Qué son los entregables en la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un aspecto fundamental para el éxito de cualquier organización, ya que implica la planificación, organización y ejecución de tareas para alcanzar metas y objetivos específicos.

Sin embargo, la gestión de proyectos exitosa no se trata solo de cumplir con estos parámetros; también implica entregar resultados tangibles que respondan a los objetivos del proyecto y satisfagan a los interesados. Estos resultados tangibles se conocen como entregables de la gestión de proyectos, y son esenciales para demostrar la finalización exitosa de un proyecto.

En este artículo, profundizaremos en el concepto de entregables en la gestión de proyectos, su importancia, cómo contribuyen al éxito general de un proyecto y más.

¿Qué son los entregables en la gestión de proyectos?

Los entregables en la gestión de proyectos se refieren a los resultados tangibles o intangibles producidos como resultado de la realización de actividades específicas del proyecto. Estos pueden ser documentos, informes, prototipos, software u otros elementos, ya sean físicos o digitales, que se requieren para cumplir con los objetivos del proyecto.

Generalmente, los entregables se definen en la declaración del alcance del proyecto y se utilizan para medir el progreso y el éxito del mismo. Funcionan como puntos de referencia para evaluar la calidad y la integridad del trabajo realizado, y son esenciales para garantizar que se cumplan los requisitos del proyecto y se satisfagan las expectativas de los interesados.

Es importante no confundir un entregable con un hito. Un hito actúa como un marcador distintivo o punto crítico dentro del proyecto, que indica la consecución de un logro significativo. Una vez alcanzado un hito, el proyecto suele avanzar hacia la siguiente etapa. En cambio, un entregable implica la entrega del resultado final a una persona o equipo designado.

¿Qué son los entregables internos vs. externos en un proyecto?

Los entregables internos y externos en un proyecto se refieren a los destinatarios o partes interesadas que se benefician o reciben los resultados de un proyecto. La distinción radica en si los entregables están destinados para uso dentro de la organización que ejecuta el proyecto (internos) o para entidades externas como clientes, usuarios u otras partes interesadas fuera de la organización (externos).

Entregables Internos de un Proyecto

• Definición: Los entregables internos de un proyecto son productos o resultados generados dentro de la organización y utilizados principalmente por los miembros del equipo del proyecto u otros departamentos de la misma organización.
• Ejemplos: Algunos ejemplos de entregables internos incluyen documentación del proyecto, materiales de formación para el equipo, informes internos o componentes de software integrados en los sistemas de la organización.

Entregables Externos de un Proyecto

• Definición: Los entregables externos de un proyecto son productos o resultados destinados a las partes interesadas externas a la organización. Estas partes interesadas pueden ser clientes, usuarios, organismos reguladores o cualquier entidad externa interesada o afectada por el proyecto.
• Ejemplos: Los entregables externos pueden incluir productos terminados, informes, aplicaciones de software, materiales de marketing u otros elementos tangibles o intangibles entregados a terceros como parte de la finalización del proyecto.

¿Qué son los entregables de proceso vs. entregables de producto?

Los entregables de proceso y los entregables de producto son dos tipos de resultados en un proyecto, cada uno con un propósito diferente. La distinción radica en si el enfoque está en los procesos seguidos durante el proyecto o en los productos finales tangibles producidos por el proyecto.

Entregables de Proceso

• Definición: Los entregables de proceso son los resultados o productos asociados con las actividades y pasos llevados a cabo durante el proyecto. A menudo están relacionados con metodologías de gestión de proyectos, documentación o procesos específicos seguidos para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Ejemplos: Planes del proyecto, informes de estado, evaluaciones de riesgos, planes de comunicación y cualquier otra documentación que describa los procedimientos, métodos o pasos tomados a lo largo del proyecto.

Entregables de Producto

• Definición: Los entregables de producto son los elementos tangibles o intangibles que constituyen el objetivo principal del proyecto. Son los resultados reales, bienes o servicios que el proyecto pretende entregar para cumplir con sus objetivos. Los entregables de producto son los resultados que aportan valor a las partes interesadas.
• Ejemplos: En el desarrollo de software, los entregables de producto podrían incluir una aplicación de software completa, documentación y manuales de usuario. En construcción, podría ser el edificio construido. En marketing, podría ser la campaña publicitaria finalizada.

Ejemplos de entregables de proyectos según distintos equipos

A continuación, se presentan ejemplos de entregables de proyectos producidos por distintos tipos de equipos:

• Equipos creativos: Ejemplos de entregables de proyectos por parte de equipos creativos incluyen diseños, conceptos, obras de arte, recursos visuales, contenido multimedia y campañas creativas.

