Templates de quadro Kanban eficientes não seguem um modelo único. Eles precisam estar alinhados ao workflow, à complexidade e às necessidades dos projetos da sua equipe. Os melhores layouts de quadro Kanban ajudam a melhorar o fluxo, a visibilidade e o alinhamento estratégico.
A seguir, veja diferentes templates de Kanban personalizados para diferentes cenários.
O que torna um template de quadro Kanban eficiente?
A importância de um template de quadro Kanban está em sua capacidade de representar o workflow real da equipe. Um bom template aumenta a eficiência ao organizar o trabalho de maneira intuitiva, escalável e focada em maximizar o throughput sem comprometer a qualidade.
As principais características de um template de quadro Kanban eficiente incluem:
Representação realista do workflow
Os templates devem refletir os estados pelos quais o trabalho realmente passa dentro do processo da equipe. Por exemplo, um quadro de suporte de TI deve ter colunas específicas para solicitações, trabalho em andamento e validação pelo cliente, já que essas etapas representam como o trabalho realmente flui.
Colunas e swimlanes claras e múltiplos workflows em um único quadro Kanban
As colunas de um template devem representar as diferentes etapas do trabalho. As swimlanes do Kanban podem ser utilizadas para separar o trabalho por tipo, projeto ou equipe.
Limites de Work in Progress (WIP)
Um dos recursos mais importantes de um quadro Kanban eficiente é a utilização de limites de WIP, que ajudam a reduzir o multitasking e aumentar o foco.
Campos personalizados para priorização
Quadros Kanban não devem apenas acompanhar o status do trabalho. Eles também devem ajudar na priorização. Campos personalizados, como Prioridade ou Prazo, ajudam a garantir que tarefas de alta prioridade não se percam entre as demais demandas.
Quantas colunas um template de quadro Kanban deve ter?
O número de colunas de um quadro Kanban deve refletir a complexidade do seu workflow. O mais importante é ter a possibilidade de personalizar essa estrutura.
Use de 3 a 5 colunas para workflows simples
Para workflows simples, um layout com 3 a 5 colunas é suficiente para visualizar o fluxo básico do trabalho.
Visualização de um workflow de suporte de TI utilizando um quadro Kanban.
Use de 6 a 10 colunas para workflows complexos
Para workflows mais complexos, colunas adicionais ajudam a separar etapas do trabalho que exigem maior acompanhamento. Equipes de Engenharia, por exemplo, frequentemente precisam de etapas específicas para Análise de Viabilidade, Design, Validação e Fabricação. Colunas adicionais também podem ser utilizadas para acompanhar dependências, testes e etapas de aprovação.
Processo avançado de trabalho de engenharia mapeado em um quadro Kanban na Businessmap.
Como usar templates de quadro Kanban para diferentes equipes e tipos de projeto?
Cada equipe e tipo de projeto possui necessidades específicas quando se trata de Kanban. A seguir, veja como adaptar um template de quadro Kanban para diferentes tipos de projetos, desde sprints de desenvolvimento de software até campanhas de marketing.
Template Kanban para Sprint
Sprints de desenvolvimento de software precisam de Kanban boards que acompanhem o progresso das tarefas e ofereçam suporte à priorização do backlog e ao planejamento das iterações.
As colunas mais comuns para um template Kanban de Sprint incluem:
- Backlog priorizado por valor de negócio
- Pronto para desenvolvimento
- Em andamento
- Revisão de código
- Testes
- Concluído
Essa estrutura oferece um workflow claro, ao mesmo tempo em que limita o WIP e proporciona transparência durante todo o processo da sprint.
Workflow básico de Scrum em um quadro Kanban.
Para modelos híbridos de Scrum, veja como gerenciar sprints e backlogs do Scrum na Businessmap
Template de quadro Kanban para equipes de suporte
Para equipes de suporte, os quadros Kanban ajudam a gerenciar solicitações de clientes, problemas e chamados, oferecendo visibilidade clara de cada etapa do processo de atendimento.
