Was ist ein PMO? Funktionen, Vorteile und Erfolgstipps für Ihr PMO

Entdecken Sie die zentrale Rolle von Project Management Offices (PMOs) bei der sicheren und erfolgreichen Umsetzung von Projekten.

Wie konnte sich der Wert von PMOs von einst angezweifelt zu heute in 67% der Unternehmen als unbestritten etablieren? Offensichtlich hat sich die Rolle von Project Management Offices im Laufe der Zeit erheblich verändert.

Um diese Frage zu beantworten, haben wir alle Grundlagen zusammengestellt, die Sie benötigen, um zu verstehen, was ein PMO ist und welche Bedeutung es für die erfolgreiche Strategieumsetzung hat. Außerdem finden Sie aufschlussreiche Daten zum aktuellen Stand von PMOs.

Was ist ein Project Management Office (PMO)?

Ein PMO ist ein zentrales Team, eine Abteilung oder Funktionseinheit innerhalb einer Organisation, das sich der Standardisierung und Verbesserung von Projektmanagement-Praktiken widmet. Durch die Vereinheitlichung von Prozessen fördert das PMO eine bessere Kommunikation, genauere Berichterstattung und fundierte strategische Entscheidungen im Projektmanagement. Es bildet das Rückgrat, das Projektziele mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang bringt und sicherstellt, dass Projekte effizient und konsistent umgesetzt werden.

Wichtige PMO-Rollen und -Funktionen

Das PMO-Konzept spielt eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg. Zu den wichtigsten Funktionen und Merkmalen von PMOs, die die Projektarbeit unterstützen, gehören:

• Governance: Festlegung von Prozessen und Richtlinien für das Projektmanagement.
• Projektunterstützung: Bereitstellung von Unterstützung, Beratung und Ressourcen für Projektmanager.
• Ressourcenmanagement: Effiziente Zuweisung von Ressourcen zur Maximierung des Projekterfolgs.
• Leistungsüberwachung: Verfolgung und Analyse der Projektleistung zur kontinuierlichen Verbesserung.

Was sind die PMO-Typen?

Bei PMOs gibt es keine Einheitslösung. Der passende PMO-Typ hängt von der Größe, der Komplexität und den strategischen Zielen Ihrer Organisation ab.

Supportive, Controlling und Directive PMOs

Diese drei PMO-Typen unterscheiden sich durch den Grad an Kontrolle und Einfluss, den sie auf Projekte innerhalb der Organisation ausüben:

1. Supportive PMO: Dieser Typ bietet Unterstützung und Beratung für Projektmanager – etwa durch Best Practices, Vorlagen und den Zugang zu relevanten Informationen.
2. Controlling PMO: Im Vergleich zum Supportive PMO geht dieser Typ einen Schritt weiter: Er überwacht die Einhaltung von Standards und Richtlinien im Projektmanagement, ohne jedoch aktiv in die Projektsteuerung einzugreifen.
3. Directive PMO: Das operativste PMO-Modell, das Projekte aktiv leitet, Ressourcen zuweist und die konsistente Umsetzung der strategischen Ziele sicherstellt. Es ist für die direkte Steuerung und Durchführung von Projekten verantwortlich.

Enterprise-, Divisional- und Project-PMO

Die folgenden PMO-Typen beschreiben den organisatorischen Standort und den Wirkungsbereich eines PMOs innerhalb des Unternehmens:

1. Enterprise PMO (EPMO): Ein Enterprise PMO konzentriert sich darauf, Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement mit den strategischen Zielen des gesamten Unternehmens in Einklang zu bringen. Es agiert auf einer übergeordneten Ebene mit unternehmensweitem Fokus und eignet sich besonders für Organisationen mit etablierten Projektmanagement-Strukturen, die strategische Geschäftsziele konsequent umsetzen möchten.
2. Divisional PMO: Dieses PMO ist in einer bestimmten Abteilung oder Geschäftseinheit angesiedelt und richtet Projekte gezielt an den divisionseigenen Strategien und Zielen aus.
3. Project PMO: Ein Project PMO wird für ein konkretes Projekt oder eine definierte Projektgruppe eingerichtet und meist nach deren Abschluss aufgelöst.

