Saviez-vous que 42 % des professionnels de la gestion de projet dans le monde estiment que leur organisation ne comprend pas pleinement la valeur de la gestion de projet ?
Fait intéressant, 87 % des cadres dirigeants pensent exactement le contraire. Une différence de perception marquée… sous un même toit.
Nous pensons que cette confusion découle d’un éloignement des principes fondamentaux de la gestion de projet. Pour combler cet écart, nous vous proposons de revenir à l’essentiel en explorant qu’est-ce que la gestion de projet, sa valeur, ses caractéristiques, ses avantages, et bien plus encore.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est le processus qui consiste à planifier, organiser, exécuter et contrôler des activités de travail pour atteindre un objectif défini, dans un délai et un budget déterminés. Cela implique l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques afin de gérer efficacement de grandes charges de travail appelées « projets ».
Un projet est une initiative temporaire visant à produire un livrable unique : produit, service ou résultat. Il est temporaire car il a un début et une fin bien définis, et unique car il ne fait pas partie des opérations répétitives.
Les projets se distinguent des opérations, qui sont continues et récurrentes (comme l’exploitation d’une usine). Ils se différencient aussi des programmes, qui regroupent plusieurs projets liés entre eux.
Les projets peuvent varier considérablement en taille et en complexité — de quelques semaines à plusieurs années — selon leur nature.
Caractéristiques clés d’un projet
Quel que soit leur type, tous les projets comportent :
- des objectifs spécifiques,
- des contraintes (temps, coût, portée),
- des ressources à mobiliser.
Domaines clés de la gestion de projet
- Gestion de la portée : définir les objectifs, les livrables et les exigences du projet, et s’assurer qu’ils restent dans le périmètre fixé.
- Gestion du temps : établir le calendrier du projet, fixer des échéances, suivre les avancements pour respecter les délais.
- Gestion des coûts : définir un budget, suivre les dépenses et s’assurer que le projet respecte les limites financières allouées.
- Gestion de la qualité : garantir que les livrables respectent les normes de qualité et répondent aux attentes des parties prenantes.
- Gestion de la communication : veiller à ce que toutes les parties soient informées des progrès, problèmes ou changements liés au projet.
- Gestion des risques : identifier les risques potentiels et mettre en place des plans pour les atténuer.
En maîtrisant ces domaines, vous augmentez considérablement vos chances de mener à bien vos projets, tout en répondant aux besoins et aux attentes des parties prenantes.
Quelles sont les 5 phases clés de la gestion de projet ?
Le cycle de vie ou cycle de la gestion de projet comprend plusieurs phases que traverse un projet, de son lancement à sa clôture. Il offre une structure claire pour planifier, exécuter et finaliser un projet de manière organisée.
Voici les cinq grandes phases du processus de gestion de projet :
1. Phase d’initiation
La phase d’initiation est la première étape du cycle de la gestion de projet. C’est à ce moment que vous identifiez le but du projet, ses objectifs et les parties prenantes concernées. Vous définissez également le périmètre du projet, ses contraintes et ses hypothèses.
À ce stade, l’organisation lance officiellement le projet à l’aide d’une charte de projet décrivant sa vision, sa mission, ses objectifs et ses résultats attendus.
2. Phase de planification
Pendant la phase de planification, vous élaborez un plan détaillé décrivant le périmètre du projet, son calendrier, son budget, les ressources nécessaires ainsi que les risques identifiés.
La manière de planifier dépend de la méthodologie de gestion de projet adoptée par l’organisation :
- Approche traditionnelle : la planification est réalisée en amont dans les moindres détails. Tous les jalons et échéances sont définis dès le départ, souvent dans la charte du projet.
- Méthodologie Agile : elle privilégie une planification itérative. Le plan initial ne contient que les éléments essentiels. Le reste est planifié au fur et à mesure, selon le principe du "juste-à-temps".
La planification Agile repose sur une livraison de valeur fréquente, la collaboration transversale des équipes, des retours constants des utilisateurs finaux et une amélioration continue du projet.
3. Phase d’exécution
La phase d’exécution consiste à mettre en œuvre le plan de projet et à réaliser les activités prévues. Vous assurez également le suivi de l’avancement, apportez les ajustements nécessaires, gérez l’équipe projet, communiquez avec les parties prenantes et résolvez les éventuels conflits.
4. Phase de surveillance et de contrôle
Durant la phase de surveillance et de contrôle, vous suivez les performances et l’avancement du projet en temps réel. Vous appliquez les mesures correctives nécessaires pour que le projet respecte les délais, le budget et les objectifs.
C’est également à ce stade que vous gérez les risques et les problèmes pour garantir l’efficacité de l’équipe et la cohérence du travail accompli.
5. Phase de clôture
La phase de clôture marque la fin du cycle de vie du projet. Vous vérifiez que tous les livrables ont été remis et validés, puis vous procédez à la fermeture officielle du projet.
Une analyse post-projet est ensuite menée pour évaluer les résultats obtenus, mesurer la réussite globale et identifier les leçons à tirer pour les futurs projets.
