OKR vs. KPI: Diferencias Clave Explicadas

Los OKRs y los KPIs son dos enfoques diferentes para medir el rendimiento de una empresa. OKR es un marco de establecimiento de objetivos introducido en la década de 1970 que consta de un objetivo (un Objetivo) y un conjunto de medidas (Resultados Clave) que siguen el progreso hacia el cumplimiento del objetivo. Los KPIs son un conjunto de métricas de rendimiento empresarial que indican cuán bien está funcionando una organización.

Pero, ¿cómo se diferencian exactamente? Si tienes dudas sobre si necesitas ambos, estamos aquí para brindarte claridad. Comencemos explicando qué son los OKRs y los KPIs.

¿Qué Son los KPIs?

Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) son mediciones empresariales que reflejan la salud actual del rendimiento de una organización. Los KPIs se aplican ampliamente para evaluar el rendimiento de proyectos, productos o empleados. Puedes pensar en los KPIs como indicadores rezagados porque muestran cómo ha estado funcionando tu negocio durante un período específico.

Aunque los KPIs son excelentes para la medición, son métricas independientes. Pueden decirte si una medida es buena o mala, pero no necesariamente transmiten el contexto o la dirección que tu equipo debe seguir.

¿Qué Son los OKRs?

OKRs significa Objetivos y Resultados Clave y representa un marco de establecimiento de metas utilizado para conectar la estrategia con la ejecución y alinear a todos en torno a los mismos objetivos organizacionales. Los Objetivos y Resultados Clave son más aplicables a nivel organizacional y de equipo.

Los OKRs brindan el contexto y la dirección cruciales que faltan en los KPIs. Los Objetivos describen lo que quieres lograr, mientras que los Resultados Clave indican cómo sabes que estás progresando con tus Objetivos. A diferencia de los KPIs, puedes pensar en los OKRs como indicadores adelantados porque están relacionados con un estado futuro del negocio o impacto que estás buscando lograr.

OKR vs. KPI

Usa los OKRs para liderar, ya que muestran claramente lo que deseas lograr y cómo lo lograrás. Los Objetivos, que son metas orientadas al cambio, se emparejan con los Resultados Clave, que son medidas.

Por otro lado, los KPIs son números independientes. Son métricas. No representan un camino, progreso o propósito. Mientras que los KPIs generalmente monitorean el estado actual, los OKRs están diseñados para ayudar a tu empresa a avanzar en algo estratégicamente importante.

Diferencias entre OKR y KPI

Además, el desarrollo de los OKRs es un proceso colaborativo. Los miembros del equipo participan en la definición de los OKRs proporcionando comentarios regularmente y estableciendo OKRs a nivel de equipo que contribuyen a los objetivos organizacionales. Mientras que los KPIs son métricas predefinidas que indican cómo está funcionando una organización. La mayoría de las veces, son establecidos por la dirección, pero las organizaciones ágiles colaboran al establecer los KPIs para evitar medir lo incorrecto.

Mientras que los OKRs se reevaluan con frecuencia para adaptarse a la dinámica del mercado, los mismos KPIs a menudo se aplican trimestre tras trimestre. Puedes pensar en los KPIs más como objetivos de referencia que te ayudan a responder la pregunta: "¿Alcanzamos nuestros objetivos o no?".

Ejemplos de OKR vs. KPI

Ejemplo de KPI

Usaremos un espacio de trabajo compartido como ejemplo. Dos de sus KPIs son el número de freelancers que utilizan su espacio y el número de suscripciones anuales a sus escritorios compartidos. Así que recopilan datos para dos métricas continuas:

• ¿Cuántos freelancers utilizan su espacio de trabajo compartido cada día?
• ¿Cuántos compran una suscripción anual para trabajar desde allí?

Ejemplo de OKR

Ahora, continuemos usando el ejemplo mencionado para ilustrar los OKRs. El espacio de trabajo compartido ha notado que cada vez más freelancers provienen de la industria tecnológica, y han decidido establecer el siguiente Objetivo: “Aumentar nuestra presencia en la comunidad tecnológica.” Para entender si han tenido éxito, el espacio de trabajo compartido puede establecer dos Resultados Clave (KR) para alcanzar el Objetivo.

• Objetivo: Aumentar nuestra presencia en la comunidad tecnológica.
• Resultado clave 1: Aumentar el número de visitantes mensuales de la industria tecnológica en un 25% en los próximos tres meses.
• Resultado clave 2: Aumentar en un 30% los leads de freelancers provenientes de eventos tecnológicos de forma trimestral.

