Gestion de programme efficace : stratégies, avantages et modèles essentiels pour réussir

La gestion de programme : un processus stratégique pour piloter des projets liés

La gestion de programme est un processus organisationnel visant à gérer un ensemble de projets connexes alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Son objectif est de superviser l’exécution de projets individuels ou de portefeuilles et de s’assurer que ceux-ci ont un impact direct sur la performance organisationnelle.

Les bénéfices d’une gestion de programme réussie sont évalués tout au long de l’exécution du programme et dépassent ceux des projets individuels ou même d’un portefeuille intégré dans un programme.

Ces résultats peuvent inclure :

• la transformation de la culture d’entreprise et des valeurs organisationnelles,
• la création de nouvelles capacités internes,
• le développement de nouveaux produits,
• un meilleur retour sur investissement (ROI).

Qu’est-ce qu’un programme en gestion de projets ?

Un programme, en gestion de projets, est un ensemble de projets individuels contribuant à la réalisation d’objectifs communs de l’entreprise.

Alors que la gestion de projet porte sur la gestion de projets spécifiques, la gestion de programme vise à coordonner ces projets dans leur globalité.

Grâce à cela, la gestion de programme permet :

• un meilleur alignement avec les objectifs business,
• une gestion plus fluide des interdépendances entre les projets,
• une optimisation de la gestion des ressources.

Par exemple, un programme de transformation Agile ou numérique est typiquement une initiative d’envergure qui requiert une collaboration inter-départementale. Le programme est composé de plusieurs projets gérés par des chefs de projet axés sur les livrables concrets, tandis que le gestionnaire de programme se concentre sur l’impact global de ces projets sur les objectifs stratégiques.

Pourquoi une bonne gestion de programme est-elle importante ?

Une bonne gestion de programme est non seulement bénéfique, mais essentielle à la réussite d’une organisation. Elle permet de relier les objectifs stratégiques à l’exécution concrète et d’assurer des résultats durables.

Voici pourquoi elle est indispensable :

Alignement global

Grâce à une vision d’ensemble et à une évaluation continue des livrables, la gestion de programme facilite l’alignement des actions avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Gestion des ressources et de la capacité

Un bon gestionnaire de programme s’assure que les ressources sont allouées efficacement et que la capacité nécessaire est disponible pour satisfaire les exigences de chaque projet.

Gestion des risques

La gestion de programme améliore le contrôle de l’exécution stratégique en identifiant des processus répétitifs et des comportements prévisibles. Cela permet de supprimer les risques dès leur apparition.

Résolution des conflits

Comprendre les synergies entre projets dans un même programme fait du gestionnaire de programme un acteur clé dans la résolution des conflits, notamment en cas de manque de ressources ou de réduction de budget.

Gestion des dépendances

Un bon gestionnaire de programme supervise l’exécution d’un ensemble de projets en veillant à gérer les interdépendances : chaque projet doit disposer de ce qui est nécessaire pour contribuer à la réalisation des objectifs globaux.

Quelle est la différence entre la gestion de programme et la gestion de projet ?

Bien que la gestion de programme et la gestion de projet aient pour objectif de conduire des projets à leur terme et soient toutes deux limitées dans le temps, ces deux approches diffèrent sur plusieurs points.

• Approche : la gestion de programme offre une vue d’ensemble des objectifs stratégiques de l’organisation. C’est une approche stratégique, tandis que la gestion de projet se concentre sur les aspects spécifiques de chaque projet. Autrement dit, cette dernière est plus tactique.

• Durée : la gestion de programme s’applique à des initiatives à long terme, voire permanentes, avec des délais flexibles. La gestion de projet, quant à elle, fonctionne avec des délais définis et un périmètre clair.

• Périmètre : le périmètre de la gestion de programme est flexible et adaptable aux grandes initiatives et aux objectifs globaux, tandis que celui de la gestion de projet est plus ciblé, avec des livrables bien définis.

