La gestion de portefeuille de projets (PPM) est le processus consistant à gérer les projets et leurs ressources de manière à garantir un équilibre optimal entre les exigences du projet et ses objectifs. Cela comprend la gestion du temps, du coût, de la qualité, des risques et des attentes des parties prenantes. La PPM permet également de mesurer les performances par rapport aux objectifs définis, afin d’identifier des opportunités d’amélioration.
La PPM aide les entreprises en fournissant une vision claire de leur situation actuelle et de leur exposition aux risques. Elle permet aussi de prendre de meilleures décisions stratégiques, comme déterminer quels projets lancer en priorité et comment allouer les ressources de manière optimale.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de portefeuille de projets (outil PPM) ?
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets est une plateforme numérique conçue pour aider les organisations et les équipes à organiser, gérer et analyser leur portefeuille de projets.
Il s’agit d’un système centralisé qui fournit des outils pour :
- la priorisation et la planification des portefeuilles,
- le suivi de l’avancement des projets,
- la collaboration entre les différents niveaux de l’organisation,
- l’analyse globale des performances du travail.
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel PPM ?
Voici plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez envisager l’utilisation d’un outil PPM :
- Il permet de relier les initiatives projet à la vision stratégique, assurant que tout le monde travaille vers un objectif commun.
- L’analyse des performances des projets permet d’optimiser les décisions selon ce qui compte vraiment, ce qui conduit à une meilleure exécution des projets.
- Un logiciel PPM favorise la transparence, en permettant aux équipes de suivre l’avancement, de détecter les problèmes dans le processus et d’identifier les axes d’amélioration.
- Il améliore la communication entre les équipes, ce qui favorise une meilleure collaboration, limite les conflits et rend les processus plus efficaces.
Liste des 10 meilleurs outils de gestion de portefeuille de projets
Choisir le bon logiciel PPM peut vous aider à mettre en œuvre efficacement la démarche de PPM et à en tirer tous les bénéfices.
Voici une liste des 10 meilleurs outils PPM :
- Businessmap (anciennement Kanbanize)
- Celoxis
- Monday
- Smartsheet
- Wrike
- Forecast
- Proggio
- Microsoft Project Online
- Zoho Projects
- Planisware
1. Businessmap (anciennement Kanbanize)
Businessmap est une plateforme de gestion de portefeuille de projets lancée en 2011 par Dimitar Karaivanov, Christo Stalev et Bisser Ivanov. Cet outil PPM est reconnu pour ses capacités élevées de personnalisation et sa faculté à aligner les objectifs stratégiques, les portefeuilles de projets et les activités de travail dans un espace unifié.
Le logiciel PPM offre une visualisation avancée, une scalabilité pour les équipes comme pour les niveaux de direction, une automatisation puissante, des capacités analytiques poussées, ainsi que de nombreuses intégrations tierces. Il aide à comprendre ce qui se passe dans toute l'organisation, à connecter la stratégie à l'exécution, à identifier des opportunités d’amélioration et à clarifier les processus.
Grâce à son architecture flexible, Businessmap permet de gérer plusieurs projets simultanément et de connecter les éléments de travail entre équipes et départements.
Avec ses tableaux de bord exécutifs, les gestionnaires peuvent suivre l’état des objectifs, identifier les risques et évaluer l’avancement des travaux par rapport aux objectifs.
»» Essai gratuit de 14 jours pour tous les comptes.
»» Le plan tarifaire Standard débute à 179 $/mois pour une équipe de 15 utilisateurs.
»» Des tarifs personnalisés sont disponibles pour les solutions destinées aux grandes entreprises.
2. Celoxis
Créée par Nikhil Daddikar et Ravindra Wankar en 2001, Celoxis est une entreprise SaaS qui développe un logiciel de gestion de projets permettant de gérer projets, ressources et processus métier.
Ce logiciel PPM comprend des fonctionnalités de suivi de projet, planification, comptabilité, feuilles de temps et suivi des dépenses.
Les tableaux de bord personnalisables permettent de suivre les indicateurs clés de gestion de portefeuille.
Le logiciel est disponible en version cloud et en version sur site.
À noter : bien que de nombreuses intégrations tierces soient proposées, les fonctionnalités API et leur support pourraient être améliorés.
»» La version on-premise propose une tarification personnalisée (paiement unique).
»» La version cloud débute à 25 $/mois, avec un minimum de 5 utilisateurs requis.
