Encontrar el Punto en Común entre los OKRs y la Gestión de Proyectos

Si bien es cierto que los OKR y la gestión de proyectos son dos entidades completamente separadas, no es raro que trabajen juntas. De hecho, esto es lo recomendado si buscas vincular los objetivos de tu organización con su realización efectiva en el mercado.
La pregunta es: ¿cómo encontrar un punto en común entre ambos?

Para responderla, comencemos por comprender qué buscan lograr los OKR y la gestión de proyectos respectivamente.

Explicación de OKRs y Gestión de Proyectos

Los OKR son un marco de establecimiento de objetivos que ayuda a las organizaciones o equipos a traducir la estrategia en ejecución. Para lograrlo, es necesario definir objetivos ambiciosos alineados con la visión de la empresa y medir el progreso hacia su consecución a través de resultados clave. Dependiendo del escenario y la escala de la organización, los OKR pueden establecerse en diferentes niveles.

Por otro lado, la gestión de proyectos se centra en todas las acciones y procesos necesarios para garantizar que los clientes reciban el valor por el que pagan. Esto abarca aspectos como la gestión del presupuesto, la planificación de la capacidad y la priorización de proyectos o programas (gestión estratégica de portafolio). En el contexto de la gestión ágil de proyectos, la idea de entregar el máximo valor al cliente mediante la mejora continua y la retroalimentación cobra aún más relevancia.

Etapas del modelo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)

Dicho esto, podemos ver una distinción clara.

Mientras que el marco de OKR se enfoca en definir objetivos estratégicos y las acciones para medirlos, no indica qué deben comenzar a trabajar los equipos ni cómo estructurar sus procesos para alcanzar resultados específicos. Aquí es donde la gestión de proyectos juega un papel crucial.

En resumen, los OKR establecen los objetivos estratégicos, mientras que la gestión de proyectos se encarga de las acciones diarias necesarias para alcanzarlos.

El Valor de Combinar OKRs con la Gestión de Proyectos

Al observar algunas estadísticas, se puede notar que la ejecución de la estrategia es uno de los desafíos más comunes para los líderes. De hecho, una investigación reciente de Gartner indica que alrededor del 40% de los líderes ejecutivos no están alineados en la ejecución estratégica. Y esto no es algo nuevo. A lo largo de los años, numerosas publicaciones han revelado datos que respaldan este problema.

Una de las razones más comunes es la gestión ineficaz de proyectos y la falta de alineación. Por lo tanto, el problema radica más en la comunicación de las prioridades empresariales clave y la construcción de los procesos adecuados para ejecutarlas, en lugar de en la creación de una estrategia deficiente.

Aquí es donde radica el verdadero valor de combinar OKRs con prácticas eficaces de gestión de proyectos. Mientras que el marco de OKR permite establecer objetivos estratégicos con resultados clave medibles, el siguiente paso es vincularlos con iniciativas concretas de los equipos o elementos específicos de trabajo individual.

Cómo Diferenciar los OKRs de los Proyectos

Más allá del valor de combinar OKRs y la gestión de proyectos, es fundamental que entiendas cómo distinguirlos.

Como se ha mencionado, los OKRs son un marco de trabajo que guía a los equipos y garantiza que todas las actividades estén alineadas con la estrategia de la empresa. Sin embargo, a menudo se confunden con una lista de tareas, lo cual es un error y una de las principales razones por las que las implementaciones de OKRs fracasan. El propósito de los OKRs no es el mismo que el de las actividades de un proyecto, que simplemente buscan completar tareas. No deben tratarse como una lista de verificación.

Veamos el siguiente ejemplo para entender por qué esto parece un OKR, pero en realidad no lo es.

Objetivo: Encantar a nuestros clientes

• Resultado Clave 1: Enviar un correo de bienvenida a todos los nuevos clientes
• Resultado Clave 2: Enviar encuesta de satisfacción al cliente
• Resultado Clave 3: Preparar un video demo

¿Qué está mal con estos Resultados Clave? No explican cómo el equipo va a encantar a sus clientes. Al verlos, observamos que son elementos de acción que contribuirán a alcanzar el objetivo final, pero no son resultados inspiradores que muestren el progreso de los esfuerzos del equipo.

Una mejor estructura para los Resultados Clave de este Objetivo podría ser:

• Resultado Clave 1: Reducir el tiempo de respuesta de 2 horas a 1 hora
• Resultado Clave 2: Reducir el tiempo de incorporación del cliente de 4 sesiones a 2 sesiones
• Resultado Clave 3: Resolver los tickets de soporte al cliente en 2 días

Estos son resultados significativos que tendrían un impacto duradero en tu servicio. Alcanzarlos sin duda movería la aguja para lograr el objetivo de encantar a tus clientes.

Cómo Establecer un Enlace entre OKRs y la Entrega?

Como mencionamos anteriormente, en el marco de OKRs, los objetivos son metas inspiradoras y de gran alcance, mientras que los resultados clave son las acciones que miden si estás alcanzándolos. De hecho, esta forma de pensar detrás de los OKRs sigue siendo la misma sin importar si los estableces a nivel de empresa, departamento o equipo.

