As 5 Fases do Ciclo de Vida da Gestão de Processos de Negócios (BPM)

Um negócio é tão eficiente quanto seus processos.

Essa afirmação é válida para toda organização, independentemente do seu tamanho ou complexidade. Todos operamos com processos definidos que nos guiam em direção aos objetivos de negócios. Só podemos funcionar de maneira eficiente e entregar valor contínuo quando esses processos estão bem formalizados e são claros.

Para alcançar a excelência operacional, as empresas devem constantemente melhorar seus processos de negócios. Isso significa focar em cada etapa do processo, do início ao fim.

Este artigo explora o ciclo de vida do BPM, detalhando suas fases e sua importância.

Entendendo a Gestão de Processos de Negócios (BPM)

A Gestão de Processos de Negócios (BPM) é uma abordagem sistemática para organizar e otimizar processos empresariais, visando alcançar ou melhorar os objetivos organizacionais. O BPM combina técnicas de melhoria de processos, automação e monitoramento para garantir que cada processo de negócios funcione em níveis ideais.

É importante lembrar que o BPM é um esforço contínuo, que exige aprimoramento constante, em vez de ser uma iniciativa pontual. Esse compromisso de alinhar processos empresariais aos objetivos organizacionais em evolução mantém a equipe engajada e focada, além de ajudar a reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente.

O que é o Ciclo de Vida do BPM?

O ciclo de vida do BPM é um processo cíclico que inclui várias fases, cada uma contribuindo para a melhoria contínua dos processos de negócios. Esse ciclo fornece uma abordagem padronizada para garantir que os processos de negócios sejam bem planejados, executados e otimizados ao longo do tempo.

1. Iniciação

O ciclo de vida do BPM inicia com uma análise detalhada dos processos atuais da organização. O objetivo é identificar os processos que mais precisam de melhoria. Isso pode ser alcançado por meio de métodos como estudos de viabilidade, workshops internos ou mineração de processos.

Uma vez identificados, os processos são priorizados com base em fatores como seu alinhamento com os objetivos de negócios, os ganhos potenciais de melhoria e os recursos necessários.

Para visualizar todo o processo, crie representações estruturadas usando símbolos de fluxograma, quadros brancos digitais ou mapas de fluxo de valor. Essa representação visual dos fluxos de trabalho com mapas de processos é crucial para identificar ineficiências, entender as etapas de espera e direcionar áreas para melhorias.

A fase de identificação não é uma missão solitária, mas um esforço colaborativo que envolve todas as equipes. A abordagem colaborativa garante que a perspectiva de todos seja ouvida e contribua para o processo geral de melhoria com novas ideias. A colaboração dos stakeholders é crucial para definir os resultados desejados e determinar os principais indicadores de desempenho (KPIs).

2. Análise

Depois de identificar a necessidade de melhoria do processo, o próximo passo é revisar o processo de negócios existente e analisar cada etapa. Esta fase é crucial, pois ajuda a identificar gargalos ou atrasos no processo e a descobrir ineficiências. O resultado dessa análise é o desenvolvimento de um plano de ação para a otimização do processo, destacando os principais eventos do processo.

Este plano pode incluir a identificação de oportunidades para automatizar tarefas repetitivas, adicionar novas etapas ou eliminar etapas desnecessárias que retardam o processo ou geram custos extras, erros humanos ou insatisfação do cliente.

O objetivo central desta fase é compreender o estado atual do processo ('as-is'). Esse modelo não só fornece uma compreensão clara do fluxo do processo, pontos de decisão e atividades envolvidas, mas também serve como um modelo para o processo aprimorado.

3. Design (Desenho)

A fase de design trata da reestruturação dos processos existentes para eliminar obstáculos e melhorar o desempenho. Ela envolve atividades que criam um novo design de processo desejado ou otimizado, abordando as lacunas identificadas e alinhando-o aos objetivos organizacionais.

Esta etapa concentra-se na identificação de papéis, no redesenho dos fluxos de trabalho e na definição de metas e atividades, tudo baseado na análise realizada na etapa anterior. Um aspecto chave desta fase é a observação contínua e a revisão dos processos. Qualquer feedback não é apenas bem-vindo, mas ativamente buscado, para otimizar e melhorar ainda mais o design e a operação dos processos.

O principal objetivo é desenvolver um sistema alinhado às metas organizacionais, maximizando eficiência e eficácia. Boas práticas para atingir isso podem envolver automação de processos, uso de ferramentas e técnicas apropriadas para melhorar o desempenho, e a adoção de métodos de melhoria.

4. Implementação

A quarta fase trata da implantação do processo. Colocar os processos redesenhados em prática frequentemente envolve o treinamento dos funcionários e a realização das mudanças organizacionais necessárias. Para evitar interrupções no fluxo e garantir ação em caso de erro, recomenda-se iniciar com testes na fase inicial. Somente quando o processo for testado e confiável é que se pode implementar as mudanças em toda a empresa.

Tecnologias, como software de gestão de fluxos de trabalho, são frequentemente utilizadas para facilitar a execução suave do processo.

5. Monitorar (Monitoramento)

Na fase final, as organizações acompanham o desempenho dos processos para avaliar a eficácia dos novos processos em tempo real. O monitoramento envolve:

Coleta de dados sobre indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Identificação de discrepâncias entre o desempenho esperado e o desempenho real.

Uso de painéis de controle (dashboards) e ferramentas de análise para avaliar a eficiência do processo.

O monitoramento contínuo é uma abordagem poderosa que permite às organizações identificar e resolver problemas rapidamente, garantindo que os processos operem com máxima eficiência.

Otimização de BPM e Melhoria Contínua

O BPM é uma jornada dinâmica e contínua, não um ponto final estático. As organizações devem analisar consistentemente os dados de desempenho e buscar feedback para manter sua eficácia. Isso permite que elas refinem os processos e se adaptem aos cenários de negócios e às necessidades dos clientes em constante evolução.

A otimização de processos é um esforço incessante que deve permear todas as fases do ciclo de vida do BPM. Ao examinar continuamente cada etapa do processo, as organizações podem identificar oportunidades de melhoria e refiná-las de forma iterativa, desbloqueando resultados ainda maiores.

Como exemplo disso, a empresa de logística de distribuição Encoparts revolucionou sua divisão de compras internacionais, alcançando um impressionante aumento de 33% na eficiência operacional através do poder do mapeamento de fluxo de valor (Value Stream Mapping).

A organização desbloqueou um potencial oculto ao visualizar o processo, eliminar desperdícios e agilizar os fluxos de trabalho com a ajuda de um sistema de BPM poderoso. Essa abordagem orientada por dados capacitou a equipe a tomar decisões informadas e promover melhorias significativas.

Os resultados testemunham o impacto transformador de acompanhar os dados de desempenho dos processos. As organizações podem desbloquear resultados extraordinários e alcançar a excelência operacional ao monitorar métricas-chave e adotar a melhoria contínua.