elementos de trabajo individuales.
Poner en práctica esta estructura proporciona una visión integral de toda la jerarquía de trabajo organizacional, lo que permite tener claridad sobre lo que está ocurriendo y estar preparado para cambiar de rumbo cuando sea necesario. El objetivo es crear un centro centralizado para la gestión del portafolio y mantener visibilidad a lo largo de múltiples equipos.
Descubre cómo la empresa química Schlenk mejoró el rendimiento de sus proyectos de I+D al combinar el concepto de Flight Levels con las capacidades de gestión de portafolio de proyectos de Businessmap (anteriormente Kanbanize), en nuestro estudio de caso detallado.
Conectando la gestión estratégica de cartera, la coordinación entre equipos y las operaciones diarias con el concepto de Flight Levels
De la Gestión de Proyectos y Programas a la Gestión Estratégica de Cartera
La evolución de la gestión de proyectos y la gestión de programas hacia la gestión estratégica de cartera representa la transición que las organizaciones deben realizar para alcanzar resultados estratégicos. Pasar de la gestión de proyectos individuales a un enfoque basado en portafolios permite a las organizaciones alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos, optimizar la asignación de recursos y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.
Mientras que la gestión de proyectos se centra en la entrega exitosa de proyectos individuales, y la gestión de programas coordina un conjunto de proyectos relacionados, la gestión estratégica de cartera adopta una perspectiva más amplia. Reconoce que las organizaciones deben alinear sus esfuerzos en proyectos y programas con los objetivos estratégicos para maximizar la creación de valor. En última instancia, la gestión estratégica de cartera ofrece una visión holística que permite una mejor toma de decisiones, mayor agilidad, resiliencia y competitividad en el entorno empresarial actual, en constante evolución.
Businessmap es el software más flexible
para alinear el trabajo con los objetivos de la empresa.
