Como rastrear OKRs? Importância, orientação e melhores práticas

Um OKR é uma abreviação curta para Objectives and Key Results, e é uma das estratégias de definição de metas mais famosas da atualidade. 

Em poucas palavras, os objetivos são as principais prioridades de uma empresa ou equipe para alcançar um impacto nos negócios, enquanto os principais resultados são resultados que medem o quão perto você está chegando de alcançá-lo. 
 
Mas como saber se você está fazendo as coisas certas para alcançar seus objetivos e como se adaptar às mudanças? É aqui que o rastreamento OKR entra em jogo. 
 
E antes de recorrer ao software OKR, você precisa planejar como criar um sistema de rastreamento OKR eficaz. Vamos discutir isso abaixo.  

O que é o rastreamento OKR e por que ele é importante? 

O rastreamento de OKR é o processo de revisar regularmente seus OKRs para garantir que você esteja fazendo as coisas certas no momento certo. Isso ajuda você a entender o progresso em direção aos seus objetivos e geralmente é feito com a ajuda de check-ins mensais ou trimestrais. 

Acompanhar OKRs é crucial porque permite que você fique de olho nas metas em toda a organização e veja o que está progredindo ou ficando para trás. Mas, o mais importante, rastrear OKRs permitirá que você se adapte rapidamente às mudanças e evite o problema de "configurar e esquecer" seus OKRs. 

É importante notar que você não deve pensar em um sistema de rastreamento OKR como uma maneira de monitorar de perto as metas da sua equipe e responsabilizar os membros da equipe se eles estiverem ficando para trás. Em vez disso, o acompanhamento de OKRs fornece insights de otimização, para que você possa colaborar com suas equipes para garantir que esteja se concentrando nas coisas certas para atingir determinadas metas. 

Qual é a melhor maneira de rastrear OKRs? Aqui estão 6 práticas recomendadas 

Vamos dar uma olhada em algumas práticas recomendadas para rastrear efetivamente seus OKRs abaixo.  

1. Defina a propriedade 

Uma das melhores maneiras de criar um hábito de rastreamento OKR e evitar a armadilha de "definir e esquecer" é definir a propriedade do seu programa OKR. Durante o rastreamento e reporte de Objetivos e Resultados-Chave é compartilhada por todos os níveis da organização, ainda é uma boa ideia ter alguém em sua equipe com a responsabilidade de "facilitar" todo o processo. 
Nesse caso, geralmente são definidos dois papéis – Campeões e Embaixadores (líderes/gerentes de equipe). 

Qual é o papel do campeão? 

Cada empresa terá um ciclo de rastreamento de OKRs diferente. E na hora de estabelecer metas, o campeão é a pessoa que deve estar envolvida no processo. 
Além disso, o campeão fomentará a advocacia e impulsionará a participação no programa em todos os níveis da empresa. Campeões: 

• Promova a transparência por meio de OKRs em todos os níveis organizacionais 
• Estabeleça sessões de treinamento OKR e promova as melhores práticas 
• Compartilhe o status OKR e incentive discussões por meio de ciclos de feedback para adaptar as mudanças emergentes nas prioridades de negócios 

Qual é o papel do embaixador? 

Como embaixador, o gerente da equipe também atuará como professor e defensor dos OKRs dentro da equipe. Eles ajudarão as equipes a se manterem no topo de seus OKRs e minimizar todos os possíveis riscos associados a ficar para trás. 

O papel do embaixador é garantir que a equipe atinja seus objetivos, mantenha o foco e remova obstáculos. 

Em termos de rastreamento, os embaixadores podem facilitar revisões mensais ou trimestrais (por exemplo) de OKR. Eles coletam insights desses check-ins em nível de equipe e comunicam informações relevantes às partes interessadas ou à gerência de nível superior. 

2. Mantenha um cronograma regular para acompanhar os resultados 

A melhor maneira de garantir o progresso e revisar os resultados em tempo real é revisar os OKRs regularmente. Configure reuniões de acompanhamento OKR diárias, semanais ou quinzenais para discuti-las em equipe. 

