Was sind Deliverables im Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jede Organisation, da es das Planen, Organisieren und Umsetzen von Aufgaben umfasst, um konkrete Ziele zu erreichen. In der heutigen schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist effektives Projektmanagement wichtiger denn je, denn es stellt sicher, dass Projekte fristgerecht, im Budgetrahmen und in erwarteter Qualität abgeschlossen werden.

Doch erfolgreiches Projektmanagement bedeutet mehr, als nur diese Parameter zu erfüllen: Es geht auch darum, greifbare Ergebnisse zu liefern, die den Projektzielen entsprechen und Stakeholder zufriedenstellen. Diese Ergebnisse werden als Projektmanagement-Deliverables bezeichnet und sind entscheidend für den sichtbaren Projekterfolg.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf das Konzept der Deliverables im Projektmanagement, ihre Bedeutung und ihren Beitrag zum Gesamterfolg eines Projekts. Außerdem beleuchten wir die verschiedenen Arten von Deliverables und zeigen auf, wie Projektmanager diese gezielt steuern können, um den Erwartungen aller Beteiligten gerecht zu werden.

Was sind Deliverables im Projektmanagement?

Deliverables im Projektmanagement sind die greifbaren oder nicht greifbaren Ergebnisse, die durch die Umsetzung bestimmter Projektaktivitäten entstehen.
Dabei kann es sich um Dokumente, Berichte, Prototypen, Software oder andere Elemente handeln, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen.

Deliverables werden in der Regel im Projektstrukturplan oder Scope Statement definiert und dienen dazu, den Fortschritt und Erfolg des Projekts messbar zu machen. Sie fungieren als Maßstab für Qualität und Vollständigkeit der geleisteten Arbeit und sind entscheidend dafür, dass Projektanforderungen erfüllt und Stakeholder-Erwartungen eingehalten werden.

Ein Deliverable darf nicht mit einem Meilenstein verwechselt werden: Ein Meilenstein markiert einen bestimmten Punkt oder eine wichtige Etappe im Projektverlauf – etwa den Abschluss einer Phase. Ein Deliverable hingegen ist ein konkretes Ergebnis, das an eine bestimmte Person oder ein Team übergeben und abgenommen wird.

Was sind interne vs. externe Projekt-Deliverables?

Interne und externe Projekt-Deliverables unterscheiden sich anhand der Empfänger bzw. Stakeholder, die die Projektergebnisse erhalten oder von ihnen profitieren. Der Unterschied liegt darin, ob die Deliverables innerhalb der Organisation, die das Projekt durchführt (intern), oder für externe Parteien wie Kunden, Auftraggeber oder andere externe Interessengruppen bestimmt sind (extern).

Interne Projekt-Deliverables

• Definition: Interne Deliverables sind Ergebnisse oder Produkte, die innerhalb der Organisation erstellt werden und hauptsächlich von Projektteams oder anderen Abteilungen genutzt werden.

• Beispiele: Projektdokumentation, Schulungsunterlagen für interne Teams, Interne Statusberichte, Softwarekomponenten, die in interne Systeme integriert werden.

Externe Projekt-Deliverables

• Definition: Externe Deliverables sind Ergebnisse, die für Stakeholder außerhalb der Organisation bestimmt sind. Dazu zählen Kunden, Behörden, Auftraggeber oder sonstige externe Interessengruppen, die vom Projekt betroffen sind oder ein Interesse daran haben.

• Beispiele: Fertige Produkte oder Dienstleistungen, Abschlussberichte für Kunden oder Behörden, Softwareanwendungen für Endnutzer, Marketingmaterialien. Jegliche weiteren greifbaren oder nicht greifbaren Leistungen, die im Rahmen des Projekts an externe Parteien übergeben werden

Was sind Prozess-Deliverables vs. Produkt-Deliverables?

Prozess-Deliverables und Produkt-Deliverables sind zwei unterschiedliche Arten von Projektergebnissen, die jeweils unterschiedliche Zwecke erfüllen.
Der Unterschied liegt darin, ob der Fokus auf den durchgeführten Prozessen im Projekt liegt oder auf den konkreten Endergebnissen, die im Rahmen des Projekts geliefert werden.