3. monday.com
monday.com est un logiciel cloud de gestion de projets, fondé en 2012 (anciennement dapulse) par Eran Zinman et Roy Man.
Aujourd’hui coté en bourse, l’outil offre une vue d’ensemble complète des projets et processus.
Cette solution PPM propose plus de 200 modèles prêts à l’emploi et plusieurs modes d’affichage : Kanban, calendrier, chronologie, Gantt, charge de travail, etc. La vue Workload, par exemple, est idéale pour suivre l’avancement de l’exécution des projets.
Inconvénients : la période d’essai gratuite limite l’accès à toutes les fonctionnalités et la personnalisation de l’automatisation des workflows est encore perfectible.
Les prix sont relativement élevés.
»» Essai gratuit de 14 jours
»» Plan Individuel : gratuit à vie
»» Plan Basic : 30 $/mois (3 licences)
»» Plan Standard : 36 $/mois (3 licences)
»» Plan Pro : 60 $/mois (3 licences)
»» Tarification personnalisée pour l’offre Enterprise
4. Smartsheet
Smartsheet est un logiciel cloud de gestion de projet et de travail, lancé en 2006 par Smartsheet Inc. Il permet aux équipes de collaborer, assigner des tâches, suivre les projets, partager des documents, etc.
Cette solution PPM aide à aligner plusieurs équipes autour des mêmes objectifs stratégiques. Elle est adaptée à la gestion de projets, d’équipes et de programmes. Smartsheet permet également aux gestionnaires de portefeuille de centraliser les données de multiples sources à des fins de reporting.
Limites signalées :
- l’interface de type tableur peut sembler complexe,
- la personnalisation des modèles peut être déroutante,
- absence de mode hors ligne.
»» Essai gratuit de 30 jours
»» Plan Pro : 9 $/mois
»» Plan Business : 32 $/mois
»» Plan Enterprise : tarification personnalisée
5. Wrike
Wrike est un logiciel de gestion de projets lancé en 2006 par Andrew Filev et acquis par Citrix Systems en 2021. Cette solution SaaS est conçue pour rationaliser les processus de travail, gérer les projets et améliorer la collaboration. Pour une meilleure visibilité, le logiciel PPM propose des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, ainsi que des fonctionnalités de suivi de l’avancement, des ressources et des échéances dans un seul et même espace.
Inconvénient : certains utilisateurs trouvent le modèle tarifaire complexe, notamment en ce qui concerne l’intégration de certains outils tiers.
»» Essai gratuit de 14 jours
»» Version gratuite pour la gestion centralisée des tâches
»» Plan Professional : 9,80 $/mois
»» Plan Business : 24,80 $/mois
»» Plans personnalisés disponibles (Enterprise, équipes créatives, services)
6. Forecast.app
Lancée en 2016 par Dennis Kayser, Forecast est une plateforme native IA dédiée à la gestion de projets, de ressources, de travail et de finances, avec des capacités avancées d’automatisation intelligente.
Cette solution PPM met l’accent sur la planification prédictive, via des fonctions telles que l’auto-planification des ressources et l’estimation automatique des durées de tâches grâce à l’apprentissage automatique (machine learning).
Le logiciel convient à la gestion centralisée de projets et de ressources, à la collaboration en équipe et au suivi du temps.
Toutefois, il manque de fonctionnalités pour un déploiement à grande échelle, et son modèle tarifaire peut sembler complexe.
»» Essai gratuit de 14 jours
»» Tous les plans nécessitent un minimum de 20 utilisateurs
»» Plan Lite : 27 $/mois
»» Plans Pro et Plus : tarification personnalisée
»» Facturation annuelle uniquement
»» Modules complémentaires disponibles (Advanced Analytics, intégrations tierces)
7. Proggio
Proggio est un système de gestion de portefeuille de projets conçu pour fournir une vue rapide des projets en cours et favoriser un meilleur alignement entre exécution et objectifs stratégiques. Fondé en 2016 par Barak Schiby et Yaniv Shor, ce logiciel PPM propose :
- une visualisation des plans de projets,
- une collaboration simplifiée,
- des rapports automatiques.
Fonctionnalités clés : workflows de projet, vues personnalisées, tableaux de bord sur mesure.
Proggio s’intègre à plus de 100 outils tiers, dont Jira Cloud.
Certaines intégrations avancées comme OKTA ou Jira On-Premise ne sont disponibles qu’avec les formules premium.