3. Garanta a transparência de seus OKRs 

As atualizações regulares do OKR da empresa devem ser compartilhadas entre todos os funcionários. Todos na empresa devem estar cientes dos objetivos da empresa e como eles vão alcançá-los. As metas e objetivos da empresa podem ser discutidos em reuniões da empresa e da equipe. 

4. Defina a importância e a prioridade de cada resultado-chave por meio da pontuação 

O esforço necessário para cada Resultado-Chave é diferente. No acompanhamento de OKR, uma prática comum é atribuir notas a cada Resultado-Chave no final de cada trimestre. Os escores situam-se entre 0 e 1,0 e o valor médio situa-se entre 0,6 e 0,7. No entanto, a pontuação OKR pode ficar muito complicada se sua organização for grande e você tiver muitos OKRs em diferentes níveis. Nesse caso, talvez seja melhor usar os Resultados-Chave baseados em valor e apenas medi-los.  

5. Discuta as lições mais importantes aprendidas durante o processo 

Ao revisar OKRs, é essencial olhar não apenas para o que foi alcançado, mas também para o que foi aprendido no processo. Por exemplo, você pode ter definido um Resultado-Chave para aumentar os assinantes de e-mail do blog da sua empresa em 25%, mas você só alcançou 17%. A equipe pode usar essas informações para saber por que esse resultado-chave não atendeu às expectativas. 

6. Escolha a ferramenta certa que suporta o rastreamento OKR 

Esta etapa inclui a adesão da maioria da sua organização. Hoje em dia, existem muitas soluções digitais disponíveis. Assim, você pode procurar uma ferramenta que o ajude a visualizar o trabalho, exibir OKRs nos níveis de equipe e gerenciamento e acompanhar o progresso em toda a organização. 

Uma ferramenta de rastreamento OKR dedicada pode ajudá-lo a entender o quão perto você está chegando de alcançar seus objetivos  

Como acompanhar OKRs na prática? Digite Kanban 

Se você não estiver familiarizado com o Kanban, ele é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho que usa quadros Kanban para aumentar a transparência em todo o seu fluxo de trabalho e otimizar a entrega. 

Então, como uma abordagem de gerenciamento de trabalho pode ajudar a permitir um melhor acompanhamento de OKR na prática? Vamos discutir isso abaixo. 

Visualização: Acompanhe OKRs e trabalhe em todos os níveis de gerenciamento e equipe 

A aplicação do método Kanban para a visualização de todas as atividades de trabalho cria um ambiente onde todos estão na mesma página. Devemos mencionar aqui que é um equívoco comum que essa visualização funcione apenas no nível da equipe.  

Na verdade, o Kanban permite que você o escale em todos os níveis de gerenciamento para que você possa alcançar total transparência dentro da estratégia da sua organização.  

Como resultado dessa visibilidade, você pode criar um hub central onde você exibe todos os OKRs estratégicos e de nível de equipe. Essa visão global cria espaço para uma avaliação direta dos esforços contínuos para atingir as metas da sua empresa.   

Por exemplo, usamos quadros Kanban de portfólio para mapear e acompanhar o progresso em nossos objetivos de alto nível e resultados-chave. 

Isso funciona como um hub de gerenciamento de trabalho onde podemos ver nossas iniciativas estratégicas em um piscar de olhos e, em seguida, usar uma rede de quadros Kanban para visualizar sua divisão em várias equipes. 

Hub de gerenciamento de trabalho centralizado em cascata 

Conecte OKRs com atividades de trabalho reais 

Para acompanhar efetivamente os OKRs e obter insights sobre o potencial de otimização, você deve considerar o progresso do seu trabalho e das metas. Isso permite que você fique de olho nas atividades que contribuem para impulsionar seus OKRs.   

Então, depois de visualizar seus OKRs, é uma boa prática começar a conectá-los às atividades de trabalho reais (iniciativas, projetos, tarefas, etc.) que contribuirão para alcançá-los.   

