Encontrando o terreno comum entre OKRs e gerenciamento de projetos

Embora seja verdade que OKRs e gerenciamento de projetos são duas entidades completamente separadas, não é incomum que eles trabalhem juntos. Na verdade, isso é realmente recomendado se você estiver procurando vincular os objetivos da sua organização à sua realização real no mercado.

A questão é como encontrar um terreno comum entre eles?

Para respondê-la, vamos começar entendendo o que os OKRs e o gerenciamento de projetos, respectivamente, visam alcançar.

OKRs e gerenciamento de projetos explicados

OKRs é uma estrutura de definição de metas que pode ajudar organizações ou equipes a traduzir a estratégia em execução. Para isso, é preciso definir metas (objetivos) maiores que fazem parte da visão da empresa e medir o progresso para alcançá-los por meio de resultados-chave. Você pode definir OKRs em diferentes níveis organizacionais com base em seu cenário e escala.

O gerenciamento de projetos, por outro lado, diz respeito a todas as ações e processos que garantem que os clientes estejam recebendo o valor pelo qual estão pagando. É claro que há diferentes aspectos aqui, como gerenciamento de orçamento, planejamento de capacidade, escolha de quais projetos ou programas executar primeiro (Gestão Estratégica de Portfólio), etc. E, ainda assim, todos eles estão relacionados a garantir uma entrega bem-sucedida da forma mais eficiente possível. Se mudarmos a conversa para Gerenciamento ágil de projetos, a ideia de entregar o máximo de valor ao cliente por meio da melhoria contínua e do feedback torna-se ainda mais proeminente.

Etapas do modelo Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Dito isto, podemos ver aqui uma distinção clara.

Enquanto a estrutura OKR lida com Objetivos estratégicos e ações para medi-los, não diz em que equipes devem começar a trabalhar ou como construir seus processos para alcançar resultados específicos. E é por isso que o gerenciamento de projetos é uma parte importante da equação.

Em poucas palavras, pense em OKRs como a definição de suas metas estratégicas, enquanto o gerenciamento de projetos é as ações diárias que você toma para entregá-los.

O valor de combinar OKRs com gerenciamento de projetos

Olhando para algumas das estatísticas, você descobrirá que a execução da estratégia é um dos desafios mais comuns que os líderes enfrentam. Na verdade pesquisa recente do Gartner indica que cerca de 40% dos líderes executivos não estão alinhados na execução da estratégia. E isso não é algo novo. Mesmo que haja melhorias, você descobrirá que, ao longo dos anos, inúmeras publicações revelaram dados que apoiam esse problema.

Um dos motivos mais comuns é gerenciamento e alinhamento de projetos ineficazes. Assim, fica claro que o problema está mais em comunicar as principais prioridades de negócios e construir os processos certos para entregá-las, em vez de criar uma estratégia ruim.

E é exatamente aí que reside o valor de combinar OKRs com práticas eficazes de gerenciamento de projetos. Enquanto ter uma estrutura para definir metas estratégicas compostas por resultados-chave mensuráveis é uma parte da moeda, a outra é conectá-los a iniciativas reais de equipe ou itens de trabalho individuais.

Como diferenciar OKRs de projetos?

Além do valor de pentear OKR e gerenciamento de projetos, é crucial que você entenda como distingui-los.

Como discutido, o OKRs é uma estrutura que orienta as equipes e garante que todas as atividades estejam alinhadas com a estratégia da empresa. No entanto, muitas vezes os OKRs são considerados como uma lista de tarefas, o que é uma suposição errada e uma das principais causas para adoções de OKR fracassadas. O propósito dos OKRs não corresponde ao propósito das atividades do seu projeto – simplesmente completar um item de trabalho. Eles não devem ser tratados como uma lista de verificação.

Vamos dar uma olhada no exemplo a seguir e descobrir por que isso parece um OKR, mas na verdade, não é.

Objetivo: Encantar nossos clientes

• Resultado chave 1: Envie um e-mail de "Bem-vindo" para todos os novos clientes
• Resultado-chave 2: Enviar pesquisa de satisfação do cliente
• Resultado-chave 3: Prepare a demo vídeo

O que não está certo com esses KRs? Eles não conseguem explicar como a equipe vai encantar seus clientes. Olhando para eles, vemos itens de ação que contribuirão para alcançar o objetivo final e não resultados inspiradores mostrando o progresso dos esforços da equipe.

Uma melhor estruturação dos resultados-chave deste objetivo poderia ser:

• Resultado chave 1: Diminuir o tempo de resposta de 2 horas para 1 hora
• Resultado-chave 2: Diminuir o tempo de integração do cliente de 4 sessões para 2 sessões
• Resultado principal 3: Os tickets de suporte ao cliente são resolvidos em 2 dias

Esses são resultados significativos que teriam um impacto duradouro em seu serviço. Alcançá-los certamente moverá a agulha para alcançar seu objetivo de encantar seus clientes.

Como criar um elo entre OKRs e delivery?

