A gestão de portfólio de projetos (PPM) é uma abordagem centralizada utilizada por gerentes de projetos e escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) para analisar e administrar projetos em andamento e futuros. Ela conecta o planejamento estratégico à execução dos projetos, transformando metas estratégicas em objetivos claros e executáveis. O objetivo da estrutura de gestão de portfólio de projetos é alcançar um planejamento e uma execução ideais, ao mesmo tempo em que cumpre os objetivos estratégicos e financeiros da empresa e responde adequadamente aos fatores externos.
A gestão de portfólio de projetos difere fundamentalmente da gestão de projetos e de programas. Enquanto a gestão de projetos e programas foca na execução e entrega - fazer os projetos corretamente - a PPM concentra-se em fazer os projetos certos no momento certo, selecionando e administrando projetos como portfólios. Ela exige técnicas e perspectivas completamente diferentes para gerenciar um conjunto de projetos.
Por que a gestão de portfólio de projetos é importante?
A gestão de portfólio de projetos (PPM) fornece todas as capacidades necessárias - como recursos, competências, tempo e orçamento - para concluir cada entrega de projeto. Essa abordagem também traz visibilidade centralizada ao planejamento e à programação, apoiando a entrega de projetos da forma mais eficiente possível. Além de ajudar as organizações a entregar projetos dentro do prazo e do orçamento, a PPM também contribui para o aumento da qualidade dos resultados dos projetos.
Quais são os benefícios da PPM?
Ao garantir a execução dos projetos certos, a gestão de portfólio de projetos desempenha um papel fundamental ao complementar a gestão de projetos e programas. Alguns dos benefícios mais importantes da PPM são:
- Aumenta o valor do negócio ao alinhar os projetos com os objetivos estratégicos.
- Promove a sincronização entre projetos, utilizando os recursos da forma mais eficiente possível.
- Evita atrasos, baixa qualidade ou estouro de orçamento ao alocar as pessoas certas nos projetos certos.
- Cria responsabilidades claras e melhora a tomada de decisão ao estabelecer políticas de governança.
- Oferece uma visão mais ampla do panorama geral, promovendo simplicidade e transparência.
- Ajuda a estabelecer critérios claros para avaliar a viabilidade e a rentabilidade dos projetos.
Quem é o gerente de portfólio de projetos?
O gerente de portfólio de projetos é um profissional com ampla experiência em gestão de tempo, organização, recursos e orçamento. Esses gerentes possuem vivência em diversas abordagens, ferramentas e boas práticas de gestão de projetos. Eles utilizam uma variedade de ferramentas de gestão de portfólio de projetos para garantir que os portfólios e projetos sigam a direção estratégica da organização.
Qual é o papel do gerente de portfólio de projetos?
O papel do gerente de portfólio de projetos é supervisionar e garantir que o planejamento, o desenvolvimento e a execução dos projetos sejam realizados da forma mais eficiente possível e estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização. É sua responsabilidade criar e manter padrões de gestão de projetos dentro da empresa. Esse profissional também deve coletar feedback de diversas fontes e assegurar que a execução dos projetos esteja de acordo com as expectativas dos clientes, o orçamento alocado e os prazos estabelecidos.
Quais são as etapas da gestão de portfólio de projetos?
Durante o processo de gestão de portfólio de projetos (PPM), os gerentes de portfólio utilizam critérios como ROI, custo de atraso ou alinhamento estratégico para medir o impacto de todos os projetos potenciais. Essa análise serve como base para selecionar quais projetos serão executados, definir regras de priorização, rejeitar determinados projetos ou fazer compensações entre alternativas.
Abaixo estão as etapas típicas que compõem um processo padrão de gestão de portfólio de projetos.
Etapa 1. Identificar os objetivos orientadores do negócio
Esclarecer os objetivos de negócio da sua organização é fundamental antes da implementação da estrutura de gestão de portfólio de projetos.