Prozess-Deliverables

• Definition: Prozess-Deliverables sind Ergebnisse oder Zwischenprodukte, die im Zusammenhang mit den ausgeführten Aktivitäten und Prozessschritten während des Projekts stehen. Sie beziehen sich häufig auf Projektmanagement-Methoden, Dokumentation oder auf die angewandten Verfahren zur Zielerreichung.

• Beispiele: Projektpläne, Statusberichte, Risikobewertungen, Kommunikationspläne, Dokumentationen zu Vorgehensweisen oder Arbeitsabläufen

Produkt-Deliverables

• Definition: Produkt-Deliverables sind die konkreten (materiellen oder immateriellen) Ergebnisse, auf die das Projekt ausgerichtet ist. Es handelt sich um die tatsächlichen Produkte, Dienstleistungen oder Leistungen, die zur Zielerreichung des Projekts erstellt und an Stakeholder übergeben werden. Sie sind das, was den entscheidenden Mehrwert für Stakeholder schafft.

• Beispiele:

» In der Softwareentwicklung: eine fertige Anwendung, Nutzerdokumentation, Handbücher

» Im Bauwesen: ein fertiggestelltes Gebäude

» Im Marketing: eine abgeschlossene Werbekampagne

Beispiele für Projekt-Deliverables aus verschiedenen Teams

Nachfolgend finden Sie Beispiele für typische Projekt-Deliverables aus unterschiedlichen Fachbereichen:

1. Kreativteams: Beispiele für Deliverables aus Kreativteams sind unter anderem: Designs, Konzeptideen, Grafiken, visuelle Assets, Multimedia-Inhalte und kreative Kampagnen.
2. Teams im Bereich Professional Services: Deliverables aus dem Bereich professioneller Dienstleistungen können sein: Beratungsberichte, Forschungsergebnisse, strategische Pläne, Schulungsunterlagen, Implementierungsdokumente und Projektdokumentationen.
3. Produktteams: Deliverables aus Produktteams umfassen zum Beispiel: Prototypen, UI-Designs (Benutzeroberflächen), funktionale Spezifikationen, Produkt-Roadmaps, Benutzerhandbücher und Qualitätssicherungsberichte.
4. Marketingteams: Marketing-Deliverables sind unter anderem: Wettbewerbsanalysen, Werbekampagnen, Social-Media-Inhalte, Redaktionspläne, Marketingmaterialien und Performance-Reports.
5. Agenturteams: Deliverables aus Agenturprojekten umfassen beispielsweise: Kundenpräsentationen, Mediapläne, Kampagnenstrategien, Creative Briefs, Kampagnenberichte sowie konkrete Kundenleistungen wie Websites, Videos oder Werbemittel.

Wann werden Projekt-Deliverables festgelegt?

Projekt-Deliverables werden in der Regel während der Planungsphase eines Projekts vereinbart – also zu Beginn des Projekts.

In dieser Phase werden die Projektziele und Anforderungen definiert, und alle relevanten Stakeholder stimmen gemeinsam ab, welche konkreten Ergebnisse (Deliverables) im Rahmen des Projekts erwartet werden.

Diese Deliverables werden anschließend im Projektplan oder im Leistungsumfang (Statement of Work) dokumentiert und dienen als Grundlage für die Fortschrittskontrolle und die Erreichung der Projektziele.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Deliverables im Verlauf des Projekts angepasst oder überarbeitet werden können – etwa, wenn sich neue Anforderungen oder Informationen ergeben.

Können sich Projekt-Deliverables im Projektverlauf ändern?

Ja, Projekt-Deliverables können sich während eines Projekts ändern. Im Projektverlauf können neue Informationen verfügbar werden, Stakeholder-Anforderungen sich weiterentwickeln oder unerwartete Herausforderungen auftreten.

