Explorando los Flujos de Trabajo: Todo lo que Necesitas Saber

En una era donde cada segundo cuenta, las empresas deben aprovechar herramientas que mejoren la eficiencia. Los flujos de trabajo, con su adaptabilidad, automatización y enfoque sistemático, se han convertido en un pilar para la excelencia operativa.

Adentrándonos en lo Básico de los Flujos de Trabajo

Entender los conceptos esenciales de un flujo de trabajo ayuda a las organizaciones a gestionar y agilizar los procesos que realizan para llevar a cabo diversas actividades, desde tareas simples hasta proyectos complejos.

¿Qué es un Flujo de Trabajo?

Un flujo de trabajo es una serie de pasos delineados, repetibles e interconectados diseñados para lograr un objetivo comercial específico. Representa un proceso de trabajo de principio a fin que sirve como un plano de cómo debe ejecutarse el trabajo. Un flujo de trabajo bien definido asegura que no se pase por alto nada importante y que las actividades se realicen en el orden más eficiente.

Visualizar los flujos de trabajo permite a las empresas crear prácticas productivas y duraderas de gestión de procesos empresariales. A medida que las organizaciones adoptan o mejoran sus flujos de trabajo, mejoran su capacidad para mantener el control sobre las partes móviles de sus proyectos y garantizar que cumplan sus objetivos con consistencia y calidad.

Tipos Comunes de Flujos de Trabajo

Existen varios tipos comunes de flujos de trabajo que se utilizan ampliamente en diversas industrias para gestionar procesos y tareas de manera eficiente. Echemos un vistazo a ellos:

• Flujo de Trabajo de Proceso: Representación visual de un proceso que describe una serie de pasos, tareas o actividades repetitivas y predecibles. Ejemplos incluyen la contratación de nuevos empleados, la incorporación de clientes, solicitudes de vacaciones, pedidos de ventas, entre otros.

• Flujo de Trabajo Basado en Casos: Este tipo se utiliza a menudo en situaciones donde cada caso o instancia puede seguir un camino único a través del flujo de trabajo, dependiendo de características o entradas específicas. Es adecuado para procesos con una variedad de escenarios que requieren diferentes enfoques y no siguen un camino secuencial.

• Flujo de Trabajo de Proyecto: Un tipo de flujo de trabajo con una estructura bien definida pero también con flexibilidad para adaptarse rápidamente a solicitudes relacionadas con un proyecto. Los pasos y tareas involucradas están alineados con un proyecto específico. Los flujos de trabajo de proyectos generalmente delinean los pasos y sirven como una guía sistemática para un proyecto único.

• Flujo de Trabajo Centrado en el Humano: Prioriza la participación humana en la toma de decisiones o ejecución de tareas. Este flujo de trabajo es adecuado para procesos que involucran toma de decisiones complejas, creatividad o tareas que no pueden ser completamente automatizadas.

• Flujo de Trabajo Centrado en el Sistema: En un flujo de trabajo centrado en el sistema, la mayoría de las tareas son automatizadas y requieren mínima intervención humana. Se aplica principalmente a tareas repetitivas que el propio sistema puede ejecutar.

• Flujo de Trabajo de Documentos: Un flujo de trabajo centrado en la creación, revisión, aprobación y almacenamiento de documentos. Asegura un proceso estructurado y eficiente para el manejo de documentos dentro de una organización. Ejemplos típicos incluyen aprobaciones de contratos, revisiones de documentos y creación de contenido.

¿Por qué es Importante Implementar Flujos de Trabajo?

Sin duda, la ventaja más destacada de los flujos de trabajo es la capacidad de proporcionar visibilidad a lo largo de todo el proceso de trabajo. Al visualizar el flujo de trabajo, los equipos pueden identificar fácilmente las dependencias de cada tarea, los insumos necesarios y las personas responsables de cada paso. Esta claridad fomenta una mejor comunicación, elimina pasos innecesarios y cuellos de botella, asegura una alineación estratégica y mejora significativamente la eficiencia y productividad general.

