Gestion de Portefeuille de Projets : Guide Complet

La gestion de portefeuille de projets (PPM)

La gestion de portefeuille de projets (PPM) est une approche centralisée utilisée par les chefs de projet et les bureaux de gestion de projets (PMO) pour analyser et gérer les projets en cours et à venir. Elle permet de relier la planification stratégique à l’exécution des projets en traduisant les objectifs stratégiques en objectifs clairs et réalisables.

Le but du cadre de la gestion de portefeuille de projets est d’optimiser la planification et l’exécution des projets, tout en atteignant les objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise, et en répondant de manière adéquate aux facteurs externes.

Contrairement à la gestion de projet ou à la gestion de programme, la gestion de portefeuille de projets se concentre sur la sélection et la gestion des bons projets au bon moment.

Là où les projets et programmes portent sur l’exécution — faire les projets correctement — la gestion de portefeuille consiste à choisir les bons projets à réaliser selon les priorités stratégiques. Elle repose sur des techniques spécifiques et une vision différente de la gestion multi-projets.

Pourquoi la gestion de portefeuille de projets est-elle importante ?

La PPM fournit toutes les ressources nécessaires à la réussite des livrables projet : compétences, temps, budget, etc. Elle offre une visibilité centralisée sur la planification et les calendriers afin de garantir une exécution optimale.

En plus de contribuer à livrer les projets dans les délais et budgets prévus, la gestion de portefeuille améliore la qualité des résultats projet.

Quels sont les avantages de la gestion de portefeuille de projets ?

En permettant de choisir et de réaliser les bons projets, la gestion de portefeuille de projets joue un rôle complémentaire essentiel à la gestion de projet et de programme.

Voici les principaux bénéfices de la PPM :

✅ Augmente la valeur pour l’entreprise en alignant les projets sur les objectifs stratégiques.

✅ Optimise l’utilisation des ressources pour garantir la synchronisation des projets.

✅ Réduit les retards, les dépassements de budget et les défauts de qualité en affectant les bonnes personnes aux bons projets.

✅ Clarifie les responsabilités et améliore la prise de décision grâce à la mise en place de politiques de gouvernance.

✅ Offre une vision d’ensemble en renforçant la simplicité et la transparence.

✅ Établit des critères d’évaluation clairs pour mesurer la faisabilité et la rentabilité des projets.

Qui est le gestionnaire de portefeuille de projets ?

Le gestionnaire de portefeuille de projets est une personne dotée de compétences solides en gestion du temps, en organisation, ainsi qu’en gestion des ressources et des budgets. Ce profil expérimenté a été exposé à diverses méthodologies de gestion de projet, outils et bonnes pratiques.

Le gestionnaire de portefeuille de projets utilise une variété d’outils de gestion de portefeuille pour garantir que les projets et portefeuilles suivent la direction stratégique de l’organisation.

Quel est le rôle du gestionnaire de portefeuille de projets ?

Le rôle du gestionnaire de portefeuille de projets est de superviser et garantir que la planification, le développement et l’exécution des projets soient réalisés de manière optimale et alignés avec les objectifs stratégiques de l’organisation.

Il est également chargé de créer et maintenir les standards de gestion de projet au sein de l’entreprise. Le gestionnaire de portefeuille de projets doit recueillir des retours provenant de diverses sources et s’assurer que l’exécution des projets respecte les attentes des clients, le budget alloué et les délais définis.

Quelles sont les étapes de la gestion de portefeuille de projets ?

Dans le cadre du processus de gestion de portefeuille de projets (PPM), les responsables de portefeuille utilisent des critères tels que :

• le retour sur investissement (ROI),
• le coût du retard,
• ou l’alignement stratégique,
• pour évaluer l’impact de tous les projets potentiels.

Cette analyse permet de :

• sélectionner les projets à exécuter,
• définir des règles de priorisation,
• rejeter certains projets,
• ou faire des arbitrages stratégiques.

Vous trouverez ci-dessous les étapes clés généralement incluses dans un processus typique de gestion de portefeuille de projets.

