Strategisches Portfolio-Management: Fokus Bewahren, Schneller Wachsen

Was braucht es, um sich in der heutigen dynamischen Geschäftswelt zurechtzufinden? Unternehmensagilität scheint die vorherrschende Antwort und das Versprechen hinter Initiativen zur digitalen Transformation zu sein. Dennoch, wie der State of Agile Report zeigt, stehen Unternehmen vor erheblichen Herausforderungen, Agilität zu erreichen, obwohl sie deren Bedeutung anerkennen. Der entscheidende fehlende Baustein liegt in der effektiven Ausrichtung von Strategie und Umsetzung, einem Bereich, der häufig problematisch ist.

Hier kommt das strategische Portfolio-Management (SPM) ins Spiel. Durch die sorgfältige Auswahl, Priorisierung und Verwaltung einer Reihe von Initiativen richten Unternehmen den Fokus darauf, Arbeit mit der Lieferung von Kundenwert abzustimmen. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung, die Vorteile und die praktische Seite des strategischen Portfolio-Managements näher beleuchten.

Was Ist Strategisches Portfolio-Management?

Strategisches Portfolio-Management ist der Prozess der Auswahl, Priorisierung und Verwaltung einer Sammlung von Projekten, um sie mit den strategischen Initiativen einer Organisation in Einklang zu bringen und den größtmöglichen Wert zu erzielen. Dabei geht es darum, fundierte Entscheidungen über Ressourcenzuweisung, Risikomanagement und Projektpriorisierung zu treffen, um die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen.

Warum ist strategisches Portfolio-Management wichtig?

Eine alarmierende Prognose von Gartner sagt voraus, dass bis 2025 rund 70 % der Investitionen in digitale Transformation scheitern werden – und zwar aufgrund fehlenden strategischen Portfolio-Managements. Das unterstreicht die zentrale Bedeutung von SPM.

Strategisches Portfolio-Management stattet Organisationen mit den nötigen Werkzeugen aus, um Geschäftsergebnisse zu erzielen, indem es ihre Strategie mit den operativen Tätigkeiten in Einklang bringt. Es befähigt sie, die Wertschöpfung nahtlos zu planen, umzusetzen und zu überwachen. Darüber hinaus ermöglichen effektive SPM-Praktiken Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, ihre organisatorische Agilität zu steigern und ihre langfristigen Ziele mit höherer Wahrscheinlichkeit zu erreichen.

Was sind die drei Schritte im Prozess des strategischen Portfolio-Managements?

Das strategische Portfolio-Management umfasst drei wesentliche Schritte: die Entwicklung einer Strategie, die Sicherstellung der Ausrichtung zwischen Zielen und Umsetzung sowie die Lieferung optimalen Kundennutzens. Werfen wir einen genaueren Blick auf jeden dieser Schritte.

Schritt 1: Strategiebildung auf oberster Ebene

Die Definition strategischer Initiativen, auf die hingearbeitet werden soll, ist der grundlegende Schritt für die erfolgreiche Umsetzung des strategischen Portfolio-Management-Ansatzes. Diese übergeordneten Initiativen stehen in direktem Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie und tragen wesentlich zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Anschließend gilt es, eine umfassende strategische Roadmap zu erstellen, die alle operativen Aktivitäten in eine gemeinsame Richtung lenkt.

Visualisierung der Roadmap für das strategische Portfolio-Management

Schritt 2: Hochrangige Projekte mit strategischen Initiativen ausrichten

Eine starke Verbindung zwischen den strategischen Zielen eines Unternehmens und hochrangigen Projekten zu schaffen, ist entscheidend. Das strategische Portfolio-Management ermöglicht genau diese sinnvolle Verknüpfung zwischen der Unternehmensstrategie und der Projektstrategie. SPM zielt darauf ab, diese Verbindung zu stärken, damit die richtigen Projekte zur Erreichung der festgelegten Strategie beitragen.

Unternehmen können eine bessere Ausrichtung zwischen Strategie und Umsetzung erreichen, indem sie die Visualisierung ihrer geschäftlichen und projektbezogenen strategischen Initiativen an einem zentralen Ort zusammenführen. So lassen sich die notwendigen Initiativen zur Zielerreichung identifizieren und definieren, was eine nahtlose Verbindung zwischen strategischer Vision und praktischer Umsetzung fördert.

Visualisierung der Verbindung zwischen hochrangigen Projekten und strategischen Initiativen

Schritt 3: Wert liefern

Sobald eine strategische Portfoliostruktur etabliert ist, besteht der nächste Schritt darin zu verstehen, wie die Strategie mit den laufenden Servicebereitstellungsprozessen übereinstimmt bzw. wie Teams ihre Arbeit managen, um Mehrwert zu schaffen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Anwendung verschiedener Methoden und Frameworks wie Kanban oder Scrum. Diese agilen Methoden bieten Teams strukturierte Ansätze zur Verwaltung und Nachverfolgung ihrer Arbeit und fördern Effizienz sowie Zusammenarbeit.