Para definir metas estratégicas e conectar objetivos financeiros, valor para o cliente e processos internos, os gerentes de portfólio utilizam frameworks como Strategy Map, OKRs ou MBOs.
Durante o processo, eles coletam um volume significativo de feedback de acionistas e partes interessadas até alcançar um consenso sobre as metas estratégicas.
Etapa 2. Capturar e analisar solicitações e ideias
A segunda etapa do processo de gestão de portfólio de projetos (PPM) envolve a coleta de ideias de projetos que podem ser incluídas no portfólio.
As fontes dessas ideias podem ser solicitações de clientes, feedback de funcionários, requisitos de negócios, entre outras.
Depois de definir claramente os projetos potenciais, é necessário realizar uma pesquisa com base em dados de gestão de projetos para cada candidato, a fim de avaliar se eles estão alinhados com os objetivos estratégicos e os critérios de avaliação definidos.
Etapa 3. Escolher os projetos mais promissores
Após analisar as principais informações sobre os projetos potenciais, é preciso determinar quais deles podem gerar o maior valor com os recursos limitados disponíveis - processo conhecido como maximização do portfólio.
Na determinação de quais projetos executar, é necessário comparar os projetos com base nos critérios de avaliação estabelecidos.
Na sequência, deve-se alocar recursos de acordo com o valor de cada projeto e compará-los em relação a fatores como nível de risco, tempo estimado de conclusão, segmentação de mercado, entre outros.
Etapa 4. Validar a viabilidade do portfólio e iniciar as iniciativas
Antes de iniciar a execução do portfólio, é essencial garantir que ele seja viável e otimizado.
Os gerentes de portfólio precisam validar a viabilidade dos projetos analisando dados de gestão de projetos, como capacidade e competências disponíveis das equipes responsáveis, limitações orçamentárias, entre outros fatores.
Etapa 5. Gerenciar e acompanhar o portfólio
A execução é a última etapa do processo de gestão de portfólio de projetos.
Os gerentes de portfólio supervisionam continuamente o andamento de todos os projetos incluídos no portfólio, garantindo que os objetivos estratégicos continuem sendo a principal referência.
Nesta fase, os gerentes coletam dados de desempenho, resolvem questões de alocação de recursos e realizam revisões periódicas do portfólio com o apoio de gerentes de projetos e dos PMOs.
Quais são as melhores práticas de gestão de portfólio de projetos?
Alguns processos de gestão de portfólio de projetos (PPM) funcionarão bem no seu setor de negócios, enquanto outros podem não ser aplicáveis.
O maior valor na sua organização pode estar no ROI, enquanto para outras empresas isso pode ser inovação, sustentabilidade ambiental, entre outros.
No entanto, as melhores práticas de gestão de portfólio de projetos listadas abaixo são amplamente aplicadas.
Defina sua estratégia de negócios
Garanta que o seu portfólio esteja alinhado com a visão estratégica da organização.
Responder a perguntas como “Qual valor o portfólio agrega à organização?” ou “Ele está alinhado com os objetivos de negócio?” é essencial para o planejamento, desenvolvimento, execução e sucesso geral do portfólio de projetos.
Crie métricas de avaliação de projetos
Os projetos devem ser selecionados com base em critérios de avaliação que correspondam aos objetivos estratégicos.
Essas métricas de priorização devem ser revisadas e atualizadas regularmente (quando necessário) para refletir a estratégia da organização e aplicadas de forma consistente em todo o processo de avaliação.
Desenvolva um plano de gestão de riscos
Ao criar um perfil de risco para cada projeto do portfólio, é possível identificar riscos potenciais que possam afetar o desempenho geral.
Por exemplo, podem surgir demandas adicionais de recursos ou custos inesperados, que inevitavelmente terão impacto no portfólio.
Com um plano de gestão de riscos e a avaliação dos perfis de risco individuais dos projetos, a alta gestão pode fazer previsões mais precisas em nível de portfólio.
