Flight Levels: Así hace fluir su estrategia

"¡La ejecución de la estrategia es la responsabilidad en la que los líderes crecen o fracasan!"

Después de varios años en la gestión de proyectos, esta cita es una de las que más ha influido en mi comprensión de la agilidad. Aprendí que ser ágil no significa simplemente entregar más rápido, sino tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez.
Porque, ¿de qué sirve entregar más rápido si uno va en la dirección equivocada?

Precisamente por eso, su estrategia debe fluir a través de toda la organización — estableciendo una conexión integral entre la idea y su ejecución.

Uno de mis enfoques preferidos para lograrlo es el concepto de Flight Levels. Es simple, pero sumamente eficaz.

Y en este artículo, lo analizaremos con más detalle.

Cómo se puede comparar una organización con el vuelo: Flight Levels explicado

Flight Levels es un concepto de agilidad empresarial desarrollado por Klaus Leopold que destaca tres niveles organizacionales:

• Nivel 1: Operativo
• Nivel 2: Flujo de valor / Coordinación
• Nivel 3: Estratégico

El concepto de Flight Levels, crédito de imagen: https://www.flowsphere.ch/en/

Imagínese que está volando en un helicóptero.

Un helicóptero normalmente no alcanza una altitud muy elevada, por lo que puede ver cómodamente árboles, coches e incluso personas desde arriba. En el contexto organizacional, esto corresponde al nivel operativo o la gestión de equipos, donde se tiene una visión general de tareas específicas, flujos de trabajo y políticas.

Esto es Flight Level 1.

Ahora imagínese que está volando en un avión pequeño.

Este puede volar lo suficientemente alto como para que ya no vea detalles pequeños (como coches), pero todavía lo suficientemente bajo como para ver montañas o incluso edificios altos. En una organización, esto corresponde al flujo de valor, que coordina a varios equipos y entrega lo que el cliente paga.

Esto es Flight Level 2.

Y finalmente, imagínese que está volando en un gran avión de pasajeros.

Lo que es visible son, en su mayoría, solo mares e islas que sobrevuela. En una empresa, esto representa la estrategia que determina la dirección de la organización.

Esto es Flight Level 3.

¿Qué representan los Flight Levels?

Cada uno de estos niveles representa distintos objetivos que la organización persigue para impulsar el negocio hacia adelante.

• Flight Level 3: Aquí se trata de definir la dirección de la empresa en función de la estrategia general. Para lograrlo, puede implementar OKR (Objectives and Key Results) y crear un backlog con ideas accionables que respalden esa estrategia.

• Flight Level 2: El enfoque se traslada aquí al flujo de valor.Se trata de seguir el flujo de una idea desde el concepto general hasta el valor real entregado, con el objetivo de acortar el tiempo total de entrega para el cliente. Según nuestra experiencia, en este nivel resulta más valioso limitar el trabajo en curso (WIP) que aplicar esta práctica a nivel de equipo. Al centrarse en unos pocos proyectos de alto nivel a la vez, se puede trabajar con mayor eficiencia y lograr más.

• Flight Level 1: Si descendemos al Flight Level 1, el enfoque se desplaza al entorno operativo, donde los líderes de equipo se ocupan de entregas más detalladas. Por ejemplo, aquí se observa el tiempo de ciclo de cada equipo, que refleja el tiempo de entrega total del flujo de valor.

El enfoque Flight Levels no dicta cómo deben trabajar los equipos. Independientemente de si se utilizan iteraciones o flujo continuo, el objetivo es optimizar los sistemas de trabajo individuales para acortar el tiempo total de entrega de productos o servicios.

¿Cómo se implementan los Flight Levels en la práctica?

Cuando hablamos con clientes sobre cómo alcanzar la agilidad organizacional mediante los Flight Levels, inmediatamente captan su atención. Sin embargo, todos quieren verlo aplicado en la práctica para poder imaginar lo que es posible.

Eso es lo que haré en el siguiente paso, comenzando con el Flight Level más alto: el Nivel 3.

Ponga en práctica sus ideas con OKR y tableros estratégicos (Flight Level 3)

Si no está familiarizado con la plataforma Businessmap, utilizamos espacios de trabajo de gestión y de equipo para ayudar a las empresas a visualizar todas sus iniciativas laborales, desde los objetivos de alto nivel hasta las actividades diarias.