Em nossa prática, conectamos os quadros Kanban de Portfólio mencionados acima aos quadros Kanban de equipe. Isso nos ajuda a alinhar os OKRs de nível de empresa com os OKRs de nível de equipe e dividir as metas em atividades que produzem um resultado. 
 
A ideia é acompanhar o trabalho e o progresso do OKR por completo, para que possamos determinar como as equipes contribuem para as prioridades de negócios mais importantes. 

Visualizando o progresso dos objetivos e dos principais resultados (Resultados) em um cartão Kanban 

Limitar WIP: Ative um melhor rastreamento de OKR melhorando o foco 

Uma das principais práticas do Kanban é limitar seu trabalho em andamento, para que você possa "começar a terminar e parar de começar". A mesma ideia pode ser aplicada aos seus OKRs. 

Limitar o WIP ajuda a melhorar o foco 

Imagine que você está constantemente criando novas ideias e iniciando novos OKRs como resultado. Por um lado, você estará continuamente abandonando OKRs que já estão em andamento e, por outro, precisará rastrear muitas coisas, o que cria o caos. Sem dúvida, isso prejudicará quaisquer esforços para alcançar seus objetivos. 

Assim, assim como restringir quantas coisas você trabalha simultaneamente melhora a produtividade, limitar o número de OKRs ativos pode aumentar suas chances de atingir seus objetivos. Essa prática ajuda você a aumentar seu foco e rastrear apenas os OKRs mais importantes em um determinado momento.  

Ciclos de feedback: adapte-se às mudanças em relação aos seus objetivos 

Sem loops de feedback regulares e check-ins, será difícil rastrear OKRs corretamente e, finalmente, adaptar-se a um ambiente em mudança. Felizmente, o Kanban também tem algo a oferecer aqui. 

Com a ajuda das cadências Kanban, você pode alcançar uma simbiose entre seus níveis organizacionais e acompanhar o progresso em direção aos seus objetivos. Vamos dar uma olhada em dois exemplos dessas cadências abaixo. 

• Avaliações de alto nível 

As cadências projetadas para a gestão estratégica, como a Revisão da Estratégia, fornecem insights sobre seus objetivos e resultados-chave de alto nível. Eles respondem a perguntas como se você está se movendo em direção ao cumprimento de suas metas e se você precisa mudar de curso para satisfazer novos clientes ou exigências do mercado. 

• Revisões em nível de equipe 

O Cadência Kanban de Entrega de Serviços pode ajudá-lo a acompanhar o desempenho do fluxo de trabalho de sua equipe ou de várias equipes. Durante essas reuniões, os membros da equipe podem revisar seus OKRs de nível de equipe para garantir que permaneçam alinhados com a direção estratégica. Uma boa prática para obter mais informações sobre o ritmo de progresso da equipe em direção à conclusão de seus OKRs é integração de reuniões de KPI e cadências de Prestação de Serviços. 

Cadências Kanban 

Ambas as cadências ajudam você a rastrear OKRs em diferentes níveis. As revisões de estratégia rastreiam seus OKRs  estratégicos discutindo se você está atingindo seus objetivos estratégicos e se movendo na direção certa como um todo. 

Por outro lado, as revisões de Entrega de Serviços lidam com o desempenho do fluxo de trabalho e, no contexto dos OKRs, criam um loop para você analisar se suas equipes estão se concentrando nas prioridades certas no momento certo. 

In Summary

Depois de definir seus objetivos e resultados-chave, rastreá-los garantirá que você entenda como o trabalho avança. Você saberá se os processos estão funcionando bem, ou se eles precisam de algum ajuste, se as equipes estão motivadas o suficiente, ou se você precisa aumentar o engajamento delas ajustando seus OKRs. 

A melhor maneira de rastrear seus OKRs com eficiência é: 

• Mantenha um cronograma regular para acompanhar os resultados.
• Defina a propriedade. 
• Defina a importância e a prioridade de cada Resultado-Chave. 
• Escolha um software de rastreamento OKR capaz.