As colunas mais comuns para um quadro Kanban de suporte incluem:
- Novas solicitações
- Em andamento
- Aguardando cliente/fornecedor
- Verificação
- Resolvido
Os limites de WIP são fundamentais nesse cenário para evitar que as equipes fiquem sobrecarregadas com solicitações. Além disso, Classes de Serviço podem ser utilizadas para priorizar problemas que exigem atenção imediata, como demandas críticas, incidentes e manutenções.
Template de quadro Kanban para suporte com swimlanes utilizadas para diferenciar tipos de trabalho.
Template Kanban para compras e procurement
Um quadro Kanban para procurement ajuda as equipes a gerenciar o fluxo de pedidos de compra, negociações com fornecedores e entregas.
As colunas podem incluir:
- Solicitação enviada
- Avaliação do fornecedor
- Aprovação
- Negociação
- Pedido realizado
- Entregue
Cada coluna ajuda a visualizar o pipeline de compras desde a solicitação inicial até a entrega do produto.
Etapas do workflow de procurement e progresso dos itens de trabalho em um quadro Kanban.
Experiência de cliente: como parte de sua transformação Lean, a equipe de Compras Internacionais da Encoparts utilizou swimlanes em seu quadro Kanban para visualizar a demanda de peças entre três classes de serviço: Hard, Medium e Easy. Os cartões de trabalho codificados por cores correspondiam aos diferentes fornecedores responsáveis pelo atendimento dos pedidos. Além disso, a equipe definiu colunas para Queues, representando espera, e Activities, que agregavam valor, criando uma distinção clara entre tarefas em andamento e aquelas que ainda exigiam atenção. Leia o case da Encoparts.
Visualização do workflow avançado da divisão de Compras Internacionais em um quadro Kanban.
Template Kanban para workflow de Engenharia Mecânica
Equipes de Engenharia precisam de um quadro Kanban que separe geração de ideias, análise de viabilidade e etapas de desenvolvimento.
As colunas podem incluir:
- Ideia/Backlog
- Viabilidade
- Prototipagem
- Testes
- Liberação
Além disso, swimlanes podem ser utilizadas para acompanhar diferentes linhas de produtos ou equipes de Engenharia trabalhando em projetos distintos.
Experiência de cliente: a equipe de Engenharia de um cliente implementou um quadro Kanban personalizado na Businessmap e o evoluiu ao longo do tempo para atender às suas necessidades. O quadro permite visualizar diferentes tipos de trabalho, incluindo Project Workflows para projetos de longo prazo, sete Services Workflows para projetos menores e entregáveis e um Activities Workflow para tarefas diárias. Essa personalização permitiu que a equipe gerenciasse e visualizasse projetos de diferentes escalas e prazos, aumentando a clareza e a eficiência operacional. Leia o case completo do cliente.
Workflow de Engenharia em um quadro Kanban.
Template Kanban para campanhas de marketing
Equipes de marketing frequentemente gerenciam várias campanhas e iniciativas simultaneamente. Um quadro Kanban para marketing pode incluir as seguintes colunas:
- Ideias
- Planejamento
- Criação de conteúdo
- Revisão
- Lançamento
- Análise pós-lançamento
Além disso, equipes de marketing podem utilizar swimlanes para separar diferentes tipos de campanha, como campanhas de e-mail e campanhas de redes sociais, facilitando o acompanhamento do progresso de cada uma.
Experiência de cliente: a Devot utilizou seu quadro Kanban para criar um sistema claro de priorização para a área de Marketing, garantindo alinhamento com iniciativas de toda a empresa. Ao estabelecer etapas estruturadas para geração de ideias, refinamento e comprometimento diretamente no quadro, a empresa criou um fluxo transparente e disciplinado desde o conceito até a execução. Leia o case da Devot.