En comprenant ces cinq phases, vous maîtrisez les fondations de la gestion de projet et vous vous donnez les moyens d’accompagner vos projets vers le succès, avec efficacité et méthode.
Types de gestion de projet
Il existe différents types de méthodologies de gestion de projet que vous pouvez adopter en fonction de la nature et du périmètre de votre projet. Parmi les approches les plus répandues, on retrouve la gestion de projet Waterfall, Lean et Agile.
Gestion de projet Waterfall
La gestion de projet Waterfall (en cascade) repose sur une approche linéaire et séquentielle. Chaque phase du projet doit être terminée avant de passer à la suivante. Cette méthode est largement utilisée dans les environnements où les exigences sont bien définies dès le départ.
Dans ce modèle de gestion, les organisations définissent les besoins en amont, puis suivent un plan rigide pour exécuter le projet étape par étape. Il s’agit d’un modèle en cascade avec des "gates" entre chaque phase, où des revues sont effectuées pour valider les livrables avant de continuer.
Crédit d'image: "Managing the Development of Large Software Systems", Dr. Royce
Parmi les cadres de travail les plus utilisés dans les projets Waterfall, on peut citer PRINCE2, la méthode de la chaîne critique (Critical Chain) ou encore le modèle en V (V-Model).
Gestion de projet Lean
La gestion de projet Lean est une méthode centrée sur la création de valeur et la réduction des gaspillages. Basée sur les principes du Lean management, elle vise à éliminer les activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée au processus de production.
Dans cette approche, vous décomposez le projet en éléments de travail plus petits, facilement gérables, et vous les hiérarchisez selon la valeur qu’ils apportent au client. Vous suivez également vos processus en continu pour détecter les pertes d’efficacité et apporter des améliorations.
L’une des méthodes Lean les plus connues en gestion de projet est la méthode Kanban. Il s’agit d’une approche visuelle et flexible de la gestion des flux de travail, axée sur la transparence, la limitation du travail en cours et l’amélioration continue.
Gestion de projet Agile
La gestion de projet Agile repose sur les principes de flexibilité, de collaboration et de satisfaction client. Issue du Manifeste Agile rédigé à l’origine pour le développement logiciel, elle est aujourd’hui largement adoptée dans tous les secteurs.
Les valeurs fondamentales du Manifeste Agile sont :
- Les individus et leurs interactions plutôt que les processus et outils,
- Un produit fonctionnel plutôt qu’une documentation exhaustive,
- La collaboration avec le client plutôt que la négociation contractuelle,
- L’adaptation au changement plutôt que le respect d’un plan rigide.
En gestion de projet Agile, vous travaillez de façon itérative et livrez en continu des résultats à forte valeur ajoutée pour le client. L’amélioration continue des processus et la réévaluation régulière des priorités sont au cœur de cette méthodologie.
La méthode Scrum est l’une des pratiques Agile les plus populaires, notamment dans le développement logiciel. Elle repose sur des sprints (itérations de durée fixe) au cours desquels l’équipe développe un ensemble de fonctionnalités. Elle favorise ainsi l’adaptabilité, la transparence, la collaboration interdisciplinaire et la livraison fréquente de valeur.
En comprenant les différents types de gestion de projet, vous serez en mesure de choisir l’approche la plus adaptée à votre contexte, vos objectifs et la dynamique de votre organisation.
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?
Comme mentionné précédemment, la gestion de projet est un facteur essentiel qui permet aux organisations d’atteindre leurs objectifs de manière efficace et efficiente. En appliquant une approche structurée, vous vous assurez que les projets sont livrés dans les délais, respectent le budget alloué et répondent aux normes de qualité exigées.
Dans un contexte d’incertitude économique accrue, comme celui du monde post-pandémique actuel, l’efficacité de la livraison des projets est encore plus cruciale. Elle repose sur la capacité à équilibrer habilement les trois éléments fondamentaux de tout projet : le temps, le budget et le périmètre — ce que l’on appelle communément le triangle de la gestion de projet.
6 avantages clés de la pratique de la gestion de projet
1. Structuration et standardisation du travail
La gestion de projet permet d’organiser et de standardiser le travail. Chaque partie prenante dispose ainsi d’une vision claire des piliers du projet (objectifs, périmètre, parties prenantes). Cela évite les malentendus et aligne toutes les équipes sur un objectif commun.
2. Des résultats cohérents et reproductibles
Grâce au suivi systématique, aux ajustements continus et à l’application de bonnes pratiques, la gestion de projet réduit la variabilité des résultats. Vous augmentez ainsi les chances de livrer des produits ou services fiables et reproductibles.
3. Une planification plus efficace
Suivre des directives spécifiques en gestion de projet vous permet d’anticiper les problèmes potentiels. Une bonne planification favorise des interventions précoces, limitant les impacts négatifs sur les délais ou le budget. Que vous adoptiez une approche traditionnelle ou agile, une planification rigoureuse est essentielle à la réussite d’un projet.
4. Une meilleure communication
La communication est un facteur clé dans le succès d’un projet. La gestion de projet fournit un cadre structuré permettant une communication fluide. Elle garantit que tous les acteurs sont informés des avancées du projet et des éventuelles modifications de son périmètre.