Während Supportive, Controlling und Directive die Funktion und den Einflussgrad eines PMOs auf Projekte beschreiben, beziehen sich Enterprise, Divisional und Project PMO auf die Platzierung und Reichweite innerhalb der Organisation.

Diese Typen schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern können sich je nach Struktur, Kultur und Anforderungen eines Unternehmens überschneiden.

Beispiel: Ein EPMO kann direktiv arbeiten, während ein Divisional PMO eher unterstützend agiert. Entscheidend ist, die individuellen Bedürfnisse der Organisation zu verstehen und die PMO-Struktur entsprechend maßzuschneidern, um eine maximale Wirksamkeit zu erzielen.

Die Bedeutung von PMOs für eine erfolgreiche Projektumsetzung

Laut The Standard for Project Management sind Projekte ein Bestandteil eines Systems zur Wertschöpfung innerhalb von Organisationen.
PMOs sind ebenfalls ein Teil dieses Systems – mit zentralen Funktionen und Fähigkeiten, die für den Projekterfolg entscheidend sind:

Projekte auf die strategische Ausrichtung abstimmen

Eine der wichtigsten Aufgaben eines PMOs besteht darin, sicherzustellen, dass alle Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens im Einklang stehen.

Dazu gehört:

• die Verständnis der Unternehmensstrategie,
• deren Übersetzung in umsetzbare Projektziele,
• sowie die kontinuierliche Ausrichtung der Projektergebnisse an diesen Zielen.

Nicht ohne Grund zeigt sich: In den letzten zwei Jahren war der größte Einfluss von PMOs in Unternehmen die Ausrichtung von Projekten an den Geschäftszielen – mit einer Verbesserung von 64 %.

Ein praktisches Beispiel: PMOs können digitale Plattformen nutzen, um sämtliche Informationen über Projektfortschritte und Zielerreichung zentral zu erfassen. So ist das PMO in der Lage, dem Top-Management präzise und aktuelle Einblicke zu geben – und zu zeigen, ob Projekte tatsächlich zur Zielerreichung beitragen.

Ergebnisorientierte Fähigkeiten stärken

Ein PMO konzentriert sich nicht nur auf die reinen Ergebnisse, sondern vor allem auf die Wirkung und den Nutzen von Projekten.
Das bedeutet:

• klare Projektziele festlegen,
• Erfolgskriterien definieren,
• die richtigen Kompetenzen und Fähigkeiten im Projektmanagement aufbauen
• und sicherstellen, dass Projekte messbaren und greifbaren Mehrwert liefern.

Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern

PMOs fördern die einheitliche Anwendung von Best Practices im gesamten Unternehmen.
Effektive PMOs verbreiten Erkenntnisse aus Projekten gezielt innerhalb der Organisation, um:

• wertvolle Erfahrungen zu teilen,
• strategische und geschäftliche Ziele zu unterstützen
• und die Umsetzung zukünftiger Projekte nachhaltig zu verbessern.

Ressourcen effizient managen

PMOs stellen sicher, dass Personal, Tools und finanzielle Mittel optimal zugewiesen und genutzt werden.
Ein effektives Ressourcenmanagement sorgt dafür, dass Projekte ausreichend besetzt und ausgestattet sind – was zu einer effizienteren Durchführung führt.

Risiken proaktiv managen

Ein vorausschauendes Risikomanagement ist entscheidend für einen reibungslosen Projektverlauf.
Ein PMO sollte über strukturierte Prozesse verfügen, um Risiken während des gesamten Projektzyklus zu:

• identifizieren,
• analysieren
• und gezielt zu minimieren.

Welche Vorteile bietet ein PMO?