Étape 1. Identifier les objectifs directeurs de l’entreprise

Avant toute mise en œuvre du cadre de gestion de portefeuille de projets, il est essentiel de clarifier les objectifs de l’entreprise.
Pour fixer les objectifs stratégiques et connecter les objectifs financiers, la valeur client et les processus de travail internes, les responsables de portefeuille utilisent des cadres tels que la Strategy Map, les OKR ou les MBO (Management by Objectives).

Durant ce processus, ils recueillent un grand volume de retours de la part des parties prenantes jusqu’à parvenir à un accord commun sur les objectifs stratégiques.

Étape 2. Collecte et analyse des idées et demandes

La deuxième étape du processus de gestion de portefeuille de projets consiste à recueillir des idées de projets à intégrer dans le portefeuille.
Ces idées peuvent provenir de demandes clients, de retours des employés, ou encore de besoins métier.

Une fois les projets potentiels identifiés, vous devez effectuer une analyse des données de gestion de projet pour chacun des candidats, afin d’évaluer leur alignement avec vos objectifs stratégiques et les critères de valorisation définis.

Étape 3. Sélectionner les projets les plus prometteurs

Une fois les informations clés sur les projets analysées, vous devez déterminer quels projets génèrent le plus de valeur avec des ressources limitées — c’est ce qu’on appelle la maximisation du portefeuille.

Dans ce processus, vous devez évaluer les projets en fonction des critères de valorisation établis.
Les ressources sont ensuite attribuées selon la valeur des projets, en tenant compte de critères tels que :

• le niveau de risque,
• le temps estimé jusqu’à la livraison,
• la segmentation du marché, etc.

Étape 4. Valider la viabilité du portefeuille et lancer les initiatives

Avant de lancer l’exécution du portefeuille, il est impératif de s’assurer que celui-ci est optimisé et réalisable.
Les responsables de portefeuille doivent valider la faisabilité des projets sélectionnés en analysant des données telles que :

• la capacité disponible,
• les compétences des entités responsables,
• les limites budgétaires, etc.

Étape 5. Gérer et suivre le portefeuille

L’exécution représente la dernière étape du processus de gestion de portefeuille de projets.

Les responsables de portefeuille surveillent en continu l’avancement de tous les projets inclus dans le portefeuille, tout en veillant à ce que les objectifs stratégiques restent la direction principale.

À ce stade, ils collectent des données de performance, résolvent les problèmes de gestion des ressources, et réalisent des revues périodiques de portefeuille, en collaboration avec les chefs de projet et les PMO.

Quelles sont les meilleures pratiques de la gestion de portefeuille de projets ?

Certaines pratiques de gestion de portefeuille de projets (PPM) fonctionneront dans votre domaine d’activité, tandis que d’autres ne seront pas applicables.
Dans certaines organisations, la priorité peut être donnée au retour sur investissement (ROI), tandis que pour d’autres, ce sera l’innovation, la durabilité environnementale, etc.

Cependant, les bonnes pratiques suivantes sont largement reconnues et adoptées dans la gestion de portefeuille.

Définir votre stratégie d’entreprise

Assurez-vous que votre portefeuille est aligné avec la vision stratégique de votre organisation.
Il est essentiel de répondre à des questions telles que :

« Quelle valeur ce portefeuille apporte-t-il à l’organisation ? »

« Est-il aligné avec les objectifs de l’entreprise ? »

Cette étape est cruciale pour la planification, le développement, l’exécution et la réussite globale du portefeuille de projets.

Créer des indicateurs d’évaluation de projets

Les projets doivent être sélectionnés en fonction de critères d’évaluation cohérents avec les objectifs stratégiques.

Ces indicateurs de priorisation doivent être régulièrement revus et mis à jour, si nécessaire, pour refléter l’évolution de la stratégie de l’organisation. Ils doivent également être appliqués de manière uniforme tout au long du processus d’évaluation.

