Die 10 besten Projektportfoliomanagement-Softwares des Jahres 2025

Project Portfolio Management (PPM) ist der Prozess, Projekte und deren Ressourcen so zu verwalten, dass das richtige Gleichgewicht zwischen den Anforderungen des Projekts und seinen Zielen erreicht wird. Dies umfasst die Verwaltung von Zeit, Kosten, Qualität, Risiken und den Erwartungen der Stakeholder. PPM misst auch die Leistung im Vergleich zu festgelegten Zielen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

PPM kann Unternehmen dabei unterstützen, indem es einen klaren Überblick über ihre aktuelle Situation und Risikobereitschaft bietet. Es ermöglicht Organisationen auch, bessere strategische Entscheidungen zu treffen, wie zum Beispiel, welche Projekte sie als nächstes angehen sollten und wie Ressourcen auf die effizienteste Weise zugewiesen werden können.

Was ist Project Portfolio Management (PPM) Software?

Project Portfolio Management-Software ist eine digitale Plattform, die entwickelt wurde, um Organisationen und Teams bei der Organisation, Verwaltung und Analyse ihres Projektportfolios zu unterstützen. Es handelt sich um ein zentrales System, das Werkzeuge für folgende Aufgaben bereitstellt:

• Priorisierung und Planung von Portfolios
• Verfolgung des Fortschritts von Projekten
• Förderung der Zusammenarbeit auf verschiedenen Organisationsebenen
• Analyse der Gesamtleistung der Arbeit

Warum benötigen Unternehmen PPM-Software?

Es gibt mehrere Gründe, warum Ihr Unternehmen die Nutzung eines PPM-Tools in Betracht ziehen sollte:

• Die Verbindung von Projektinitiativen mit der strategischen Vision stellt sicher, dass alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
• Die Analyse der Projektleistung ermöglicht es Ihnen, Ihre Entscheidungen darüber zu optimieren, was am wichtigsten ist, was zu einer verbesserten Projektausführung führt.
• PPM-Software fördert die Transparenz, indem sie Teams ermöglicht, den Fortschritt zu verfolgen, Probleme im Prozess zu erkennen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Die Kommunikation zwischen Teams wird verbessert, was zu besserer Zusammenarbeit, der Vermeidung von Konflikten und einem effizienteren Arbeitsablauf führt.

Liste der besten 10 Tools für das Projektportfolio-Management

Die Wahl des richtigen Tools für das Projektportfolio-Management kann Ihnen dabei helfen, das Konzept des PPM erfolgreich umzusetzen und dessen Vorteile zu maximieren.

Hier ist eine Liste der 10 besten Tools für das Projektportfolio-Management.

1. Businessmap (ehemals Kanbanize)

Businessmap ist eine Plattform für das Projektportfolio-Management, die 2011 von den Gründern Dimitar Karaivanov, Christo Stalev und Bisser Ivanov entwickelt wurde. Die Plattform wird für ihre hohen Anpassungsfähigkeiten gelobt und unterstützt dabei, strategische Ziele, Projektportfolios und Arbeitsaktivitäten an einem Ort zu vereinen.

Die Software bietet eine verbesserte Visualisierung, Skalierbarkeit über Teams und Management-Ebenen hinweg, leistungsstarke Automatisierung, Analysefunktionen und zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. Sie hilft dabei, ein Verständnis für die Vorgänge in der gesamten Organisation zu entwickeln, die Strategie mit der Ausführung zu verbinden, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Prozesse zu klären.

Businessmap ermöglicht es, mehrere Projekte mit Leichtigkeit zu verwalten, dank seiner flexiblen Architektur, die hilft, Arbeitselemente über Teams und Abteilungen hinweg zu verbinden. Mit den leistungsstarken Funktionen der Executive Dashboards können Manager den Status aller Geschäftsziele überwachen, Risiken identifizieren und den Fortschritt von Arbeit im Vergleich zu Zielen bewerten.

Das Produkt bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion für alle Konten. Der Standardpreistarif beginnt bei 179 USD/Monat für ein Team von 15 Benutzern. Individuelle Preise sind für Nutzer erhältlich, die an Enterprise-Lösungen interessiert sind.