Die Implementierung eines PMOs kann Ihrer Organisation zahlreiche Vorteile bringen, darunter:

• Höhere Effizienz und Wirksamkeit in der Projektdurchführung: Durch die Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen und -Methoden steigert ein PMO die Effizienz, reduziert Zeit- und Kostenüberschreitungen und verbessert die Gesamtleistung bei der Projektumsetzung.
• Höhere Erfolgsquote bei Projekten: Ein PMO stellt Leitlinien, Tools und Best Practices bereit – und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte fristgerecht, im Budget und in gewünschter Qualität abgeschlossen werden.
• Bessere Entscheidungsgrundlage: Durch den zentralen Überblick über Projektdaten, Status und Ressourcen liefert ein PMO wertvolle Einblicke, die zu fundierteren Entscheidungen führen.
• Effektive Ressourcenzuweisung und -nutzung: Das PMO sorgt für eine optimierte Verteilung von Personal- und Finanzressourcen über alle Projekte hinweg – und stellt sicher, dass diese zielgerichtet und effizient eingesetzt werden.
• Strategische Ausrichtung von Projekten: Ein PMO stellt sicher, dass alle Projekte auf die strategischen Ziele der Organisation ausgerichtet sind – und so konkret zur übergeordneten Zielerreichung beitragen.

Wie richtet man ein PMO in 5 Schritten ein?

Die Einrichtung eines PMOs erfordert mehrere entscheidende Schritte:

1. Ziele definieren: Formulieren Sie klar, was Ihr PMO erreichen soll – z. B. höhere Projekterfolgsquoten, bessere Ressourcennutzung oder strategische Ausrichtung.

2. Unterstützung durch das Top-Management sichern: Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene hinter dem Vorhaben steht, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

3. Rahmenwerk entwickeln: Definieren Sie die Prozesse, Methoden, Tools und Standards, die das PMO nutzen wird, um Projekte zu steuern und zu unterstützen.

4. Das richtige Team zusammenstellen: Bauen Sie ein Team aus kompetenten Fachkräften mit Erfahrung im Projektmanagement, fundiertem Organisationswissen und starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten auf.

5. Implementieren und überwachen: Führen Sie das PMO ein, überwachen Sie dessen Leistung und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, damit es dauerhaft zur Zielerreichung beiträgt und Projektergebnisse verbessert.

Wie misst ein PMO seine Leistung?

Die Leistung eines PMOs kann anhand verschiedener Schlüsselindikatoren bewertet werden:

• Verbesserung der Projektmanagement-Kompetenz der Organisation:
  Bewertung der Weiterentwicklung von Prozessen, Fähigkeiten und Ergebnissen im Projektmanagement seit Einführung des PMOs.

• Zufriedenheit der Stakeholder:
  Ermittlung des Zufriedenheitsgrads der Stakeholder mit der Arbeit des PMOs – einschließlich ihrer Wahrnehmung von Effektivität und Reaktionsfähigkeit.

• Genauigkeit von Projekt- und Portfolio-Einblicken:
  Bewertung der Qualität und Verlässlichkeit der vom PMO gelieferten Einblicke zu Projekt- und Portfolioleistung, Risiken und Chancen.

• Beitrag zu strategischen Initiativen:
  Analyse, inwieweit das PMO strategische Vorhaben unterstützt und fördert, um die übergeordneten Unternehmensziele voranzutreiben.

• Effektivität bei der Skalierung von Prozessen und Governance:
  Messung, wie gut das PMO Projektmanagement-Prozesse und Governance-Strukturen an unterschiedliche Projektgrößen und -komplexitäten anpassen konnte.

• Ausrichtung von Projekten und Portfolios an der Unternehmensstrategie:
  Überprüfung, ob und wie die Projekte und Portfolios des PMOs auf die übergeordnete Strategie und Zielsetzung der Organisation ausgerichtet sind.

