Les 5 étapes clés d’un processus de gestion de projet efficace

Comprendre les étapes essentielles du processus de gestion de projet

Dans le domaine de la gestion de projet, les résultats varient : certains projets réussissent, tandis que d’autres échouent ou stagnent dès les premières phases. Près de 70 % des projets de transformation dans le monde échouent — une statistique révélatrice, mais pas inhabituelle. L’incertitude inhérente à la gestion de projet, alimentée par des exigences en constante évolution et des tendances métier changeantes, prend souvent les organisations de court, les laissant mal préparées face à l’avenir.

Pour éviter de rejoindre les rangs des projets non aboutis, il est essentiel de comprendre l’objectif du projet et de savoir comment le mener à bien. De nombreux éléments entrent en jeu dans la réussite d’un projet, mais suivre un processus de gestion de projet bien défini est une pratique fondamentale pour naviguer dans un environnement où les priorités et les objectifs évoluent sans cesse.

Dans cet article, nous examinons en détail les principales étapes de la gestion de projet qui permettent aux équipes de livrer un projet dans les délais et avec succès.

Qu’est-ce qu’un processus de gestion de projet ?

Selon le PMBOK® Guide, un processus de gestion de projet comprend cinq phases : l’initiation, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture du projet. Il s’agit d’un cadre structurant qui définit les étapes de gestion de projet depuis le début jusqu’à la fin. Ce processus permet d’organiser, planifier et coordonner les tâches, les ressources et les délais pour atteindre des objectifs spécifiques dans un temps et un budget définis.

Le processus de gestion de projet peut être plus ou moins structuré selon la méthode utilisée par l’organisation.

Par exemple, le modèle Waterfall (en cascade) suit une approche linéaire avec des revues formelles entre chaque étape. Ce modèle impose de finaliser chaque phase avant de passer à la suivante, assurant un suivi rigoureux des livrables.

À l’inverse, le processus de gestion de projet Agile repose sur une approche itérative. Il permet des ajustements continus grâce à des retours fréquents des parties prenantes, une meilleure adaptation aux besoins évolutifs et une collaboration étroite. Ce modèle favorise la flexibilité et la réactivité tout au long du cycle de vie du projet.

Quelle que soit l’approche adoptée — structurée ou agile — il est indispensable pour les chefs de projet de bien comprendre chaque phase et de mobiliser les parties prenantes à chaque étape afin de garantir la réussite du projet.

Comprendre les 5 étapes essentielles de la gestion de projet

Quel que soit le secteur d’activité ou les priorités d’une entreprise, tout processus de gestion de projet se divise en cinq étapes clés : l’initiation, la planification, l’exécution, le suivi/contrôle et la clôture. Chaque étape a ses propres objectifs, livrables et résultats, essentiels à la réussite du projet.

Examinons plus en détail les spécificités de chacune de ces étapes de la gestion de projet.

1. L’initiation du projet

Le processus de gestion de projet commence par la phase d’initiation. C’est à ce moment qu’une idée prend la forme d’un plan concret et structuré. Cette étape consiste à définir le projet ainsi que ses objectifs. Avant de lancer les travaux, plusieurs questions doivent être clarifiées :

• Quel est l’objectif du projet ?
• Quels sont les résultats attendus ?
• Quelles ressources seront nécessaires ?
• Existe-t-il des contraintes potentielles ?
• Quelle est la durée estimée du projet ?
• Quel budget est alloué ?
• Qui sont les parties prenantes ?

L’objectif de ce questionnement est de poser une base solide et commune grâce à une documentation formelle. Les documents essentiels incluent :

• Le business case : il expose les bénéfices attendus du projet pour l’entreprise, justifie les décisions à prendre, anticipe les obstacles et estime les coûts potentiels.

• L’étude de faisabilité : elle évalue si le projet peut être mené à bien dans un délai donné, en prenant en compte les facteurs techniques, financiers ou humains.

• La charte de projet : elle regroupe toutes les informations essentielles sur le projet : valeur attendue, objectifs, délais, budget, chef de projet désigné, livrables, etc.

Clarifier ces points et définir les bases dès le départ est une étape essentielle pour garantir la réussite du projet. Des objectifs flous ou mal justifiés augmentent considérablement les risques d’échec et d’insatisfaction des parties prenantes.

2. Planification du projet

Une fois le projet défini, il entre dans la phase de planification, une étape essentielle du processus de gestion de projet.

L’objectif principal de cette phase est d’élaborer un plan détaillé comprenant :

• la définition des objectifs du projet,
• l’identification des livrables et la décomposition du travail (WBS),
• l’estimation du temps et des ressources nécessaires,
• l’établissement d’un calendrier.

Il est également recommandé d’élaborer un plan de gestion des risques afin d’anticiper les imprévus et définir les actions à entreprendre le cas échéant.