2. Celoxis

Gegründet von Nikhil Daddikar und Ravindra Wankar im Jahr 2001, entwickelt das SaaS-basierte Unternehmen Projektmanagement-Software, die hilft, Projekte, Ressourcen und Geschäftsprozesse zu verwalten. Die Software umfasst Funktionen wie Projektverfolgung, Planung, Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Ausgabenverfolgung. Die anpassbaren Portfolio-Dashboards und -Berichte ermöglichen die Verfolgung wichtiger Kennzahlen und Indikatoren im Portfolio-Management. Neben der Cloud-Version ist die Software auch als On-Premise-Anwendung verfügbar.

Es gibt eine lange Liste verfügbarer Drittanbieter-Integrationen; jedoch kann die API-Funktionalität und deren Unterstützung verbessert werden. Die On-Premise-Version hat eine einmalige benutzerdefinierte Preisgestaltung, während die Cloud-Version bei 25 USD/Monat beginnt. Für die Cloud-Version ist eine Mindestanzahl von fünf Benutzern erforderlich.

3. monday.com

monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Plattform, die einen umfassenden Überblick über Projekte und Prozesse bietet. Das Unternehmen wurde 2012 (früher dapulse) von Eran Zinman und Roy Man gegründet und ist mittlerweile börsennotiert. Die Plattform ermöglicht es Benutzern, ihre Arbeitsabläufe und Projekte über eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche zu verwalten.

Die Software bietet mehr als 200 fertige Vorlagen, mit denen man sofort loslegen kann, sowie verschiedene Ansichtsmodi, einschließlich Kanban, Kalender, Timeline, Gantt, Workload-Ansicht und mehr. Die Workload-Ansicht zum Beispiel ist ideal, um den Fortschritt der Projektausführung zu verfolgen.

Leider ist der angebotene Testzeitraum auf die Erkundung aller Funktionen begrenzt, und die Preisgestaltung liegt am oberen Ende. Die Anpassung der Workflow-Automatisierung ist ebenfalls ein Punkt, der verbessert werden kann.

monday.com bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion und eine Reihe von verfügbaren Abonnementplänen. Der Individual-Plan ist für immer kostenlos, der Basic-Plan beginnt bei 30 $/Monat (3 Lizenzen), der Standard-Plan beginnt bei 36 $/Monat (3 Lizenzen), der Pro-Plan beginnt bei 60 $/Monat (3 Lizenzen), und es gibt kundenindividuelle Preise für die Enterprise-Lösung.

4. Smartsheet

Smartsheet ist eine cloudbasierte Software für Projekt- und Arbeitsmanagement, die 2006 von Smartsheet Inc. gegründet wurde. Sie hilft Teams bei der Zusammenarbeit, der Aufgabenvergabe, der Verfolgung von Projekten, dem Teilen von Dokumenten und mehr. Die Plattform unterstützt die Ausrichtung mehrerer Teams auf die gleichen übergeordneten Ziele. Die Software kann zur Verwaltung von Projekten, Teams und Programmen verwendet werden. Smartsheet ermöglicht es Projekt- und Portfoliomanagern, Projekte zu verbinden und Daten aus mehreren Quellen für Berichterstellungszwecke zu ziehen.

Allerdings kann der spreadsheet-basierte Stil der Benutzeroberfläche für einige Benutzer überwältigend sein, und die Anpassung von Vorlagen kann verwirrend sein. Ein weiterer nachteilig genannter Punkt ist das Fehlen eines Offline-Modus.

Smartsheet bietet eine kostenlose 30-tägige Testversion an, der Pro-Plan beginnt bei $9/Monat, das Business-Angebot startet bei $32/Monat, und der Enterprise-Plan hat eine benutzerdefinierte Preisgestaltung.

5. Wrike

Wrike ist eine Projektmanagement-Software, die 2006 von Andrew Filev gegründet und 2021 von Citrix Systems übernommen wurde. Die SaaS-Plattform wurde entwickelt, um Arbeitsprozesse zu optimieren, Projekte zu verwalten und die Zusammenarbeit zu verbessern. Um eine bessere Sichtbarkeit zu gewährleisten, bietet die Software Gantt-Diagramme und Kanban-Board-Funktionen. Weitere Funktionen umfassen das Verfolgen von Fortschritten, Ressourcen und Fristen an einem Ort, was genauere Prognosen ermöglicht.