• Equipos de servicios profesionales: Los entregables de proyectos de los equipos de servicios profesionales pueden incluir informes de consultoría, hallazgos de investigaciones, planes estratégicos, materiales de capacitación, documentos de implementación y documentación del proyecto.

• Equipos de producto: Los entregables de proyectos de los equipos de producto pueden incluir prototipos, diseños de interfaces de usuario, especificaciones funcionales, hojas de ruta de productos, manuales de usuario e informes de aseguramiento de calidad.

• Equipos de marketing: Los entregables de proyectos de los equipos de marketing incluyen investigaciones competitivas, campañas publicitarias, contenido para redes sociales, calendarios de contenido, material promocional e informes de desempeño.

• Equipos de agencias: Los entregables de proyectos de equipos de agencias pueden incluir presentaciones para clientes, planes de medios, estrategias de campañas, briefings creativos, informes de desempeño de campañas y entregables para clientes como sitios web, videos o materiales publicitarios.

¿Cuándo se acuerdan los entregables de un proyecto?

Los entregables de un proyecto suelen acordarse durante la fase de planificación, que tiene lugar al inicio del proyecto. Es en este momento cuando se establecen los objetivos y requisitos del proyecto, y los interesados (stakeholders) se reúnen para definir qué entregables específicos se esperan del mismo.

Estos entregables se documentan posteriormente en el plan del proyecto o en la declaración de trabajo (Statement of Work - SOW), y sirven como base para el seguimiento del progreso y el cumplimiento de los objetivos del proyecto.No obstante, es importante señalar que los entregables también pueden revisarse o ajustarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto, a medida que surja nueva información o cambien los requisitos.

¿Pueden cambiar los entregables de un proyecto durante su ejecución?

Sí, los entregables de un proyecto pueden cambiar durante su desarrollo. A medida que el proyecto avanza, puede surgir nueva información, evolucionar los requisitos de los interesados o presentarse desafíos imprevistos.

Estos factores pueden requerir ajustes en los entregables para asegurar que sigan alineados con los objetivos del proyecto y respondan a las necesidades cambiantes de los stakeholders. Por ello, los gestores de proyectos deben adoptar un enfoque flexible y estar dispuestos a adaptar los entregables para garantizar el éxito del proyecto.

En la gestión de proyectos tradicional, estos cambios se gestionan mediante solicitudes de cambio formales, que deben ser aprobadas. En metodologías ágiles, el enfoque es distinto: en lugar de crear planes detallados desde el inicio, los equipos trabajan con detalles mínimos pero suficientes ("barely sufficient"), lo que permite una mayor adaptabilidad sin provocar retrasos significativos.

¿Quién supervisa la entrega de un proyecto?

El gestor de proyectos (project manager) es el responsable de supervisar la entrega del proyecto. Su función principal es planificar, organizar y ejecutar el proyecto, asegurándose de que se complete dentro del plazo y presupuesto establecidos, y que cumpla con las especificaciones requeridas.

El gestor de proyectos dirige al equipo del proyecto, asigna tareas, supervisa el progreso y se comunica con las partes interesadas. Es, en última instancia, responsable de la entrega exitosa del proyecto.

El Rol de los Entregables en el Ciclo de Vida del Proyecto

A continuación, se explica el papel de los entregables en cada fase del ciclo de vida de un proyecto:

Fase de Inicio

En esta etapa, el equipo del proyecto define los objetivos, el alcance y los recursos del proyecto. Entregables comunes en esta fase: acta de constitución del proyecto (project charter), caso de negocio (business case), y estudio de viabilidad. Estos entregables ayudan al equipo a comprender el propósito, los objetivos y las limitaciones del proyecto.

Fase de Planificación

Durante esta fase, el equipo desarrolla un plan detallado sobre cómo se ejecutará, controlará y supervisará el proyecto. Entregables comunes en esta fase: cronograma del proyecto, plan de gestión de riesgos y presupuesto del proyecto. Estos entregables permiten identificar riesgos, asignar recursos y establecer una línea base para medir el progreso del proyecto.

Fase de Ejecución

En esta etapa, el equipo implementa el plan del proyecto y produce los entregables acordados. Entregables comunes en esta fase: código de software, documentos de diseño y productos físicos. Los entregables son revisados y aprobados por los interesados del proyecto para garantizar que cumplan con los requisitos establecidos.