Escolha uma solução de PPM
Selecionar o software de gestão de portfólio de projetos adequado pode melhorar significativamente a visibilidade e a transparência de todos os processos de gestão do portfólio.
Os recursos essenciais dessas soluções incluem funcionalidades de visualização para mostrar todos os projetos, iniciativas e cronogramas.
Também devem incluir capacidades de gestão de recursos e tarefas, análises e relatórios detalhados, atualizações em tempo real, entre outros.
Modelos de Gestão de Portfólio de Projetos
Exemplo 1. Visibilidade total dos projetos com quadros Kanban interconectados
Com plataformas como o Businessmap (anteriormente Kanbanize), é possível conectar múltiplos projetos e equipes em um único sistema.
Gerenciar projetos e iniciativas a partir de um mesmo hub oferece transparência imediata sobre o alinhamento entre os projetos e os objetivos estratégicos, além de fornecer uma visão direta do progresso de cada projeto.
Exemplo 2. Conecte o planejamento à execução em um único lugar
Nossa plataforma permite conectar o planejamento à execução, mapeando seus objetivos estratégicos, projetos e entregáveis em um único local.
A funcionalidade Timeline traz uma abordagem Ágil ao planejamento, permitindo visualizar suas iniciativas passadas, atuais e futuras em uma visão de calendário e criar uma visão geral de alto nível dos planos estratégicos.
Você pode usar as linhas do tempo para acompanhar o status em tempo real do progresso de cada item e eliminar a necessidade de relatórios de status manuais.
Exemplo 3. Relatórios no nível de Gestão de Portfólio de Projetos
Com a solução de gestão de portfólio de projetos (PPM) adequada, é possível usar análises de fluxo de trabalho para obter uma compreensão detalhada dos principais processos e métricas de desempenho.
Isso permite que os gerentes de portfólio ágil monitorem o progresso dos projetos entre equipes e departamentos.
Além disso, possibilita entender quanto trabalho uma equipe é capaz de entregar e fazer previsões baseadas em dados sobre a entrega dos projetos.
Qual é a diferença entre Gestão de Portfólio de Projetos e Gestão de Projetos?
Enquanto a gestão de projetos se concentra na execução efetiva dos projetos, a gestão de portfólio de projetos é responsável por ajudar a definir quais projetos devem ser executados.
Durante o processo de avaliação, a gestão de portfólio de projetos (PPM) considera se os projetos propostos estão alinhados à visão estratégica da empresa.
Uma vez definido o portfólio de projetos, as atividades de gestão de projetos passam a apoiar a execução e o cumprimento dos requisitos de cada projeto.
Quais tipos de indústrias e empresas se beneficiam da Gestão de Portfólio de Projetos?
Empresas e indústrias de diversos setores podem se beneficiar da gestão de portfólio de projetos, incluindo:
- Construção civil e engenharia
- Manufatura e produção
- Saúde e indústria farmacêutica
- Finanças e setor bancário
- TI e desenvolvimento de software
- Governo e setor público
- Energia e utilidades
- Varejo e bens de consumo
- Educação e pesquisa
- Organizações sem fins lucrativos e serviços sociais
Qualquer organização que possua múltiplos projetos, recursos limitados e necessidade de planejamento estratégico e priorização pode se beneficiar da gestão de portfólio de projetos.
Quais são as ferramentas para gestão de portfólio de projetos?
As soluções de gestão de portfólio de projetos (PPM) devem incluir uma variedade de recursos - desde funcionalidades básicas de visualização e gestão de tarefas até recursos avançados de relatórios e previsões.
Abaixo está uma lista de algumas das melhores ferramentas de PPM disponíveis atualmente:
- Businessmap (formerly Kanbanize)
- Celoxis
- Triskell
- Planview Portfolios
Businessmap é o software mais flexível
para alinhar o trabalho com os objetivos da empresa.