Eine Einschränkung des Tools ist, dass Kunden das Preismodell möglicherweise als verwirrend empfinden, ebenso wie die Kosten für die Integration mit wichtigen Drittanbieter-Tools.

Wrike bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion sowie eine kostenlose Version, die für das zentrale Aufgabenmanagement geeignet ist. Der Professional-Plan beginnt bei $9,80/Monat, der Business-Plan bei $24,80/Monat. Es gibt auch benutzerdefinierte Lösungen wie den Enterprise-Plan für große Teams oder Pläne, die für kreative und Service-Delivery-Teams entwickelt wurden. Wrike bietet auch zusätzliche Funktionen gegen eine Gebühr an.

6. Forecast.app

Die Forecast-App wurde 2016 von Dennis Kayser gegründet. Sie stellt eine KI-native Plattform zur Verwaltung von Projekten, Arbeit, Ressourcen und Finanzen durch intelligente Automatisierungsfunktionen dar. Forecast hat es sich zum Ziel gesetzt, die Vorhersehbarkeit und Planung mit KI-unterstützten Funktionen wie Auto-Scheduling für eine bessere Projekt- und Ressourcenplanung sowie maschinellem Lernen zur Vorhersage der Aufgaben-Dauer und Liefertermine zu verbessern.

Das Tool eignet sich für das Projekt- und Ressourcenmanagement an einem zentralen Ort, einschließlich Teamarbeit und Zeiterfassung. Allerdings fehlen Funktionen, die eine Skalierung über globale Unternehmen hinweg ermöglichen. Ein weiterer Nachteil ist das Preismodell, das für einige Nutzer verwirrend sein kann.

Forecast bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion an. Alle Preispläne erfordern mindestens 20 Nutzer. Der bezahlte Plan Lite beginnt bei $27/Monat, während der Pro- und Plus-Plan zu individuellen Preisen erhältlich sind. Alle Pläne werden jährlich abgerechnet. Forecasts Funktion "Advanced Analytics" (AvA) ist als Zusatzoption verfügbar, ebenso wie einige Integrationen mit Drittanbieter-Tools.

7. Proggio

Proggio ist ein Projektportfolio-Management-System, das entwickelt wurde, um einen schnellen Überblick über laufende Projekte und Aufgaben zu bieten, mit dem Ziel, eine bessere Ausrichtung zwischen der Ausführung und den strategischen Zielen zu erreichen. Das Unternehmen wurde 2016 von Barak Schiby und Yaniv Shor gegründet.

Die SaaS-Plattform ermöglicht die Visualisierung von Projektplänen, einfache Teamzusammenarbeit und automatische Berichte. Einige seiner besonderen Funktionen umfassen Projekt-Workflows, anpassbare Ansichten und benutzerdefinierte Dashboards.

Die Software integriert sich mit über 100 Drittanbieter-Tools, einschließlich Jira Cloud. Einige spezifische Integrationen, wie OKTA oder Jira On-Premise, sind jedoch nur mit den erweiterten Abonnementplänen verfügbar.

Proggio bietet eine kostenlose Testversion und vier kostenpflichtige Abonnementpläne an. Der Tasks-Plan ist kostenlos, der PM-Plan kostet 800 $/Monat, der Plus-Plan 1.500 $/Monat, und es gibt eine maßgeschneiderte Lösung für Unternehmen – den Enterprise-Plan. Alle Abonnements werden jährlich abgerechnet und sind für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern ausgelegt.

8. Microsoft Project Online

Microsoft Project Online, oder Office 365, jetzt Microsoft 365, ist die Cloud-Version der Projektmanagement-Software, die von Microsoft 1988 entwickelt wurde. Das Produkt wurde 2017 eingeführt und eignet sich besonders für erfahrene Projektmanager und Teams dank Funktionen wie Scrum, Kanban und anderen benutzerdefinierten Workflows. Die Lösung kann in der agilen Projektmanagement, bei Wasserfall-Projekten und in anderen Methoden eingesetzt werden. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, benutzerdefinierte Berichte und viele weitere.