Ahora, también usemos una analogía de Fórmula 1 para explicar la diferencia entre OKRs (Objetivos y Resultados Claves) y KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento).

Ejemplo de KPI

Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) están más enfocados en monitorear aspectos específicos del rendimiento sin estar necesariamente vinculados a un objetivo concreto, como ganar el campeonato de Fórmula 1, por ejemplo. Aquí hay algunos KPIs para un equipo de Fórmula 1:

• Tiempo Promedio por Vuelta: Monitorear el tiempo promedio por vuelta durante toda la temporada para evaluar el rendimiento del coche y su potencial de mejora.
• Tiempo de Parada en Boxes: Rastrear el tiempo empleado en las paradas en boxes para optimizar la eficiencia y minimizar el tiempo perdido durante las carreras.
• Puntuación de Retroalimentación del Piloto: Recopilar comentarios de los pilotos después de cada carrera para evaluar áreas de mejora en el manejo del coche, el rendimiento del motor, etc.

Ejemplo de OKR

Por otro lado, los OKRs deben ser inspiradores y audaces. En Fórmula 1, ¿qué objetivo podría ser mejor que ganar el Campeonato de Fórmula 1, verdad?

• Objetivo: Ganar el Campeonato de Fórmula 1.
• Resultado clave 1: Terminar en las 3 primeras posiciones en al menos el 80% de las carreras.
• Resultado clave 2: Lograr la pole position en al menos el 50% de las carreras.
• Resultado clave 3: Asegurar al menos el 70% de los puntos disponibles a lo largo de la temporada.

¿Cómo Pueden Trabajar Juntos los OKRs y KPIs?

No serás el único si te preguntas cuál es mejor usar: ¿OKRs o KPIs? Los OKRs son un método para establecer metas sistémicas, mientras que los KPIs son métricas. Se complementan bien cuando se usan correctamente.

Veamos el siguiente ejemplo. Tu organización debe mantener el tiempo de actividad de su plataforma de registro de pacientes en un 99%. Esta es una métrica que representa una medida importante a seguir. Dicho de manera simple, esto es un KPI. Sí, los KPIs son críticos para el éxito del negocio, pero no provocarán un cambio significativo. Los KPIs son más como “métricas de salud empresarial”; no mueven tanto la aguja en términos de nuevas oportunidades y no siempre hacen buenos OKRs.

Sin embargo, los OKRs pueden ser utilizados para impulsar esos KPIs, transformándolos en metas más ambiciosas y orientadas al futuro. Por ejemplo, si tu objetivo es "Mejorar la eficiencia de la plataforma de registro de pacientes", los resultados clave podrían incluir "Reducir el tiempo de inactividad en un 10%" o "Incrementar la tasa de satisfacción del usuario en un 15%". Así, los OKRs brindan la dirección y el enfoque, mientras que los KPIs miden el progreso hacia esas metas.

Sin embargo, hay ocasiones en las que un KPI puede convertirse en un OKR, cuando deseas cambiarlo. Usando el mismo ejemplo anterior, si tu portal de registro está inactivo el 50% del tiempo y "crear una plataforma de registro de pacientes excelente" es el Objetivo, uno de sus Resultados Clave podría incluir estabilizar su tiempo de actividad, pasando del 50% al 99%, lo cual en este caso también es un KPI.

En otras palabras, si logras sistemáticamente un Resultado Clave (resultado), puedes convertirlo en un KPI que indique la salud de tu negocio. De esta manera, los KPIs recién añadidos indicarían si tu negocio está funcionando bien y te guiarían hacia resultados futuros.

¿Pueden los OKRs Reemplazar los KPIs?

Mientras que los KPIs se consideran parte del "negocio habitual" (BAU, por sus siglas en inglés), aún es importante tener KPIs para hacer un seguimiento de las métricas críticas de tu negocio. Los KPIs pueden convertirse en OKRs si son métricas que deseas cambiar sustancialmente.

Usaremos el ejemplo de un equipo de ventas que no cumplió con su KPI de contactar nuevos clientes dentro del período habitual. Este KPI puede convertirse en un OKR por un corto período, para que el equipo de ventas pueda concentrar su atención en mejorar esa métrica. En el momento en que demuestren que pueden cumplir con este KPI, este puede volver a convertirse en un KPI. De esta manera, la dirección seguirá prestando atención a la métrica, pero no necesitará formar parte de los OKRs a largo plazo.

¿Cuáles Son Algunos Errores Comunes a Evitar con los KPIs?