Visualização do processo de refinamento dos objetivos da equipe de Marketing em um quadro Kanban.
Template Kanban para gestão de portfólio
Equipes responsáveis pela gestão de portfólio administram vários projetos, cada um com diferentes etapas e dependências. Um quadro Kanban para gestão de portfólio pode incluir:
- Funil, fase de ideia
- Revisão
- Aprovado
- Em andamento/Lançamento
- Monitoramento
- Concluído
Com o uso de swimlanes, gestores de portfólio podem acompanhar vários projetos simultaneamente mantendo a visibilidade das dependências e do progresso entre diferentes equipes.
Quadro Kanban para gestão de portfólio com múltiplas swimlanes.
Quadro Kanban de portfólio para OKRs — bônus
Você pode utilizar um template de quadro para OKRs para criar um hub centralizado de gestão que ofereça:
- Visualização de OKRs em alto nível
- Integração de workflows entre equipes
- Criação de uma estrutura hierárquica para as atividades de trabalho
- Visibilidade da estratégia como um todo
A Businessmap oferece uma configuração de quadro para OKRs que conecta objetivos de alto nível à execução das equipes, ajudando a realinhar os processos de gestão.
Quadro de gestão de OKRs em cascata conectado aos workflows das equipes.
Template de quadro Kanban para Flight Levels — bônus
As organizações podem implementar o conceito de Flight Levels para alinhar projetos, utilizando uma plataforma compartilhada que conecta objetivos estratégicos à execução das equipes. Veja como isso funciona na Businessmap:
- Mapeie a estratégia com whiteboards visuais (Flight Level 3): utilize whiteboards para estruturar OKRs, KPIs e temas estratégicos.
- Conecte objetivos estratégicos aos quadros de coordenação (Flight Level 2): conecte objetivos estratégicos às iniciativas nos quadros de portfólio.
- Conecte a coordenação aos quadros de execução das equipes (Flight Level 1): vincule iniciativas aos quadros de execução das equipes para oferecer transparência no acompanhamento das tarefas.
- Monitore fluxo, progresso e alinhamento com dashboards: utilize dashboards em tempo real para acompanhar o percentual de trabalho conectado aos objetivos estratégicos, monitorar a eficiência do fluxo, identificar bloqueios e manter a liderança informada sobre o progresso.
Conexão entre itens do Flight Level 2 e Flight Level 1 na Businessmap, como projetos e épicos.
Quais são os melhores templates de Kanban?
Os melhores templates de Kanban refletem o workflow da sua equipe e oferecem escalabilidade e flexibilidade conforme a organização cresce. Os templates de quadro Kanban da Businessmap são altamente adaptáveis e oferecem layouts que podem ser personalizados para diferentes tipos de projetos e workflows.
Por que escolher a Businessmap?
- Variedade de templates: a Businessmap é utilizada com sucesso em Engenharia, procurement, suporte, desenvolvimento de software e diversos outros contextos.
- Personalização: a Businessmap permite personalizar swimlanes, limites de WIP, colunas e campos para criar um quadro Kanban adequado ao workflow da sua equipe.
- Escalabilidade entre equipes: é possível expandir os layouts dos templates para várias equipes e projetos. Utilize swimlanes para workflows específicos de cada equipe ou para acompanhar portfólios de projetos dentro de um único quadro Kanban.
- Analytics e automações: além dos templates, a Businessmap oferece analytics avançados para acompanhar o progresso do trabalho, automações para acelerar workflows e insights em tempo real com IA sobre o desempenho dos seus quadros.
Iva Krasteva
Content Creator Expert | Agile Practitioner | Kanban Certified
Com experiência em Propriedade Intelectual, SEO, redação de conteúdo e treinamento em Lean, Agile e Kanban, Iva é uma entusiasta praticante ágil que abraça a colaboração e a flexibilidade em cada etapa. Impulsionada pela aprendizagem constante e pelo conhecimento, e fascinada pela criatividade das pessoas.