Solche Faktoren machen es oft notwendig, die Deliverables anzupassen, damit sie weiterhin mit den Projektzielen übereinstimmen und den veränderten Erwartungen der Stakeholder gerecht werden.
Projektmanager sollten deshalb flexibel agieren und bereit sein, Deliverables dynamisch anzupassen, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Im klassischen Projektmanagement erfolgt dies in der Regel über formale Change Requests, die offiziell genehmigt werden müssen.

Im agilen Projektmanagement ist der Umgang mit Änderungen hingegen flexibler: Anstatt detaillierter Pläne setzen agile Teams auf "nur so viele Details wie nötig". Dies ermöglicht spätere Anpassungen, ohne große Verzögerungen im Projektverlauf zu verursachen.

Wer ist für die Projektlieferung verantwortlich?

Die Verantwortung für die Projektlieferung liegt beim Projektmanager. Er ist zuständig für die Planung, Organisation und Umsetzung des Projekts und stellt sicher, dass es innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen wird und den definierten Anforderungen entspricht.

Der Projektmanager:

• führt das Projektteam,
• weist Aufgaben zu,
• überwacht den Fortschritt
• und kommuniziert mit den Stakeholdern.

Am Ende trägt er die Gesamtverantwortung für die erfolgreiche Lieferung des Projekts.

Die Rolle von Deliverables im Projektlebenszyklus

Werfen wir einen Blick darauf, welche Rolle Deliverables in den einzelnen Phasen eines Projekts spielen.

Initiierungsphase

In der Initiierungsphase definiert das Projektteam die Ziele, den Umfang und die verfügbaren Ressourcen des Projekts. Typische Deliverables in dieser Phase sind:

• Projektauftrag (Project Charter)
• Business Case
• Machbarkeitsstudie

Diese Ergebnisse helfen dem Team, den Zweck, die Zielsetzung und die Rahmenbedingungen des Projekts zu verstehen.

Planungsphase

In der Planungsphase entwickelt das Projektteam einen detaillierten Projektplan, der beschreibt, wie das Projekt durchgeführt, überwacht und gesteuert wird. Mögliche Deliverables in dieser Phase sind:

• Projektzeitplan
• Risikomanagementplan
• Projektbudget

Diese Deliverables unterstützen das Team dabei, Risiken zu identifizieren, Ressourcen zuzuweisen und eine Planungsgrundlage für die spätere Erfolgsmessung zu schaffen.

Ausführungsphase

In der Ausführungsphase wird der Projektplan umgesetzt und die zuvor geplanten Projekt-Deliverables werden erstellt. Beispiele für Deliverables in dieser Phase sind:

• Software-Code
• Design-Dokumentationen
• physische Produkte oder Systemkomponenten

Diese Ergebnisse werden von den Stakeholdern geprüft und freigegeben, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.

Abschlussphase

In der Abschlussphase werden alle Projektaktivitäten beendet und die finalen Deliverables erstellt. Mögliche Deliverables in dieser Phase sind:

• Projektabschlussdokumentation
• Lessons Learned-Report
• Endprodukt oder Dienstleistung

Diese werden von den Stakeholdern abgenommen, womit das Projekt formal abgeschlossen wird.

Best Practices im Deliverable-Management

Das Management von Deliverables ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements. Es umfasst das Nachverfolgen, Koordinieren und Steuern der im Projekt zu liefernden Ergebnisse oder Produkte.
Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die zu einem erfolgreichen Deliverable-Management beitragen:

Klare Deliverables definieren

Der erste Schritt im Deliverable-Management ist die klare und messbare Definition der Projekt-Deliverables.

Dazu gehört:

• das Zerlegen des Projekts in kleinere Aufgaben,
• sowie die Identifikation konkreter Ergebnisse oder Produkte, die für jede Aufgabe erforderlich sind.

Eine klare Definition der Deliverables stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten genau wissen,

• was geliefert werden soll
• und bis wann dies geschehen muss.