• Composantes : un programme regroupe plusieurs projets orientés vers la stratégie globale de l’organisation, alors que la gestion de projet traite chaque projet individuellement, avec des tâches spécifiques.

• Résultats : la gestion de programme produit des résultats ayant un impact direct sur le développement de l’organisation (par exemple, le ROI ou la transformation numérique). La gestion de projet génère des livrables concrets visant la satisfaction du client, la maîtrise des coûts, etc.

Quels sont les avantages de la gestion de programme ?

Voici les 5 avantages majeurs liés à la gestion de programme, le principal étant l’atteinte des objectifs stratégiques de l’organisation :

1. Vue d’ensemble stratégique

Les programmes représentent une synthèse complète des objectifs stratégiques, montrant comment ceux-ci se traduisent en initiatives et projets concrets.
La gestion de programme établit un lien direct entre la planification stratégique et les bénéfices attendus issus de l’exécution des projets. Ces bénéfices sont mesurables tout au long du cycle de vie du programme.

2. Priorisation

Les gestionnaires de programme assurent une synchronisation constante entre les priorités du programme et les objectifs stratégiques, en veillant à optimiser l’allocation des ressources entre les différents projets.

3. Gestion des interdépendances

En gardant une vue globale, les gestionnaires de programme surveillent les interdépendances entre projets. Gérer ces connexions permet de mettre en œuvre les changements nécessaires sans perturber les autres projets.

4. Standardisation

La gestion de programme permet d’unifier les pratiques à travers l’application de normes globales en matière de qualité et de documentation. Cette standardisation réduit le besoin de suivis fréquents et libère de la capacité pour d’autres tâches à forte valeur.

Quels sont les facteurs clés de la gestion de programme ?

Pour assurer une gestion de programme efficace, certaines compétences et facteurs clés sont essentiels :

• Attention aux détails : les gestionnaires de programme doivent jongler avec les budgets, les délais, les objectifs stratégiques, ce qui exige une grande rigueur.

• Vision stratégique : ils doivent avoir une vue globale pour participer à la définition des bénéfices, à la planification et à la gestion du changement.

• Orientation vers les bénéfices : leur fonction principale est de garantir que les bénéfices du programme soient en adéquation avec les objectifs business, et que les livrables répondent à des besoins précis.

Quelles sont les compétences en gestion de programme ?

Un bon gestionnaire de programme possède des compétences variées, allant de la coordination de projets à l’analyse de données, en passant par la prise de décision et la communication.

Les compétences clés sont :

• Communication : capacité à recueillir les informations stratégiques auprès des parties prenantes et à les diffuser efficacement aux chefs de projet et aux équipes.

• Évaluation : aptitude à analyser les relations entre projets pour prioriser ceux qui contribuent le plus aux objectifs stratégiques.

• Planification : implication active dans la planification des projets ou dans la contribution aux plans élaborés.

• Prise de décision : un bon gestionnaire de programme prend des décisions stratégiques sur les priorités, ressources, budgets, et la résolution des problèmes.

• Réduction des risques : il doit savoir identifier et anticiper les risques business tels que les pénuries de ressources, les modifications des exigences ou les retards, et agir en conséquence pour limiter leur impact.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de programme ?

Le gestionnaire de programme est un acteur stratégique chargé de superviser l’ensemble des projets d’un programme et d’évaluer leur impact sur les objectifs globaux de l’entreprise.

Son rôle consiste à :

• coordonner les projets au sein du programme,
• suivre leur contribution aux objectifs stratégiques,
• communiquer efficacement,
• gérer les priorités,
• résoudre les conflits et les problèmes.

Il est aussi responsable de l’engagement avec les parties prenantes, de l’identification d’opportunités, de la gestion des risques et de la mise en place des méthodes de reporting opérationnel.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de programme ?

Un logiciel de gestion de programme permet d’aligner les objectifs stratégiques à long terme avec leur exécution concrète.