»» Essai gratuit disponible
»» Plan Tasks : gratuit
»» Plan PM : 800 $/mois
»» Plan Plus : 1 500 $/mois
»» Plan Enterprise : tarification personnalisée
»» Facturation annuelle
»» Utilisateurs illimités
8. Microsoft Project Online
Microsoft Project Online (aussi connu sous Microsoft 365 ou Office 365) est la version cloud du logiciel de gestion de projet de Microsoft, lancé initialement en 1988 puis proposé en SaaS en 2017. Ce logiciel de gestion de portefeuille de projets est adapté aux chefs de projets expérimentés grâce à ses fonctionnalités avancées :
- gestion Agile (Scrum, Kanban),
- workflows personnalisés,
- suivi du temps,
- gestion des ressources,
- création de rapports personnalisés.
Point à noter : la courbe d’apprentissage peut être difficile pour les débutants.
»» Solution SaaS par abonnement
»» Business Basic : 6 $/mois
»» Business Standard : 12,50 $/mois
»» Business Premium : 22 $/mois
»» Apps for Business : 8,25 $/mois
»» Tarification par utilisateur, facturation annuelle
9. Zoho Projects
Zoho Projects est une solution de gestion de projets lancée en 2006 par Zoho Corporation.
Elle permet aux organisations de gérer facilement projets, tâches et équipes.
Fonctionnalités principales :
- diagrammes de Gantt,
- vue liste des tâches,
- vue tableau Kanban,
- suivi de projet et du temps,
- partage de fichiers,
- reporting sur les ressources,
- communication et collaboration.
Certaines fonctionnalités personnalisables (champs personnalisés, profils, rôles) sont réservées au plan le plus avancé.
»» Essai gratuit de 10 jours
»» Plan Premium : 5 €/utilisateur/mois
»» Plan Enterprise : 10 €/utilisateur/mois
10. Planisware
Planisware est une solution complète de gestion de projets et de portefeuille, fondée en 1998 par Pierre Demonsant. Elle est conçue pour couvrir la gestion des coûts, des ressources, de la planification et des approvisionnements. Elle compte plus de 1 000 clients dans le monde.
Planisware propose deux offres distinctes :
- Planisware Enterprise : pour les grandes entreprises souhaitant centraliser budgets, prévisions, calendriers et ressources,
- Planisware Orchestra : pour les PME, avec une gestion de portefeuille de projets de bout en bout.
Ces deux produits cloud incluent :
- suivi des statuts,
- suivi du temps et des dépenses,
- vues chronologiques.
Inconvénients : période d’essai courte et courbe d’apprentissage marquée.
»» Planisware Orchestra propose un essai gratuit de 14 jours
»» Les deux solutions sont proposées à tarification personnalisée
Quels sont les avantages d’utiliser un outil PPM ?
Un outil PPM n’est pas une solution universelle applicable à toutes les organisations. Cependant, lorsqu’il est utilisé efficacement, la gestion de portefeuille de projets peut offrir des avantages essentiels, quel que soit le type ou la taille de l’entreprise.
Parmi les bénéfices les plus notables :
✅ Il apporte une transparence sur les projets en cours dans l’organisation.
✅ Il améliore la prévisibilité des délais de réalisation des projets.
✅ Il aide à identifier les problèmes à un stade précoce.
✅ Il permet de gagner du temps et de réduire le gaspillage de ressources.
Quelles fonctionnalités un outil PPM doit-il inclure ?
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets doit proposer une interface intuitive et facile à utiliser. Cela permet aux utilisateurs de manipuler l’outil sans expertise préalable en gestion de projet ou de programme.
Les fonctionnalités de gestion des tâches doivent faciliter la connexion entre les plans stratégiques et l’exécution opérationnelle des équipes, afin de soutenir l’atteinte des objectifs de haut niveau.
Chaque solution PPM devrait également intégrer un ensemble complet d’outils d’analyse, permettant de :
- mesurer l’avancement de plusieurs projets simultanément,
- planifier en s’appuyant sur des données de livraison réelles,
- prendre de meilleures décisions sur les projets à exécuter.
Enfin, un bon logiciel PPM devrait proposer des intégrations avec d’autres outils comme Google Drive, Slack, etc., pour favoriser la collaboration et le partage d’informations entre les membres des équipes.
Businessmap est le logiciel le plus flexible
pour aligner le travail sur les objectifs de l'entreprise.