Así que puedes crear OKRs trimestrales a nivel de empresa que estén directamente relacionados con la visión estratégica de la empresa. Luego, es una buena práctica hacer que estos OKRs se desglosen a través de diferentes áreas de negocio o equipos individuales (dependiendo de tu escala). A su vez, los líderes de equipo o los gerentes de proyectos pueden colaborar para establecer sus propios OKRs trimestrales que apoyen los de nivel superior.

Creación de OKRs en diferentes niveles de la organización. Crédito de la imagen: People Stretch Solutions

Lo que falta aquí es el vínculo con los proyectos reales en los que trabajarán los equipos. Para crearlo, puedes definir proyectos e iniciativas de equipo que impulsen el progreso de los diferentes resultados clave.

Por ejemplo, imagina que tienes un objetivo para el departamento de Ingeniería: mejorar la calidad de un producto digital. Uno de los resultados clave podría ser reducir los errores del sistema en un determinado porcentaje. Un proyecto que ayude a lograr este resultado clave (y, por lo tanto, el objetivo) podría ser la refactorización de la estructura interna del código de una parte importante del software. A su vez, este proyecto podría incluir muchas tareas que los miembros del equipo irían desarrollando de manera continua para completarlo.

Por supuesto, todo depende del contexto. Especialmente en organizaciones grandes, no es raro que existan proyectos complejos que abarquen múltiples equipos o incluso departamentos. En estos casos, se puede colaborar con líderes a nivel departamental y establecer objetivos donde cada resultado clave sea gestionado por un equipo diferente.

Dependencias entre equipos en la gestión de proyectos

En términos generales, la idea es crear una estructura completa que vincule tus objetivos con el proceso de entrega real, de modo que los equipos puedan centrarse en las verdaderas prioridades del negocio. Para mantener este enfoque y alinear a las partes interesadas, es recomendable realizar revisiones periódicas de OKR. Estas son reuniones que pueden combinarse con otros bucles de retroalimentación o cadencias en los distintos niveles de la organización.

Visualización de OKRs y Procesos de Entrega

Lógicamente, la siguiente pregunta es cómo crear esta estructura en la práctica. Una excelente manera de comenzar es visualizar lo que ya tienes.

Por ejemplo, puedes mostrar tus procesos de entrega actuales y agregar otra capa encima que represente tus OKRs. Aquí es donde el método Kanban ofrece muchas ventajas gracias a sus principios de visualización. Mediante el uso de tableros Kanban interconectados, puedes visualizar el flujo tanto de tus proyectos como de los elementos de trabajo individuales. Con esta representación, los líderes ejecutivos también pueden crear tableros Kanban específicos para los OKRs y utilizarlos para mapear el flujo de los objetivos estratégicos.

Uso de múltiples tableros Kanban para visualizar el trabajo en diferentes niveles organizacionales

Otra opción es dividir los tableros Kanban de tu equipo en múltiples flujos de trabajo que representen tanto tus OKRs como los procesos de entrega. Una vez más, todo depende del contexto y del nivel organizacional en el que quieras desarrollar tus OKRs.

Conectar los OKRs a nivel de equipo con proyectos y procesos de entrega

Independientemente de la estructura que elijas, lo esencial es comprender el concepto. Usar un software de OKR que permita visualizar todo en un solo lugar facilita la comunicación de las prioridades del negocio a las personas responsables de la ejecución. Cuando las prioridades están claras, los gerentes de proyectos y los equipos pueden planificar mejor qué proyectos o iniciativas iniciar para generar un impacto real en la estrategia de la empresa.

Ejemplos de OKRs para la Gestión de Proyectos

Al hablar de ejemplos de OKRs para la gestión de proyectos, es importante saber que prácticamente todos los procesos en una empresa están relacionados con la gestión de algún tipo de proyecto. La única diferencia es que pueden adoptar diversas formas, como el cumplimiento de pedidos de clientes, el desarrollo de nuevas funcionalidades o la ejecución de campañas de marketing, entre otros.

Aun así, podrías decidir establecer OKRs específicamente para un departamento de PMO (Project Management Office). Esta función puede ser valiosa para tu empresa cuando se gestionan grandes carteras de proyectos complejos.

1. OKRs para la Transformación de la Gestión de Proyectos Ágil

2. OKRs para los Plazos de Proyecto

3. OKRs para la Gestión del Presupuesto de Proyectos

En resumen

Combinar OKRs con la gestión de proyectos puede permitirte alinear tus objetivos estratégicos con su entrega y asegurar que ejecutes las prioridades comerciales más importantes. Para llevar esto a cabo en la práctica, puedes: 

• Desplegar tus OKRs para crear un enlace entre tus objetivos y los proyectos/initiativas reales. 
• Visualizar el flujo tanto de tus OKRs como de los procesos de entrega. 
• Mantener a todos alineados a través de diversos ciclos de retroalimentación en toda la empresa.