5. Une gestion efficace des ressources
En améliorant la visibilité sur les ressources, la gestion de projet assure une utilisation optimale du temps, du budget et des compétences humaines. Elle permet d’éviter la surcharge de travail ou la sous-utilisation des ressources.
6. Une réduction des coûts
La gestion de projet contribue à diminuer les dépenses inutiles. En optimisant la gestion des ressources, en simplifiant les processus et en identifiant les risques à un stade précoce, vous évitez les erreurs coûteuses et améliorez le retour sur investissement.
Adopter les bonnes pratiques de gestion de projet est un levier de performance stratégique pour toute organisation cherchant à atteindre ses objectifs tout en maîtrisant ses ressources.
5 conseils pour construire des équipes de gestion de projet performantes
Chez Businessmap (anciennement Kanbanize), nous pensons qu’il est essentiel de se concentrer sur quelques axes clés pour assurer le succès de votre équipe de gestion de projet.
1. Favorisez la communication et la collaboration
Une communication efficace est indispensable à toute équipe de gestion de projet réussie. Assurez-vous que les membres de votre équipe communiquent régulièrement et disposent des outils nécessaires pour le faire.
Selon une étude du PMI sur l’avenir du travail en gestion de projet, le partage des connaissances, le travail en équipe et la participation à la résolution de problèmes sont des facteurs de motivation essentiels pour les jeunes professionnels souhaitant faire carrière dans ce domaine.
2. Définissez des processus clairs et des règles de livraison
Des processus bien définis sont indispensables pour structurer efficacement le travail. Établissez des règles opérationnelles pour chaque phase du projet : planification, exécution, suivi et contrôle. Veillez à ce que chaque membre de l’équipe comprenne ces processus et ses responsabilités.
ULMA Handling Systems a obtenu des améliorations significatives en une seule année en appliquant des méthodes simples pour mieux comprendre ses processus. L’entreprise avait pour objectifs de mieux suivre les projets, améliorer la collaboration, accélérer la prise de décision et livrer à temps.
Les équipes ont adopté l’approche kanban et appliqué des pratiques fondamentales dans leurs projets d’ingénierie complexes (durée moyenne : 1,5 à 2,5 ans). Cette méthode leur a permis de visualiser l’ensemble du flux de travail et de définir des règles claires pour relever les défis du projet.
Source : ULMA Handling Systems Case Study
3. Comprenez le rôle du leadership
Un bon chef de projet sait motiver et inspirer son équipe, tout en gardant chacun concentré sur les objectifs. Il ou elle doit aussi savoir détecter et résoudre les problèmes dès leur apparition.
Il existe plusieurs modèles de leadership — transformationnel, authentique, de service, etc. — selon les priorités du projet. Qu’il s’agisse d’un leadership vertical (centré sur une personne) ou horizontal (partagé entre l’équipe), il est essentiel de trouver un bon équilibre. Ensemble, ces approches expliquent près de 30 % du succès des projets.
4. Encouragez l’apprentissage continu et la responsabilisation
Une équipe compétente est cruciale pour réussir vos projets. Favorisez une culture de curiosité et d’apprentissage continu, et laissez à chacun l’autonomie nécessaire pour s’approprier son travail. Cela maintient la motivation et renforce la capacité de prise de décision.
5. Utilisez les bons outils et ressources
Les outils et ressources sont essentiels pour la réussite d’une équipe de gestion de projet. Veillez à ce que votre équipe ait accès à tout ce dont elle a besoin : logiciels de gestion de projet, formations, accompagnement, etc.
En vous concentrant sur ces domaines clés, vous assurez à votre équipe les moyens de mener à bien chaque projet.
Préparez-vous pour l’avenir de la gestion de projet
Les grandes tendances à surveiller
1. L’intelligence artificielle (IA)
L’IA transforme la gestion de projet. Automatisation, assistants virtuels, analyse prédictive... les usages se multiplient pour améliorer la productivité et la prise de décision. Plus de la moitié des répondants à une étude du PMI estiment que l’IA aura un impact transformateur dans le domaine.
Source : PMI
2. Transformation digitale
85 % des entreprises priorisent la digitalisation de leurs processus post-Covid. La gestion de projet devient un levier majeur d’accélération et d’innovation.
3. Réponse aux enjeux globaux
Les projets ne concernent plus seulement les organisations : ils deviennent des leviers d’action face aux défis mondiaux (climat, inégalités, durabilité). Une gestion de projet agile et structurée devient indispensable.
Source : PMI
4. Épanouissement professionnel
Les professionnels de la gestion de projet cherchent aujourd’hui à avoir un impact réel. Innover, améliorer la société, faire avancer les idées : les projets sont désormais des moteurs de sens et de motivation.
Modèle conceptuel de motivation des jeunes professionnels, Lechter & Huemann, 2023
Source image : PMI
Optimisez vos processus, responsabilisez vos équipes et faites de chaque projet un succès mesurable.
Businessmap est le logiciel le plus flexible
pour aligner le travail sur les objectifs de l'entreprise.