Superando Obstáculos en la Gestión de Flujos de Trabajo

Si bien los flujos de trabajo aportan estructura y eficiencia a los procesos, también presentan una serie de desafíos. Identificar estos desafíos es crucial para garantizar un funcionamiento fluido dentro de una organización. Aquí algunos de los desafíos comunes asociados con la gestión de flujos de trabajo:

• Resistencia al cambio: Los empleados pueden resistirse a la introducción de nuevos flujos de trabajo debido al miedo a lo desconocido. La resistencia puede dificultar la implementación exitosa de los flujos de trabajo, lo que provoca retrasos y falta de aceptación por parte de los empleados.

• Complejidad en el diseño: Crear un flujo de trabajo efectivo a menudo requiere un conocimiento profundo del proceso y puede ser complejo de diseñar, especialmente en procesos que involucran varias funciones.

• Falta de comunicación adecuada: Una mala comunicación sobre cambios en los flujos de trabajo o actualizaciones de procesos puede llevar a malentendidos, plazos incumplidos y falta de claridad respecto a expectativas y responsabilidades.

• Restricciones de integración/tecnología: Dependiendo de la infraestructura tecnológica disponible, las organizaciones pueden enfrentar limitaciones para implementar ciertos flujos de trabajo automatizados o integrarse con otros programas o bases de datos.

• Preocupaciones de seguridad: Los flujos de trabajo que implican datos sensibles o procesos críticos pueden enfrentar problemas de seguridad, especialmente si no se implementan medidas adecuadas para proteger la información.

Superar estos desafíos requiere un enfoque integral que incluya comunicación clara, capacitación continua, planificación estratégica y un compromiso con la mejora continua.

Flujo de Trabajo Automatizado vs. Manual: ¿Cuál es la Diferencia?

La principal diferencia entre los flujos de trabajo automatizados y manuales radica en cómo se ejecutan las tareas y los procesos dentro de un sistema u organización. Cada categoría satisface necesidades distintas y trae consigo su propio conjunto de beneficios.

Flujo de Trabajo Manual

Los flujos de trabajo manuales requieren intervención humana en la ejecución de tareas. Las personas realizan las acciones necesarias, y el flujo de trabajo depende del esfuerzo manual y la toma de decisiones en cada paso. Las etapas a menudo se comunican mediante documentos o de manera verbal.

Los flujos de trabajo manuales son altamente adecuados para tareas más complejas que requieren pensamiento crítico, creatividad o juicio subjetivo. Además, ofrecen una mayor flexibilidad, permitiendo que las personas se adapten y tomen decisiones basadas en situaciones únicas. Los individuos también tienen más control sobre el monitoreo del progreso y la identificación de problemas.

Ejemplos de flujos de trabajo manuales incluyen la realización de entrevistas, la revisión de documentos y la firma de papeles.

A pesar de los beneficios que los flujos de trabajo manuales ofrecen a los equipos, sus capacidades son limitadas cuando se trata de ejecutar tareas en menos tiempo, reducir las posibilidades de daños físicos o errores debido a la intervención humana, o proporcionar transparencia entre equipos múltiples. Debido al avance tecnológico y al entorno empresarial acelerado, los flujos de trabajo manuales están siendo paulatinamente reemplazados por flujos de trabajo automatizados.

Flujo de Trabajo Automatizado

Los flujos de trabajo automatizados utilizan sistemas de software para llevar a cabo tareas con mínima intervención humana. Al automatizar tareas repetitivas, los equipos reducen el tiempo y el esfuerzo necesarios para ejecutar tareas rutinarias, lo que lleva a resultados más rápidos y consistentes. La automatización del flujo de trabajo permite a los equipos minimizar fácilmente los errores y escalar para facilitar y manejar el aumento en el volumen de trabajo.

El software de gestión de flujos de trabajo se utiliza comúnmente para implementar flujos de trabajo automatizados. Ayuda a crear tareas, generar informes, recibir notificaciones por correo electrónico, sincronizar datos en toda la organización y más.

Según diversas investigaciones, la adopción de la automatización de flujos de trabajo está en aumento en empresas de todos los tamaños, ofreciendo una amplia gama de ventajas. Según algunas estadísticas, la automatización de flujos de trabajo seguirá ayudando a las empresas a lograr eficiencia operativa.

• El 91% de las empresas que utilizan flujos de trabajo automatizados obtienen una mejor visibilidad de sus procesos.
• Las organizaciones ahorran hasta un 77% del tiempo invertido en tareas rutinarias.
• Los equipos lograron reducir los errores en un 32%.
• Los procesos empresariales automatizados mejoran en un 60%.