Como mencionamos acima, na estrutura OKR, os objetivos são inspiradores e metas maiores, enquanto os principais resultados são as ações que medem se você os está alcançando. Francamente, esse pensamento por trás dos OKRs permanece o mesmo, independentemente de você defini-los em um nível de empresa, departamento ou equipe.

Assim, você pode criar trimestralmente OKRs em nível de empresa que se conectam diretamente com a visão estratégica da sua empresa. Então, é uma boa prática colocar esses OKRs em cascata em diferentes áreas de negócios ou equipes individuais (dependendo da sua escala). Por sua vez, os líderes de equipe ou gerentes de projeto podem colaborar para definir seus próprios OKRs trimestrais que dão suporte aos de nível superior.

Criação de OKRs em diferentes níveis organizacionais. Crédito de imagem: People Stretch Solutions

O que está faltando aqui é o link para os projetos reais em que as equipes trabalharão. Para criá-lo, você pode criar uma equipe projetos e iniciativas que impulsionam o progresso de diferentes resultados-chave.

Por exemplo, imagine que você tem um objetivo para o seu departamento de Engenharia de melhorar a qualidade de um produto digital. Um dos principais resultados aqui pode ser reduzir os bugs do sistema em uma determinada porcentagem. Um projeto que ajuda você a entregar esse resultado-chave (e respectivamente objetivo) pode ser refatorar a estrutura de código interno de uma parte importante do software. Respectivamente, você pode ter muitas tarefas que os membros da equipe continuamente puxam em andamento para entregar o projeto.

Claro, tudo depende do contexto. Especialmente em organizações maiores, está longe de ser incomum ter projetos complexos que abrangem várias equipes ou até mesmo departamentos. Neste caso, você pode colaborar com líderes em nível departamental e definir objetivos onde cada resultado-chave é tratado por uma equipe diferente.

Dependências entre equipes no gerenciamento de projetos

De modo geral, a ideia é criar uma estrutura completa que vincule seus objetivos com o processo de entrega real para que as equipes possam se concentrar nas verdadeiras prioridades do negócio. Para manter isso sob controle e alinhar as partes interessadas, procure criar revisões regulares de OKR. São essencialmente reuniões que você pode combinar com outros loops/cadências de feedback em diferentes níveis organizacionais.

Visualizando OKRs e processos de entrega

Logicamente, a questão agora passa a ser como criar essa estrutura na prática? Uma ótima maneira de começar é visualizar o que você tem atualmente.

Por exemplo, você pode exibir seus processos de entrega atuais e adicionar outra camada sobre eles que represente seus OKRs. Aqui, o método Kanban tem muito a oferecer graças aos seus princípios de visualização. Usando quadros Kanban interconectados, você pode visualizar o fluxo de seus projetos e itens de trabalho individuais. Com essa visualização, os líderes executivos também podem criar quadros OKR Kanban e utilizá-los para mapear o fluxo de objetivos estratégicos.

Usando vários quadros Kanban para visualizar o trabalho em diferentes níveis organizacionais

Outra abordagem é dividir seus quadros Kanban de equipe em vários fluxos de trabalho que exibem seus OKRs e processos de entrega. Mais uma vez, tudo depende do seu contexto e do nível organizacional onde você deseja construir seus OKRs.

Conectando OKRs de nível de equipe com projetos e processos de entrega

Independentemente de qual seja a sua estrutura, o importante é entender o conceito. Usando um software OKR que permite ter tudo visualizado em um único lugar, você pode comunicar suas prioridades de negócios para as pessoas responsáveis pelo trabalho real. Quando as prioridades ficam claras, os gerentes de projeto e as equipes podem planejar melhor quais projetos/iniciativas começar a trabalhar que terão um verdadeiro impacto na estratégia da empresa.  

Exemplos de OKRs para Gerenciamento de Projetos

Ao falar em exemplos de OKR para gerenciamento de projetos, você deve saber que praticamente todos os processos na empresa estão relacionados ao gerenciamento de algum tipo de projeto. A única diferença é que eles podem assumir várias formas – atendendo pedidos de clientes, criando recursos, executando campanhas de marketing, etc.  

Ainda assim, você pode decidir definir OKRs especificamente para um departamento de PMO (Project Management Office). Tal função pode ser valiosa para sua empresa ao lidar com grandes portfólios de projetos complexos.

1. OKRs para Transformação Ágil de Gerenciamento de Projetos

2. OKRs para cronogramas de projetos

3. OKRs para Gestão Orçamentária de Projetos

In Summary

A combinação de OKRs com gerenciamento de projetos pode permitir que você alinhe seus objetivos estratégicos com sua entrega e garanta que você execute as prioridades de negócios mais importantes. Para fazer isso na prática, você pode:

• Coloque seus OKRs em cascata para criar um link entre suas metas e projetos/iniciativas reais
• Visualize o fluxo de seus OKRs e processos de entrega
• Mantenha todos alinhados por meio de vários ciclos de feedback em toda a empresa