Esplorare i Flussi di Lavoro: Tutto Quello che Devi Sapere

In un’Epoca in cui Ogni Secondo Conta, l’Efficienza è Fondamentale Le aziende devono adottare strumenti che potenziano l’efficienza operativa. I flussi di lavoro, grazie alla loro adattabilità, automazione e approccio sistematico, sono diventati una pietra angolare dell’eccellenza operativa.

Avvicinarsi ai Fondamenti dei Flussi di Lavoro

Comprendere gli elementi essenziali di un flusso di lavoro aiuta le organizzazioni a gestire e semplificare i processi necessari per svolgere attività di varia complessità, dalle operazioni più semplici ai progetti più articolati.

Cos’è un Flusso di Lavoro?

Un flusso di lavoro è una sequenza di passaggi definiti, ripetibili e interconnessi, progettati per raggiungere uno specifico obiettivo aziendale.Rappresenta un processo operativo completo, che funge da modello per l’esecuzione del lavoro.
Un flusso di lavoro ben strutturato garantisce che nulla di importante venga trascurato e che le attività vengano svolte nell’ordine più efficiente possibile.

La visualizzazione dei flussi di lavoro consente alle aziende di creare pratiche di gestione dei processi aziendali produttive e durature.Man mano che le organizzazioni adottano o perfezionano i propri workflow, migliorano la capacità di controllare le variabili dei progetti, assicurando il raggiungimento degli obiettivi con costanza e qualità.

Tipi Comuni di Flussi di Lavoro

Esistono diversi tipi comuni di flussi di lavoro, ampiamente utilizzati in vari settori per gestire processi e attività in modo efficiente. Vediamoli nel dettaglio:

• Flusso di Lavoro di Processo: Una rappresentazione visiva di un processo che delinea una serie di passaggi, attività o compiti ripetitivi e prevedibili.
• Esempi comuni includono: l’assunzione di nuovi dipendenti, l’onboarding dei clienti, le richieste di ferie, gli ordini di vendita, ecc.
• Flusso di Lavoro Basato su Casi (Case-Based): Utilizzato in contesti in cui ogni caso può seguire un percorso unico all'interno del flusso di lavoro, in base a caratteristiche o input specifici. È adatto per processi con molteplici scenari che richiedono approcci differenti e non seguono un percorso sequenziale fisso.
• Flusso di Lavoro di Progetto: Un tipo di flusso di lavoro con una struttura ben definita, ma abbastanza flessibile da adattarsi rapidamente alle richieste relative a un progetto. Le attività e i passaggi sono allineati a uno specifico progetto e servono da guida sistematica per la sua esecuzione una tantum.
• Flusso di Lavoro Human-Centric: Dà priorità al coinvolgimento umano nell’esecuzione dei compiti o nel processo decisionale.È particolarmente adatto a processi che richiedono creatività, giudizio umano o che non possono essere completamente automatizzati.
• Flusso di Lavoro System-Centric: In questo tipo di flusso, la maggior parte delle attività è automatizzata, richiedendo un intervento umano minimo.È applicato principalmente a compiti ripetitivi e prevedibili, che il sistema può gestire autonomamente.
• Flusso di Lavoro Documentale: Un flusso costruito attorno alla creazione, revisione, approvazione e archiviazione di documenti. Assicura una gestione strutturata ed efficiente dei documenti all'interno dell’organizzazione.
  Esempi tipici includono: approvazione di contratti, revisioni documentali e creazione di contenuti.

Perché è Importante Implementare i Flussi di Lavoro?

Senza dubbio, il vantaggio più significativo dei flussi di lavoro è la capacità di offrire visibilità completa sull’intero processo operativo.Visualizzando il flusso di lavoro, i team possono facilmente individuarele dipendenze tra le attività,gli input richiesti,e le persone responsabili di ciascun passaggio. Questa chiarezza favorisce una comunicazione più efficace, elimina passaggi superflui e colli di bottiglia, garantisce l’allineamento strategico e migliora in modo significativo l’efficienza e la produttività complessiva.