Auf der anderen Seite gibt es eine Lernkurve, sodass Anfänger es möglicherweise überwältigend finden.

Microsoft 365 ist als abonnementbasierte SaaS-Lösung verfügbar. Die Cloud-Pläne für Unternehmen beginnen mit dem Business Basic-Plan zu $6/Monat, dem Business Standard-Plan zu $12,50/Monat, dem Business Premium-Plan zu $22/Monat und den Apps für Unternehmen zu $8,25/Monat. Alle Preispläne gelten pro Benutzer und sind für jährliche Abonnements.

9. ZOHO Projects

Zoho Projects ist eine Projektmanagementlösung, mit der Organisationen Projekte, Aufgaben und Teams einfach verwalten können. Die Plattform wurde 2006 von der Zoho Corporation eingeführt. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Gantt-Diagramme, Aufgabenlistenansicht, Kanban-Board-Ansicht, Projekt- und Zeiterfassung, Dateifreigabe, Ressourcenmanagement, Berichterstattung, Kommunikation und Zusammenarbeit.

Trotz seiner umfangreichen Funktionen sind einige anpassbare Features wie benutzerdefinierte Felder für Aufgaben und Probleme, benutzerdefinierte Projektfelder, benutzerdefinierte Profile und Rollen nur im fortgeschrittensten Plan verfügbar.

Zoho Projects bietet eine 10-tägige kostenlose Testversion und zwei kostenpflichtige Abonnementpläne. Der Premium-Plan beginnt bei €5/Benutzer/Monat, während der Enterprise-Plan bei €10/Monat beginnt.

10. Planisware

Planisware ist eine All-in-One-Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement, die Kosten-, Ressourcen-, Planungs- und Lieferkettenmanagement umfasst. Das Unternehmen wurde 1998 von Pierre Demonsant gegründet und bedient weltweit mehr als 1000 Kunden. Planisware bietet zwei Lösungen an. Planisware Enterprise wurde entwickelt, um großen Organisationen zu helfen, Budgets, Prognosen, Zeitpläne und Ressourcen an einem einzigen Ort zu verwalten.

Planisware Orchestra richtet sich hingegen an kleine und mittelständische Unternehmen und ermöglicht das End-to-End-Management von Projektportfolios. Beide Produkte sind cloudbasiert und beinhalten Funktionen wie Statusverfolgung, Zeit- und Ausgabenverfolgung sowie Zeitachsenansichten. Ein Nachteil sind die kurze kostenlose Testversion und die steile Lernkurve.

Sowohl Planisware Enterprise als auch Planisware Orchestra haben benutzerdefinierte Preisgestaltungen. Planisware Orchestra bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion an.

Was sind die Vorteile der Verwendung von PPM-Software?

Ein PPM-Tool ist keine Lösung für alle; jedoch kann das erfolgreiche Anwenden von Projektportfolio-Management folgende wesentliche Vorteile für Organisationen jeder Größe bringen:

• Bietet Transparenz darüber, an welchen Projekten die Organisationen derzeit arbeiten.
• Verbessert die Vorhersagbarkeit, wie viel Zeit Projekte bis zum Abschluss benötigen.
• Hilft, Probleme frühzeitig zu identifizieren.
• Spart Zeit und reduziert Ressourcenverschwendung.

Welche Funktionen sollte ein PPM-Tool enthalten?

Ein Projektportfolio-Management-Tool sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten. Dies ermöglicht es den Nutzern, das Tool ohne vorherige Kenntnisse im Programm- oder Projektmanagement zu bedienen. Die Funktionen zur Aufgabenverwaltung sollten das Verbinden von strategischen Plänen mit der Team-Umsetzung ermöglichen, um hochgesteckte Ziele zu erreichen.

Jede PPM-Lösung sollte das richtige Analysetoolset haben, um den Fortschritt mehrerer Projekte zu messen und basierend auf tatsächlichen Lieferdaten zu planen, damit bessere Entscheidungen darüber getroffen werden können, was ausgeführt werden sollte. Es sollte auch Integrationen mit anderen Tools wie Google Drive und Slack bieten, damit Teammitglieder einfach zusammenarbeiten und Informationen austauschen können.