Que vous optiez pour une méthode traditionnelle ou une approche agile de la planification, il est important de fixer des objectifs spécifiques, mesurables et réalistes. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur des méthodes éprouvées telles que :

• S.M.A.R.T. (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel),

• C.L.E.A.R. (Collaboratif, Limité, Émotionnel, Accepté, Révisé).

Une planification rigoureuse permet de poser les bases solides pour une exécution fluide du projet.

3. Exécution du projet

Après la planification vient l’exécution, une étape centrale du processus de gestion de projet. C’est ici que vous mettez en œuvre les tâches définies dans le plan.

Vous devez :

• gérer les ressources,
• résoudre les problèmes éventuels,
• organiser des flux de travail efficaces,
• suivre l’avancement des travaux.

Une communication fluide avec les parties prenantes est essentielle pour garantir le bon déroulement du projet.

Gérer plusieurs responsabilités à la fois peut vite devenir complexe. C’est pourquoi de nombreux chefs de projet s’appuient sur des outils de gestion de projet pour suivre les tâches en cours et faciliter la collaboration.

4. Suivi et contrôle du projet

Étroitement liée à la phase d’exécution, cette étape consiste à surveiller en continu l’avancement du projet. L’objectif est d’identifier rapidement les écarts et d’apporter des ajustements en temps réel si nécessaire.

Vous devez comparer les résultats obtenus avec les indicateurs clés de performance (KPI) ou les OKR (objectifs et résultats clés) définis. Cela permet de confirmer que le projet suit la bonne trajectoire, en termes de délais, de budget et de qualité.

5. Clôture du projet

Dernière étape de la gestion de projet, la clôture consiste à finaliser le projet et à évaluer ses résultats.

Les principales actions à mener sont :

• vérifier que tous les livrables ont été validés par les parties prenantes,
• libérer les ressources (équipe, matériel, budget),
• clôturer les comptes associés au projet,
• organiser une rétrospective pour tirer les enseignements utiles,
• rédiger un rapport final récapitulant les points forts, les difficultés rencontrées et les résultats obtenus.

La phase de clôture assure une fin formelle au projet et prépare le terrain pour les projets futurs grâce à l’expérience acquise.

Exemple de processus de gestion de projet dans le secteur bancaire

Illustrons les étapes de gestion de projet avec un cas concret.

1. Initiation

Une banque prévoit de lancer une nouvelle plateforme de services bancaires en ligne. Durant cette phase, les objectifs, le périmètre, les parties prenantes et les premières ressources sont définis. Les documents clés comprennent : business case, étude de faisabilité, et charte projet.

2. Planification

Un plan détaillé est établi, précisant les tâches, le calendrier, le budget, la gestion des risques et les livrables. Les jalons du projet sont définis, ainsi que les rôles et responsabilités de l’équipe.

3. Exécution

Les équipes techniques développent la plateforme conformément au plan. Les ressources sont gérées, les progrès suivis, et des ajustements sont faits si nécessaire.

4. Suivi et contrôle

Des points de contrôle réguliers permettent de s’assurer que le projet reste aligné avec ses objectifs. Les écarts ou problèmes sont traités rapidement.

5. Clôture

Une fois la plateforme testée et finalisée, elle est mise en service. Une évaluation finale est menée, la documentation complétée, les enseignements consignés, et les ressources libérées. Le projet est alors clôturé formellement.

Les méthodes de gestion de projet les plus courantes

Voici trois approches largement utilisées pour structurer un processus de gestion de projet :

• Waterfall (cycle en V): Méthode linéaire et séquentielle : chaque phase doit être finalisée avant de passer à la suivante. Idéale pour les projets aux exigences stables et bien définies.

• Lean: Approche centrée sur l’élimination du gaspillage, l’amélioration continue et la création de valeur avec un minimum de ressources.

• Kanban: Méthode issue du Lean permettant de visualiser les tâches via des tableaux Kanban. Elle aide à fluidifier les flux de travail, optimiser la livraison et favoriser une amélioration continue.

• Agile: Approche itérative axée sur la flexibilité, la collaboration, et la livraison fréquente de valeur. Parfaite pour les projets avec des besoins changeants.

• Scrum: Cadre Agile qui repose sur des sprints courts, des équipes pluridisciplinaires et des revues fréquentes pour s’adapter rapidement aux retours des clients.

10 conseils pour réussir son processus de gestion de projet

1. Définissez clairement les objectifs et les livrables.
2. Alignez les livrables avec les objectifs stratégiques.
3. Maintenez une communication ouverte et transparente.
4. Anticipez et gérez les risques dès le départ.
5. Établissez un calendrier réaliste avec des jalons mesurables.
6. Fournissez les ressources nécessaires à l’équipe projet.
7. Surveillez l'utilisation des ressources et ajustez au besoin.
8. Suivez les performances via des indicateurs clairs.
9. Documentez les bonnes pratiques et les points d’amélioration.
10. Encouragez une culture d’amélioration continue.