Las 5 fases esenciales del proceso de gestión de proyectos

En el ámbito de la gestión de proyectos, los resultados pueden variar: algunos proyectos prosperan, mientras que otros fracasan o se estancan en sus etapas iniciales por diversas razones. De hecho, casi el 70% de los proyectos de transformación a nivel mundial fracasan, pero los desafíos que esto plantea no son exclusivos. La imprevisibilidad inherente a la gestión de proyectos, impulsada por demandas cambiantes y tendencias del negocio en constante evolución, suele tomar por sorpresa a las organizaciones, dejándolas sin preparación frente a futuras incertidumbres.

Comprender el objetivo del proyecto y cómo gestionarlo adecuadamente es vital para protegerlo del aún elevado índice de fracaso. Son muchos los ingredientes que conforman la receta para una entrega exitosa de proyectos. Una práctica fundamental para navegar entre este mar de objetivos, tareas y prioridades cambiantes es seguir un enfoque de proceso bien estructurado.

En este artículo, exploraremos el proceso de gestión de proyectos y analizaremos las principales etapas que ayudan a los equipos a completar un proyecto a tiempo y de forma exhaustiva.

¿Qué es un proceso de gestión de proyectos?

Según la Guía del PMBOK®, un proceso de gestión de proyectos incluye cinco pasos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre del proyecto. Este proceso define las etapas que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Ofrece un marco de trabajo para organizar y gestionar tareas y funciones del proyecto, coordinando recursos y cronogramas para alcanzar objetivos específicos dentro de un plazo y presupuesto definidos.

Los procesos de gestión de proyectos pueden ser más estructurados o adaptativos, dependiendo del enfoque que adopte la organización:

• Modelo Waterfall:Es una técnica de gestión de proyectos por etapas (stage-gate), en la que se realizan revisiones antes de avanzar a la siguiente fase. Este enfoque lineal garantiza que los entregables se completen con éxito en cada fase antes de continuar con la siguiente.
• Modelo Agile:El proceso de gestión de proyectos en entornos ágiles se caracteriza por su naturaleza iterativa, permitiendo ajustes constantes basados en retroalimentación continua, necesidades organizacionales, aportes del cliente y requisitos cambiantes del proyecto. Esto promueve un enfoque más adaptativo y flexible en la ejecución del proyecto.

Independientemente del enfoque - más estructurado o más flexible - es igualmente importante que los gestores de proyectos tengan una comprensión clara de cada fase. Además, deben involucrar a las partes interesadas de forma adecuada durante todo el ciclo de vida del proyecto para garantizar una entrega exitosa.

Comprender las 5 Etapas Esenciales de la Gestión de Proyectos

Independientemente del sector en el que opere una empresa o de cuáles sean sus prioridades principales, los procesos de gestión de proyectos se estructuran en cinco etapas clave: inicio, planificación, ejecución, control y cierre del proyecto. Cada una de estas etapas tiene un conjunto específico de objetivos, entregables y resultados que son fundamentales para el éxito del proyecto.

A continuación, analizamos en detalle cada una de estas fases para comprender mejor su importancia dentro del ciclo de vida de la gestión de proyectos.

1. Inicio del Proyecto

El proceso de gestión de proyectos comienza con la etapa de inicio. Es la fase en la que una idea se convierte en un plan de negocio significativo. Durante esta etapa se define el proyecto y se establecen sus objetivos principales. Antes de poner en marcha el proyecto, es necesario responder a una serie de preguntas clave:

• ¿Cuál es el propósito del proyecto?
• ¿Cuáles son los objetivos del proyecto?
• ¿Qué tipo de recursos se necesitarán?
• ¿Existen posibles limitaciones o restricciones en el futuro?
• ¿Cuánto tiempo se estima que tomará completar el proyecto?
• ¿Se ha definido un presupuesto?
• ¿Quiénes son los stakeholders (partes interesadas)?

El objetivo de este cuestionario es que los responsables del proyecto puedan delinear claramente los objetivos y justificaciones del mismo a través de documentos formales esenciales. Algunos de los documentos más importantes en esta etapa de la gestión de proyectos son:

• Caso de negocio: explica cómo se beneficiará la organización del proyecto. También justifica diferentes aspectos, como los posibles obstáculos y los costos asociados.
• Estudio de viabilidad: evalúa si el proyecto puede llevarse a cabo dentro de un plazo determinado, considerando factores clave que afectan su éxito.
• Acta de constitución del proyecto (project charter): contiene toda la información relevante del proyecto, incluyendo el valor que aportará, las actividades necesarias, el cronograma estimado, el presupuesto asignado y quién será el gerente de proyecto.