Affrontare gli Ostacoli nella Gestione dei Flussi di Lavoro

Sebbene i flussi di lavoro portino struttura ed efficienza nei processi, comportano anche una serie di sfide.Individuare tali criticità è fondamentale per garantire operazioni fluide all’interno dell’organizzazione. Ecco alcune delle difficoltà più comuni nella gestione dei workflow:

• Resistenza al cambiamento:I dipendenti possono opporsi all’introduzione di nuovi flussi di lavoro per timore dell’ignoto.
  Questa resistenza può ostacolare l’implementazione efficace, causando ritardi e scarso coinvolgimento del personale.
• Complessità nella progettazione:Progettare un workflow efficace richiede una conoscenza approfondita dei processi ed è spesso complesso, soprattutto nel caso di flussi trasversali tra più funzioni aziendali.
• Comunicazione insufficiente:Una comunicazione poco chiara in merito a modifiche nei flussi di lavoro o aggiornamenti nei processi può causare malintesi, scadenze mancate e confusione su ruoli e responsabilità.
• Limitazioni tecnologiche o di integrazione:A seconda delle infrastrutture tecnologiche disponibili, le organizzazioni possono trovarsi limitate nell’implementare workflow automatizzati o nell’integrarli con altri software o database.
• Preoccupazioni legate alla sicurezza:I flussi che coinvolgono dati sensibili o processi critici possono sollevare problemi di sicurezza, specialmente se non vengono adottate misure adeguate per proteggere le informazioni.

Superare queste sfide richiede un approccio completo, che includa comunicazione chiara, formazione continua, pianificazione strategica e un forte impegno verso il miglioramento continuo.

Workflow Automatizzato vs. Manuale: Qual è la Differenza?

La principale differenza tra workflow automatizzati e manuali risiede nel modo in cui i compiti e i processi vengono eseguiti all’interno di un sistema o di un’organizzazione.Ogni categoria risponde a esigenze specifiche e offre vantaggi distinti.

Workflow Manuale

I workflow manuali prevedono l’intervento umano nell’esecuzione delle attività.Le persone svolgono le azioni necessarie e il flusso di lavoro si basa sullo sforzo manuale e sul processo decisionale umano in ogni fase.I passaggi vengono spesso comunicati tramite documenti o verbalmente.I workflow manuali sono particolarmente adatti ad attività complesse che richiedono pensiero critico, creatività o giudizio soggettivo.

Inoltre, offrono maggiore flessibilità, permettendo agli individui di adattarsi e prendere decisioni in base a situazioni specifiche.
Chi li esegue mantiene anche maggiore controllo sul monitoraggio dei progressi e sull’individuazione di eventuali problemi.

Esempi di workflow manuali includono la conduzione di un colloquio,la revisione di documenti,la firma di documentazione cartacea.

Nonostante i benefici, i workflow manuali presentano limiti in termini di velocità di esecuzione, di riduzione degli errori umani o dei danni fisici, e di trasparenza tra team multipli. Con il progresso tecnologico e il ritmo crescente del business, i workflow manuali sono sempre più sostituiti da quelli automatizzati.

Workflow Automatizzato

I workflow automatizzati utilizzano sistemi software per eseguire attività con intervento umano minimo. Automatizzando le attività ripetitive, i team possono ridurre il tempo e lo sforzo necessari per portare a termine compiti di routine, ottenendo risultati più rapidi e coerenti. L’automazione dei flussi di lavoro consente ai team di minimizzare gli errori, scalare con facilità per gestire carichi di lavoro in crescita, e mantenere l’efficienza operativa nel tempo.

Per implementare workflow automatizzati, si utilizza solitamente un software di gestione dei flussi di lavoro, che permette di creare attività,generare report, ricevere notifiche e-mail,sincronizzare i dati tra diversi reparti, e molto altro.

Secondo numerose ricerche, l’adozione dell’automazione dei workflow è in costante crescita nelle aziende di ogni dimensione, grazie ai numerosi vantaggi offerti.Alcune statistiche rivelano che l’automazione continuerà a supportare le imprese nel raggiungimento dell’efficienza operativa:

• 91% delle aziende che utilizzano workflow automatizzati ottengono maggiore visibilità sui propri processi.
• Le organizzazioni risparmiano fino al 77% del tempo dedicato a compiti di routine.
• I team riescono a ridurre gli errori del 32%.
• I processi aziendali automatizzati migliorano del 60%.