Flujo de Trabajo vs. Otras Herramientas de Gestión de Procesos

En la gestión del trabajo, las organizaciones pueden elegir entre una amplia variedad de herramientas de gestión de procesos para ayudar a mejorar la transparencia y fomentar la excelencia en el rendimiento.

Veamos algunas opciones conocidas y observemos cómo se diferencian de los flujos de trabajo.

Flujo de Trabajo vs. Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación visual de un proceso o flujo de trabajo. Es un diagrama que ilustra un enfoque paso a paso utilizando diferentes formas y cuadros. Cada elemento del modelo representa un atributo del proceso: recurso, comentario, decisión, y más. Los diagramas de flujo se aplican con éxito para analizar y resolver problemas, proponer soluciones y procesos de trabajo generales.

Flujo de Trabajo vs. Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual bien conocida utilizada en la gestión de proyectos. Proporciona una vista de línea de tiempo de las tareas, sus fechas de inicio y fin, y sus dependencias. Cada tarea se muestra como una barra horizontal, y la longitud de cada barra representa la duración de la tarea. Las dependencias entre tareas a menudo se representan mediante líneas de enlace.

Un diagrama de Gantt ofrece una visión general del cronograma del proyecto. Proporciona un nivel diferente de detalle con respecto a los pasos específicos de cada tarea o los puntos de decisión. Es particularmente útil para rastrear el progreso, gestionar recursos y comunicar el cronograma del proyecto a los interesados.

Flujo de Trabajo vs. Lista de Verificación

Las listas de verificación son simples listas de tareas que deben completarse. Las tareas pueden no tener un orden particular en la lista, y no es necesario que exista una dependencia significativa entre cada uno de los elementos. La lista de verificación tiene como objetivo principal proporcionar una forma sencilla de realizar un seguimiento de las tareas. Pueden ser parte de un flujo de trabajo como una herramienta para mantener todo en un solo lugar y no dejar nada afuera.

6 Pasos Esenciales para Crear un Flujo de Trabajo en la Práctica

Construir un flujo de trabajo efectivo requiere identificar los pasos del proceso y utilizar software para mantener la información compartida en un solo lugar y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.

Desglosamos el proceso de flujo de trabajo y examinamos los detalles de cada paso.

Paso 1. Definir los Pasos Implicados en el Proceso

Antes de hacer cualquier cosa, es crucial comprender el proceso en detalle. Será complicado crear un flujo de trabajo cuando haya incertidumbres, ya que esto resultará en la interrupción del proceso, la necesidad de rehacer tareas y generará desperdicio de cualquier tipo.

Comunicar los pasos específicos del proceso marca el comienzo de la construcción del sistema de flujo de trabajo. Visualizar el proceso de principio a fin y crear mapas del flujo de valor ayuda a los equipos y a la dirección a supervisar el flujo de trabajo en toda la organización y cómo los esfuerzos operativos están alineados estratégicamente con los objetivos empresariales.

Usar diagramas como los diagramas de flujo ayuda a los equipos a esbozar los pasos del proceso de un flujo de trabajo específico. Una vez identificados, el flujo del proceso puede ser traducido a una solución digital donde se ejecuta el trabajo real. Herramientas de visualización como los tableros Kanban se utilizan comúnmente para mostrar el flujo de trabajo y obtener una mejor comprensión de la carga de trabajo general.

Paso 2. Diseñar el Flujo de Trabajo

Este paso es la esencia de la creación de tu flujo de trabajo. Implica mostrar cada paso de tu proceso único, desde la primera hasta la última etapa, de manera secuencial. Visualizar todo tu flujo de trabajo proporciona una base para una mejor optimización, colaboración mejorada y mejora del proceso.

Establecer una dependencia interconectada entre equipos, flujos de trabajo y proyectos mejora la transparencia, proporciona una comprensión integral del trabajo a través de los niveles organizacionales y acelera la entrega de proyectos.

En Businessmap, los equipos pueden personalizar sus tableros Kanban de cualquier manera posible. Además de las funcionalidades básicas de construir un tablero para un solo equipo, la plataforma ofrece la capacidad de tener múltiples flujos de trabajo en un solo tablero Kanban. Esto es especialmente útil en escenarios con diferentes habilidades, tipos de trabajo o un portafolio de proyectos.