Aclarar estas preguntas y establecer una base común para todos los involucrados es un paso fundamental para el éxito del proyecto. La falta de objetivos bien definidos y de justificación clara representa una amenaza, ya que aumenta el riesgo de fracaso y de no cumplir con las expectativas de las partes interesadas.

2. Planificación del Proyecto

Una vez que el proyecto ha sido definido, se pasa a la etapa de planificación.

El objetivo principal de esta fase es elaborar un plan de proyecto detallado, que debe incluir la siguiente información:

• Establecimiento de los objetivos del proyecto.
• Identificación de los entregables y creación de una estructura desglosada del trabajo.
• Estimación del tiempo y los recursos necesarios para completar cada tarea.
• Creación de un cronograma del proyecto.

Durante esta fase también se debe desarrollar un plan de gestión de riesgos que defina la estrategia a seguir en caso de que surjan riesgos asociados al proyecto.

Ya sea que optes por un enfoque más tradicional de planificación o sigas las pautas de metodologías Ágiles y planifiques de forma iterativa, establecer metas que sean alcanzables, específicas y medibles puede resultar muy beneficioso. Para ello, puedes apoyarte en métodos populares de definición de objetivos, como S.M.A.R.T. (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y con Tiempo definido) о C.L.E.A.R. (Colaborativos, Limitados, Emocionales, Aceptables y Refinados).

3. Ejecución del Proyecto

Tras la fase de planificación, comienza la ejecución, considerada la columna vertebral del ciclo de vida de un proyecto. En esta etapa, se llevan a cabo las tareas y actividades definidas previamente durante la planificación.

Durante la ejecución del proyecto, los gestores de proyectos deben gestionar los recursos, abordar y resolver posibles deficiencias, construir flujos de trabajo eficientes y supervisar cuidadosamente el progreso. Además, mantener una comunicación abierta entre los interesados del proyecto garantiza que todos estén informados, lo que promueve una ejecución fluida del proyecto y ayuda a mantenerse en el camino correcto.

Dado que equilibrar múltiples responsabilidades simultáneamente puede resultar abrumador y afectar la productividad, los líderes de proyecto suelen apoyarse en herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas permiten seguir el trabajo en tiempo real y colaborar de forma ágil y efectiva con todos los involucrados.

4. Monitoreo y Control del Proyecto

La diferencia entre la fase de monitoreo del proyecto y la de ejecución puede ser sutil, ya que ambas suelen superponerse. Durante el monitoreo, es fundamental realizar revisiones periódicas del estado del proyecto para identificar y resolver problemas a tiempo, asegurando que se tomen acciones correctivas oportunas cuando sea necesario.

Además, supervisar el progreso del proyecto en función de indicadores clave de rendimiento (KPIs) o OKRs (objetivos y resultados clave) permite evaluar si el proyecto avanza en la dirección correcta y está cumpliendo con los objetivos establecidos.

En esta etapa, los gestores aún pueden realizar todos los ajustes necesarios para garantizar el éxito del proyecto. Esto incluye el seguimiento del cronograma, el presupuesto y los requisitos de calidad para asegurar que se cumplan dentro de los parámetros definidos.

5. Cierre del Proyecto

En esta etapa, el objetivo principal es asegurarse de que el stakeholder esté satisfecho con los resultados del proyecto. Como tarea final, se puede realizar una revisión completa del proyecto para identificar lecciones aprendidas y documentar los resultados obtenidos.

La fase de cierre del proyecto marca la conclusión formal de un proyecto e implica varias actividades clave. En primer lugar, se realiza una revisión exhaustiva de los entregables del proyecto en comparación con los objetivos y metas iniciales para asegurarse de que se hayan cumplido todos los requisitos. Además, la fase de cierre incluye la liberación de los recursos del proyecto, como los miembros del equipo o el equipo utilizado, y el cierre de las cuentas financieras asociadas al proyecto.

Como paso final, el cierre del proyecto también incluye una última revisión formal, donde se identifican las lecciones aprendidas, se documentan los logros clave y los desafíos enfrentados, y se elabora un informe que resume el desempeño global del proyecto.

Ejemplo de un Proceso de Gestión de Proyectos en un Entorno Bancario

Ilustremos los pasos del proceso de gestión de proyectos con un ejemplo práctico.