Aquí hay algunos de los escenarios más comunes en los que ocurren errores con los KPIs:

• Los KPIs son metas o objetivos independientes. Es importante enfocarse en el hecho de que los KPIs son indicadores y medidas de lo que está sucediendo en tu negocio.
• Sus KPI son indicadores de vanidad en lugar de indicadores líderes, que pueden mostrarle el estado actual de su negocio y cómo mejorarlo.
• Estás midiendo lo incorrecto simplemente porque necesitas medir algo.

¿Cuáles Son Algunos Errores Comunes a Evitar con los OKRs?

Aquí algunos errores comunes que se repiten con los OKRs:

• Estar demasiado enfocado en el Objetivo. Si defines tu Objetivo como una métrica independiente, tus equipos podrían centrarse demasiado en el número en lugar de en el aprendizaje. Combina los Objetivos con Resultados Clave medibles y analiza las disparidades con el enfoque puesto en aprender cómo mejorar el rendimiento.
• No hacer una distinción clara entre OKRs ambiciosos y comprometidos. Tener solo OKRs de "moonshots". Las metas ambiciosas podrían desmotivar a tu equipo, especialmente al principio. Mezcla OKRs de "moonshots" con OKRs de "roofshots" (metas alcanzables).
• OKRs de "no intentarlo lo suficiente" (o OKRs de negocios como siempre).

Mejores Prácticas para KPI y OKR

Aunque no hay reglas estrictas a la hora de establecer tus KPIs y OKRs, existen mejores prácticas generales que puedes seguir como guía para orientarte en el proceso.

Mejores Prácticas para KPIs

Para aprovechar al máximo tus KPIs, es esencial implementar prácticas que garanticen su precisión, relevancia y eficacia.

• Mantén tus KPIs al mínimo. Aunque pueda ser tentador rastrear cada métrica y punto de datos disponible, es importante recordar que el propósito de los KPIs es enfocarse en los objetivos y metas más importantes de tu negocio. En lugar de eso, prioriza los KPIs más críticos que se alineen con tus iniciativas estratégicas y proporcionen una imagen clara y concisa del rendimiento.
• Sé claro y proporciona contexto para cada KPI. Al establecer KPIs, es importante definir claramente qué mide la métrica y cómo se medirá. También se debe proporcionar contexto para transmitir por qué el KPI es importante y cómo se relaciona con la estrategia general del negocio.
• Revisa frecuentemente los KPIs y actualízalos según sea necesario. Esto asegura que los KPIs sigan siendo relevantes y efectivos. Los KPIs que fueron importantes para el éxito de la empresa ayer pueden ser menos relevantes en el próximo trimestre. Por lo tanto, debes revisar regularmente tus KPIs para asegurarte de que se alineen con los objetivos de tu negocio.
• Usa software para simplificar el seguimiento. Al utilizar una herramienta de informes de software, puedes monitorear fácilmente tus KPIs sin necesidad de recopilar y analizar datos manualmente. Cuando elijas una herramienta de informes de software, asegúrate de que pueda integrarse con tus sistemas existentes y que cumpla con tus necesidades específicas en cuanto a características, funcionalidad y facilidad de uso.

Mejores Prácticas para OKRs

Para sacar el máximo provecho de tus OKRs, es esencial implementar prácticas recomendadas que aseguren su precisión, relevancia y eficacia.

• Comienza con unos pocos objetivos específicos para que puedas implementar los OKRs fácilmente. Inicia con algunos objetivos que estén alineados con las metas generales de tu negocio y que sean alcanzables dentro de un plazo específico. Además, unos objetivos claros proporcionan mayor claridad en la toma de decisiones, lo que facilita decidir qué iniciativas o proyectos priorizar. Comenzar con solo unos pocos objetivos específicos allana el camino para una implementación exitosa y eficaz de los planes OKR.
• Asegúrate de contar con el apoyo de los ejecutivos para tus OKRs. Antes de comenzar cualquier programa de OKRs, asegúrate de que todos los interesados clave comprendan los beneficios de los OKRs y estén dispuestos a respaldar el programa. Para lograr esto, crea un plan de comunicación claro que enfatice el valor potencial que los OKRs pueden aportar a la organización.
• Los ciclos de OKRs deben ejecutarse mensualmente o de manera trimestral. Es importante desglosar los objetivos a largo plazo en tareas manejables que puedan lograrse dentro de estos ciclos de OKRs. Este enfoque permite realizar seguimientos regulares y ajustes a los objetivos, asegurando que se esté avanzando y que los posibles obstáculos se aborden de manera oportuna.
• Revisa y ajusta los OKRs regularmente. Por lo general, se recomienda revisar y ajustar los OKRs de manera trimestral, pero revisiones más frecuentes pueden ser beneficiosas para proyectos de ritmo rápido o en evolución constante. Durante estas revisiones, es importante evaluar el progreso hacia los objetivos, verificar si los resultados clave siguen siendo relevantes y alcanzables, y ajustarlos según sea necesario.
• Utiliza software de OKR para simplificar el seguimiento y la generación de informes de métricas de OKR. Para garantizar el éxito de tu programa de OKRs, es esencial hacer un seguimiento regular del progreso hacia tus objetivos. Las soluciones de software de OKR pueden agilizar este proceso al ofrecer interfaces fáciles de usar que muestran el progreso en tiempo real hacia tus objetivos. Al automatizar el seguimiento y la generación de informes de métricas de OKR, las empresas pueden mantenerse al tanto de sus objetivos, tomar decisiones más informadas y estar mejor posicionadas para alcanzar sus metas.