Élaborer un plan de gestion des risques

En créant un profil de risque pour chaque projet, vous pouvez identifier les risques potentiels qu’un projet pourrait représenter pour l’ensemble du portefeuille. Par exemple, des besoins supplémentaires en ressources ou des coûts imprévus peuvent survenir et impacter le portefeuille.

En mettant en place un plan de gestion des risques et en évaluant les profils de risque individuels, la direction peut faire des prévisions plus précises à l’échelle du portefeuille.

Choisir une solution de gestion de portefeuille de projets

Le choix du bon outil logiciel peut grandement améliorer la visibilité et la transparence de tous les processus liés à la gestion de portefeuille.

Les fonctionnalités essentielles à rechercher incluent :

• des outils de visualisation permettant d’afficher tous vos projets, initiatives et calendriers,
• des capacités de gestion des ressources et des tâches,
• des analyses approfondies et des rapports détaillés,
• des mises à jour en temps réel, etc.

Modèles de gestion de portefeuille de projets

Exemple 1. Visibilité complète sur les projets avec des tableaux Kanban interconnectés

Avec des plateformes comme Businessmap (anciennement Kanbanize), vous pouvez connecter plusieurs projets et équipes dans un seul et même système.
Gérer les projets et initiatives depuis un hub centralisé offre une transparence immédiate sur l’alignement entre les projets et les objectifs stratégiques, tout en fournissant une vue directe de l’avancement de chaque projet.

Projets stratégiques connectés aux équipes achats et ingénierie sur un seul tableau Kanban

Exemple 2. Connecter la planification à l’exécution dans un espace unique

Notre plateforme vous permet de lier la planification à l’exécution en cartographiant vos objectifs stratégiques, projets et livrables au même endroit.

La vue Timeline adopte une approche Agile de la planification, en vous permettant de visualiser les initiatives passées, en cours et futures sur un calendrier et de créer une vue d’ensemble de haut niveau de vos feuilles de route stratégiques.

Vous pouvez également suivre l’avancement en temps réel de chaque élément et éliminer les rapports manuels de statut.

Exemple 3. Reporting au niveau de la gestion de portefeuille de projets

Avec une solution PPM adaptée, vous pouvez également utiliser l’analyse des flux de travail pour obtenir une compréhension approfondie des processus clés et des indicateurs de performance.

Cela permet aux responsables de portefeuille Agile de suivre l’avancement des projets entre les équipes et les départements, de mieux comprendre la capacité de livraison d’une équipe, et de réaliser des prévisions basées sur les données.

Données analytiques pour le reporting au niveau du portefeuille de projets

Quelle est la différence entre la gestion de portefeuille de projets et la gestion de projet ?

La gestion de projet se concentre sur l’exécution concrète des projets. En revanche, la gestion de portefeuille de projets a pour but de déterminer quels projets doivent être exécutés.

Lors de l’évaluation, la PPM examine si les projets proposés sont alignés avec la vision stratégique de l’entreprise. Une fois le portefeuille validé, les activités de gestion de projet prennent le relais pour assurer l’exécution et le respect des exigences du projet.

Quels types d’industries et d’entreprises bénéficient de la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets peut bénéficier à de nombreux secteurs, notamment :

• Construction et ingénierie
• Fabrication et production
• Santé et industrie pharmaceutique
• Finance et banque
• Technologies de l'information et développement logiciel
• Secteur public et gouvernemental
• Énergie et services publics
• Commerce de détail et biens de consommation
• Éducation et recherche
• Organismes à but non lucratif et services sociaux

Toute organisation gérant plusieurs projets, avec des ressources limitées et un besoin de planification stratégique et de hiérarchisation des priorités, peut bénéficier de la gestion de portefeuille de projets.

Quels sont les outils de gestion de portefeuille de projets ?

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets doivent inclure une large gamme de fonctionnalités, allant de la visualisation de base et gestion des tâches, jusqu’au reporting avancé et aux capacités de prévision.

Voici une sélection des meilleurs outils PPM actuels :

• Businessmap (anciennement Kanbanize)
• Monday.com
• Wrike
• Asana