Paso 3. Poner el Flujo de Trabajo en Marcha

Este es el paso en el que se llevan a cabo las tareas, y el flujo de trabajo avanza hacia la consecución de sus objetivos. Durante esta etapa, los equipos pueden coordinar los detalles del flujo de trabajo, como esbozar las tareas, definir roles y responsabilidades, y establecer el cronograma para la finalización.

Ya sea gestionando proyectos de manera más tradicional o adoptando el enfoque ágil de trabajo, introducir WIP en curso beneficiará enormemente el rendimiento del equipo. Implementar esta práctica permite a los equipos minimizar el multitasking y optimizar la capacidad de trabajo. Después de todo, los flujos de trabajo efectivos priorizan la entrega de trabajo de alto valor mientras protegen a los miembros del equipo de cargas excesivas.

Para asegurar la entrega exitosa del proyecto, es importante que todos sepan lo que se espera en cada etapa del flujo de trabajo. En Businessmap, los equipos desarrollan políticas explícitas del flujo de trabajo o un conjunto de reglas y procedimientos para guiarlos a lo largo de las etapas del proceso de trabajo.

Paso 4. Abordar y Resolver los Bloqueos del Flujo de Trabajo

Durante esta etapa, los equipos pueden examinar la salud de su trabajo y actuar en consecuencia. Cuando el trabajo se interrumpe por cualquier razón, esto afecta el rendimiento de todo el flujo de trabajo. Es crucial revisar regularmente el flujo de trabajo para identificar los bloqueos en una etapa temprana y garantizar una progresión fluida.

Para hacer frente a esto, los usuarios de Businessmap pueden identificar fácilmente los cuellos de botella en el proceso y abordarlos de manera oportuna dividiendo las etapas de su trabajo en etapas activas y en cola. Esto les permite evaluar sus actividades que agregan valor frente a las que no lo hacen. Además, pueden indicar y resaltar problemas específicos que bloqueen el progreso de un elemento de trabajo.

Paso 5. Aprovechar el Poder de la Automatización del Flujo de Trabajo

Para dar un paso más hacia la optimización de tus flujos de trabajo, utiliza la automatización del flujo de trabajo para ahorrar tiempo y entregar resultados más rápido. Esta función ayuda a reducir el trabajo manual al crear tareas rutinarias e incrementar la productividad del equipo al dedicar este tiempo a actividades de mayor valor. Businessmap respalda esta funcionalidad ofreciendo una amplia variedad de políticas del tipo "si esto, entonces aquello".

Paso 6. Revisiones Regulares para la Optimización del Flujo de Trabajo

A lo largo del flujo de trabajo, se implementan mecanismos de monitoreo y control para seguir el progreso, identificar problemas y garantizar que el proceso esté en el camino correcto. Se pueden hacer ajustes según sea necesario para abordar cualquier desviación del plan.

Con su potente módulo de Análisis de Flujo de Trabajo, Businessmap ayuda a los equipos a tomar decisiones informadas sobre sus procesos basadas en datos históricos en lugar de suposiciones. La amplia variedad de herramientas de análisis les permite optimizar el rendimiento del flujo de trabajo para una entrega de servicios más rápida.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Cuáles son los 3 componentes básicos de un flujo de trabajo?

Los tres componentes clave dentro de un flujo de trabajo son:

• Entrada (recursos)
• Trabajo (tareas)
• Salida (resultado)

Flujos de trabajo vs Procesos: ¿Cuál es la diferencia?

Aunque tanto los flujos de trabajo como los procesos implican secuencias de pasos, un flujo de trabajo es un mapeo más granular de roles y tareas que define claramente quién es responsable de qué en cada etapa. En cambio, un proceso es una descripción más general de las tareas necesarias para alcanzar un resultado.

¿Cuáles son ejemplos de flujos de trabajo?

Algunos ejemplos típicos de flujos de trabajo incluyen:

• Ensamblaje de productos
• Procesamiento de pedidos de compra
• Incorporación de clientes
• Envío de tickets de soporte
• Creación de contenido
• Facturación

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo de trabajo son representaciones visuales que trazan el flujo de tareas y actividades dentro de un proceso. Ayudan a identificar cuellos de botella, redundancias y oportunidades para optimizar el flujo del proceso.