Workflow vs. Altri Strumenti di Gestione dei Processi

Nel contesto della gestione del lavoro, le organizzazioni possono scegliere tra una vasta gamma di strumenti di gestione dei processi per migliorare la trasparenza e promuovere l’eccellenza operativa.Vediamo alcune delle opzioni più conosciute e in che modo si differenziano dai flussi di lavoro.

Workflow vs. Diagramma di Flusso (Flowchart)

Un diagramma di flusso è una rappresentazione visiva di un processo o di un workflow.Si tratta di un diagramma che illustra, passo dopo passo, un processo utilizzando forme e riquadri diversi. Ogni elemento del modello rappresenta un attributo del processo: una risorsa, un commento, una decisione, ecc.I diagrammi di flusso sono ampiamente utilizzati per analizzare e risolvere problemi, proporre soluzioni e rappresentare processi generali.

Workflow vs. Diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è uno strumento visivo molto noto, utilizzato nella gestione dei progetti.Fornisce una vista temporale delle attività, con le relative date di inizio e fine e le dipendenze tra di esse.Ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale, la cui lunghezza indica la durata del compito. Le dipendenze tra le attività sono spesso rappresentate da linee di collegamento.

Il diagramma di Gantt offre una panoramica ad alto livello del programma di progetto, ma non entra nel dettaglio dei singoli passaggi o dei punti decisionali di ciascuna attività.È particolarmente utile per monitorare l’avanzamento, gestire le risorse e comunicare il cronoprogramma agli stakeholder.

Workflow vs. Checklist

Le checklist sono semplici elenchi di attività da completare.I compiti possono non avere un ordine specifico e non richiedono necessariamente dipendenze tra loro.Lo scopo principale di una checklist è fornire un modo semplice per tenere traccia delle attività.Le checklist possono far parte di un workflow come strumento di supporto, utile per raccogliere in un unico posto tutti i punti da non dimenticare o escludere.

6 Passaggi Essenziali per Creare un Flusso di Lavoro nella Pratica

Costruire un flusso di lavoro efficace richiede l’identificazione dei passaggi del processo e l’uso di strumenti software per centralizzare le informazioni e monitorare i progressi in tempo reale.Analizziamo il processo di creazione di un workflow e i dettagli di ciascun passaggio.

Fase 1. Definire i Passaggi Coinvolti nel Processo

Prima di tutto, è fondamentale comprendere a fondo il processo.Creare un workflow in presenza di incertezze può portare a interruzioni, necessità di rifacimenti e sprechi di risorse.

Comunicare i passaggi specifici del processo è il primo passo per costruire un sistema di workflow efficace.Visualizzare il processo end-to-end e creare value stream map aiuta team e management a monitorare il flusso di lavoro in tutta l’organizzazione e a capire come gli sforzi operativi siano allineati agli obiettivi aziendali.

L’uso di diagrammi come i flowchart consente ai team di delineare visivamente i passaggi del processo.Una volta identificato il flusso, questo può essere tradotto in una soluzione digitale, dove il lavoro viene effettivamente eseguito.Strumenti di visualizzazione come le bacheche kanban sono ampiamente utilizzati per rappresentare il flusso di lavoro e comprendere meglio il carico complessivo delle attività.

Fase 2. Progettare il Flusso di Lavoro

Questa fase rappresenta l’essenza della creazione del tuo flusso di lavoro. Consiste nel visualizzare ogni passaggio del processo, dalla prima all’ultima fase, in modo sequenziale.Visualizzare l’intero workflow consente diottimizzare meglio il processo, migliorare la collaborazione tra i team, e favorire il continuo miglioramento operativo.

Stabilire dipendenze interconnesse tra team, flussi di lavoro e progetti migliora la trasparenza, fornisce una visione globale del lavoro a tutti i livelli organizzativi e accelera la delivery dei progetti.

In Businessmap, i team possono personalizzare le proprie bacheche Kanban in qualsiasi modo. Oltre alle funzionalità di base per costruire una board destinata a un singolo team, la piattaforma consente di gestire più workflow all’interno di una sola bacheca.
Questa funzione è particolarmente utile in contesti in cui sono coinvolte competenze differenti, si gestiscono varie tipologie di lavoro, o si opera con un portafoglio progetti diversificato.

Fase 3. Avviare il Flusso di Lavoro

In questa fase, le attività vengono eseguite concretamente e il flusso di lavoro avanza verso il raggiungimento dei suoi obiettivi. Durante questa fase, i team possono coordinare i dettagli operativi del flusso, come la definizione delle attività, l’assegnazione dei ruoli e delle responsabilità, la pianificazione delle tempistiche di completamento.