Verantwortlichkeiten für Deliverables festlegen

Jedes Deliverable sollte einen klar zugewiesenen Verantwortlichen haben, der dafür sorgt, dass es rechtzeitig und in der geforderten Qualität fertiggestellt wird. Dies schafft Verbindlichkeit, beugt Missverständnissen vor und stellt sicher, dass jede Aufgabe einer konkreten Person zugeordnet ist. Die Zuständigkeiten für Deliverables sollten transparent kommuniziert und allen Stakeholdern im Projekt bekannt sein.

Ein System zur Nachverfolgung von Deliverables nutzen

Ein Tracking-System für Deliverables stellt sicher, dass alle Arbeitsergebnisse gezielt überwacht und gesteuert werden.

Dies kann über Projektmanagement-Software, Tabellen oder andere Tools erfolgen. Das System sollte Informationen enthalten wie:

• Zuständiger Ansprechpartner (Owner)
• Fälligkeitsdatum
• Bearbeitungsstatus
• Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben

Überwachung des Fortschritts von Deliverables

Die regelmäßige Überwachung des Fortschritts von Deliverables ist entscheidend für ein erfolgreiches Deliverable-Management. Dies umfasst:

• die Nachverfolgung des Fortschritts anhand des Deliverable-Tracking-Systems
• die Identifikation möglicher Probleme oder Verzögerungen

Es ist wichtig, etwaige Probleme rechtzeitig an die relevanten Stakeholder zu kommunizieren und geeignete Maßnahmen zur Lösung zu ergreifen.

Überprüfung und Bewertung von Deliverables

Am Ende jeder Projektphase oder nach Projektabschluss sollten die Deliverables überprüft und bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie:

• den geforderten Standards entsprechen
• und für den vorgesehenen Zweck geeignet sind

Dies beinhaltet:

• die Qualitätsbewertung der Deliverables
• sowie die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten

Überwachung des Fortschritts von Deliverables

Die regelmäßige Überwachung des Fortschritts von Deliverables ist entscheidend für ein erfolgreiches Deliverable-Management. Dies umfasst:

• die Nachverfolgung des Fortschritts anhand des Deliverable-Tracking-Systems
• die Identifikation möglicher Probleme oder Verzögerungen

Es ist wichtig, etwaige Probleme rechtzeitig an die relevanten Stakeholder zu kommunizieren und geeignete Maßnahmen zur Lösung zu ergreifen.

Überprüfung und Bewertung von Deliverables

Am Ende jeder Projektphase oder nach Projektabschluss sollten die Deliverables überprüft und bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie den geforderten Standards entsprechen und für den vorgesehenen Zweck geeignet sind.

Dies beinhaltet:

• die Qualitätsbewertung der Deliverables
• sowie die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten

Herausforderungen im Deliverable-Management

Das Management von Deliverables stellt für Projektmanager oft eine besondere Herausforderung dar.
Im Folgenden werden einige der häufigsten Probleme beschrieben, die im Verlauf auftreten können:

Scope Creep (schleichende Ausweitung des Projektumfangs)

Scope Creep ist eine weit verbreitete Herausforderung im Deliverable-Management.
Darunter versteht man die unkontrollierte Erweiterung des Projektumfangs, etwa durch die Aufnahme neuer Deliverables oder Änderungen an bestehenden.

Mögliche Folgen:

• Verzögerungen im Projektabschluss
• Erhöhte Projektkosten
• Verminderte Qualität der Ergebnisse

Lösungsansatz:

• Eine klare Definition des Projektumfangs
• Transparente Kommunikation mit allen Stakeholdern
• Implementierung eines Change-Control-Prozesses, um Änderungen strukturiert zu verwalten

Ressourcenzuweisung

Die effiziente Zuweisung von Ressourcen ist eine weitere häufige Herausforderung.
Es geht darum, sicherzustellen, dass Aufgaben mit den richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit besetzt werden, um die Deliverables fristgerecht und im Budget fertigzustellen.

Erforderlich ist:

• Die Identifikation notwendiger Fähigkeiten und Kompetenzen für jede Aufgabe
• Die gezielte Ressourcenzuteilung entsprechend dieser Anforderungen
• Die Überwachung der Ressourcenauslastung, um Überlastung oder Unterforderung zu vermeiden