Kanban beispielsweise visualisiert Arbeit auf einem Kanban-Board, wodurch Teams ihre Aufgaben priorisieren, Engpässe erkennen und Arbeitsabläufe optimieren können. Scrum hingegen organisiert Arbeit in zeitlich begrenzte Iterationen, sogenannte Sprints, mit regelmäßigen Meetings und klar definierten Rollen, um schrittweise Fortschritte zu ermöglichen. Durch den Einsatz dieser Ansätze können Teams ihre Produktivität, Transparenz und Anpassungsfähigkeit steigern – und somit die Wertlieferung verbessern.

Verbindung zwischen strategischen Zielen und der Umsetzung herstellen

Vorteile des strategischen Portfolio-Managements

Das strategische Portfolio-Management bietet Organisationen zahlreiche Vorteile, die letztlich darauf abzielen, die Agilität bei unternehmensweiten Entscheidungen und der strategischen Umsetzung zu verbessern. Wie eine aktuelle Umfrage von McKinsey zeigt, schneiden Organisationen, die sowohl Geschwindigkeit als auch Qualität in ihrer Entscheidungsfindung priorisieren, im Vergleich zur Konkurrenz besser ab. Dennoch gaben nur ein Drittel der Befragten an, dass ihre Organisationen konsequent schnelle und qualitativ hochwertige Entscheidungen treffen.

Hier sind einige der häufigsten Vorteile eines gut umgesetzten strategischen Portfolio-Managements, die den Geschäftserfolg und den Wettbewerbsvorteil fördern können.

• Verbesserte strategische Ausrichtung: Durch die Priorisierung von Initiativen, die zur übergeordneten Mission und den Zielen beitragen, können Organisationen ihre Anstrengungen auf die Bereiche konzentrieren, die den größten Wert schaffen. Gleichzeitig werden Fehlanpassungen wie verspätete Projekte, verpasste Chancen oder verschwendete Budgets vermieden.
• Gesteigerte operative Effizienz: Durch die Bewertung des gesamten Portfolios können Entscheidungsträger Ressourcen auf Initiativen mit hohem Mehrwert umverteilen und Projekte eliminieren, die nicht mehr im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen.
• Proaktives Risikomanagement: Durch die Diversifizierung des Portfolios und die Streuung von Risiken über verschiedene Projekte und Investitionen hinweg können Organisationen potenzielle negative Auswirkungen von Projektfehlschlägen minimieren. Dieser Ansatz schützt nicht nur die Investitionen des Unternehmens, sondern stärkt auch seine Fähigkeit, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.
• Höhere operative und organisatorische Agilität: Durch die kontinuierliche Bewertung und Neupriorisierung von Projekten – basierend auf sich ändernden Marktbedingungen und strategischen Zielen – verbessern Organisationen schrittweise ihre Fähigkeit, Ressourcen schnell umzuschichten, Strategien anzupassen und neue Chancen zu nutzen. Auf diese Weise hilft das strategische Portfolio-Management Unternehmen dabei, ihr Portfolio zu optimieren, maximalen Wert zu liefern, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und ihre unternehmerische Agilität zu fördern.

Häufige Herausforderungen bei der Implementierung von strategischem Portfolio-Management

Die Einführung eines strategischen Portfolio-Management-Ansatzes kann mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden sein, wie z. B. Widerstand, fehlende Abstimmung oder unzureichende Projektpriorisierung.

• Mangelnde organisatorische Ausrichtung: Ein häufiger Stolperstein ist die fehlende Übereinstimmung zwischen strategischen Zielen und operativen Aktivitäten. Dies kann durch unklare Kommunikation oder konkurrierende Prioritäten entstehen. Um diesem Problem zu begegnen, müssen Organisationen starke Ausrichtungsmechanismen etablieren, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördern und gemeinsame Ziele sowie Kennzahlen schaffen.
• Unzureichende Ressourcenallokation: Begrenzte Ressourcen, konkurrierende Projekte und sich ständig ändernde Prioritäten können zu Engpässen in der Ressourcenzuteilung führen. Um dem entgegenzuwirken, müssen Organisationen robuste Prozesse im Ressourcenmanagement etablieren. Dazu gehören die Bewertung der verfügbaren Ressourcen, die Identifikation von Engpässen sowie fundierte Entscheidungen über die optimale Zuteilung von Ressourcen.
• Unzureichende Projektpriorisierung: Die Priorisierung von Projekten innerhalb des Portfolios kann besonders bei einer großen Anzahl von Initiativen eine Herausforderung darstellen. Eine unzureichende Priorisierung kann zu einer Überlastung von Ressourcen, Verzögerungen oder dem Scheitern bei der Wertschöpfung führen. Um diesem Problem zu begegnen, sollten Organisationen klare Kriterien und Bewertungsrahmen für die Priorisierung festlegen. Dabei sollten Aspekte wie strategische Ausrichtung, Wertpotenzial, Risiko sowie Ressourcenbedarf berücksichtigt werden.
• Mangelnde Portfolio-Transparenz: Ein Mangel an Transparenz im Portfolio kann sowohl die effektive Entscheidungsfindung als auch die Nachverfolgung des Fortschritts erheblich behindern. Ohne klare Sicht auf den Status, den Fortschritt und die Abhängigkeiten der einzelnen Projekte fällt es Organisationen schwer, fundierte Entscheidungen auf Portfolioebene zu treffen. Um diese Herausforderung zu bewältigen, ist es entscheidend, geeignete Reporting-Mechanismen für das Portfolio zu etablieren, Projektmanagement-Tools einzusetzen und eine Kultur der Transparenz und Verantwortung zu fördern.