Sia che si gestiscano progetti secondo un approccio tradizionale, sia che si adotti un metodo Agile, introdurre limiti al lavoro in corso (Work-in-Progress limits) apporta notevoli benefici alle prestazioni del team.

Questa pratica permette di ridurre il multitasking e ottimizzare la capacità di lavoro. Dopotutto, un flusso di lavoro efficace è progettato per concentrare gli sforzi su attività ad alto valore, e tutelare i membri del team da carichi eccessivi.

Per garantire una delivery di successo, è fondamentale che ogni persona sappia esattamente cosa è previsto in ciascuna fase del workflow. All’interno di Businessmap, i team sviluppano politiche esplicite del workflow — ovvero insiemi di regole e procedure condivise che li guidano lungo tutte le fasi del processo operativo.

Fase 4. Affrontare e Risolvere gli Ostacoli nel Flusso di Lavoro

In questa fase, i team possono valutare lo stato di salute del lavoro in corso e agire di conseguenza.Quando un’attività viene interrotta per qualsiasi motivo, l’intero flusso di lavoro ne risente in termini di performance.È quindi importante rivedere regolarmente il workflow per identificare tempestivamente eventuali ostacoli e garantire un avanzamento fluido.

Per gestire queste situazioni, gli utenti di Businessmap possono individuare facilmente i colli di bottiglia nel processo, affrontarli in modo tempestivo suddividendo le fasi del lavoro tra “attive” e “in attesa”. Questo approccio consente di valutare le attività a valore aggiunto rispetto a quelle che non lo sono. Inoltre, è possibile segnalare e mettere in evidenza eventuali problemi specifici che bloccano l’avanzamento di un elemento di lavoro.

Fase 5. Sfruttare il Potere dell’Automazione del Flusso di Lavoro

Per ottimizzare ulteriormente i propri flussi di lavoro, è fondamentale adottare l’automazione, con l’obiettivo di risparmiare tempo e velocizzare la delivery. Questa funzionalità consente di ridurre il lavoro manuale legato alla creazione di attività ricorrenti e di aumentare la produttività del team, liberando tempo prezioso da dedicare a compiti di maggior valore. Businessmap supporta ampiamente questa funzionalità grazie a una vasta gamma di regole automatizzate del tipo “se-questo-allora-quello” (if-this-then-that).

Fase 6. Revisioni Regolari per l’Ottimizzazione del Flusso di Lavoro

Durante l’intero ciclo del flusso di lavoro, è essenziale attivare meccanismi di monitoraggio e controllo per seguire i progressi, individuare eventuali problemi, e garantire che il processo proceda come pianificato.
Grazie a un potente modulo di Workflow Analytics, Businessmap consente ai team di prendere decisioni informate basate su dati storici, evitando valutazioni basate su semplici supposizioni.

La vasta gamma di strumenti di analisi disponibile permette di ottimizzare la performance dei flussi di lavoro, e migliorare i tempi di consegna.

Workflow Analytics in Businessmap

Domande Frequenti (FAQ)

Quali sono i 3 componenti fondamentali di un flusso di lavoro?

I tre elementi chiave di un flusso di lavoro sono:

• Input (risorse),
• Lavoro (esecuzione delle attività),
• Output (risultato).

Workflow vs Processo: Qual è la differenza?

Sebbene entrambi implichino una sequenza di passaggi, un workflow rappresenta una mappatura più dettagliata di ruoli e compiti, specificando chi è responsabile di cosa in ogni fase.

Un processo, invece, è una descrizione più ad alto livello delle attività necessarie per raggiungere un determinato risultato.

Quali sono degli esempi tipici di workflow?

Esempi comuni di flussi di lavoro includono:

• Assemblaggio di un prodotto
• Elaborazione di un ordine di acquisto
• Onboarding del cliente
• Invio di ticket di supporto
• Creazione di contenuti
• Emissione di fatture

Cos’è un diagramma di workflow?

I diagrammi di workflow sono rappresentazioni visive che mostrano il flusso delle attività all’interno di un processo.
Aiutano a identificare colli di bottiglia, ridondanze e opportunità di ottimizzazione del flusso operativo.