Fase de Cierre

En esta última fase, el equipo finaliza todas las actividades del proyecto y entrega los entregables finales. Entregables comunes en esta fase: documentación del proyecto, informe de lecciones aprendidas y producto o servicio final. Estos entregables son evaluados y aceptados por los interesados, y con ello, el proyecto se cierra oficialmente.

Mejores Prácticas en la Gestión de Entregables

La gestión de entregables es un aspecto crucial dentro de la gestión de proyectos. Consiste en el seguimiento y control de los productos o resultados generados por un proyecto. A continuación, se presentan algunas de las mejores prácticas para garantizar una gestión exitosa de entregables:

Definir Entregables Claros

El primer paso en la gestión de entregables es definir entregables claros y medibles.Esto implica descomponer el proyecto en tareas más pequeñas e identificar los resultados o productos específicos requeridos para cada tarea. Una definición precisa de los entregables asegura que todos los involucrados en el proyecto comprendan claramente qué se debe lograr y en qué momento.

Establecer Responsabilidad sobre los Entregables

Cada entregable debe tener un responsable claramente definido, quien será el encargado de garantizar que se complete a tiempo y con el estándar de calidad requerido. Esto permite asegurar la responsabilidad individual y evitar confusiones sobre quién debe entregar cada resultado. Es fundamental comunicar de manera clara la asignación de responsabilidad a todos los stakeholders involucrados en el proyecto.

Utilizar un Sistema de Seguimiento de Entregables

Un sistema de seguimiento de entregables ayuda a asegurar que todos los entregables se controlen y gestionen de forma eficaz. Esto puede lograrse mediante software de gestión de proyectos, hojas de cálculo u otras herramientas. El sistema de seguimiento debe incluir información como responsable del entregable, fecha de entrega, estado actual, dependencias relacionadas.

Supervisar el Progreso de los Entregables

El monitoreo regular del progreso de los entregables es esencial para una gestión eficaz. Esto implica comparar el avance real con lo planificado en el sistema de seguimiento de entregables e identificar problemas o retrasos. Es importante comunicar cualquier problema a las partes interesadas correspondientes y tomar las medidas adecuadas para abordarlo.

Revisar y Evaluar los Entregables

Al final de cada fase del proyecto o en su cierre, es importante revisar y evaluar los entregables para verificar que cumplan con los estándares requeridos y sean adecuados para su propósito. Esto incluye evaluar la calidad de los entregables y identificar áreas de mejora.

Desafíos en la Gestión de Entregables

Gestionar entregables puede ser una tarea compleja para los gestores de proyectos. A continuación, se describen algunos de los desafíos más comunes durante este proceso:

Crecimiento del Alcance (Scope Creep)

El crecimiento del alcance es un desafío común que enfrentan los gestores de proyectos al gestionar entregables. Se refiere a la expansión no controlada del alcance del proyecto, lo que puede resultar en la incorporación de nuevos entregables o en cambios a los existentes. Esto puede llevar a retrasos en la finalización del proyecto, aumento de los costos del proyecto y disminución de la calidad de los entregables.

Para reducir el crecimiento del alcance, los gestores de proyectos deben definir claramente el alcance del proyecto y comunicarlo a todos los interesados. También deben implementar un proceso de control de cambios para gestionar cualquier modificación al alcance del proyecto.

Asignación de Recursos (Resource Allocation)

La asignación de recursos es otro desafío que enfrentan los gestores de proyectos al gestionar entregables. Se refiere al proceso de asignar recursos a tareas para asegurar que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Los gestores de proyectos deben asegurarse de tener los recursos adecuados disponibles en el momento preciso para completar los entregables.

Esto incluye identificar las habilidades y conocimientos requeridos para cada tarea y asignar los recursos en consecuencia. También deben monitorear la utilización de recursos para garantizar que no estén sobreasignados ni subutilizados.

En resumen

• Los entregables en la gestión de proyectos son los resultados tangibles de un proyecto que demuestran el progreso y evidencian la finalización exitosa de las distintas fases del mismo.
• Los entregables son esenciales para el éxito del proyecto, ya que proporcionan una comprensión clara del alcance y los objetivos, ayudan a gestionar los costos y los plazos, y permiten identificar riesgos del proyecto.
• Una gestión eficaz de los entregables requiere una identificación clara, seguimiento, reporte, control de calidad y la aplicación de buenas prácticas.

Gestionar los entregables es un aspecto crucial de la gestión de proyectos. Los gestores de proyectos deben ser conscientes de los desafíos que pueden surgir y tomar las medidas adecuadas para superarlos. Al hacerlo, pueden garantizar que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con los estándares de calidad requeridos.