Strategisches Portfolio-Management in der Praxis

Wie bereits erläutert, konzentriert sich das strategische Portfolio-Management darauf, das Projekt-, Programm- und Investitionsportfolio einer Organisation mit ihren strategischen Zielen in Einklang zu bringen. So kann dieser Prozess in der Praxis aussehen:

Portfolio-Management mit Flight Levels zur Steigerung der Business Agility

Die Visualisierung der Verbindung zwischen strategischem Portfolio-Management, bereichsübergreifender Koordination und dem täglichen operativen Geschäft lässt sich mithilfe des Flight Levels-Konzepts für Business Agility von Klaus Leopold realisieren.
Der zentrale Gedanke dabei ist, dass für ein effizientes Management der Arbeit – von der Strategie bis zur Umsetzung – eine visuelle Darstellung dieser drei Ebenen innerhalb einer Organisation entscheidend ist: organisatorische Strategie, Teamkoordination und tägliche operative Arbeit.

Um diese hierarchische Ausrichtung zwischen strategischen Zielen und operativem Handeln herzustellen, können Portfoliomanager miteinander verknüpfte Boards nutzen, um die Flight Levels im Unternehmen umzusetzen.

Um strategische Initiativen zu visualisieren und Projekte innerhalb eines Portfolios zu verfolgen, können Portfoliomanager spezielle Portfolio-Boards verwenden. Diese fungieren als zentrale Sammelstelle für Ziele und strategische Initiativen. Ziel ist es, die Top-Level-Projekte basierend auf der Unternehmensstrategie zu priorisieren und sie anschließend auf den unteren Ebenen weiter herunterzubrechen.

Im nächsten Schritt – der Koordinationsebene – betont das Flight Levels-Konzept die Definition von Projekten auf Basis strategischer Initiativen und deren Visualisierung im Team-übergreifenden Fluss. Auf der untersten operativen Ebene nutzen Teams Tools wie Kanban-Boards, um Projekte in teambezogene Arbeitspakete zu unterteilen und den Fluss einzelner Aufgaben sichtbar zu machen.

Die praktische Umsetzung dieser Struktur ermöglicht einen umfassenden Überblick über die gesamte Arbeitsstruktur der Organisation. Dadurch erhalten Unternehmen die nötige Transparenz, um jederzeit informiert zu sein und bei Bedarf die Richtung anzupassen. Ziel ist es, ein zentrales Hub für das Portfolio-Management zu schaffen und die Sichtbarkeit über mehrere Teams hinweg sicherzustellen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie das Chemieunternehmen Schlenk seine F&E-Projektperformance durch die Kombination des Flight Levels-Konzepts mit den Portfolio-Management-Funktionen von Businessmap (ehemals Kanbanize) verbessert hat – in unserer ausführlichen Fallstudie.

Verbindung von strategischem Portfoliomanagement, teamübergreifender Koordination und täglichem Betrieb mithilfe des Flight-Levels-Konzepts

Von Projekt- und Programmmanagement zum strategischen Portfolio-Management

Die Entwicklung vom Projekt- und Programmmanagement hin zum strategischen Portfolio-Management markiert den Wandel, den Organisationen vollziehen müssen, um strategische Ergebnisse zu erzielen. Der Wechsel von der Verwaltung einzelner Projekte hin zu einem portfolioorientierten Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Initiativen mit strategischen Zielen abzugleichen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Während sich das Projektmanagement auf die erfolgreiche Umsetzung einzelner Projekte konzentriert und das Programmmanagement eine Gruppe zusammenhängender Projekte koordiniert, verfolgt das strategische Portfolio-Management eine übergeordnete Perspektive. Es erkennt an, dass Unternehmen ihre Projekt- und Programmaktivitäten mit strategischen Zielen in Einklang bringen müssen, um den größtmöglichen Wert zu schaffen.

Letztlich bietet das strategische Portfolio-Management eine ganzheitliche Sichtweise, die fundierte Entscheidungen, höhere Agilität, mehr Widerstandsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ermöglicht.