Dentro de cada espacio de trabajo de gestión, puede crear tableros de gestión que conectan varios tableros tanto de gestión como de equipo. De este modo, creamos una transparencia total dentro de la organización a través de diferentes niveles jerárquicos.

Visualice el Flight Level 3 en la plataforma

Creemos entonces un espacio de trabajo de gestión con un tablero de gestión de nivel superior y llamémoslo “Tablero de Estrategia”.Como aquí se trata de la creación de objetivos estratégicos, puede dividir sus flujos de trabajo en “OKR” y “Acciones/Ideas”.

Recuerde que, para implementar los OKR en Businessmap, cada iniciativa puede contener resultados que guíen la ejecución del trabajo. En otras palabras, puede considerar la iniciativa como su objetivo y los resultados como sus resultados clave.

Ahora imaginemos la siguiente estructura.Tiene un "OKR estratégico" con 3 resultados, y lo ha desglosado en ideas accionables dentro del área de backlog del flujo de trabajo “Acciones/Ideas”. Tenga en cuenta que estas ideas podrían llevarse a cabo o no.

Mapeo del flujo de valor y coordinación (Flight Level 2)

Con el Strategy Board en funcionamiento, puede enfocar su atención en la gestión del flujo de valor y la coordinación de la ejecución de proyectos entre diferentes equipos. Precisamente de eso se trata el Flight Level 2.

El Management Board en Businessmap es bastante único. Como se mencionó anteriormente, puede vincular tanto otros tableros de gestión como tableros de equipo con este, creando una visualización jerárquica completa dentro de su empresa.

En este caso, creamos el mapeo del flujo de valor en otro Management Board que está vinculado al Strategy Board. La diferencia aquí será que este Management Board contiene tableros de equipo vinculados a él.

Sin entrar demasiado en detalles, el concepto consiste en tener un lugar central donde el mapeo del flujo de valor esté conectado tanto con su estrategia como con el nivel operativo. El objetivo es alimentar el flujo de valor con ideas (derivadas del Flight Level 3) que pasan por una fase de concepto/análisis para definir si deben convertirse en proyectos.

Luego, puede dividir estos proyectos en iniciativas más pequeñas para los equipos que respaldan ese flujo de valor. En este nivel, recomendamos llevar a cabo Operational Reviews para gestionar las dependencias entre los equipos y aplicar límites de trabajo en curso (WIP) para optimizar el flujo de valor hacia el cliente.

Creación de una red de equipos interconectados (Flight Level 1)

A medida que descendemos a los niveles inferiores, es momento de centrarse en el lado operativo de la estructura, donde ocurre el trabajo real.

Cada equipo dentro del Tablero de Gestión del Flujo de Valor tiene su propio Tablero de Equipo. En Businessmap, cada Tablero de Equipo puede contener flujos de trabajo tanto para Team Epics como para tareas diarias. A diferencia del Tablero de Gestión, el enfoque del Tablero de Equipo está centrado específicamente en el nivel de épicas y tareas.

Piense en la estructura operativa como el motor que impulsa toda la jerarquía.

Cuando se completan las tareas diarias, se avanza en las épicas, lo que refleja el progreso del proyecto en el nivel del flujo de valor. Esto, a su vez, impulsa todo el OKR estratégico hacia adelante.

Cómo empezar con Flight Levels en su empresa

Es importante destacar que el enfoque de Flight Levels no requiere realizar cambios disruptivos en la estructura organizativa. Dependiendo del entorno de su organización, se pueden combinar distintos niveles de Flight Levels entre sí.

Por ejemplo, es común que una empresa tenga varios flujos de valor basados en un portafolio de productos o servicios. En ese caso, los tableros de Flight Level 3 y Flight Level 2 pueden conectarse dentro de un mismo entorno para combinar la gestión de OKRs de alto nivel con partes específicas de un flujo de valor.

Sin embargo, aunque la estructura es importante, no es el aspecto esencial aquí.

En su lugar, trate de comprender el concepto de Flight Levels y reconozca cómo permite el flujo estratégico dentro de la organización. Piense en ello como una "rueda de vuelo" que mantiene en marcha la ejecución estratégica y proporciona al área de gestión datos sobre los desafíos operativos. Esto le ayudará a tomar decisiones más rápidamente y ajustar su estrategia cuando sea necesario.

En definitiva, de eso se trata cuando hablamos de Business Agility.