¿Por Qué Es Importante Medir el Rendimiento?

Tu negocio necesita medir y revisar el rendimiento, ya que es la única manera de mejorar. Cuando no estableces objetivos, o los defines pero no los revisas, pierdes una oportunidad valiosa para aprender y mejorar.

Al implementar métricas de rendimiento, puedes aprender tanto de los fracasos como de los éxitos. De esta manera, podrías sorprenderte gratamente de lo rápido que tú y tu equipo alcanzan sus objetivos y de lo bien que funciona tu organización.

Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre OKR vs. KPI

¿Se Pueden Tener KPIs y OKRs Tuntos?

Sí, puedes tener tanto KPIs como OKRs. Puedes pensar en los KPIs como las métricas de salud actuales de tu negocio, mientras que los OKRs son tus mediciones más valiosas para el éxito futuro.

Volvamos a utilizar el ejemplo mencionado anteriormente sobre el tiempo de funcionamiento del producto SaaS, donde “crear un producto técnico excelente” es el Objetivo. Para lograr esto, tu equipo adoptará varios KRs (resultados clave) para definir un producto que funcione bien. Estos KRs son KPIs comunes para muchos productos SaaS, pero en este caso, fueron muy ambiciosos, actuando más como KRs en lugar de los típicos KPIs.

¿En Qué se Diferencia un OKR de un KPI?

La principal diferencia entre los OKRs y los KPIs es que los OKRs se enfocan en lograr objetivos específicos, mientras que los KPIs se centran en medir el rendimiento frente a metas. Los OKRs son más orientados a los resultados y se enfocan en alcanzar resultados concretos, mientras que los KPIs están más orientados al proceso, midiendo el rendimiento continuo de las operaciones comerciales.

¿Se Pueden Usar los KPIs como Resultados Clave en los OKRs?

Sí, los KPIs se pueden usar como Resultados Clave en los OKRs. Los KPIs se utilizan a menudo como base para los Resultados Clave porque ambos son medibles y cuantificables.

¿Puede un KPI Convertirse en un OKR?

Los KPIs pueden formar parte de los OKRs, pero no pueden existir por sí solos como OKRs. Esto se debe a que los OKRs incluyen objetivos (metas claramente definidas) y resultados clave (medidas utilizadas para monitorear su logro). Es posible utilizar un KPI como un resultado clave.

¿Con Qué Frecuencia Deben Revisarse los OKRs y KPIs?

Los OKRs (Objetivos y Resultados Clave) y los KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) deben revisarse regularmente, típicamente de forma trimestral. Esto permite seguir el progreso y hacer ajustes si es necesario. Sin embargo, algunas empresas pueden optar por revisarlos con mayor o menor frecuencia, dependiendo de sus necesidades y metas específicas.

¿Por Qué es Importante Usar Tanto OKRs como KPIs?

Es esencial usar tanto OKRs como KPIs porque cumplen diferentes funciones en la medición del éxito organizacional. Los OKRs se utilizan para establecer y seguir el progreso hacia los objetivos estratégicos, mientras que los KPIs miden el rendimiento frente a metas y puntos de referencia específicos. Los OKRs proporcionan un marco direccional para la organización, mientras que los KPIs brindan una medición cuantitativa del progreso hacia las metas de la organización.

Ambos son herramientas importantes para monitorear y mejorar el rendimiento organizacional. Usar ambos de manera conjunta ayuda a garantizar que la organización siga el progreso hacia sus objetivos y cumpla con sus metas de rendimiento.