• Förderung einer Veränderungskultur:
  Bewertung der Rolle des PMOs bei der Entwicklung und Unterstützung einer Kultur des Wandels, um Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit im Unternehmen zu stärken.

Diese Kennzahlen liefern einen ganzheitlichen Überblick über die Leistung eines PMOs – von der operativen Effizienz bis zur strategischen Ausrichtung.
Sie helfen dabei, Verbesserungspotenziale zu erkennen und sicherzustellen, dass das PMO dauerhaft einen Mehrwert für die Organisation bietet.

Der Stand des Project Management Office (PMO) 2022 von PM Solutions

Best Practices zur Etablierung leistungsstarker PMOs

Zum Abschluss – halten Sie sich an diese Best Practices, um den Erfolg Ihres PMOs sicherzustellen:

1. Strategische Ausrichtung sicherstellen:
   Die Ziele des PMOs sollten stets mit den übergeordneten Unternehmenszielen abgestimmt sein.
2. Starke Kommunikation fördern:
   Klare und transparente Kommunikationswege sind entscheidend für den Erfolg.
3. Flexibilität zulassen:
   Prozesse sollten bei Bedarf an die Entwicklung der Organisation angepasst werden können.
4. In Weiterbildung investieren:
   Die kontinuierliche Weiterentwicklung der PMO-Kompetenzen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Wenn Sie diese Prinzipien verstehen und anwenden, können Sie das volle Potenzial eines Project Management Office ausschöpfen – und Ihre Projekte erfolgreich steuern sowie auf die strategischen Unternehmensziele ausrichten.

Denken Sie daran: Das richtige PMO kann zum echten Game-Changer werden – für effizientere Projektdurchführung und nachhaltiges Wachstum Ihrer Organisation.

Wichtige PMO-Trends, die Sie kennen sollten

Wachsende Rolle des PMOs bei der Förderung einer Veränderungskultur

PMOs werden zunehmend als Treiber des Wandels innerhalb von Organisationen anerkannt.
Sie entwickeln sich von starren Strukturen hin zu anpassungsfähigeren und flexibleren Ansätzen, um Projekte in einem sich ständig wandelnden Umfeld effektiv zu steuern.

Darüber hinaus übernehmen sie eine proaktive Rolle bei der Umsetzung von Change-Initiativen und stellen sicher, dass Veränderungen gezielt gesteuert und strategisch ausgerichtet sind. Durch die Förderung einer offenen Kultur für Veränderung und Innovation stärken PMOs die organisatorische Agilität und helfen Unternehmen, reaktionsfähiger, wettbewerbsfähiger und zukunftsfähiger zu werden.

Zunahme agiler PMO-Strukturen

PMOs integrieren zunehmend agile Methoden, um den Anforderungen nach schnellerer Umsetzung, Flexibilität und besserer Reaktion auf Stakeholder-Bedürfnisse gerecht zu werden.
Dabei entstehen hybride PMO-Modelle, die klassische Projektmanagement-Methoden mit agilen Prinzipien verbinden – passend für vielfältige Projektanforderungen und Unternehmenskulturen.

Ein Beispiel ist das Konzept des Value Delivery Office (VDO), das besonders für Organisationen mit dezentralen Strukturen geeignet ist.
Agile PMOs legen Wert darauf, schnell und kontinuierlich echten Mehrwert zu liefern und die Projektergebnisse eng an den Geschäftszielen auszurichten.

Förderung von Talenten und Kompetenzen

PMOs investieren gezielt in den Aufbau technischer Fähigkeiten sowie in die Stärkung von Managementkompetenzen, darunter:

• Strategisches Denken
• Leadership-Entwicklung
• Stakeholder-Management
• Kommunikation

Darüber hinaus wird kontinuierliches Lernen und berufliche Weiterbildung innerhalb von PMOs stark gefördert, um Teams stets auf dem aktuellen Stand zu halten – sowohl hinsichtlich neuer Projektmanagement-Trends als auch bewährter Best Practices.