1. Inicio: Un banco planea lanzar una nueva plataforma de banca en línea. Durante esta fase, se identifican los objetivos del proyecto, el alcance, los interesados y los recursos iniciales. Los documentos clave incluyen un caso de negocio, un estudio de viabilidad y el acta de constitución del proyecto.

2. Planificación: Se crea un plan detallado que describe las tareas, el cronograma, el presupuesto, la gestión de riesgos y los entregables. Esto incluye el establecimiento de hitos del proyecto y la definición de los roles y responsabilidades del equipo del proyecto.

3. Ejecución: Los equipos de desarrollo comienzan a construir la plataforma, siguiendo el plan del proyecto. Se gestionan los recursos, se monitorea el progreso y se realizan ajustes según sea necesario para mantener el rumbo del proyecto.

4. Monitoreo y Control: Las revisiones de estado periódicas y las evaluaciones de rendimiento aseguran que el proyecto se mantenga alineado con sus objetivos. Cualquier problema o desviación se aborda de manera oportuna para mantener el proyecto en curso.

5. Cierre: Una vez que la plataforma ha sido desarrollada y probada, se lanza. Se realizan revisiones finales, se completa la documentación del proyecto y se registran las lecciones aprendidas. Los recursos se liberan y el proyecto se cierra formalmente.

Técnicas de Gestión de Proyectos Más Comune

Tres de los enfoques de gestión de proyectos más populares incluyen Agile, Lean y Waterfall.

• Waterfall es una metodología tradicional que sigue un enfoque lineal y secuencial para la gestión de proyectos. En otras palabras, cada fase debe completarse antes de comenzar la siguiente. Este método es adecuado para proyectos con requisitos precisos y estables.
• La metodología Lean es un enfoque de gestión de proyectos y producción que enfatiza la eliminación de desperdicios, la mejora continua y la entrega del máximo valor al cliente con el mínimo de recursos.
• Kanban es un método de gestión del flujo de trabajo derivado de Lean que ayuda a los equipos a visualizar el trabajo mediante tableros kanban, optimizar los procesos de entrega, maximizar la eficiencia e incentivar la mejora continua en los equipos.
• Agile es un enfoque iterativo y flexible que se centra en la entrega continua de valor, destacando la adaptabilidad, la retroalimentación regular y la colaboración. La gestión ágil de proyectos es el enfoque más eficaz para proyectos con requisitos cambiantes y necesidad de ajustes frecuentes.
• Scrum es un marco de trabajo ágil que utiliza sprints cortos para lanzar productos más rápidamente y adaptarse a los requisitos cambiantes de los clientes. En su núcleo están los equipos multifuncionales y las reuniones de revisión periódicas.

10 Consejos para Construir un Proceso de Gestión de Proyectos Exitoso

Aquí tienes diez recomendaciones clave para fomentar un proceso de gestión de proyectos eficaz:

1. Define claramente los objetivos y entregables del proyecto.
2. Alinea los entregables del proyecto con sus objetivos.
3. Mantén abiertos y transparentes los canales de comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
4. Evalúa y gestiona los riesgos de forma regular para evitar que posibles problemas descarrilen el proyecto.
5. Establece un cronograma realista con hitos alcanzables para hacer seguimiento del progreso.
6. Asegura el apoyo y los recursos necesarios para los miembros del equipo.
7. Monitorea regularmente el uso de recursos y ajusta los planes según sea necesario.
8. Haz seguimiento del rendimiento del proyecto implementando un sistema efectivo de monitoreo y evaluación.
9. Documenta las lecciones aprendidas, incluyendo los éxitos y las áreas de mejora.
10. Fomenta una cultura de mejora continua.

En resumen

La gestión de proyectos exitosa implica una combinación estratégica de procesos bien definidos, metodologías adecuadas y la garantía de que todos los aspectos del proyecto estén cubiertos. Esto incluye elementos como el alcance, el cronograma, el presupuesto, los recursos, la gestión de riesgos, la comunicación y la participación de los interesados.

Al comprender las etapas principales, elegir el enfoque correcto e implementar consejos clave para el éxito, las organizaciones pueden navegar por las complejidades de los proyectos y lograr resultados exitosos.

El proceso de gestión de proyectos en cinco etapas incluye:

• Inicio del Proyecto
• Planificación del Proyecto
• Ejecución del Proyecto
• Monitoreo y Control del Proyecto