En visualisant le lien entre les objectifs stratégiques et les livrables, ce type de solution améliore l’efficacité globale du programme.

Les fonctionnalités clés d’un outil de gestion de programme incluent :

• Transparence sur les objectifs stratégiques
• Alignement entre stratégie et exécution
• Capacités de priorisation et de planification
• Identification et gestion des risques
• Capacités d’analyse et de reporting

Modèles pour la gestion de programme

1. Modèle de gestion des dépendances

L’un des avantages majeurs de la gestion de programme est sa capacité à gérer les interdépendances entre les projets individuels et les portefeuilles de manière fluide au sein d’un même programme.

Pour faciliter la gestion de ces relations, l’utilisation de tableaux Kanban peut s’avérer très utile. Ils permettent de cartographier le travail des différentes équipes et de visualiser les dépendances entre équipes.

Gestion des dépendances sur un réseau de tableaux Kanban

2. Modèle de planification sur une frise chronologique (Timeline)

L’une des fonctions de la gestion de programme est de suivre la progression des objectifs stratégiques pendant l’exécution d’un programme.

Les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour créer des plans visuels sur des frises chronologiques, facilitant ainsi l’exécution de la stratégie ou le lien entre la planification stratégique et l’exécution des initiatives ou projets. Chaque plan peut être lié aux éléments de travail plus détaillés.

Planification chronologique sur un tableau Kanban

3. Modèle de structure de découpage du travail (WBS)

La structure de découpage du travail (WBS) est une approche qui permet de détailler les livrables en sous-éléments plus petits, tout en conservant l’objectif global du projet ou du programme.

Dans la gestion de programme, les tableaux Kanban permettent de cartographier les objectifs stratégiques, y compris les niveaux de structure WBS requis. Avec les bons outils, cela peut être réalisé dans un espace centralisé offrant une vue claire de l’avancement global du programme.

WBS sur un tableau Kanban

4. Modèle de visualisation des OKR

Le cadre OKR (Objectives and Key Results) est une méthode de fixation d’objectifs visant un meilleur alignement avec la direction stratégique.
Grâce aux tableaux Kanban, la gestion de programme peut cartographier les objectifs stratégiques et visualiser les résultats clés ou les actions associées sur un seul tableau Kanban de portefeuille.

De nombreux modèles OKR sont disponibles, mais combiner OKR et Kanban apporte à la fois simplicité dans la priorisation et surtout une meilleure transparence et cohérence avec les objectifs de haut niveau.

OKR visualisés sur un tableau Kanban de portefeuille

5. Modèle d’analyse d’espace de travail

Dans la gestion de programme, superviser la vue d’ensemble implique une grande capacité à collecter et analyser d’importantes quantités de données.

Certaines solutions logicielles Kanban permettent aux gestionnaires de programme de suivre non seulement l’avancement des projets et portefeuilles, mais aussi d’analyser des indicateurs personnalisés liés au programme. Cela inclut le suivi des performances, des blocages, de l’efficacité des processus, etc.

Suivi de plusieurs analyses d’espaces de travail

Qu’est-ce que la gestion de programme Agile ?

La gestion de programme Agile est une approche qui vise à gérer et coordonner un ensemble de projets liés, en mettant l’accent sur la création et la livraison de valeur pour les clients, les équipes et les parties prenantes.

Certains principes fondateurs du Manifeste Agile s’appliquent également à la gestion de programme.

Par exemple :

• Le principe de simplicité se traduit par la capacité à s’adapter rapidement aux changements et à l’incertitude des environnements économiques.
• Le principe de recherche continue de l’excellence implique l’identification de nouveaux bénéfices organisationnels, de capacités supplémentaires, ou encore la réduction des coûts.
• La gestion de programme Agile représente la coexistence cohérente entre gestion de programme et gestion Agile, où l’accent est mis non pas sur les livrables, mais sur les résultats.

Ces résultats peuvent être :

• des améliorations métier,
• l’utilité d’un produit,
• ou encore la performance d’une solution.